{"id":75141,"date":"2026-03-12T14:53:25","date_gmt":"2026-03-12T12:53:25","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=75141"},"modified":"2026-11-01T23:04:52","modified_gmt":"2026-11-01T21:04:52","slug":"docuware","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/glossario\/docuware\/","title":{"rendered":"O que \u00e9 o DocuWare?"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O DocuWare \u00e9 um <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/glossario\/um-sistema-dms\/\">sistema de gest\u00e3o de documentos (DMS)<\/a> e uma plataforma de automa\u00e7\u00e3o de fluxos de trabalho para digitalizar e gerenciar informa\u00e7\u00f5es empresariais. O software oferece recursos de integra\u00e7\u00e3o para \u00e1reas como finan\u00e7as, RH e vendas. Funciona como um reposit\u00f3rio central para capturar, armazenar, indexar e localizar documentos com controles de seguran\u00e7a. Al\u00e9m do armazenamento, seus fluxos digitais automatizam processos como aprova\u00e7\u00f5es de faturas e integra\u00e7\u00e3o de funcion\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dispon\u00edvel como SaaS na nuvem ou em instala\u00e7\u00e3o local, o DocuWare ajuda a converter documentos f\u00edsicos para o formato digital e reduzir o uso de papel. Seus controles apoiam a integridade dos dados e o atendimento a requisitos regulat\u00f3rios, conectando equipes por meio do compartilhamento controlado de informa\u00e7\u00f5es.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-docuware-s-key-components\"><strong>Principais componentes do DocuWare<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A plataforma combina m\u00f3dulos integrados de gest\u00e3o de documentos, conforme a edi\u00e7\u00e3o e as licen\u00e7as contratadas:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>File Cabinets:<\/strong> Reposit\u00f3rios digitais centralizados para armazenar documentos de forma organizada. Funcionam como a base em que os documentos s\u00e3o indexados e protegidos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Workflow Manager:<\/strong> Editor gr\u00e1fico que permite criar fluxos de trabalho arrastando elementos em um diagrama. Muitos percursos podem ser configurados sem programa\u00e7\u00e3o.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Intelligent Indexing:<\/strong> Servi\u00e7o com IA que classifica documentos e extrai dados para preencher campos de indexa\u00e7\u00e3o. A confirma\u00e7\u00e3o e a corre\u00e7\u00e3o pelos usu\u00e1rios dependem da confian\u00e7a dos resultados e da configura\u00e7\u00e3o.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/glossario\/um-formulario-eletronico\/\"><strong>Formul\u00e1rios eletr\u00f4nicos:<\/strong><\/a> Formul\u00e1rios web que coletam informa\u00e7\u00f5es e podem iniciar fluxos digitais sem exigir um documento em papel.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Aplicativo m\u00f3vel:<\/strong> Permite acompanhar informa\u00e7\u00f5es, aprovar solicita\u00e7\u00f5es e concluir tarefas remotamente, conforme a vers\u00e3o e os recursos dispon\u00edveis.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-how-docuware-works\"><strong>Como o DocuWare funciona<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Entender a arquitetura t\u00e9cnica ajuda a planejar a implanta\u00e7\u00e3o. A l\u00f3gica geral do sistema \u00e9 capturar, armazenar, gerenciar e automatizar.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/glossario\/gestao-do-ciclo-de-vida-documental\/\"><strong>Gest\u00e3o do ciclo de vida dos documentos:<\/strong><\/a><strong> <\/strong>Abrange captura, compartilhamento, revis\u00e3o, aprova\u00e7\u00e3o, arquivamento e destina\u00e7\u00e3o final. O DocuWare centraliza documentos vindos de e-mails, papel ou formul\u00e1rios web, extrai dados conforme as ferramentas configuradas e armazena as informa\u00e7\u00f5es de forma estruturada para facilitar a pesquisa e a execu\u00e7\u00e3o de tarefas.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Processamento inteligente de documentos (IDP): <\/strong>Combina IA e automa\u00e7\u00e3o para melhorar a captura, a interpreta\u00e7\u00e3o e a gest\u00e3o de documentos. Pode extrair dados complexos e n\u00e3o estruturados e classificar documentos em segundo plano. A qualidade dos resultados, inclusive com manuscritos ou p\u00e1ginas deterioradas, depende da ferramenta e do material e precisa ser validada.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Gest\u00e3o de tarefas e notifica\u00e7\u00f5es: <\/strong>Listas atualizadas automaticamente ajudam a acompanhar tarefas, como revisar contratos novos ou aprovar documentos de RH. Crit\u00e9rios definidos adicionam ou retiram documentos das listas, e notifica\u00e7\u00f5es por e-mail avisam os respons\u00e1veis. Isso reduz o risco de esquecimentos, sem garantir que nenhuma tarefa ser\u00e1 perdida.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-docuware-s-core-features-and-capabilities\"><strong>Quais s\u00e3o os principais recursos do DocuWare?