{"id":74914,"date":"2025-12-09T16:45:10","date_gmt":"2025-12-09T14:45:10","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=74914"},"modified":"2026-11-01T22:58:32","modified_gmt":"2026-11-01T20:58:32","slug":"software-de-gestao-de-registos-digitais","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/software-de-gestao-de-registos-digitais\/","title":{"rendered":"Software de gest\u00e3o de registos digitais"},"content":{"rendered":"\n<style>\n.page-id-74914 section.page.narrow{max-width:980px;padding-top:48px;padding-bottom:72px}\n.page-id-74914 section.page>h1{font-size:40px;line-height:1.18;letter-spacing:-.6px;text-align:left;margin:0 0 22px}\n.folderit-records-page{color:#383838;font-size:18px;line-height:1.7}\n.folderit-records-page p{font-size:18px;line-height:1.7;margin:0 0 18px}\n.folderit-records-page .rec-lead{font-size:21px;line-height:1.55;max-width:850px}\n.folderit-records-page .rec-jump{display:flex;flex-wrap:wrap;gap:10px 24px;margin:22px 0 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A Folderit re\u00fane formul\u00e1rios digitais, metadados pesquis\u00e1veis, aprova\u00e7\u00f5es e defini\u00e7\u00f5es de conserva\u00e7\u00e3o num s\u00f3 local.<\/p>\n<p>Crie um registo de incidentes, organize processos individuais ou mantenha os contratos ligados aos ficheiros de apoio. A equipa pode recolher a informa\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria, encontrar o registo certo e acompanhar o que lhe aconteceu ao longo do tempo.<\/p>\n<div class=\"rec-actions\"><a class=\"rec-button\" href=\"https:\/\/my.folderit.com\/pt\/signup\/\">Experimente a Folderit gratuitamente<\/a><a class=\"rec-secondary\" href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/contato\/\">Marque uma demonstra\u00e7\u00e3o ao vivo<\/a><\/div>\n<nav class=\"rec-jump\" aria-label=\"Nesta p\u00e1gina\"><a href=\"#records-capture\">Captura e organiza\u00e7\u00e3o<\/a><a href=\"#records-search\">Pesquisa e acompanhamento<\/a><a href=\"#records-retention\">Conserva\u00e7\u00e3o<\/a><a href=\"#records-control\">Acesso e hist\u00f3rico<\/a><a href=\"#records-examples\">Exemplos pr\u00e1ticos<\/a><\/nav>\n<figure class=\"rec-hero\"><img width=\"2560\" height=\"1201\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-scaled.png\" class=\"wp-image-60379\" alt=\"Editor de modelos de formul\u00e1rio da Folderit com campos de um relat\u00f3rio de incidente\" decoding=\"async\" srcset=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-scaled.png 2560w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-300x141.png 300w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-1024x480.png 1024w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-768x360.png 768w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-1536x720.png 1536w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-2048x960.png 2048w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-928x435.png 928w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-800x375.png 800w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-77x36.png 77w\" sizes=\"(max-width: 2560px) 100vw, 2560px\" \/><figcaption>Configure os campos necess\u00e1rios, incluindo valores obrigat\u00f3rios e anexos de apoio.<\/figcaption><\/figure>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-capture\"><h2>Recolha a informa\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria para os registos<\/h2>\n<p id=\"h-what-digital-records-management-software-actually-does\">Um registo \u00fatil precisa de contexto: o assunto, o respons\u00e1vel e as datas importantes. A Folderit permite guardar essa informa\u00e7\u00e3o junto dos ficheiros ou recolh\u00ea-la diretamente num formul\u00e1rio eletr\u00f3nico.