{"id":101600,"date":"2024-10-18T13:12:44","date_gmt":"2024-10-18T10:12:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=101600"},"modified":"2026-11-14T10:45:19","modified_gmt":"2026-11-14T08:45:19","slug":"archiviazione-documentale-cosa-e-come-organizzarla","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/blog\/archiviazione-documentale-cosa-e-come-organizzarla\/","title":{"rendered":"Archiviazione documentale: che cos\u2019\u00e8 e come organizzarla"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}.folderit-priority-guide .folderit-video{position:relative;width:100%;aspect-ratio:16\/9;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide .folderit-video iframe{position:absolute;inset:0;width:100%;height:100%;border:0}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>Quando un cliente chiede una vecchia specifica o un revisore vuole ricostruire una decisione, avere il file da qualche parte non basta. Occorre individuare la versione giusta, comprenderne il contesto e consentire l\u2019accesso alla persona autorizzata. L\u2019archiviazione documentale organizza proprio questo passaggio: dai documenti usati ogni giorno a quelli da mantenere disponibili per esigenze future ben definite.<\/p>\n<p><em>Contenuto verificato l\u201911 novembre 2026 sulla base delle funzionalit\u00e0 attualmente documentate di Folderit. Requisiti e tempi di conservazione vanno stabiliti in base ai documenti e alle norme applicabili all\u2019organizzazione.<\/em><\/p>\n<h2>Che cos\u2019\u00e8 l\u2019archiviazione documentale?<\/h2>\n<p>L\u2019archiviazione documentale \u00e8 la gestione ordinata dei documenti non pi\u00f9 consultati abitualmente, da conservare per una finalit\u00e0 operativa o giuridica. Comprende scelta dei contenuti, durata, responsabilit\u00e0, accessi e modalit\u00e0 di ricerca. Per essere utile deve mantenere anche le informazioni che spiegano origine, versione e relazione con un\u2019attivit\u00e0 o una pratica.<\/p>\n<p>Un documento pu\u00f2 attestare fatti e decisioni quando il lavoro \u00e8 ancora in corso. Il verbale che approva un investimento ne \u00e8 gi\u00e0 una registrazione, anche se il progetto durer\u00e0 altri mesi. La <a href=\"https:\/\/archives.un.org\/en\/content\/understanding-records-management\">guida delle Nazioni Unite alla gestione dei documenti, in inglese<\/a>, inquadra questo rapporto tra registrazioni e attivit\u00e0. La chiusura di un processo pu\u00f2 far scattare l\u2019archiviazione, ma non \u00e8 una condizione universale per l\u2019esistenza di un documento con funzione probatoria.<\/p>\n<p>Un archivio ha uno scopo diverso dal backup. Il backup serve a ripristinare dati dopo un incidente; l\u2019archivio organizza mantenimento e consultazione secondo regole. Una cartella denominata \u201carchivio\u201d non rende automaticamente immutabili i contenuti e non introduce da sola un vincolo giuridico che ne impedisca l\u2019eliminazione.<\/p>\n<h2>Archivio cartaceo, digitale o ibrido<\/h2>\n<p><strong>L\u2019archivio fisico<\/strong> conserva documenti in armadi, locali dedicati o strutture esterne. Pu\u00f2 essere necessario per mantenere determinati originali. Richiede per\u00f2 indicazioni di ubicazione, controllo dei prelievi, restituzioni e accessi, oltre alla protezione da incendio, acqua e smarrimento. Spazio e ricerca manuale incidono sul costo effettivo.<\/p>\n<p><strong>L\u2019archivio digitale<\/strong> comprende documenti scansionati e documenti nati digitali: email, relazioni, contratti elettronici e disegni tecnici. Pu\u00f2 agevolare la ricerca e il lavoro da sedi diverse. I vantaggi dipendono comunque da metadati coerenti, permessi adeguati e capacit\u00e0 di mantenere leggibili i file nel tempo.