{"id":101594,"date":"2024-10-18T13:12:44","date_gmt":"2024-10-18T10:12:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=101594"},"modified":"2026-11-14T10:40:07","modified_gmt":"2026-11-14T08:40:07","slug":"arquivamento-de-documentos-o-que-e-como-fazer","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/blog\/arquivamento-de-documentos-o-que-e-como-fazer\/","title":{"rendered":"Arquivamento de documentos: o que \u00e9 e como fazer"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}.folderit-priority-guide .folderit-video{position:relative;width:100%;aspect-ratio:16\/9;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide .folderit-video iframe{position:absolute;inset:0;width:100%;height:100%;border:0}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>O projeto termina, a cobran\u00e7a \u00e9 quitada e a equipe segue para a pr\u00f3xima entrega. Meses depois, algu\u00e9m precisa conferir uma condi\u00e7\u00e3o do contrato ou entender por que determinada decis\u00e3o foi tomada. \u00c9 nesse momento que o arquivamento de documentos mostra seu valor: preservar os registros necess\u00e1rios com contexto suficiente para que outra pessoa consiga encontr\u00e1-los e utiliz\u00e1-los.<\/p>\n<p><em>Conte\u00fado revisado em 11 de novembro de 2026, considerando os recursos atualmente documentados do Folderit. Prazos e obriga\u00e7\u00f5es devem ser definidos conforme os documentos e as regras aplic\u00e1veis \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o.<\/em><\/p>\n<h2>O que \u00e9 arquivamento de documentos?<\/h2>\n<p>Arquivar documentos \u00e9 organizar a guarda de registros que deixaram de ser usados com frequ\u00eancia, mas ainda precisam ser mantidos por uma finalidade operacional ou jur\u00eddica. O trabalho inclui definir o que preservar, durante quanto tempo, sob responsabilidade de quem e com quais condi\u00e7\u00f5es de acesso. Transferir arquivos para uma pasta chamada \u201cantigos\u201d resolve apenas uma pequena parte do problema.<\/p>\n<p>Um registro pode comprovar atividades e decis\u00f5es enquanto o neg\u00f3cio ainda est\u00e1 em andamento. Uma aprova\u00e7\u00e3o de or\u00e7amento, por exemplo, j\u00e1 documenta uma decis\u00e3o antes do encerramento do projeto. A <a href=\"https:\/\/archives.un.org\/en\/content\/understanding-records-management\">orienta\u00e7\u00e3o das Na\u00e7\u00f5es Unidas sobre gest\u00e3o de documentos, em ingl\u00eas<\/a>, ajuda a entender essa fun\u00e7\u00e3o de evid\u00eancia. Encerrar um processo pode ser um marco de arquivamento, mas n\u00e3o \u00e9 condi\u00e7\u00e3o universal para que um documento tenha valor como registro.<\/p>\n<p>Arquivo e backup t\u00eam finalidades diferentes. O backup ajuda a recuperar dados ap\u00f3s uma falha; o arquivo organiza a conserva\u00e7\u00e3o e a consulta conforme regras definidas. Uma \u00e1rea de arquivamento tamb\u00e9m n\u00e3o se torna automaticamente imut\u00e1vel nem oferece, por si s\u00f3, um bloqueio jur\u00eddico de exclus\u00e3o.<\/p>\n<h2>Arquivamento f\u00edsico, digital e h\u00edbrido<\/h2>\n<p><strong>O arquivo f\u00edsico<\/strong> guarda documentos em papel em arm\u00e1rios, salas pr\u00f3prias ou instala\u00e7\u00f5es de terceiros. Pode ser necess\u00e1rio preservar determinados originais, mas \u00e9 preciso controlar localiza\u00e7\u00e3o, empr\u00e9stimos, devolu\u00e7\u00f5es e acesso. Prote\u00e7\u00e3o contra inc\u00eandio, umidade e extravio faz parte da opera\u00e7\u00e3o, assim como os custos de espa\u00e7o e busca manual.