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O DocuWare oferece ferramentas para <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/glossario\/gestao-do-ciclo-de-vida-documental\/\">gerenciar todo o ciclo de vida de um documento<\/a>. Os fluxos podem ser configurados e integrados aos processos existentes para melhorar a efici\u00eancia, conforme a implanta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Os principais recursos incluem:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Intelligent Indexing:<\/strong> IA e reconhecimento \u00f3ptico de caracteres (OCR) para ler o conte\u00fado e identificar campos, como fornecedor, data e valor total. A extra\u00e7\u00e3o e a confirma\u00e7\u00e3o dos dados dependem dos recursos de indexa\u00e7\u00e3o e processamento contratados.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Processamento automatizado:<\/strong> O sistema pode separar digitaliza\u00e7\u00f5es em lote em arquivos individuais e encaminh\u00e1-los para as bandejas digitais configuradas, reduzindo a digita\u00e7\u00e3o manual e os erros de arquivamento.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Gest\u00e3o de tarefas:<\/strong> Quando um documento exige aten\u00e7\u00e3o, como uma fatura que precisa ser aprovada, o fluxo pode atribuir uma tarefa ao usu\u00e1rio respons\u00e1vel.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Gatilhos e regras:<\/strong> Eventos, como armazenar um documento ou alterar um campo de status, podem iniciar um fluxo. Por exemplo, uma fatura acima de determinado valor pode ser encaminhada automaticamente a um gestor para revis\u00e3o.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Integra\u00e7\u00f5es com ERP e CRM:<\/strong> H\u00e1 op\u00e7\u00f5es de conex\u00e3o com sistemas como SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce e QuickBooks. Confirme os conectores e o escopo necess\u00e1rio.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Integra\u00e7\u00e3o com e-mail:<\/strong> Ferramentas e conectores permitem salvar e-mails e anexos do Microsoft Outlook ou Gmail no arquivo central, conforme o ambiente, sem precisar sair do cliente de e-mail nos cen\u00e1rios compat\u00edveis.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Equipamentos:<\/strong> O software se conecta a scanners e impressoras multifuncionais compat\u00edveis para capturar documentos em papel.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Pesquisa de texto completo:<\/strong> Permite pesquisar palavras no conte\u00fado reconhecido e indexado dos documentos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Campos de indexa\u00e7\u00e3o:<\/strong> Permitem filtrar metadados, como data, identifica\u00e7\u00e3o do cliente ou tipo de documento.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Visualiza\u00e7\u00f5es de pastas:<\/strong> Permitem navegar por uma estrutura tradicional que representa os dados de indexa\u00e7\u00e3o.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-docuware-s-security-features\"><strong>Quais s\u00e3o os recursos de seguran\u00e7a do DocuWare?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O DocuWare oferece controles de seguran\u00e7a para proteger informa\u00e7\u00f5es empresariais confidenciais e apoiar requisitos regulat\u00f3rios, conforme a configura\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Criptografia:<\/strong> A oferta inclui criptografia AES de 256 bits no armazenamento e HTTPS\/TLS nas comunica\u00e7\u00f5es entre cliente e servidor. Confirme as configura\u00e7\u00f5es e o escopo da implanta\u00e7\u00e3o.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/glossario\/permissoes-de-acesso\/\"><strong>Permiss\u00f5es de acesso:<\/strong><\/a> Os administradores definem quem pode ler, editar, exportar ou excluir documentos, de acordo com as fun\u00e7\u00f5es dos usu\u00e1rios e os grupos.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/glossario\/um-registro-de-auditoria-na-gestao-de-documentos\/\"><strong>Trilhas de auditoria:<\/strong> <\/a>Registram as a\u00e7\u00f5es compat\u00edveis sobre os documentos, criando um hist\u00f3rico de acessos e altera\u00e7\u00f5es para consultas e auditorias.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Pol\u00edticas de reten\u00e7\u00e3o:<\/strong> Permitem configurar prazos obrigat\u00f3rios e exclus\u00e3o autom\u00e1tica ao final do per\u00edodo. A refer\u00eancia a 7 anos para documentos fiscais \u00e9 apenas um exemplo: o prazo depende da legisla\u00e7\u00e3o, da jurisdi\u00e7\u00e3o e do tipo de documento. Esses controles podem apoiar requisitos do <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/glossario\/conformidade-documental-com-o-rgpd\/\">GDPR<\/a> ou da HIPAA, quando aplic\u00e1veis. O SOC 2 \u00e9 uma estrutura de avalia\u00e7\u00e3o de controles, n\u00e3o uma lei que estabelece um prazo \u00fanico de reten\u00e7\u00e3o.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-docuware-s-deployment-models\"><strong>Quais s\u00e3o os modelos de implanta\u00e7\u00e3o do DocuWare?