{"id":92416,"date":"2026-11-03T12:25:40","date_gmt":"2026-11-03T10:25:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=92416"},"modified":"2026-11-03T12:25:41","modified_gmt":"2026-11-03T10:25:41","slug":"politica-conservacao-documentos-modelo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/blog\/politica-conservacao-documentos-modelo\/","title":{"rendered":"Pol\u00edtica de conserva\u00e7\u00e3o de documentos: modelo e lista de verifica\u00e7\u00e3o"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide .table-hint{display:none}@media(max-width:850px){.folderit-priority-guide table.policy-table{min-width:800px}.folderit-priority-guide .table-hint{display:block;font-size:15px;color:#666;margin-bottom:-.7em}.folderit-priority-guide .table-hint::before{content:\"\u2194 \";color:#5144a2}}<\/style>\n<style>.folderit-priority-guide table.policy-table{table-layout:fixed}<\/style>\n<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>Uma pol\u00edtica de conserva\u00e7\u00e3o define os documentos que a organiza\u00e7\u00e3o guarda, a finalidade, o prazo necess\u00e1rio e quem autoriza a elimina\u00e7\u00e3o. A pol\u00edtica estabelece as regras; a tabela de sele\u00e7\u00e3o aplica-as a cada categoria documental.<\/p>\n<p>Adapte este modelo com os respons\u00e1veis pelos documentos, pelo jur\u00eddico, pela prote\u00e7\u00e3o de dados e pelas \u00e1reas de neg\u00f3cio. N\u00e3o estabelece um prazo universal. Depois da aprova\u00e7\u00e3o, consulte o guia para <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/best-practices-for-document-retention-in-a-document-management-system\/\">implementar a conserva\u00e7\u00e3o numa solu\u00e7\u00e3o de gest\u00e3o documental<\/a>.<\/p>\n<h2>Modelo de pol\u00edtica de conserva\u00e7\u00e3o de documentos<\/h2>\n<h3>Objetivo e \u00e2mbito<\/h3>\n<p>Defina as entidades comerciais, os locais, as categorias de registos e os sistemas abrangidos. Inclua registos em papel, e-mail, unidades partilhadas, aplica\u00e7\u00f5es na nuvem, ficheiros exportados e c\u00f3pias relevantes nos dispositivos. Identifique a c\u00f3pia oficial quando existem registos em v\u00e1rios locais.<\/p>\n<h3>Responsabilidades<\/h3>\n<p>Identifique o respons\u00e1vel pela pol\u00edtica, quem a aprova e os respons\u00e1veis por cada categoria documental. Defina quem mant\u00e9m a tabela de sele\u00e7\u00e3o, aplica as configura\u00e7\u00f5es t\u00e9cnicas, analisa exce\u00e7\u00f5es e autoriza a elimina\u00e7\u00e3o. Indique um contacto para d\u00favidas e poss\u00edveis erros.<\/p>\n<h3>Tabela de sele\u00e7\u00e3o<\/h3>\n<p>Preencha uma linha para cada categoria. Os exemplos indicam quest\u00f5es a resolver; n\u00e3o determinam prazos legais de conserva\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p class=\"table-hint\">Desloque a tabela na horizontal para comparar as quatro colunas.<\/p>\n<div class=\"table-wrap\" role=\"region\" tabindex=\"0\">\n<table class=\"policy-table\">\n<thead>\n<tr>\n<th>Categoria de registo<\/th>\n<th>Evento inicial a definir<\/th>\n<th>Fundamento a verificar<\/th>\n<th>Respons\u00e1vel e destino final<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Registos financeiros e fiscais<\/td>\n<td>O evento de registo, relat\u00f3rio ou transa\u00e7\u00e3o relevante.<\/td>\n<td>Regras fiscais e contabil\u00edsticas aplic\u00e1veis \u200b\u200bna jurisdi\u00e7\u00e3o.<\/td>\n<td>Financeiro; revis\u00e3o ou elimina\u00e7\u00e3o aprovada.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Contratos<\/td>\n<td>Expira\u00e7\u00e3o, rescis\u00e3o ou outro evento definido.<\/td>\n<td>Requisitos contratuais, prazos de prescri\u00e7\u00e3o e regras setoriais.<\/td>\n<td>Jur\u00eddico ou respons\u00e1vel pelos contratos; revis\u00e3o antes da elimina\u00e7\u00e3o.