<\/p>\n<p><strong>O arquivo digital<\/strong> inclui tanto documentos escaneados quanto os que j\u00e1 nasceram digitais: e-mails, relat\u00f3rios, contratos eletr\u00f4nicos e desenhos t\u00e9cnicos. Pode facilitar a pesquisa e o trabalho entre unidades, desde que haja metadados consistentes, permiss\u00f5es adequadas e continuidade de opera\u00e7\u00e3o. Acumular arquivos sem classifica\u00e7\u00e3o n\u00e3o cria essas condi\u00e7\u00f5es sozinho.<\/p>\n<p><strong>O modelo h\u00edbrido<\/strong> combina papel e documentos digitais. Nesse caso, a vers\u00e3o eletr\u00f4nica pode indicar onde est\u00e1 o original f\u00edsico. Antes de destruir qualquer original, verifique o tipo de registro, as exig\u00eancias aplic\u00e1veis e a necessidade de preservar seu formato. A exist\u00eancia de uma digitaliza\u00e7\u00e3o n\u00e3o autoriza automaticamente o descarte nem estabelece equival\u00eancia jur\u00eddica para todas as situa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n<h2>Como estruturar o arquivamento em sete etapas<\/h2>\n<h3>1. Fa\u00e7a um invent\u00e1rio do acervo<\/h3>\n<p>Localize documentos em sistemas, caixas de e-mail, pastas compartilhadas e arquivos em papel. Para cada conjunto, registre o tipo documental, o respons\u00e1vel, a frequ\u00eancia de uso, o local de armazenamento e os requisitos aplic\u00e1veis. A \u00e1rea de neg\u00f3cio explica a finalidade; TI e os respons\u00e1veis por quest\u00f5es jur\u00eddicas ou prote\u00e7\u00e3o de dados ajudam a definir os controles.<\/p>\n<p>Separe os documentos que continuam ativos, os que devem ser arquivados e os que podem seguir um procedimento aprovado de elimina\u00e7\u00e3o. Pouco acesso n\u00e3o significa obriga\u00e7\u00e3o de guardar. Tamb\u00e9m n\u00e3o significa aus\u00eancia de valor: uma altera\u00e7\u00e3o contratual raramente consultada pode ser essencial em uma diverg\u00eancia. Come\u00e7ar com uma amostra ajuda a identificar duplicatas, anexos ausentes e conjuntos sem respons\u00e1vel antes de uma movimenta\u00e7\u00e3o maior.<\/p>\n<h3>2. Defina a tabela de temporalidade<\/h3>\n<p>A tabela deve indicar a dura\u00e7\u00e3o da guarda, o evento que inicia a contagem, o respons\u00e1vel e o destino previsto ao final. A contagem come\u00e7a na cria\u00e7\u00e3o, no encerramento de um per\u00edodo cont\u00e1bil ou no t\u00e9rmino do contrato? Quem confirma essa data? Quem revisa e autoriza a elimina\u00e7\u00e3o? Essas decis\u00f5es precisam estar claras antes de configurar regras no sistema.<\/p>\n<p>N\u00e3o h\u00e1 um prazo universal de sete anos para todos os documentos financeiros, nem obriga\u00e7\u00e3o geral de manter todo contrato para sempre. Registre tamb\u00e9m as exce\u00e7\u00f5es para disputas, auditorias e assuntos ainda em andamento. Quando o RGPD da Uni\u00e3o Europeia for aplic\u00e1vel, considere o <a href=\"https:\/\/commission.europa.eu\/law\/law-topic\/data-protection\/information-business-and-organisations\/principles-gdpr_en\">princ\u00edpio de limita\u00e7\u00e3o da conserva\u00e7\u00e3o apresentado pela Comiss\u00e3o Europeia, em ingl\u00eas<\/a>. Espa\u00e7o barato n\u00e3o \u00e9 motivo suficiente para reter dados pessoais indefinidamente. A regra aprovada deve orientar a automa\u00e7\u00e3o, e n\u00e3o o contr\u00e1rio.