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O DocuWare oferece diferentes op\u00e7\u00f5es de hospedagem para atender \u00e0s estrat\u00e9gias de TI:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>DocuWare Cloud: <\/strong>Servi\u00e7o SaaS hospedado no Microsoft Azure, com capacidade escal\u00e1vel e atualiza\u00e7\u00f5es gerenciadas pelo fornecedor. Reduz a necessidade de manuten\u00e7\u00e3o de servidores pelo cliente, conforme o escopo contratado, e pode facilitar a implanta\u00e7\u00e3o sem investimento em infraestrutura pr\u00f3pria.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Instala\u00e7\u00e3o local: <\/strong>Permite hospedar o sistema nos servidores da organiza\u00e7\u00e3o, com responsabilidade interna pelas c\u00f3pias de seguran\u00e7a e pela opera\u00e7\u00e3o. Os recursos, m\u00f3dulos e licen\u00e7as podem variar em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 nuvem; confirme o conjunto necess\u00e1rio.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-common-docuware-use-cases\"><strong>Principais casos de uso do DocuWare<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">A plataforma atende a diferentes setores e pode modernizar o trabalho de departamentos, melhorando processos, efici\u00eancia e experi\u00eancia dos funcion\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Contas a pagar:<\/strong> Processamento de faturas, confer\u00eancia entre fatura, pedido de compra e recebimento, al\u00e9m de encaminhamento para aprova\u00e7\u00e3o, conforme as integra\u00e7\u00f5es. O objetivo \u00e9 agilizar pagamentos e reduzir digita\u00e7\u00e3o, erros e custos manuais.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Recursos humanos:<\/strong> Gest\u00e3o de documentos dos funcion\u00e1rios, listas de integra\u00e7\u00e3o e armazenamento protegido de informa\u00e7\u00f5es pessoais confidenciais.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Vendas e <\/strong><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/glossario\/software-gestao-contratos-conceitos\/\"><strong>gest\u00e3o de contratos:<\/strong><\/a> Armazenamento centralizado, lembretes de renova\u00e7\u00e3o e acompanhamento de altera\u00e7\u00f5es e aprova\u00e7\u00f5es para ajudar as equipes a cumprir os prazos.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Conformidade e reten\u00e7\u00e3o de documentos:<\/strong> As regras podem gerenciar prazos com base nos metadados dos documentos. Uma <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/glossario\/suspensao-da-eliminacao-de-documentos\/\">suspens\u00e3o da exclus\u00e3o <\/a>\u00e9 um mecanismo de preserva\u00e7\u00e3o distinto da reten\u00e7\u00e3o normal. Confirme como a solu\u00e7\u00e3o aplica restri\u00e7\u00f5es, define a destina\u00e7\u00e3o final e notifica os respons\u00e1veis antes da exclus\u00e3o, conforme os requisitos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Para quem o DocuWare \u00e9 indicado?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">O DocuWare \u00e9 um <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/pt-br\/glossario\/um-sistema-dms\/\">software de gest\u00e3o de documentos<\/a> escal\u00e1vel, que pode atender desde pequenas e m\u00e9dias empresas at\u00e9 grandes organiza\u00e7\u00f5es. Sua adequa\u00e7\u00e3o depende do volume, da configura\u00e7\u00e3o e dos m\u00f3dulos necess\u00e1rios para cada setor.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Sa\u00fade: <\/strong>Ajuda a organizar documentos de pacientes e disponibilizar informa\u00e7\u00f5es a pessoas autorizadas. A adequa\u00e7\u00e3o a requisitos como a HIPAA depende das configura\u00e7\u00f5es, dos contratos e dos processos e precisa ser avaliada para o uso real.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Finan\u00e7as: <\/strong>Apoia o processamento de faturas, a prepara\u00e7\u00e3o de auditorias e a prote\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es financeiras confidenciais, conforme os controles implementados.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Educa\u00e7\u00e3o: <\/strong>Organiza documentos de alunos, processos administrativos e comunica\u00e7\u00e3o entre departamentos, estudantes e fam\u00edlias, respeitando as permiss\u00f5es definidas.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Ind\u00fastria: <\/strong>Gerencia pedidos, registros de estoque e documentos de conformidade, apoiando as opera\u00e7\u00f5es, os requisitos regulat\u00f3rios aplic\u00e1veis e as demandas dos clientes.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Entenda como o DocuWare organiza documentos, automatiza fluxos e oferece controles de acesso, integra\u00e7\u00f5es e op\u00e7\u00f5es de implanta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n","protected":false},"author":28,"featured_media":0,"parent":75071,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"class_list":["post-75141","page","type-page","status-publish","hentry"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.7.1 (Yoast SEO v25.7) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>O que \u00e9 DocuWare? 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