{"id":76893,"date":"2026-03-12T14:53:25","date_gmt":"2026-03-12T12:53:25","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=76893"},"modified":"2026-11-02T02:45:44","modified_gmt":"2026-11-02T00:45:44","slug":"che-cose-docuware","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/che-cose-docuware\/","title":{"rendered":"Che cos\u2019\u00e8 DocuWare?"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare \u00e8 un completo <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/che-cose-un-sistema-dms\/\">sistema elettronico di gestione documentale (DMS)<\/a> e piattaforma di automazione per digitalizzare e gestire informazioni aziendali. Offre robuste integrazioni per finanza, risorse umane, vendite e altre industrie. \u00c8 un archivio centrale per acquisire, conservare, indicizzare e recuperare in sicurezza. Oltre alla conservazione, automatizza processi come approvazione fatture e inserimento dipendenti.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Disponibile come SaaS cloud e installazione locale, DocuWare converte documenti fisici in digitale per un ambiente senza carta. Assicura integrit\u00e0, sostiene la conformit\u00e0 e collega team separati con condivisione sicura.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-docuware-s-key-components\"><strong>Componenti principali di DocuWare<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La piattaforma comprende moduli integrati che insieme offrono un software completo:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Archivi:<\/strong> Depositi digitali centrali per documenti ordinati, indicizzati e protetti.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Workflow Manager:<\/strong> Un editor grafico crea flussi complessi trascinando elementi in un diagramma, senza programmazione.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Indicizzazione intelligente:<\/strong> Servizio AI che classifica automaticamente ed estrae metadati per compilare i campi indice.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/che-cose-un-modulo-elettronico\/\"><strong>Moduli elettronici:<\/strong><\/a> Moduli web raccolgono informazioni per avviare flussi digitali senza documento fisico.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>App mobile:<\/strong> Applicazione nativa per aggiornamenti, approvazione richieste e tempestivo completamento delle attivit\u00e0 da remoto.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-how-docuware-works\"><strong>Come funziona DocuWare<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Comprendere l\u2019architettura aiuta a pianificare l\u2019implementazione. La logica \u00e8 \u00abAcquisire, conservare, gestire e automatizzare\u00bb.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/gestione-del-ciclo-di-vita-dei-documenti\/\"><strong>Gestione del ciclo di vita:<\/strong><\/a><strong> <\/strong>Dall\u2019acquisizione a condivisione, revisione, approvazione, archivio e smaltimento finale. Centralizza email, carta e moduli web, estrae dati chiave e li conserva strutturati per trovare file e completare subito i compiti.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Elaborazione intelligente dei documenti (IDP): <\/strong>AI e automazione migliorano acquisizione, comprensione e gestione per flussi rapidi e precisi. L\u2019estensione estrae dati complessi non strutturati, anche da pagine manoscritte o deteriorate, classificandoli in background per continuit\u00e0 operativa.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Attivit\u00e0 e notifiche: <\/strong>L\u2019automazione impedisce incarichi mancati. Le attivit\u00e0 sono in elenchi aggiornati come \u00abRivedere nuovi contratti\u00bb o \u00abApprovare documenti HR\u00bb. I documenti entrano ed escono secondo criteri e le email richiamano l\u2019attenzione.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-docuware-s-core-features-and-capabilities\"><strong>Quali sono le funzioni fondamentali?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare offre strumenti per <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/gestione-del-ciclo-di-vita-dei-documenti\/\">gestire l\u2019intero ciclo documentale<\/a>. Dopo l\u2019implementazione ottimizza i flussi e li integra con i processi esistenti per massima efficienza.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Funzioni e capacit\u00e0 principali:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Indicizzazione intelligente:<\/strong> AI e OCR \u00ableggono\u00bb i documenti, identificano fornitore, data, totale e altri campi chiave, convertendoli in termini indice strutturati.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Elaborazione automatica:<\/strong> Divide scansioni in batch in file singoli e li invia al vassoio digitale corretto. Elimina inserimento manuale e li archivia bene dall\u2019inizio.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Gestione attivit\u00e0:<\/strong> Se una fattura o altro documento necessita attenzione, assegna il compito al responsabile.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Trigger e regole:<\/strong> Eventi come conservazione o cambiamento di stato avviano i workflow. Una fattura sopra soglia pu\u00f2 andare automaticamente a un dirigente per revisione.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Integrazioni ERP e CRM:<\/strong> Collegamenti a SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce e QuickBooks.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Integrazione email:<\/strong> Conservazione diretta di messaggi e allegati Outlook o Gmail nell\u2019archivio senza lasciare il client.