<\/p>\n<div class=\"rec-grid\">\n<div id=\"h-a-document-management-system-with-forms-not-just-folders\"><h3>Crie registos com eForms<\/h3><p>Crie um formul\u00e1rio reutiliz\u00e1vel com datas, listas pendentes, campos de utilizador, valores obrigat\u00f3rios e anexos. A submiss\u00e3o cria um registo estruturado na pasta onde o formul\u00e1rio foi aberto. N\u00e3o \u00e9 necess\u00e1rio um documento Word separado para guardar os dados.<\/p><p>Defina um padr\u00e3o de nome com valores dos campos, como refer\u00eancia do incidente e departamento. Adicione os campos importantes \u00e0s colunas da pasta para consultar os dados essenciais sem abrir cada registo. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/formularios-eletronicos-e-modelos-de-formulario\/\">Veja como funcionam os eForms<\/a>.<\/p><\/div>\n<div id=\"h-automated-records-capture-no-more-manual-chasing\"><h3>Traga os ficheiros e e-mails existentes<\/h3><p>Carregue documentos, guarde e-mails e anexos selecionados com o <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/integracoes-disponiveis\/\">suplemento do Outlook<\/a> ou ative o <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/importar-arquivos-por-e-mail\/\">endere\u00e7o de importa\u00e7\u00e3o por e-mail da pasta<\/a> para receber ficheiros.<\/p><p>Um scanner ou outro sistema com envio de documentos por e-mail tamb\u00e9m pode utilizar esse endere\u00e7o. Escolha o destino e configure metadados, acessos e automatiza\u00e7\u00f5es adequados aos documentos recebidos.<\/p><\/div>\n<div><h3>Utilize campos consistentes entre equipas<\/h3><p>Associe campos compat\u00edveis de formul\u00e1rios diferentes ao mesmo campo de metadados existente. Por exemplo, o nome do cliente num formul\u00e1rio de contrato e num formul\u00e1rio de atendimento pode aparecer na mesma coluna de uma pasta. Cada registo mant\u00e9m o seu pr\u00f3prio valor.<\/p><p>Escolha essa associa\u00e7\u00e3o ao criar o campo; dar o mesmo nome a dois campos n\u00e3o os liga. Os metadados partilhados melhoram as listas e pesquisas entre formul\u00e1rios.<\/p><\/div>\n<div><h3>Atribua uma refer\u00eancia aos registos<\/h3><p>Configure a <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/numerar-documentos-e-registros-de-formulario\/\">numera\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica<\/a> de documentos ou registos de formul\u00e1rios, com sequ\u00eancia e componentes de data. Um esquema de numera\u00e7\u00e3o pode abranger v\u00e1rios modelos de formul\u00e1rio.<\/p><p>A numera\u00e7\u00e3o \u00e9 independente do padr\u00e3o do nome apresentado e est\u00e1 dispon\u00edvel no Medium e no Tailor.<\/p><\/div>\n<\/div><\/section>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-search\"><h2>Encontre o registo certo e acompanhe os prazos<\/h2>\n<div class=\"rec-grid\">\n<div id=\"h-searchable-reportable-records-not-just-stored-files\"><h3>Pesquise com a informa\u00e7\u00e3o que conhece<\/h3><p>Utilize <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/pesquisar-documentos\/\">filtros de pesquisa<\/a> por tipo de formul\u00e1rio, departamento, cliente, data ou outro metadado. Adicione filtros de tarefas para encontrar registos associados a aprova\u00e7\u00f5es ou outras tarefas de fluxos.<\/p><p>A pesquisa avan\u00e7ada tamb\u00e9m consulta conte\u00fados indexados de documentos e digitaliza\u00e7\u00f5es suportados, incluindo PDF, DOCX, PNG e JPG. A exatid\u00e3o do OCR depende da qualidade e do idioma; o conte\u00fado XLSX n\u00e3o est\u00e1 inclu\u00eddo na pesquisa OCR.<\/p><p>Exporte os resultados com metadados para Excel ou CSV. Os resultados limitam-se aos registos a que o utilizador tem permiss\u00e3o de acesso.<\/p><\/div>\n<div><h3>Transforme datas dos registos em lembretes<\/h3><p>Configure a <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/lembretes-automaticos-para-registros-de-formulario\/\">lembretes autom\u00e1ticos de formul\u00e1rios<\/a> antes ou depois de um campo de data, com condi\u00e7\u00f5es opcionais e destinat\u00e1rios selecionados. As regras podem aplicar-se a registos existentes e novos.