<\/p>\n<h3>3. Escolha a estrutura de armazenamento<\/h3>\n<p>Um sistema local exige respons\u00e1veis por infraestrutura, atualiza\u00e7\u00f5es, backups e recupera\u00e7\u00e3o. Uma solu\u00e7\u00e3o em nuvem reduz algumas necessidades de hardware pr\u00f3prio, mas requer an\u00e1lise de contrato, localiza\u00e7\u00e3o dos dados, exporta\u00e7\u00e3o e divis\u00e3o de responsabilidades com o fornecedor. Estar no servidor da empresa ou na nuvem n\u00e3o garante, isoladamente, seguran\u00e7a ou conformidade.<\/p>\n<p>Se houver papel e arquivos digitais, estabele\u00e7a qual vers\u00e3o \u00e9 a refer\u00eancia e como as duas ser\u00e3o relacionadas. Planeje a sa\u00edda do fornecedor e a migra\u00e7\u00e3o para outro sistema: a organiza\u00e7\u00e3o deve conseguir levar os documentos e as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias para interpret\u00e1-los. Uma exporta\u00e7\u00e3o sem contexto pode deixar o acervo tecnicamente dispon\u00edvel, mas dif\u00edcil de usar.<\/p>\n<h3>4. Digitalize com controle de qualidade e indexa\u00e7\u00e3o<\/h3>\n<p>Digitalizar exige conferir p\u00e1ginas, sequ\u00eancia, anexos, versos e legibilidade. O n\u00famero de arquivos gerados n\u00e3o prova que o conte\u00fado est\u00e1 completo. PDF\/A pode ser uma escolha da pol\u00edtica interna para determinados documentos; isso n\u00e3o significa que o Folderit converta ou valide automaticamente arquivos nesse formato.<\/p>\n<p>Defina metadados como tipo documental, \u00e1rea respons\u00e1vel, identificador do processo e data que inicia o prazo de reten\u00e7\u00e3o. Use etiquetas com crit\u00e9rios consistentes. O <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/knowledge-base\/o-folderit-suporta-ocr\/\">OCR do Folderit<\/a> indexa texto de documentos de texto compat\u00edveis, PDFs e imagens PNG ou JPG para pesquisa no conte\u00fado completo. O reconhecimento n\u00e3o faz o escaneamento e n\u00e3o garante edi\u00e7\u00e3o do documento digitalizado ou convers\u00e3o de formato.<\/p>\n<p>Teste uma busca real: um colega autorizado consegue encontrar a nota de um fornecedor e seu anexo usando data, refer\u00eancia do projeto e nome da empresa? O resultado n\u00e3o deveria depender da mem\u00f3ria de quem criou a pasta.<\/p>\n<h3>5. Configure permiss\u00f5es e prote\u00e7\u00e3o<\/h3>\n<p>Conceda acesso conforme a tarefa e o recurso. Documentos de pessoal e manuais distribu\u00eddos \u00e0 opera\u00e7\u00e3o n\u00e3o precisam do mesmo p\u00fablico. Nos <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/knowledge-base\/comparar-permissoes-de-acesso\/\">n\u00edveis de permiss\u00e3o do Folderit<\/a>, Previewer permite visualizar arquivos compat\u00edveis; Viewer permite leitura e download; Editor tem amplos direitos de trabalho, incluindo exclus\u00e3o. Permiss\u00f5es granulares personaliz\u00e1veis est\u00e3o dispon\u00edveis no plano Tailor. Confira o resultado com uma conta de teste.<\/p>\n<p>Administradores podem configurar autentica\u00e7\u00e3o de dois fatores, pol\u00edticas de senha e uma lista de IPs ou intervalos CIDR permitidos na <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/knowledge-base\/definir-politicas-de-seguranca\/\">pol\u00edtica de seguran\u00e7a<\/a>. Criptografia e conex\u00f5es seguras s\u00e3o prote\u00e7\u00f5es distintas, descritas na <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/knowledge-base\/quao-seguro-e-folderit\/\">documenta\u00e7\u00e3o de seguran\u00e7a do Folderit<\/a>. Os <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/knowledge-base\/registros-de-auditoria-de-documentos-e-pastas\/\">registros de auditoria<\/a> incluem data, hora, evento e nome de usu\u00e1rio; em visitas por um link p\u00fablico, o registro identifica o endere\u00e7o IP em vez do usu\u00e1rio. O acesso a eles tamb\u00e9m depende de permiss\u00f5es. Sua exist\u00eancia n\u00e3o garante admissibilidade jur\u00eddica em qualquer contexto.