{"id":99324,"date":"2026-11-09T11:33:41","date_gmt":"2026-11-09T09:33:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=99324"},"modified":"2026-11-09T11:33:42","modified_gmt":"2026-11-09T09:33:42","slug":"richiesta-deroga-temporanea-policy-aziendale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/blog\/richiesta-deroga-temporanea-policy-aziendale\/","title":{"rendered":"Richieste di deroga temporanea in Folderit"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-policy-guide h2{font-size:1.5em;line-height:1.3;margin:1.7em 0 .6em}.folderit-policy-guide .wp-block-table{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.4em 0}.folderit-policy-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;table-layout:fixed}.folderit-policy-guide th,.folderit-policy-guide td{padding:12px;border:1px solid #dedede;text-align:left;vertical-align:top;overflow-wrap:anywhere}.folderit-policy-guide th{background:#fff8e8}.folderit-policy-guide li{margin-bottom:.65em}@media(max-width:600px){.folderit-policy-guide th,.folderit-policy-guide td{font-size:15px;padding:8px}.folderit-policy-guide h2{font-size:1.35em}}<\/style>\n<div class=\"folderit-policy-guide\">\n<p>Una deroga temporanea a una regola aziendale richiede limiti chiari: quale requisito \u00e8 interessato, chi accetta la soluzione proposta, quando termina e quali prove consentiranno di chiuderla. Un\u2019email con scritto \u00abper ora va bene\u00bb raramente risponde a tutte e quattro le domande.<\/p>\n<p>Un modulo di richiesta di deroga a una policy riunisce queste informazioni. In Folderit, un eForm pu\u00f2 contenere la richiesta, un\u2019attivit\u00e0 di compilazione dei campi raccogliere la valutazione del responsabile della policy, un flusso di approvazione registrare la decisione e i promemoria basati su date riportare una deroga in vigore all\u2019attenzione di chi deve riesaminarla. Resta all\u2019organizzazione decidere se la deroga \u00e8 ammissibile e attuare le misure di controllo concordate.<\/p>\n<p>La configurazione seguente \u00e8 un esempio operativo ipotetico basato sull\u2019attuale documentazione di Folderit; il flusso complessivo non \u00e8 stato testato in un account reale. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/prezzo\/\">Il piano Tailor include eForms e il Workflow Designer<\/a>; verifica le funzionalit\u00e0 del tuo account prima di impostare il processo.<\/p>\n<h2>Definisci una deroga con una scadenza precisa<\/h2>\n<p>Usa un record per un requisito di una policy, un ambito definito e un periodo proposto. Indica il nome della policy e la versione o la data di entrata in vigore, quindi individua la sezione pertinente. \u00abConsentire una procedura di acquisizione diversa per i documenti di trasporto dell\u2019ufficio Nord fino al 30 novembre\u00bb \u00e8 pi\u00f9 utile di \u00abesenzione operativa temporanea\u00bb.<\/p>\n<p>Conserva la policy di riferimento nella consueta raccolta documentale controllata. Usa il record della deroga per spiegare lo scostamento limitato e, quando opportuno, aggiungi un collegamento al documento della policy come elemento correlato. Il record non modifica la policy per tutte le altre persone. La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/software-di-gestione-delle-policy\/\">panoramica sulla gestione delle policy di Folderit<\/a> illustra il lavoro distinto di redazione, approvazione e distribuzione della policy stessa.<\/p>\n<p>Prima di progettare il flusso, stabilisci chi ha l\u2019autorit\u00e0 per concedere questo tipo di deroga. Un\u2019approvazione interna non esonera dal rispetto di una legge, di un obbligo contrattuale o di un requisito che esula dai poteri di quella persona. Sottoponi queste questioni allo specialista competente prima di chiedere una decisione.<\/p>\n<h2>Crea una sezione per la richiesta e una per la valutazione successiva<\/h2>\n<p>Crea un modello <strong>Richiesta di deroga a una policy<\/strong> in <strong>Strumenti di amministrazione \u2192 Modelli di modulo<\/strong>. La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/eforms-modelli-di-modulo\/\">guida eForms<\/a> descrive i tipi di campo supportati e la creazione dei record. Parti da questi campi:<\/p>\n<figure class=\"wp-block-table\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Campo e tipo<\/th>\n<th>Informazioni da inserire<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Riferimento \u2014 Testo<\/td>\n<td>Un riferimento concordato, come EX-026. Inseriscilo manualmente, salvo che la numerazione sia stata configurata separatamente.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Riferimento alla policy \u2014 Testo<\/td>\n<td>Titolo, versione o data di entrata in vigore e sezione per cui occorre una deroga.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Scostamento richiesto e ambito \u2014 Area di testo<\/td>\n<td>Che cosa cambierebbe, le persone o le sedi interessate e le esclusioni esplicite.