<\/p>\n<p><strong>Un modello ibrido<\/strong> mantiene parte del materiale su carta e parte in digitale. La scheda elettronica pu\u00f2 indicare dove recuperare l\u2019originale. Prima di distruggere documenti cartacei, occorre verificare tipologia, requisiti applicabili ed eventuali esigenze di conservazione del formato originale. La scansione non comporta equivalenza giuridica generale n\u00e9 autorizza automaticamente lo scarto.<\/p>\n<h2>Come impostare una strategia in sette passaggi<\/h2>\n<h3>1. Censire documenti, utilizzo e responsabilit\u00e0<\/h3>\n<p>Partite da applicazioni, caselle email, cartelle condivise e fascicoli cartacei. Per ogni insieme annotate tipo di documento, responsabile, posizione, frequenza di accesso e requisiti applicabili. Il servizio che produce le informazioni deve chiarirne la finalit\u00e0; informatica e figure competenti in ambito giuridico o protezione dei dati completano il quadro.<\/p>\n<p>Distinguete ci\u00f2 che serve ancora al lavoro corrente, ci\u00f2 che va archiviato e ci\u00f2 che pu\u00f2 essere eliminato attraverso una procedura approvata. Un file aperto raramente non \u00e8 necessariamente da conservare, ma neppure da cancellare. Un campione rappresentativo aiuta a scoprire duplicati, allegati mancanti e responsabilit\u00e0 non assegnate prima di spostare l\u2019intero patrimonio documentale.<\/p>\n<h3>2. Definire un piano di conservazione<\/h3>\n<p>Per ogni categoria stabilite durata, evento iniziale, responsabile e azione prevista alla scadenza. La decorrenza potrebbe dipendere dalla chiusura dell\u2019esercizio o dalla fine del contratto, invece che dalla creazione del file. Occorre indicare chi verifica la data, chi riesamina il fascicolo e chi autorizza l\u2019eventuale eliminazione.<\/p>\n<p>Non esiste una regola universale di sette anni per tutti i documenti finanziari, n\u00e9 un obbligo generale di conservare ogni contratto per sempre. Prevedete eccezioni per controversie, verifiche e questioni ancora aperte. Se si applica il GDPR dell\u2019Unione europea, considerate anche il <a href=\"https:\/\/commission.europa.eu\/law\/law-topic\/data-protection\/information-business-and-organisations\/principles-gdpr_en\">principio di limitazione della conservazione illustrato dalla Commissione europea, in inglese<\/a>. La disponibilit\u00e0 di spazio economico non giustifica una conservazione illimitata dei dati personali. La configurazione tecnica deve seguire il piano approvato.<\/p>\n<h3>3. Scegliere dove conservare e chi gestisce il servizio<\/h3>\n<p>Un sistema locale richiede risorse per infrastruttura, aggiornamenti, backup e ripristino. Una soluzione cloud riduce alcune esigenze di hardware interno, ma va valutata per condizioni contrattuali, posizione dei dati, esportazione e ripartizione delle attivit\u00e0 con il fornitore. Nessuna collocazione garantisce da sola sicurezza e conformit\u00e0.<\/p>\n<p>Nel modello ibrido definite quale versione fa riferimento e chi mantiene il collegamento con il documento fisico. Considerate anche traslochi, cambi di fornitore e migrazioni. L\u2019esportazione dovrebbe comprendere le informazioni necessarie a interpretare le relazioni tra documenti: una raccolta di file separati dai relativi metadati pu\u00f2 risultare difficile da utilizzare.<\/p>\n<h3>4. Digitalizzare e indicizzare con controlli di qualit\u00e0<\/h3>\n<p>Verificate leggibilit\u00e0, numero e ordine delle pagine, allegati, retro dei fogli e annotazioni prima di completare il caricamento. Contare i file prodotti non dimostra che la scansione sia completa. Il PDF\/A pu\u00f2 essere scelto dalla politica interna per determinati impieghi; questo non implica conversione o validazione automatica da parte di Folderit.