{"id":76907,"date":"2026-08-12T16:25:49","date_gmt":"2026-08-12T13:25:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=76907"},"modified":"2026-11-02T02:46:06","modified_gmt":"2026-11-02T00:46:06","slug":"classificazione-dei-documenti","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/","title":{"rendered":"Classificazione dei documenti"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>La classificazione documentale<\/strong> organizza i documenti in categorie definite per contenuto, sensibilit\u00e0 o funzione aziendale. Determina chi accede, quanto conservare e quali controlli applicare lungo il <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/gestione-del-ciclo-di-vita-dei-documenti\/\">ciclo di vita<\/a>, costituendo la base della governance e della conformit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La classificazione assegna categorie secondo contenuto, sensibilit\u00e0 o ruolo nell\u2019azienda. Ogni controllo successivo, dai <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/che-cosa-sono-i-permessi-di-accesso\/\">permessi di accesso<\/a> alle regole di conservazione fino alle <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/che-cose-una-traccia-di-audit\/\">prove di audit<\/a>, dipende dall\u2019identificazione iniziale del tipo di documento.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Un contratto, una procedura qualit\u00e0, un fascicolo del personale e una brochure hanno rischi e obblighi differenti. La classificazione li rende espliciti e applicabili, non affidati al giudizio individuale.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-what-are-the-main-types-of-document-classification\" class=\"wp-block-heading\">Quali sono i tipi principali?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Le organizzazioni classificano su pi\u00f9 dimensioni, spesso combinate:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th>Dimensione<\/th><th>Cosa comprende<\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td><strong>Funzione aziendale<\/strong><\/td><td>Contratti, fatture, personale, procedure qualit\u00e0, politiche e risultati di progetto. Di solito corrisponde a reparti o processi.<\/td><\/tr><tr><td><strong>Sensibilit\u00e0<\/strong><\/td><td>Pubblico, interno, riservato, limitato. Un requisito esplicito negli ambienti <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/document-management-system-with-iso-27001\/\">ISO 27001<\/a>, allegato A 5.12, revisione 2022.<\/td><\/tr><tr><td><strong>Stato del ciclo di vita<\/strong><\/td><td>Bozza, in revisione, approvato, pubblicato, sostituito, archiviato. Sostiene la <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/blog\/controllo-documentale-iso-9001-pmi\/\">gestione dei documenti controllati<\/a> nei sistemi qualit\u00e0 ISO 9001.<\/td><\/tr><tr><td><strong>Categoria di conservazione<\/strong><\/td><td>Raggruppa secondo durata e momento dell\u2019eliminazione, dettati da <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/conformita-documentale-al-gdpr\/\">GDPR<\/a>, norme fiscali, diritto del lavoro o settore.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Varia anche il metodo:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Classificazione manuale<\/strong> Le persone assegnano categorie al deposito. Funziona su piccola scala, ma perde coerenza con la crescita.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Classificazione basata su regole<\/strong> Applica automaticamente categorie per propriet\u00e0, fonte o posizione. Per esempio, ogni caricamento nella cartella contratti eredita \u00abriservato, conservazione 7 anni\u00bb.<\/li>\n\n\n\n<li><strong><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/blog\/metadati-gestione-documentale-campi-modelli\/\">La classificazione basata sui metadati<\/a>dei documenti<\/strong> associa campi strutturati \u2014 tipo, responsabile, riesame e sensibilit\u00e0 \u2014 rendendo la classificazione ricercabile e rendicontabile, anzich\u00e9 dipendente dalla cartella.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In un <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/che-cose-un-sistema-dms\/\">sistema di gestione documentale<\/a> come Folderit, gli approcci si combinano: i campi acquisiscono la classificazione, i permessi di cartella e le <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/best-practices-for-document-retention-in-a-document-management-system\/\">politiche di conservazione<\/a> la applicano, la ricerca trova per tipo, responsabile o stato senza indovinare nomi e percorsi.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-why-does-document-classification-matter-for-compliance-teams\" class=\"wp-block-heading\">Perch\u00e9 conta per i team conformit\u00e0?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Gli auditor non chiedono solo se esistono documenti, ma se sono controllati: impossibile senza classificazione. ISO 9001 vuole prove di procedure approvate, non bozze superate. ISO 27001 vuole informazioni riservate con <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/what-is-role-based-access-control-rbac\/\">controlli di accesso<\/a> pi\u00f9 rigorosi di quelle interne. Il GDPR verifica conservazione non eccessiva, che richiede sapere quali documenti contengono dati personali.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Un archivio non classificato fallisce in modi prevedibili: 40.000 file senza sapere quali siano controllati, personali o da eliminare tre anni prima. Arrivano audit o richiesta d\u2019accesso e il team ricostruisce manualmente; le lacune diventano non conformit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La classificazione rende pratico anche l\u2019<a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/granular-access-management-custom-permission-levels-explained\/\">accesso con privilegio minimo<\/a>. Invece di permessi file per file, si lavora per categoria: personale alle risorse umane, contratti ai legali e responsabili, politiche pubblicate a tutti. Anche il recupero accelera: tipo, responsabile o stato sostituiscono l\u2019indovinare percorsi. La classificazione svolge il lavoro; permessi e reperibilit\u00e0 ne derivano.