<\/p>\n<h3>6. Automatize a reten\u00e7\u00e3o com testes<\/h3>\n<p>A <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/knowledge-base\/automatizar-periodos-de-retencao\/\">automa\u00e7\u00e3o de reten\u00e7\u00e3o do Folderit<\/a> \u00e9 documentada para os planos Medium e Tailor. O administrador configura um per\u00edodo ativo de reten\u00e7\u00e3o na pasta. Nas op\u00e7\u00f5es avan\u00e7adas, pode escolher um campo de metadados de data como in\u00edcio da contagem. As a\u00e7\u00f5es previstas incluem arquivar em uma pasta, mover para a lixeira ou excluir permanentemente. O arquivamento pode preservar a hierarquia de pastas, e a aplica\u00e7\u00e3o a subpastas \u00e9 opcional.<\/p>\n<p>Arquivos e pastas podem receber exce\u00e7\u00f5es com per\u00edodo pr\u00f3prio ou configura\u00e7\u00e3o inativa para conserva\u00e7\u00e3o sem prazo final. Essa op\u00e7\u00e3o n\u00e3o equivale a um bloqueio jur\u00eddico garantido. Teste documentos de amostra e confira assuntos em andamento antes de ativar a\u00e7\u00f5es destrutivas. A coluna de fim da reten\u00e7\u00e3o e as \u00e1reas Dashboard e Reports ajudam no acompanhamento. A automa\u00e7\u00e3o n\u00e3o corrige datas erradas, n\u00e3o classifica sozinha todos os tipos documentais e n\u00e3o assegura recupera\u00e7\u00e3o instant\u00e2nea.<\/p>\n<h3>7. Revise o funcionamento periodicamente<\/h3>\n<p>Fa\u00e7a testes de pesquisa, leitura, permiss\u00f5es e associa\u00e7\u00e3o entre arquivos e metadados. Algu\u00e9m que substitui o respons\u00e1vel consegue localizar a vers\u00e3o correta? A refer\u00eancia ao original em papel continua v\u00e1lida? Pessoas que sa\u00edram da empresa ainda t\u00eam acesso? Essas verifica\u00e7\u00f5es mostram problemas que uma simples contagem de documentos n\u00e3o revela.<\/p>\n<p>Atualize a pol\u00edtica quando houver mudan\u00e7as na atividade, nas exig\u00eancias ou na tecnologia. Considere formatos antigos, migra\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias e exce\u00e7\u00f5es que perderam a raz\u00e3o de existir. Registre os resultados, as a\u00e7\u00f5es corretivas e a pr\u00f3xima revis\u00e3o. O arquivamento passa a ser uma rotina de gest\u00e3o, com respons\u00e1veis definidos.<\/p>\n<h2>Quais documentos avaliar para arquivamento?<\/h2>\n<p>Os doze grupos abaixo ajudam a organizar o invent\u00e1rio. Eles n\u00e3o t\u00eam necessariamente os mesmos prazos ou direitos de acesso, e nem todos os documentos de cada grupo precisam ser arquivados.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Jur\u00eddicos:<\/strong> contratos e acordos, registros de conformidade e correspond\u00eancia jur\u00eddica. Relacione aditivos ao documento que eles alteram.<\/li>\n<li><strong>Financeiros:<\/strong> faturas, recibos, demonstra\u00e7\u00f5es financeiras, documentos fiscais e relat\u00f3rios de auditoria. Preserve o v\u00ednculo com a opera\u00e7\u00e3o correspondente.<\/li>\n<li><strong>Recursos humanos:<\/strong> registros de folha de pagamento, avalia\u00e7\u00f5es de desempenho e pol\u00edticas ou procedimentos de RH. Separe necessidades de consulta e confidencialidade.<\/li>\n<li><strong>Correspond\u00eancia:<\/strong> e-mails, cartas e memorandos que registrem decis\u00f5es ou compromissos relevantes. O suporte n\u00e3o determina sozinho o valor do conte\u00fado.