<\/p>\n<p>Impostate metadati come tipo di documento, ufficio responsabile, riferimento della pratica e data che avvia il periodo di conservazione. I tag aggiungono criteri utili se vengono applicati con coerenza. L\u2019<a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/folderit-dispone-di-ocr\/\">OCR di Folderit<\/a> indicizza il testo dei documenti di testo supportati, dei PDF e delle immagini PNG o JPG per la ricerca nel contenuto completo. Non effettua la scansione e non garantisce modifica del documento acquisito o conversione del formato.<\/p>\n<p>Provate una ricerca concreta: un collega autorizzato deve recuperare una fattura e il relativo allegato conoscendo fornitore, data e riferimento del progetto, senza chiedere a chi aveva creato la cartella.<\/p>\n<h3>5. Assegnare permessi e misure di protezione<\/h3>\n<p>Distribuite gli accessi in base alla funzione e alla risorsa. Consultare un manuale tecnico non richiede gli stessi diritti necessari per lavorare sui fascicoli del personale. Tra i <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/livelli-di-autorizzazione-di-accesso\/\">livelli di autorizzazione di Folderit<\/a>, Previewer consente l\u2019anteprima dei file supportati; Viewer permette lettura e download; Editor comprende ampi diritti operativi, inclusa l\u2019eliminazione. Nel piano Tailor sono disponibili permessi granulari personalizzabili. Verificate la configurazione con un utente di prova.<\/p>\n<p>Gli amministratori possono impostare autenticazione a due fattori, regole sulle password e un elenco di IP o intervalli CIDR autorizzati tramite la <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/impostare-la-politica-di-sicurezza\/\">politica di sicurezza<\/a>. Cifratura e connessioni sicure sono misure distinte, illustrate nella <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/quanto-e-sicuro-folderit\/\">documentazione sulla sicurezza<\/a>. I <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/registri-di-controllo-di-documenti-e-cartelle\/\">registri di controllo<\/a> riportano eventi, date, orari e utenti, oppure l\u2019indirizzo IP per visite tramite link pubblico. Anche l\u2019accesso ai registri dipende dai permessi. La loro presenza non garantisce ammissibilit\u00e0 giuridica in ogni circostanza.<\/p>\n<h3>6. Automatizzare dopo aver verificato regole ed eccezioni<\/h3>\n<p>L\u2019<a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/automazione-del-periodo-di-conservazione\/\">automazione del periodo di conservazione di Folderit<\/a> \u00e8 documentata per i piani Medium e Tailor. L\u2019amministratore configura sulla cartella un periodo attivo. Nelle impostazioni avanzate pu\u00f2 selezionare un campo data dei metadati come punto di partenza. Le azioni previste sono archiviazione in una cartella, spostamento nel cestino o eliminazione definitiva. L\u2019archiviazione pu\u00f2 mantenere la gerarchia delle cartelle; l\u2019applicazione alle sottocartelle \u00e8 facoltativa.<\/p>\n<p>File e cartelle possono avere eccezioni con durata diversa oppure un\u2019impostazione inattiva per una conservazione senza scadenza. Questa possibilit\u00e0 non equivale a un blocco giuridico garantito. Testate documenti campione e controllate le pratiche aperte prima di attivare azioni distruttive. La colonna di fine conservazione e le aree Dashboard e Reports aiutano il monitoraggio. L\u2019automazione non corregge date sbagliate, non classifica autonomamente ogni tipologia e non garantisce recupero istantaneo.<\/p>\n<h3>7. Riesaminare periodicamente l\u2019archivio<\/h3>\n<p>Controllate ricerca, leggibilit\u00e0, permessi e corrispondenza tra file e metadati. Chi sostituisce il responsabile trova la versione corretta? Il riferimento al documento cartaceo conduce ancora alla posizione giusta? Ex collaboratori e fornitori mantengono accessi non pi\u00f9 necessari? Queste prove descrivono l\u2019effettiva utilit\u00e0 dell\u2019archivio meglio del solo numero di file.