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Motivo e alternative \u2014 Area di testo<\/td>\n<td>L\u2019esigenza aziendale e il motivo per cui un\u2019alternativa conforme non \u00e8 attualmente praticabile.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Inizio e fine richiesti \u2014 due campi Data<\/td>\n<td>Il periodo proposto. Chi esamina la richiesta verifica l\u2019ordine delle date e l\u2019eventuale ora esatta di scadenza.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Responsabile del record \u2014 Utente<\/td>\n<td>La persona interna incaricata del seguito, non un approvatore selezionato automaticamente.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Rischi e misure di controllo \u2014 Area di testo<\/td>\n<td>Che cosa potrebbe andare storto e il controllo proposto, il responsabile, la frequenza e le prove.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Documentazione di supporto \u2014 File, facoltativo<\/td>\n<td>Gli elementi pertinenti necessari a chi deve valutare questa richiesta.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/figure>\n<p>Rendi obbligatorie le informazioni della richiesta necessarie per la valutazione. Aggiungi campi facoltativi da compilare in seguito per <strong>Ambito e condizioni autorizzati<\/strong> (Area di testo), <strong>Inizio concordato<\/strong>, <strong>Fine concordata<\/strong> e <strong>Data di riesame<\/strong> (Data), oltre a <strong>Prove di chiusura<\/strong> (Area di testo). Lasciali facoltativi alla creazione: chi presenta la richiesta non pu\u00f2 fornire una decisione futura n\u00e9 prove di una chiusura non ancora avvenuta.<\/p>\n<p>Aggiungi un campo di selezione <strong>Stato del record<\/strong> aggiornato manualmente, per esempio In attesa di valutazione, In attesa di decisione, In vigore, Respinto e Chiuso. Aiuta il coordinatore a gestire il seguito. La decisione di approvazione resta nel registro del flusso; selezionare In vigore \u00e8 un\u2019azione umana distinta, successiva alla verifica della decisione e degli eventuali prerequisiti.<\/p>\n<h2>Raccogli la valutazione prima dell\u2019approvazione<\/h2>\n<p>Chiedi al responsabile della policy di esaminare l\u2019ambito, le alternative e le misure di controllo proposte. Come esempio di sicurezza delle informazioni, il <a href=\"https:\/\/cybersecurity.yale.edu\/support\/request-exception\">processo di deroga pubblicato da Yale (riferimento in inglese)<\/a> distingue la valutazione dei rischi del team di sicurezza dall\u2019accettazione del rischio residuo da parte della direzione. \u00c8 l\u2019approccio di un\u2019organizzazione, non una regola universale di approvazione; definisci le responsabilit\u00e0 corrispondenti per la tua policy.<\/p>\n<p>Un\u2019<a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/flussi-di-compilazione-dei-campi\/\">attivit\u00e0 di compilazione dei campi<\/a> pu\u00f2 consentire al responsabile di completare la valutazione nel record del modulo esistente. Configura i campi visibili al destinatario includendo la richiesta originale e i campi di valutazione. In Campi modificabili, seleziona solo quelli di valutazione e assicurati che siano anche visibili. Le impostazioni dei campi a livello di attivit\u00e0 non sostituiscono le autorizzazioni di condivisione del record.<\/p>\n<p>Invia poi il record completo alla persona autorizzata a decidere. Un flusso personalizzato sequenziale pu\u00f2 collocare la compilazione dei campi prima dell\u2019approvazione; usa le <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/flussi-di-approvazione\/\">impostazioni di approvazione documentate<\/a> per definire i destinatari e le regole di accettazione. Scegli i destinatari effettivi durante la configurazione. Un nome nel campo Utente di Responsabile del record non indirizza automaticamente un\u2019approvazione a quella persona.<\/p>\n<p>Formula una decisione precisa: \u00abApprovare l\u2019ambito autorizzato, le condizioni e le date concordate riportati in questa richiesta\u00bb. Se mancano informazioni, ottieni chiarimenti prima della decisione finale. Configura e testa i percorsi con esito non favorevole affinch\u00e9 un rifiuto o una valutazione incompleta non possano essere considerati un permesso a procedere. Se in seguito cambiano l\u2019ambito o le date concordati, ottieni una nuova decisione anzich\u00e9 fare affidamento sull\u2019approvazione precedente.<\/p>\n<h2>Rendi verificabili i controlli: un ritardo nell\u2019acquisizione<\/h2>\n<p><strong>Esempio ipotetico:<\/strong> lo scanner di un ufficio \u00e8 fuori servizio. La procedura interna richiede che i documenti di trasporto arrivino alla coda centrale di acquisizione nello stesso giorno lavorativo. Il reparto operativo chiede di poter utilizzare un registro cartaceo controllato per cinque giorni lavorativi, in attesa di uno scanner sostitutivo.