{"id":94153,"date":"2022-01-24T11:53:30","date_gmt":"2022-01-24T09:53:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=94153"},"modified":"2026-11-04T11:26:07","modified_gmt":"2026-11-04T09:26:07","slug":"metadati-gestione-documentale-campi-modelli","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/blog\/metadati-gestione-documentale-campi-modelli\/","title":{"rendered":"Metadati nella gestione documentale: campi, modelli e ricerca"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide table{table-layout:fixed;min-width:640px}.folderit-priority-guide th:first-child{width:25%}.folderit-priority-guide th:nth-child(2){width:22%}.folderit-priority-guide .table-hint{font-size:14px;color:#666;margin-bottom:0}<\/style>\n<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>I metadati nella gestione documentale trasformano le informazioni aziendali in campi coerenti e ricercabili. Il team pu\u00f2 identificare cliente, responsabile del contratto, stato e date rilevanti senza doverli dedurre da un nome come <code>contratto-finale-v3.pdf<\/code>.<\/p>\n<p>Questa guida riguarda la configurazione in Folderit. Per un\u2019introduzione al concetto, consulta <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/what-is-metadata-and-what-makes-it-so-useful\/\">che cosa sono i metadati e perch\u00e9 sono utili (in inglese)<\/a>.<\/p>\n<h2>Parti dalle domande a cui deve rispondere la ricerca<\/h2>\n<p>Scegli una categoria documentale e annota le ricerche pi\u00f9 frequenti. Per i contratti, ad esempio: trovare gli accordi di un cliente, quelli seguiti da un responsabile oppure quelli che scadono nel periodo selezionato. Definisci i campi in funzione di questi compiti.<\/p>\n<p>La tabella propone una configurazione iniziale per i contratti. Sono campi di esempio, non informazioni gi\u00e0 predisposte in ogni account Folderit.<\/p>\n<p class=\"table-hint\">Su schermi piccoli, scorri la tabella in orizzontale.<\/p>\n<div class=\"table-wrap\" role=\"region\" tabindex=\"0\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Campo<\/th>\n<th>Tipo<\/th>\n<th>Significato<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Cliente<\/td>\n<td>List o String<\/td>\n<td>Nome concordato; usa un elenco controllato quando \u00e8 pratico.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Tipo di contratto<\/td>\n<td>List<\/td>\n<td>Ad esempio servizi, fornitura o riservatezza.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Responsabile<\/td>\n<td>User<\/td>\n<td>La persona incaricata di seguire il contratto.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Stato<\/td>\n<td>List<\/td>\n<td>Fasi definite: Bozza, In revisione e Firmato.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Data di fine<\/td>\n<td>Date<\/td>\n<td>La scadenza contrattuale, distinta dalla data di caricamento.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Vecchio riferimento<\/td>\n<td>String<\/td>\n<td>L\u2019identificativo conservato dal sistema precedente.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Mantieni il primo modello essenziale. Aggiungi un campo quando \u00e8 chiaro come aiuta una ricerca, una decisione o un processo necessario. Evita di raccogliere dati personali estranei alla gestione di quei documenti.<\/p>\n<h2>Distingui i campi predefiniti da quelli personalizzati<\/h2>\n<p>I sette campi documentali predefiniti sono Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date e Due Date. Document ID viene generato automaticamente. Signed by registra i nomi dei firmatari: inserire un nome in quel campo non equivale a firmare elettronicamente il documento.<\/p>\n<p>I <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/campi-di-metadati-personalizzati-e-modelli-di-cartella\/\">tipi di campi personalizzati (guida in inglese)<\/a> comprendono String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User ed Entity. Per List devi definire le opzioni disponibili. Scegli il tipo prima dell\u2019importazione e verifica date vuote e identificativi con zeri iniziali. Se gli zeri di 00123 devono essere conservati, gestisci il riferimento come testo.