<\/p>\n<p>Rivedete il piano quando cambiano attivit\u00e0, requisiti o tecnologia. Considerate formati obsoleti, migrazioni e motivi delle eccezioni ancora attive. Registrate risultati, interventi e prossima verifica. L\u2019archiviazione diventa cos\u00ec un processo continuativo, con compiti chiari e controlli ripetibili.<\/p>\n<h2>Dodici gruppi di documenti da valutare<\/h2>\n<p>Le categorie seguenti aiutano a organizzare il censimento. Non implicano che tutto debba essere archiviato o che tempi e accessi siano uguali per ogni documento.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Documenti giuridici:<\/strong> contratti e accordi, registrazioni di conformit\u00e0 e corrispondenza legale. Collegate modifiche e integrazioni all\u2019accordo originario.<\/li>\n<li><strong>Documenti finanziari:<\/strong> fatture, ricevute, bilanci e prospetti, documentazione fiscale e relazioni di revisione. Mantenete il legame con l\u2019operazione e i suoi giustificativi.<\/li>\n<li><strong>Risorse umane:<\/strong> documenti retributivi, valutazioni delle prestazioni, politiche e procedure del personale. Distinguete esigenze di riservatezza e necessit\u00e0 di consultazione.<\/li>\n<li><strong>Corrispondenza:<\/strong> email, lettere e comunicazioni interne che attestano decisioni o impegni. Il contenuto conta pi\u00f9 del mezzo utilizzato.<\/li>\n<li><strong>Relazioni e studi:<\/strong> ricerche, proposte e studi di fattibilit\u00e0. Identificate la versione utilizzata e lo scopo per cui era stata preparata.<\/li>\n<li><strong>Politiche aziendali:<\/strong> procedure, regolamenti e manuali. Le versioni precedenti possono spiegare quali istruzioni fossero applicabili in un dato periodo.<\/li>\n<li><strong>Documentazione clienti:<\/strong> ordini, contratti e riscontri ricevuti. Valutate insieme la finalit\u00e0 commerciale e il trattamento dei dati personali.<\/li>\n<li><strong>Propriet\u00e0 intellettuale:<\/strong> brevetti, marchi, documenti sui diritti d\u2019autore e accordi di licenza. Conservate riferimenti che chiariscano diritti e condizioni pertinenti.<\/li>\n<li><strong>Documenti dell\u2019istruzione:<\/strong> certificazioni degli esami, registrazioni degli studenti e politiche educative. La valutazione dipende dal documento e dall\u2019istituzione competente.<\/li>\n<li><strong>Documenti di progetto:<\/strong> piani, relazioni e verbali delle riunioni. Preservate i collegamenti tra decisioni, responsabili e fasi di lavoro.<\/li>\n<li><strong>Documentazione tecnica:<\/strong> manuali, specifiche, documenti di ingegneria e disegni. Associare la versione all\u2019impianto o al prodotto evita ambiguit\u00e0 successive.<\/li>\n<li><strong>Ambiente e sicurezza:<\/strong> procedure di sicurezza, rapporti sugli incidenti e certificazioni. Conservate il contesto dell\u2019evento e i periodi di validit\u00e0 utili.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Un archivio che serve al lavoro<\/h2>\n<p>Partite da un ambito gestibile, fate approvare le regole e simulate una consultazione futura. Estendete poi il metodo in base ai risultati. Folderit pu\u00f2 supportare ricerca, accessi controllati e azioni di conservazione configurate. Classificazione corretta, motivazione delle durate e gestione delle eccezioni restano responsabilit\u00e0 dell\u2019organizzazione.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/my.folderit.com\/signup\/\">Prova Folderit gratuitamente<\/a><\/p>\n<p>Video in inglese tratto dall\u2019articolo originale:<\/p>\n<div class=\"folderit-video\"><iframe allowfullscreen=\"\" height=\"315\" loading=\"lazy\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/mLHLuybkYLw\" title=\"Dimostrazione di Folderit (in inglese)\" width=\"560\"><\/iframe><\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>L\u2019archiviazione documentale richiede criteri di conservazione, accessi adeguati e documenti comprensibili nel tempo. 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