<\/p>\n<p>La richiesta identifica un ufficio e un tipo di documento. Esclude le fatture e tutti i documenti soggetti a una scadenza esterna. Il controllo proposto assegna al coordinatore dell\u2019ufficio il compito di numerare ogni voce, custodire gli originali in sicurezza e riconciliare ogni pomeriggio il registro cartaceo con la coda di acquisizione. Il responsabile della policy verifica se la soluzione \u00e8 accettabile e registra eventuali condizioni pi\u00f9 rigorose prima dell\u2019approvazione.<\/p>\n<p>Un record di chiusura utile indicherebbe l\u2019ultima voce del registro, la data della riconciliazione, gli eventuali documenti mancanti e chi ha verificato il risultato. \u00abScanner riparato\u00bb da solo non dimostra che i documenti in ritardo siano arrivati nella coda. Se manca un documento, mantieni aperto il seguito e assegna l\u2019azione di recupero.<\/p>\n<h2>Configura i promemoria e definisci cosa accade alla scadenza<\/h2>\n<p>Usa <strong>Gestisci promemoria<\/strong> nel modello di modulo per creare una regola basata sulla Data di riesame, per esempio sette giorni prima. Aggiungi la condizione <strong>Stato del record uguale a In vigore<\/strong>. Configura l\u2019utente o il gruppo responsabile, oppure usa un campo destinatario idoneo se il modello lo consente. La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/promemoria-automatici-per-i-record-dei-moduli\/\">guida ai promemoria dei moduli<\/a> spiega gli intervalli rispetto alla data, le condizioni e le opzioni dei destinatari.<\/p>\n<p>Le condizioni vengono verificate all\u2019avvio del promemoria e di nuovo al momento previsto per l\u2019invio. Inserisci nel messaggio il riferimento della richiesta, la data di fine concordata e l\u2019azione attesa, usando esattamente i segnaposto offerti dall\u2019editor. Rivedi la configurazione dei destinatari quando cambia la responsabilit\u00e0.<\/p>\n<p>Un promemoria \u00e8 un sollecito via email. Non pone fine alla deroga, non cambia lo Stato del record, non disattiva un processo esterno e non certifica l\u2019esecuzione dei controlli. Il responsabile deve verificare la data di fine concordata e registrare la chiusura oppure richiedere una nuova proroga autorizzata. Testa le date modificate e i record esistenti nel tuo account; non presumere che una data di promemoria gi\u00e0 trascorsa generi un messaggio di recupero.<\/p>\n<h2>Verifica il registro delle deroghe prima di estenderne l\u2019uso<\/h2>\n<p>Conserva il registro in una cartella condivisa con chi ne ha bisogno. Limita la modifica ai responsabili e ai coordinatori appropriati. Quando i campi del modulo sono collegati ai metadati, mostra come colonne della cartella quelli utili, per esempio riferimento della policy, responsabile, stato e fine concordata. Le etichette dei campi e i valori di stato organizzano il lavoro; configura separatamente gli accessi e le azioni del flusso.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Richiesta completa:<\/strong> il responsabile della policy pu\u00f2 vedere la richiesta e modificare solo i campi di valutazione assegnati.<\/li>\n<li><strong>Richiesta respinta:<\/strong> il coordinatore imposta Respinto e non viene introdotta alcuna deroga operativa.<\/li>\n<li><strong>Approvazione con condizioni:<\/strong> il responsabile conferma i controlli richiesti prima di impostare il record su In vigore.<\/li>\n<li><strong>Modifica dell\u2019ambito o della fine:<\/strong> le condizioni riviste ricevono una nuova decisione e viene verificata la configurazione dei promemoria.<\/li>\n<li><strong>Chiusura o proroga:<\/strong> le prove di chiusura identificano il lavoro completato; una proroga mantiene un riferimento alla richiesta precedente e ha una propria decisione.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Esegui questi casi con un piccolo gruppo prima di rendere il modello disponibile a pi\u00f9 persone. Il risultato utile \u00e8 un record su cui un collega possa agire: la deroga precisa, la decisione registrata, i controlli ancora da eseguire e la persona responsabile della chiusura.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Crea in Folderit un modulo di richiesta di deroga a una policy aziendale con ambito, valutazione, approvazione, promemoria e prove di chiusura.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":98895,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[1038],"tags":[],"class_list":["post-99324","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-non-categorizzato"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.7.1 (Yoast SEO v25.7) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Richiesta di deroga: approvazione e scadenza | 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