<\/p>\n<h2>Crea un modello riutilizzabile per la cartella<\/h2>\n<p>Il modello di cartella aggiunge automaticamente i campi definiti alle nuove risorse comprese nell\u2019ambito configurato.<\/p>\n<ol>\n<li>Apri la cartella e seleziona <strong>Meta<\/strong> nella barra degli strumenti.<\/li>\n<li>Aggiungi un campo esistente o creane uno con nome, descrizione e tipo di dato.<\/li>\n<li>Imposta per ciascun campo <strong>Required<\/strong>, <strong>Recursive<\/strong> e Include per file, cartelle, collegamenti esterni o una combinazione.<\/li>\n<li>Salva e verifica una nuova risorsa inserita nella cartella.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Required richiede un valore durante la modifica dei metadati. Folderit segnala le risorse prive di valori obbligatori, cos\u00ec l\u2019utente pu\u00f2 aprire Modify e completarli. Questo non garantisce che ogni file caricato abbia subito metadati completi e corretti.<\/p>\n<p>Recursive estende il campo alle sottocartelle. Usalo quando tutto il ramo condivide lo stesso modello documentale. Controlla gli effetti prima di applicare le impostazioni a reparti con esigenze diverse.<\/p>\n<h2>Compila i valori e rendili facili da consultare<\/h2>\n<p>Apri un file, una cartella o un collegamento esterno e seleziona <strong>Modify<\/strong> per inserire o aggiornare i valori. Serve il permesso appropriato per modificare la risorsa. Creare e gestire i campi centrali richiede l\u2019autorizzazione di account Manage Metadata.<\/p>\n<p>Mostra le informazioni pi\u00f9 utili nelle <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/configurare-le-viste-delle-cartelle\/\">colonne della cartella (guida in inglese)<\/a>. Potrai individuare valori mancanti e grafie incoerenti senza aprire ogni documento.<\/p>\n<p>La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/ricerca\/\">ricerca avanzata (guida in inglese)<\/a> consente di restringere i risultati con campi personalizzati e altri filtri. Live Search cerca nei nomi e nei metadati mentre scrivi. Deep Search pu\u00f2 cercare anche nei contenuti dei formati supportati tramite OCR e indicizzazione. Il contenuto dei file XLSX non \u00e8 incluso nella ricerca di contenuto OCR.<\/p>\n<p>OCR e metadati rispondono a esigenze diverse. L\u2019OCR pu\u00f2 trovare testo in una scansione; un campo verificato identifica il cliente corretto o la data aziendale pertinente. Prova entrambi su documenti rappresentativi e con i permessi degli utenti coinvolti.<\/p>\n<h2>Collega i campi ai processi quotidiani<\/h2>\n<p>Le date possono sostenere le revisioni e i valori strutturati possono servire report e workflow configurati. Il <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/designer-dei-flussi-di-lavoro\/\">Workflow Designer (guida in inglese)<\/a> pu\u00f2 usare una modifica di metadati come evento e verificare un campo come condizione. Configura e prova l\u2019intera automazione: cambiare lo stato, da solo, non definisce un processo di approvazione.<\/p>\n<p>Per trasferire un archivio, concorda l\u2019associazione tra file e campi prima di importare una tabella di metadati Excel o CSV. La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/blog\/migrazione-documentale-piano-checklist\/\">guida alla migrazione documentale<\/a> descrive le verifiche necessarie.<\/p>\n<h2>Mantieni il modello nel tempo<\/h2>\n<ul>\n<li>Assegna la responsabilit\u00e0 delle definizioni dei campi e delle opzioni degli elenchi.<\/li>\n<li>Spiega i campi ambigui, soprattutto date e stati.<\/li>\n<li>Controlla valori obbligatori mancanti e varianti di scrittura.<\/li>\n<li>Prova le modifiche del modello su un piccolo campione.<\/li>\n<li>Verifica le dipendenze prima di eliminare un campo centrale: la rimozione interessa tutti i suoi utilizzi, compresi modelli e risorse archiviate.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Comincia con una cartella e un insieme rappresentativo di documenti. <a href=\"https:\/\/my.folderit.com\/signup\/\">Prova Folderit<\/a> e chiedi a un collega di trovare il documento giusto usando i campi concordati.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Scegli i campi, crea modelli di cartella e trova i documenti in Folderit. 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