<\/li>\n<li><strong>Relat\u00f3rios:<\/strong> pesquisas, propostas e estudos de viabilidade. Identifique a vers\u00e3o aprovada e a finalidade para a qual foi produzida.<\/li>\n<li><strong>Pol\u00edticas corporativas:<\/strong> pol\u00edticas, procedimentos e manuais. Vers\u00f5es anteriores podem explicar as instru\u00e7\u00f5es vigentes em uma determinada \u00e9poca.<\/li>\n<li><strong>Registros de clientes:<\/strong> pedidos, contratos e feedback. Avalie conjuntamente a finalidade comercial e a necessidade de conservar dados pessoais.<\/li>\n<li><strong>Propriedade intelectual:<\/strong> patentes, marcas, documentos sobre direitos autorais e contratos de licen\u00e7a. Mantenha refer\u00eancias que permitam identificar os direitos envolvidos.<\/li>\n<li><strong>Educacionais:<\/strong> hist\u00f3ricos escolares, registros de alunos e pol\u00edticas educacionais. As decis\u00f5es dependem do tipo de registro e da institui\u00e7\u00e3o respons\u00e1vel.<\/li>\n<li><strong>Projetos:<\/strong> planos, relat\u00f3rios e atas de reuni\u00e3o. Preserve o encadeamento entre decis\u00f5es, respons\u00e1veis e etapas da entrega.<\/li>\n<li><strong>T\u00e9cnicos:<\/strong> manuais, especifica\u00e7\u00f5es, documentos de engenharia e desenhos. Associe a vers\u00e3o ao produto, equipamento ou instala\u00e7\u00e3o correspondente.<\/li>\n<li><strong>Meio ambiente e seguran\u00e7a:<\/strong> procedimentos de seguran\u00e7a, relat\u00f3rios de incidentes e certifica\u00e7\u00f5es. Registre o contexto e os per\u00edodos de validade relevantes.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Um arquivo que continua \u00fatil<\/h2>\n<p>Comece com uma categoria bem delimitada, aprove as regras e teste como outra pessoa recuperaria uma informa\u00e7\u00e3o. Depois, amplie o modelo com base no resultado. O Folderit pode apoiar a busca, o controle de acesso e as a\u00e7\u00f5es de reten\u00e7\u00e3o configuradas. Cabe \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o manter o conte\u00fado correto, justificar os prazos e administrar as exce\u00e7\u00f5es.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/my.folderit.com\/signup\/\">Experimente o Folderit gratuitamente<\/a><\/p>\n<p>V\u00eddeo em ingl\u00eas do artigo original:<\/p>\n<div class=\"folderit-video\"><iframe allowfullscreen=\"\" height=\"315\" loading=\"lazy\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/mLHLuybkYLw\" title=\"Demonstra\u00e7\u00e3o do Folderit (em ingl\u00eas)\" width=\"560\"><\/iframe><\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Arquivar exige mais do que transferir arquivos para uma pasta. Veja sete etapas para organizar a guarda, controlar acessos e revisar doze grupos de documentos.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":100721,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[3569],"tags":[],"class_list":["post-101594","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-nao-categorizado"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.7.1 (Yoast SEO v25.7) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Arquivamento de documentos: como fazer em 7 etapas<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Organize o arquivamento de documentos com prazos de reten\u00e7\u00e3o, digitaliza\u00e7\u00e3o, permiss\u00f5es e automa\u00e7\u00e3o controlada em sete etapas.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, 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