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Registos de emprego<\/td>\n<td>O evento do registo espec\u00edfico, como o fim do emprego.<\/td>\n<td>Requisitos de emprego, processamento de sal\u00e1rios e privacidade.<\/td>\n<td>RH; revis\u00e3o e elimina\u00e7\u00e3o restritas.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Pol\u00edticas e aprova\u00e7\u00f5es<\/td>\n<td>Substitui\u00e7\u00e3o, retirada ou encerramento do processo relevante.<\/td>\n<td>Necessidades de prova da atividade e regras setoriais aplic\u00e1veis.<\/td>\n<td>Respons\u00e1vel pela pol\u00edtica; arquivo ou elimina\u00e7\u00e3o controlada.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Em cada linha, registe o prazo, o evento que inicia a contagem, a jurisdi\u00e7\u00e3o, a fonte e a data da consulta, a justifica\u00e7\u00e3o de neg\u00f3cio, o local de armazenamento, as exce\u00e7\u00f5es, a aprova\u00e7\u00e3o e a data de revis\u00e3o. Distinga o m\u00ednimo legal de uma decis\u00e3o justificada de conservar durante mais tempo.<\/p>\n<h3>Preserva\u00e7\u00e3o e exce\u00e7\u00f5es<\/h3>\n<p>Defina como uma instru\u00e7\u00e3o de preserva\u00e7\u00e3o \u00e9 emitida, registada, aplicada e levantada. Identifique os documentos e os respons\u00e1veis abrangidos em todos os sistemas. Explique como suspender a elimina\u00e7\u00e3o habitual, quem autoriza uma exce\u00e7\u00e3o e como rever os casos pendentes.<\/p>\n<h3>Elimina\u00e7\u00e3o e prova<\/h3>\n<p>Descreva a aprova\u00e7\u00e3o e a elimina\u00e7\u00e3o segura para cada suporte. Defina a prova conservada ap\u00f3s a elimina\u00e7\u00e3o e o tratamento de duplicados, exporta\u00e7\u00f5es e c\u00f3pias de seguran\u00e7a. Indique como comunicar uma elimina\u00e7\u00e3o incorreta e controlar a recupera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<h3>Forma\u00e7\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o<\/h3>\n<p>Torne a pol\u00edtica acess\u00edvel aos colaboradores e prestadores de servi\u00e7os que lidam com registos. Defina um intervalo de revis\u00e3o e exija uma revis\u00e3o ap\u00f3s altera\u00e7\u00f5es legais, contratuais, organizacionais ou de sistema relevantes. Registe a aprova\u00e7\u00e3o da pol\u00edtica e o hist\u00f3rico de vers\u00f5es.<\/p>\n<h2>Escolha os per\u00edodos das regras aplic\u00e1veis<\/h2>\n<p>Nomes como RGPD, HIPAA ou legisla\u00e7\u00e3o fiscal n\u00e3o s\u00e3o tabelas de sele\u00e7\u00e3o intercambi\u00e1veis. Determine se uma regra se aplica \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o e ao registo espec\u00edfico. Pe\u00e7a ao respons\u00e1vel legal ou ao propriet\u00e1rio dos registos para resolver os conflitos antes de definir a elimina\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica.<\/p>\n<p>A <a href=\"https:\/\/commission.europa.eu\/law\/law-topic\/data-protection\/information-business-and-organisations\/principles-gdpr_en\">orienta\u00e7\u00e3o RGPD<\/a> da Comiss\u00e3o Europeia (em ingl\u00eas) explica que a conserva\u00e7\u00e3o de dados pessoais deve refletir a finalidade e as obriga\u00e7\u00f5es legais, com limites de revis\u00e3o ou elimina\u00e7\u00e3o. \u201cManter tudo para sempre\u201d n\u00e3o \u00e9 uma solu\u00e7\u00e3o de utiliza\u00e7\u00e3o geral.<\/p>\n<p>Para um exemplo concreto de varia\u00e7\u00e3o, a <a href=\"https:\/\/www.irs.gov\/businesses\/small-businesses-self-employed\/how-long-should-i-keep-records\">orienta\u00e7\u00e3o de manuten\u00e7\u00e3o de registos do IRS (Estados Unidos, ingl\u00eas)<\/a> distingue v\u00e1rios cen\u00e1rios fiscais nos EUA. O per\u00edodo de sete anos a\u00ed mencionado n\u00e3o se aplica automaticamente a todos os registos comerciais ou pa\u00edses.<\/p>\n<h2>14 pontos para rever a pol\u00edtica<\/h2>\n<ol>\n<li><strong>\u00c2mbito:<\/strong> todas as entidades, locais e formatos de registo relevantes s\u00e3o nomeados.