{"id":94135,"date":"2022-01-24T11:53:30","date_gmt":"2022-01-24T09:53:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=94135"},"modified":"2026-11-04T11:25:26","modified_gmt":"2026-11-04T09:25:26","slug":"metadados-gestao-documental-campos-modelos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/blog\/metadados-gestao-documental-campos-modelos\/","title":{"rendered":"Metadados na gest\u00e3o documental: campos, modelos e pesquisa"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide table{table-layout:fixed;min-width:640px}.folderit-priority-guide th:first-child{width:25%}.folderit-priority-guide th:nth-child(2){width:22%}.folderit-priority-guide .table-hint{font-size:14px;color:#666;margin-bottom:0}<\/style>\n<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>Na gest\u00e3o documental, os metadados transformam informa\u00e7\u00f5es de neg\u00f3cio em campos consistentes e pesquis\u00e1veis. A equipa passa a identificar o cliente, o respons\u00e1vel pelo contrato, o estado e as datas relevantes sem depender de um nome como <code>contrato-final-v3.pdf<\/code>.<\/p>\n<p>Este guia explica a configura\u00e7\u00e3o no Folderit. Para conhecer o conceito, comece pela <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/what-is-metadata-and-what-makes-it-so-useful\/\">defini\u00e7\u00e3o de metadados e a sua utilidade (em ingl\u00eas)<\/a>.<\/p>\n<h2>Escolha campos para as pesquisas que realmente precisa de fazer<\/h2>\n<p>Selecione uma categoria documental e liste as consultas mais frequentes. No caso dos contratos: encontrar acordos de um cliente, identificar os acompanhados por determinado respons\u00e1vel e localizar os que terminam num per\u00edodo definido. Essas perguntas devem orientar o modelo.<\/p>\n<p>A tabela mostra uma configura\u00e7\u00e3o de exemplo. Os campos personalizados apresentados n\u00e3o est\u00e3o necessariamente criados na sua conta Folderit.<\/p>\n<p class=\"table-hint\">Em ecr\u00e3s pequenos, desloque a tabela na horizontal.<\/p>\n<div class=\"table-wrap\" role=\"region\" tabindex=\"0\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Campo<\/th>\n<th>Tipo<\/th>\n<th>Significado<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Cliente<\/td>\n<td>List ou String<\/td>\n<td>Nome normalizado; utilize uma lista controlada quando for vi\u00e1vel.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Tipo de contrato<\/td>\n<td>List<\/td>\n<td>Por exemplo, presta\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os, fornecimento ou confidencialidade.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Respons\u00e1vel<\/td>\n<td>User<\/td>\n<td>Colaborador respons\u00e1vel pelo acompanhamento.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Estado<\/td>\n<td>List<\/td>\n<td>Fases definidas, como Rascunho, Em revis\u00e3o e Assinado.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Data de termo<\/td>\n<td>Date<\/td>\n<td>A data contratual, distinta da data de carregamento.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Refer\u00eancia anterior<\/td>\n<td>String<\/td>\n<td>Identificador mantido do sistema anterior.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Mantenha o modelo inicial simples. Acrescente um campo quando apoiar uma pesquisa, uma decis\u00e3o ou um processo necess\u00e1rio. Evite recolher dados pessoais sem utilidade para a tarefa documental.<\/p>\n<h2>Distinga campos predefinidos e personalizados<\/h2>\n<p>Os sete campos predefinidos s\u00e3o Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date e Due Date. O Document ID \u00e9 gerado automaticamente. Signed by regista os nomes dos signat\u00e1rios; escrever um nome nesse campo n\u00e3o equivale a assinar eletronicamente o documento.<\/p>\n<p>Os <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/campos-de-metadados-personalizados-e-modelos-de-pasta\/\">tipos de campos personalizados (guia em ingl\u00eas)<\/a> incluem String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User e Entity. Num campo List, defina previamente as op\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis. Escolha os tipos antes da importa\u00e7\u00e3o e teste datas vazias e identificadores com zeros iniciais. Se os zeros de 00123 tiverem significado, mantenha a refer\u00eancia num campo de texto.<\/p>\n<h2>Crie um modelo reutiliz\u00e1vel para a pasta<\/h2>\n<p>O modelo de pasta acrescenta automaticamente os campos definidos aos novos recursos abrangidos pela configura\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<ol>\n<li>Abra a pasta e escolha <strong>Meta<\/strong> na barra de ferramentas.