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Hardware:<\/strong> Compatibilit\u00e0 con quasi ogni scanner o stampante multifunzione per acquisire carta.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Ricerca a testo completo:<\/strong> Qualsiasi parola nel contenuto.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Campi indice:<\/strong> Filtri per metadati come \u00abData\u00bb, \u00abID cliente\u00bb o \u00abTipo documento\u00bb.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Viste cartella:<\/strong> Navigazione tradizionale che rispecchia i dati indice.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-docuware-s-security-features\"><strong>Quali sono le funzioni di sicurezza?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare fornisce sicurezza aziendale per proteggere dati sensibili e assistere la conformit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Crittografia:<\/strong> Tutti i documenti sono conservati con AES-256, standard governativo statunitense per dati sicuri. Le comunicazioni client-server sono HTTPS\/TLS.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/che-cosa-sono-i-permessi-di-accesso\/\"><strong>Permessi di accesso:<\/strong><\/a> Gli amministratori definiscono lettura, modifica, esportazione ed eliminazione secondo ruoli o gruppi.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/che-cose-una-traccia-di-audit\/\"><strong>Tracce di audit:<\/strong> <\/a>Ogni azione produce una storia trasparente di accessi e modifiche, essenziale per l\u2019audit.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Politiche di conservazione:<\/strong> Le regole mantengono i documenti per periodi obbligatori, ad esempio 7 anni per dati fiscali, poi li eliminano automaticamente. Aiuta a soddisfare <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/conformita-documentale-al-gdpr\/\">GDPR<\/a>, HIPAA e SOC 2.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-docuware-s-deployment-models\"><strong>Quali modelli di distribuzione?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Opzioni flessibili di hosting rispondono a diverse strategie IT.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>DocuWare Cloud: <\/strong>SaaS su Microsoft Azure con scalabilit\u00e0, aggiornamenti automatici e nessuna manutenzione server per il cliente. Ideale per implementazioni rapide senza hardware interno.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>On-premises: <\/strong>Chi richiede controllo diretto installa sui propri server. Le funzioni sono le stesse del cloud, ma backup e manutenzione spettano all\u2019IT interno.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-common-docuware-use-cases\"><strong>Casi d\u2019uso comuni<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Pur indipendente dal settore, DocuWare modernizza spesso reparti specifici. La gestione semplificata migliora processi, efficienza e soddisfazione dei dipendenti.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Contabilit\u00e0 fornitori:<\/strong> Automatizza fatture, confronto a tre vie e approvazione per pagamenti rapidi, meno errori e costi di elaborazione manuale.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Risorse umane:<\/strong> Gestisce registrazioni del personale, checklist d\u2019inserimento e fascicoli sensibili sicuri.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Vendite e <\/strong><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/software-di-gestione-dei-contratti-folderit\/\"><strong>gestione contrattuale:<\/strong><\/a> Centralizza contratti, automatizza promemoria di rinnovo e permette monitoraggio in tempo reale di modifiche e approvazioni.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Conformit\u00e0 e conservazione:<\/strong> Applica automaticamente un <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/sospensione-della-cancellazione-dei-documenti\/\">blocco della conservazione <\/a>secondo politiche e metadati. Determina deposito, segnalazione per eliminazione e chi avvisare prima di agire.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>A chi \u00e8 destinato DocuWare?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare \u00e8 un <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/it\/glossario-della-gestione-documentale\/che-cose-un-sistema-dms\/\">software di gestione documentale<\/a> scalabile per PMI e grandi imprese. La versatilit\u00e0 risponde a esigenze e sfide di diversi settori.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Sanit\u00e0: <\/strong>Gestisce cartelle cliniche con conformit\u00e0 HIPAA. L\u2019accesso rapido e sicuro alle informazioni essenziali migliora cura ed esperienza sanitaria.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Finanza: <\/strong>Le istituzioni ottimizzano fatture e preparazione degli audit, proteggendo dati finanziari sensibili secondo gli standard del settore.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Istruzione: <\/strong>Gestisce efficientemente registrazioni degli studenti, amministrazione e comunicazioni tra reparti, studenti e genitori.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Produzione: <\/strong>Gestisce ordini, inventari e documenti di conformit\u00e0 per operazioni regolari, requisiti normativi ed esigenze dei clienti.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Che cos\u2019\u00e8 DocuWare? 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