<\/li>\n<li><strong>Invent\u00e1rio:<\/strong> a equipa sabe onde residem os registos e c\u00f3pias oficiais.<\/li>\n<li><strong>Respons\u00e1veis:<\/strong> cada categoria documental tem um respons\u00e1vel da \u00e1rea de neg\u00f3cio.<\/li>\n<li><strong>Jurisdi\u00e7\u00e3o:<\/strong> cada linha da tabela identifica o contexto jur\u00eddico aplic\u00e1vel.<\/li>\n<li><strong>Fontes:<\/strong> as obriga\u00e7\u00f5es s\u00e3o documentadas com fonte e data de revis\u00e3o.<\/li>\n<li><strong>Evento inicial:<\/strong> a contagem de cada prazo come\u00e7a num evento inequ\u00edvoco.<\/li>\n<li><strong>Dura\u00e7\u00f5es:<\/strong> o per\u00edodo escolhido tem justifica\u00e7\u00e3o aprovada.<\/li>\n<li><strong>Privacidade:<\/strong> a conserva\u00e7\u00e3o desnecess\u00e1ria de dados pessoais \u00e9 questionada.<\/li>\n<li><strong>Preserva\u00e7\u00e3o:<\/strong> as instru\u00e7\u00f5es de preserva\u00e7\u00e3o e exce\u00e7\u00f5es abrangem todas as c\u00f3pias relevantes.<\/li>\n<li><strong>Permiss\u00f5es:<\/strong> apenas pessoas autorizadas podem alterar regras ou descartar registos.<\/li>\n<li><strong>Elimina\u00e7\u00e3o:<\/strong> a aprova\u00e7\u00e3o, o m\u00e9todo e as evid\u00eancias s\u00e3o definidos.<\/li>\n<li><strong>C\u00f3pias de seguran\u00e7a e dispositivos:<\/strong> a expira\u00e7\u00e3o das c\u00f3pias e a recupera\u00e7\u00e3o est\u00e3o previstas.<\/li>\n<li><strong>Forma\u00e7\u00e3o:<\/strong> os utilizadores sabem classificar registos e reportar problemas.<\/li>\n<li><strong>Revis\u00e3o:<\/strong> h\u00e1 respons\u00e1vel, periodicidade e eventos que exigem atualizar a pol\u00edtica.<\/li>\n<\/ol>\n<h2>Coloque a pol\u00edtica aprovada em funcionamento<\/h2>\n<p>O Folderit ajuda a organizar documentos com pastas e metadados, controlar acessos, solicitar aprova\u00e7\u00e3o de pol\u00edticas ou confirma\u00e7\u00e3o de leitura e aplicar a\u00e7\u00f5es de conserva\u00e7\u00e3o configuradas. Mantenha a tabela aprovada separada das defini\u00e7\u00f5es do software para relacionar cada regra com o respetivo fundamento.<\/p>\n<p>Para conhecer os passos pr\u00e1ticos, incluindo os campos de data de in\u00edcio, heran\u00e7a de pastas e exce\u00e7\u00f5es de ficheiros, siga o nosso <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/best-practices-for-document-retention-in-a-document-management-system\/\">guia de implementa\u00e7\u00e3o de conserva\u00e7\u00e3o de documentos<\/a>. Verifique o resultado com um pequeno conjunto de testes antes de ativar a\u00e7\u00f5es automatizadas amplas.<\/p>\n<p>Para a configura\u00e7\u00e3o Folderit, o <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/retention-automation\/\">guia de automatiza\u00e7\u00e3o da conserva\u00e7\u00e3o<\/a> descreve as datas de in\u00edcio e as a\u00e7\u00f5es de fim. Nos planos p\u00fablicos atuais, a automatiza\u00e7\u00e3o da conserva\u00e7\u00e3o est\u00e1 dispon\u00edvel em Medium e Tailor. Verifique o \u00e2mbito do item e da pasta, o campo de data escolhido e quaisquer exce\u00e7\u00f5es ao n\u00edvel do ficheiro antes da ativa\u00e7\u00e3o. Uma regra de pasta n\u00e3o configura automaticamente uma regra de subpasta separada.<\/p>\n<p>N\u00e3o presuma que uma instru\u00e7\u00e3o de preserva\u00e7\u00e3o suspende automaticamente todas as regras de software. Identifique os registos afetados, controle as suas defini\u00e7\u00f5es de conserva\u00e7\u00e3o e acesso, registe a exce\u00e7\u00e3o e teste se o elimina\u00e7\u00e3o normal n\u00e3o os consegue remover. Aplique o processo aprovado tamb\u00e9m a outros sistemas, exporta\u00e7\u00f5es e c\u00f3pias de seguran\u00e7a.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Defina respons\u00e1veis, prazos, eventos de in\u00edcio e elimina\u00e7\u00e3o. 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