Вы можете делиться файлами, папками или всей учетной записью со своими коллегами. «Предварительный просмотр» позволяет просматривать документы в системе, но не загружать их. Право «Просмотра» позволяет просматривать и загружать данные документа. С правами «Редактора» они также могут сами редактировать метаданные и начинать добавлять файлы в разрешенные папки.
Получайте уведомления о любых изменениях сделанных коллегами в ваших документах или файлах. Если кто-то добавляет, редактирует или удаляет файл, вы будете немедленно уведомлены. Также имеется возможность получать еженедельный обзор изменений.
Добавляя метаданные в свои файлы, вы облегчаете их поиск и сопоставление позже. Вы можете добавить заголовок и ключевые слова, подписи, даты и заметки. И если нужное поле отсутствует, вы можете добавить и назвать его самостоятельно!
Система позволяет добавлять новую версию существующего документа, сохраняя при этом как существующие метаданные, так и все предыдущие версии документа. Старый файл перемещается в архив с возможностью мгновенного восстановления или удаления. Таким образом, различные версии одного документа доступны в одном месте!
Используйте мощную встроенную функцию для поиска документов по имени, названию и метаданным. Поиск в режиме реального времени предоставляет список документов, которые соответствуют результатам поиска до того, как вы успеете нажать на кнопку.
Отправляйте файлы в свою учетную запись по электронной почте - в системе управления документами хранятся только почтовые вложения, и это простой и удобный способ, позволяющий вашим партнерам отправлять вам необходимые документы и мгновенно делать их доступными для всех пользователей DMS.
Помимо того, что имеется возможность создать неограниченную иерархию папок под основной учетной записью, вы так же можете создать 4 дополнительные роли! Таким образом, вы сможете распределить разные документы используя один для работы, другой для личных или других нужд и поделиться ролями с подходящими вам людьми.
Где бы вы ни находились, удобная для мобильных устройств Folderit DMS позволяет получить доступ к вашим документам и получить все необходимые функции. Будь то на телефоне Android или iOS, и, конечно, на компьютерах с Windows и Mac.
Облачное управление документами Folderit построено настолько безопасно, что ни одна локальная компьютерная система не может обеспечить такой же уровень безопасности. Тем не менее, есть возможность загрузить все ваши данные всего за несколько кликов в виде прекрасно организованного ZIP-файла.
Ваши цифровые документы хранятся в безопасном облаке, однако, вы всегда можете создать резервную копию всей учетной записи на свой компьютер одним щелчком мыши, сохраняя всю структуру папок и файлов!