<\/li>\n<li>Adicione um campo existente ou crie um novo, indicando nome, descri\u00e7\u00e3o e tipo.<\/li>\n<li>Configure <strong>Required<\/strong>, <strong>Recursive<\/strong> e Include para ficheiros, pastas, liga\u00e7\u00f5es externas ou uma combina\u00e7\u00e3o.<\/li>\n<li>Guarde e verifique um novo recurso colocado nessa pasta.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Required exige o preenchimento ao modificar os metadados. O Folderit assinala os recursos com valores obrigat\u00f3rios em falta; o utilizador pode abrir a vista Modify e complet\u00e1-los. Isto n\u00e3o significa que todos os ficheiros carregados tenham logo informa\u00e7\u00e3o completa e correta.<\/p>\n<p>Recursive estende o campo \u00e0s subpastas. Utilize-o quando esse ramo partilhar o mesmo modelo documental. Verifique o efeito antes de aplicar a configura\u00e7\u00e3o a departamentos com necessidades distintas.<\/p>\n<h2>Introduza valores e facilite a pesquisa<\/h2>\n<p>Abra um ficheiro, pasta ou liga\u00e7\u00e3o externa e escolha <strong>Modify<\/strong> para introduzir ou atualizar os valores. \u00c9 necess\u00e1ria a permiss\u00e3o adequada para modificar o recurso. A cria\u00e7\u00e3o e gest\u00e3o de campos centrais requer a permiss\u00e3o de conta Manage Metadata.<\/p>\n<p>Mostre as informa\u00e7\u00f5es mais \u00fateis nas <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/configurar-visualizacoes-de-pastas\/\">colunas da pasta (guia em ingl\u00eas)<\/a>. Desta forma, consegue detetar dados em falta e grafias inconsistentes sem abrir cada documento.<\/p>\n<p>A <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/pesquisar-documentos\/\">pesquisa avan\u00e7ada (guia em ingl\u00eas)<\/a> permite combinar campos personalizados e outros filtros. Live Search pesquisa nomes e metadados durante a escrita. Deep Search tamb\u00e9m pode pesquisar conte\u00fados de formatos suportados atrav\u00e9s de OCR e indexa\u00e7\u00e3o. O conte\u00fado de ficheiros XLSX n\u00e3o est\u00e1 inclu\u00eddo na pesquisa de conte\u00fado OCR.<\/p>\n<p>O OCR e os metadados respondem a perguntas diferentes. O primeiro pode localizar texto numa digitaliza\u00e7\u00e3o; um campo validado identifica o cliente ou a data de neg\u00f3cio corretos. Experimente ambos com ficheiros representativos e com as permiss\u00f5es dos utilizadores envolvidos.<\/p>\n<h2>Ligue os campos ao trabalho di\u00e1rio<\/h2>\n<p>As datas podem apoiar revis\u00f5es, e os valores estruturados podem servir relat\u00f3rios e workflows configurados. O <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/usar-o-designer-de-fluxo-de-trabalho\/\">Workflow Designer (guia em ingl\u00eas)<\/a> pode usar uma altera\u00e7\u00e3o de metadados como evento e verificar um campo como condi\u00e7\u00e3o. Configure e teste a automatiza\u00e7\u00e3o completa: alterar um estado n\u00e3o define, por si s\u00f3, um processo de aprova\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>Na transfer\u00eancia de arquivos, acorde a correspond\u00eancia entre ficheiros e campos antes de importar uma folha Excel ou CSV com metadados. O <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/blog\/migracao-documental-plano-verificacoes\/\">guia de migra\u00e7\u00e3o documental<\/a> descreve as valida\u00e7\u00f5es a realizar.<\/p>\n<h2>Mantenha o modelo ao longo do tempo<\/h2>\n<ul>\n<li>Designe um respons\u00e1vel pelas defini\u00e7\u00f5es e listas de valores.<\/li>\n<li>Explique campos amb\u00edguos, sobretudo datas e estados.<\/li>\n<li>Reveja valores obrigat\u00f3rios em falta e varia\u00e7\u00f5es de escrita.<\/li>\n<li>Teste altera\u00e7\u00f5es numa amostra reduzida.<\/li>\n<li>Antes de eliminar um campo central, verifique as depend\u00eancias: a elimina\u00e7\u00e3o retira-o de todos os locais onde \u00e9 utilizado, incluindo modelos e recursos guardados.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Comece por uma pasta e documentos representativos. <a href=\"https:\/\/my.folderit.com\/signup\/\">Experimente o Folderit<\/a> e pe\u00e7a a um colega que encontre o documento certo com os campos definidos.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Escolha campos, configure modelos de pasta e pesquise documentos no Folderit. 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