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-how-do-you-implement-document-classification-in-practice\" class=\"wp-block-heading\">Come attuarla in pratica?<\/h2>\n\n\n\n<h3 id=\"h-1-design-a-scheme-small-enough-to-be-used\" class=\"wp-block-heading\">1. Progettate uno schema abbastanza semplice da usare.<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Tre-cinque livelli di sensibilit\u00e0 e tipi gestibili superano una tassonomia elaborata ignorata dal personale. Ogni categoria deve avere responsabile, accessi e <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/sospensione-della-cancellazione-dei-documenti\/\">periodo di conservazione<\/a>: senza controlli associati \u00e8 soltanto un\u2019etichetta.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-2-map-the-scheme-onto-your-document-management-system\" class=\"wp-block-heading\">2. Traducete lo schema nel DMS.<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Create <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/campi-di-metadati-personalizzati\/\">campi di metadati<\/a> per tipo, sensibilit\u00e0 e riesame. Allineate cartelle e gruppi affinch\u00e9 il deposito erediti i controlli. Legate la conservazione alle categorie, non ai singoli file, togliendo decisioni di eliminazione dal lavoro quotidiano.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-3-classify-at-the-point-of-entry-not-retrospectively\" class=\"wp-block-heading\">3. Classificate all\u2019ingresso, non dopo.<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Richiedere tipo e responsabile al caricamento richiede secondi; classificare arretrati richiede mesi. Per i vecchi archivi date priorit\u00e0 a contratti, personale e procedure controllate, secondo l\u2019esposizione tipica.<\/p>\n\n\n\n<h3 id=\"h-4-review-the-scheme-annually\" class=\"wp-block-heading\">4. Riesaminate annualmente.<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Le categorie cambiano con l\u2019azienda e uno schema non rivisto diventa una finzione. Una breve verifica annuale dei flussi reali lo mantiene fedele.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/\">Folderit<\/a> il processo corrisponde direttamente a <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/campi-di-metadati-personalizzati\/\">campi di metadati personalizzati<\/a>, gruppi di accesso a livello cartella e <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/knowledge-base\/automazione-del-periodo-di-conservazione\/\">automazione delle politiche di conservazione<\/a>, cos\u00ec lo schema viene applicato dal sistema, non dalla disciplina individuale.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Scopri come classificare i documenti con categorie, metadati e regole di accesso per trovare le informazioni e gestirne la conservazione.<\/p>\n","protected":false},"author":29,"featured_media":0,"parent":76825,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"class_list":["post-76907","page","type-page","status-publish","hentry"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.7.1 (Yoast SEO v25.7) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Classificazione dei documenti | Folderit<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Scopri come classificare i documenti con categorie, metadati e regole di accesso per trovare le informazioni e gestirne la conservazione.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"it_IT\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Classificazione dei documenti | Folderit\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Scopri come classificare i documenti con categorie, metadati e regole di accesso per trovare le informazioni e gestirne la conservazione.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Document Management System Folderit\" \/>\n<meta property=\"article:publisher\" content=\"https:\/\/www.facebook.com\/folderit\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2026-11-02T00:46:06+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Folderit-EDMS.png\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"1200\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"628\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/png\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:title\" content=\"Classificazione dei documenti | Folderit\" \/>\n<meta name=\"twitter:description\" content=\"Scopri come classificare i documenti con categorie, metadati e regole di accesso per trovare le informazioni e gestirne la conservazione.\" \/>\n<meta name=\"twitter:site\" content=\"@FolderitDMS\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Est. reading time\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"3 minutes\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"WebPage\",\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/\",\"url\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/\",\"name\":\"Classificazione dei documenti | Folderit\",\"isPartOf\":{\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/#website\"},\"datePublished\":\"2026-08-12T13:25:49+00:00\",\"dateModified\":\"2026-11-02T00:46:06+00:00\",\"description\":\"Scopri come classificare i documenti con categorie, metadati e regole di accesso per trovare le informazioni e gestirne la conservazione.\",\"breadcrumb\":{\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/#breadcrumb\"},\"inLanguage\":\"it\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"ReadAction\",\"target\":[\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/\"]}]},{\"@type\":\"BreadcrumbList\",\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/#breadcrumb\",\"itemListElement\":[{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":1,\"name\":\"Home\",\"item\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/cloud-dms\/\"},{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":2,\"name\":\"Glossario della gestione documentale\",\"item\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/\"},{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":3,\"name\":\"Classificazione dei documenti\"}]},{\"@type\":\"WebSite\",\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/#website\",\"url\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/\",\"name\":\"Document Management System