<\/p><p>Por exemplo, envie um lembrete 30 dias antes do fim de um contrato, apenas se o estado for Ativo. Escolha um utilizador, grupo, endere\u00e7o de e-mail ou campo de destinat\u00e1rio compat\u00edvel e inclua valores do registo na mensagem.<\/p><p>Os prazos passam a fazer parte da configura\u00e7\u00e3o do registo, sem depender de uma agenda separada que algu\u00e9m tem de manter.<\/p><\/div>\n<\/div><\/section>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-retention\"><span id=\"h-records-retention-automation-that-works\"><\/span><h2>Defina o que acontece no fim do prazo de conserva\u00e7\u00e3o<\/h2>\n<p>Por predefini\u00e7\u00e3o, a Folderit conserva os ficheiros indefinidamente. Com a <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/automatizar-periodos-de-retencao\/\">conserva\u00e7\u00e3o automatizada<\/a>, dispon\u00edvel no Medium e no Tailor, escolhe o per\u00edodo, a data inicial e a a\u00e7\u00e3o final.<\/p>\n<ol class=\"rec-steps\"><li><strong>Escolha o ponto de partida.<\/strong><span>Utilize uma data de metadados relevante, como cria\u00e7\u00e3o, \u00faltima altera\u00e7\u00e3o ou aprova\u00e7\u00e3o, para determinar o in\u00edcio do prazo.<\/span><\/li><li><strong>Escolha a a\u00e7\u00e3o final.<\/strong><span>Mova os ficheiros para uma pasta de arquivo, para a Reciclagem ou elimine-os permanentemente. O arquivo pode preservar a estrutura de pastas existente.<\/span><\/li><li><strong>Defina o \u00e2mbito e as exce\u00e7\u00f5es.<\/strong><span>Aplique as defini\u00e7\u00f5es a uma pasta e, opcionalmente, \u00e0s subpastas. Substitua as defini\u00e7\u00f5es herdadas de ficheiros ou pastas que precisem de um prazo diferente.<\/span><\/li><\/ol>\n<div class=\"rec-note\"><p>Mostre <strong>Fim da conserva\u00e7\u00e3o<\/strong> na lista da pasta e utilize o <strong>Painel e relat\u00f3rios<\/strong> para identificar ficheiros pr\u00f3ximos dessa data. A organiza\u00e7\u00e3o define os prazos e as a\u00e7\u00f5es adequadas; a Folderit executa as defini\u00e7\u00f5es configuradas.<\/p><\/div>\n<\/section>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-control\"><h2>Controle o acesso e mantenha o hist\u00f3rico ligado<\/h2>\n<div class=\"rec-grid\">\n<div id=\"h-security-and-compliance-simplified\"><h3>Escolha quem pode fazer o qu\u00ea<\/h3><p>Partilhe os registos com as pessoas ou grupos que precisam deles. As <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/permissoes-personalizadas\/\">permiss\u00f5es personalizadas<\/a> do Tailor permitem separar a\u00e7\u00f5es como pr\u00e9-visualizar, descarregar, atualizar vers\u00f5es, partilhar e eliminar.<\/p><p><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/usar-marca-dagua\/\">As marcas de \u00e1gua din\u00e2micas<\/a> s\u00e3o um complemento de aquisi\u00e7\u00e3o separada. Para conhecer a implementa\u00e7\u00e3o e a prote\u00e7\u00e3o, consulte a <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/seguranca\/\">seguran\u00e7a da Folderit<\/a> e a <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/precario\/planos-enterprise\/gestao-documental-instalacoes\/\">op\u00e7\u00e3o de instala\u00e7\u00e3o local<\/a>.<\/p><\/div>\n<div id=\"h-approvals-acknowledgements-and-esignatures-built-in\"><h3>Mantenha as decis\u00f5es com o registo<\/h3><p>Utilize <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/automatizacao-fluxos-documentais\/\">fluxos documentais<\/a> para revis\u00e3o, aprova\u00e7\u00e3o, confirma\u00e7\u00e3o de leitura e assinatura. Defina participantes em paralelo, em sequ\u00eancia ou em etapas personalizadas e, se necess\u00e1rio, mova o item para outra pasta ap\u00f3s a conclus\u00e3o com sucesso.