Folderit\",\"description\":\"Simple Cloud Document Management System Software\",\"publisher\":{\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/#organization\"},\"potentialAction\":[{\"@type\":\"SearchAction\",\"target\":{\"@type\":\"EntryPoint\",\"urlTemplate\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/?s={search_term_string}\"},\"query-input\":{\"@type\":\"PropertyValueSpecification\",\"valueRequired\":true,\"valueName\":\"search_term_string\"}}],\"inLanguage\":\"it\"},{\"@type\":\"Organization\",\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/#organization\",\"name\":\"Folderit Ltd\",\"url\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/\",\"logo\":{\"@type\":\"ImageObject\",\"inLanguage\":\"it\",\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/#\/schema\/logo\/image\/\",\"url\":\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/02\/folderit-document-management-logo.jpg\",\"contentUrl\":\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/02\/folderit-document-management-logo.jpg\",\"width\":300,\"height\":300,\"caption\":\"Folderit Ltd\"},\"image\":{\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/#\/schema\/logo\/image\/\"},\"sameAs\":[\"https:\/\/www.facebook.com\/folderit\",\"https:\/\/x.com\/FolderitDMS\",\"https:\/\/www.linkedin.com\/company\/folderit-document-management-system\/\",\"https:\/\/www.youtube.com\/@Folderit_com\"]}]}<\/script>\n<!-- \/ Yoast SEO Premium plugin. -->","yoast_head_json":{"title":"Classificazione dei documenti | Folderit","description":"Scopri come classificare i documenti con categorie, metadati e regole di accesso per trovare le informazioni e gestirne la conservazione.","robots":{"index":"index","follow":"follow","max-snippet":"max-snippet:-1","max-image-preview":"max-image-preview:large","max-video-preview":"max-video-preview:-1"},"canonical":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/","og_locale":"it_IT","og_type":"article","og_title":"Classificazione dei documenti | Folderit","og_description":"Scopri come classificare i documenti con categorie, metadati e regole di accesso per trovare le informazioni e gestirne la conservazione.","og_url":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/","og_site_name":"Document Management System Folderit","article_publisher":"https:\/\/www.facebook.com\/folderit","article_modified_time":"2026-11-02T00:46:06+00:00","og_image":[{"width":1200,"height":628,"url":"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Folderit-EDMS.png","type":"image\/png"}],"twitter_card":"summary_large_image","twitter_title":"Classificazione dei documenti | Folderit","twitter_description":"Scopri come classificare i documenti con categorie, metadati e regole di accesso per trovare le informazioni e gestirne la conservazione.","twitter_site":"@FolderitDMS","twitter_misc":{"Est. reading time":"3 minutes"},"schema":{"@context":"https:\/\/schema.org","@graph":[{"@type":"WebPage","@id":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/","url":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/","name":"Classificazione dei documenti | Folderit","isPartOf":{"@id":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/#website"},"datePublished":"2026-08-12T13:25:49+00:00","dateModified":"2026-11-02T00:46:06+00:00","description":"Scopri come classificare i documenti con categorie, metadati e regole di accesso per trovare le informazioni e gestirne la conservazione.","breadcrumb":{"@id":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/#breadcrumb"},"inLanguage":"it","potentialAction":[{"@type":"ReadAction","target":["https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/"]}]},{"@type":"BreadcrumbList","@id":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/classificazione-dei-documenti\/#breadcrumb","itemListElement":[{"@type":"ListItem","position":1,"name":"Home","item":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/cloud-dms\/"},{"@type":"ListItem","position":2,"name":"Glossario della gestione documentale","item":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/"},{"@type":"ListItem","position":3,"name":"Classificazione dei documenti"}]},{"@type":"WebSite","@id":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/#website","url":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/","name":"Document Management System Folderit","description":"Simple Cloud Document Management System Software","publisher":{"@id":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/#organization"},"potentialAction":[{"@type":"SearchAction","target":{"@type":"EntryPoint","urlTemplate":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/?s={search_term_string}"},"query-input":{"@type":"PropertyValueSpecification","valueRequired":true,"valueName":"search_term_string"}}],"inLanguage":"it"},{"@type":"Organization","@id":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/#organization","name":"Folderit Ltd","url":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/","logo":{"@type":"ImageObject","inLanguage":"it","@id":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/#\/schema\/logo\/image\/","url":"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/02\/folderit-document-management-logo.jpg","contentUrl":"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/02\/folderit-document-management-logo.jpg","width":300,"height":300,"caption":"Folderit Ltd"},"image":{"@id":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/#\/schema\/logo\/image\/"},"sameAs":["https:\/\/www.facebook.com\/folderit","https:\/\/x.com\/FolderitDMS","https:\/\/www.linkedin.com\/company\/folderit-document-management-system\/","https:\/\/www.youtube.com\/@Folderit_com"]}]}},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/76907","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/users\/29"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=76907"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/76907\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":78158,"href":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/76907\/revisions\/78158"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/76825"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=76907"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}