<\/p><p>Os detalhes mostram participantes, decis\u00f5es, coment\u00e1rios, datas e horas. Escolha o <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/assinatura-eletronica\/\">m\u00e9todo de assinatura<\/a> e o plano adequados ao processo.<\/p><\/div>\n<div><h3>Mantenha juntas as vers\u00f5es dos ficheiros<\/h3><p>Carregue uma substitui\u00e7\u00e3o como <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/versoes-de-arquivos-e-historico-de-versoes\/\">nova vers\u00e3o do ficheiro<\/a> para conservar as anteriores com metadados partilhados. A lista identifica o ficheiro atual e a vers\u00e3o a que pertence cada tarefa de fluxo.<\/p><p>A aprova\u00e7\u00e3o de uma vers\u00e3o anterior n\u00e3o aprova a nova vers\u00e3o. Envie o ficheiro revisto para a sua pr\u00f3pria aprova\u00e7\u00e3o quando o processo o exigir.<\/p><\/div>\n<div><h3>Consulte e exporte o hist\u00f3rico de atividade<\/h3><p>Os administradores podem filtrar o <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/knowledge-base\/registro-de-auditoria-global\/\">registo de auditoria global<\/a> por data, utilizador, \u00e2mbito e a\u00e7\u00e3o, por exemplo, para analisar transfer\u00eancias ou elimina\u00e7\u00f5es num per\u00edodo.<\/p><p>Exporte o registo em XLSX, ODS ou CSV. A equipa disp\u00f5e de um hist\u00f3rico de atividade para analisar em conjunto com as pr\u00f3prias pol\u00edticas e procedimentos.<\/p><\/div>\n<\/div><\/section>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-examples\"><span id=\"h-where-folderit-makes-the-biggest-difference\"><\/span><h2>Comece com um registo utilizado todas as semanas<\/h2>\n<p>Estas s\u00e3o configura\u00e7\u00f5es de exemplo que pode adaptar \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<div class=\"rec-examples\"><div><h3>Registo de incidentes<\/h3><p>Recolha data, local, departamento, descri\u00e7\u00e3o, respons\u00e1vel e fotografias. Torne obrigat\u00f3rios os campos essenciais e filtre por departamento ou data ao preparar uma an\u00e1lise.<\/p><\/div><div><h3>Registo de contratos<\/h3><p>Registe contraparte, respons\u00e1vel, estado e data final e anexe o contrato. Configure um lembrete de renova\u00e7\u00e3o e um esquema de numera\u00e7\u00e3o para que todos se refiram ao mesmo registo.<\/p><\/div><div><h3>Registos de equipamentos<\/h3><p>Guarde identificador do ativo, local, respons\u00e1vel e datas de manuten\u00e7\u00e3o num formul\u00e1rio. Um formul\u00e1rio de inspe\u00e7\u00e3o pode utilizar um campo de rela\u00e7\u00e3o para selecionar um equipamento existente, ligando cada inspe\u00e7\u00e3o ao ativo.<\/p><\/div><\/div>\n<p class=\"rec-closing\">Comece por acordar campos, acessos e datas de revis\u00e3o para um tipo de registo. Teste com alguns exemplos representativos antes de aplicar a configura\u00e7\u00e3o a um departamento.<\/p>\n<\/section>\n<section class=\"rec-cta\" id=\"h-see-folderit-in-action\"><h2>Veja como funcionariam os seus registos na Folderit<\/h2><p>Traga um exemplo de registo, formul\u00e1rio ou processo de conserva\u00e7\u00e3o para uma demonstra\u00e7\u00e3o ou experimente configur\u00e1-lo.<\/p><div class=\"rec-actions\"><a class=\"rec-button\" href=\"https:\/\/my.folderit.com\/pt\/signup\/\">Experimente a Folderit gratuitamente<\/a><a class=\"rec-secondary\" href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/contato\/\">Marque uma demonstra\u00e7\u00e3o ao vivo<\/a><\/div><p class=\"rec-small\">Compare os <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt\/precario\/\">planos e funcionalidades inclu\u00eddas<\/a> para a sua equipa.<\/p><\/section>\n<\/div>\n\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Gira documentos e registos estruturados no Folderit, com eForms, pesquisa, lembretes, permiss\u00f5es e 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