{"id":99291,"date":"2026-11-09T11:13:04","date_gmt":"2026-11-09T09:13:04","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=99291"},"modified":"2026-11-09T11:13:05","modified_gmt":"2026-11-09T09:13:05","slug":"demande-derogation-temporaire-politique-interne","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/blog\/demande-derogation-temporaire-politique-interne\/","title":{"rendered":"Demandes de d\u00e9rogation temporaire dans Folderit"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-policy-guide h2{font-size:1.5em;line-height:1.3;margin:1.7em 0 .6em}.folderit-policy-guide .wp-block-table{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.4em 0}.folderit-policy-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;table-layout:fixed}.folderit-policy-guide th,.folderit-policy-guide td{padding:12px;border:1px solid #dedede;text-align:left;vertical-align:top;overflow-wrap:anywhere}.folderit-policy-guide th{background:#fff8e8}.folderit-policy-guide li{margin-bottom:.65em}@media(max-width:600px){.folderit-policy-guide th,.folderit-policy-guide td{font-size:15px;padding:8px}.folderit-policy-guide h2{font-size:1.35em}}<\/style>\n<div class=\"folderit-policy-guide\">\n<p>Une d\u00e9rogation temporaire \u00e0 une r\u00e8gle de l\u2019entreprise doit avoir des limites claires : quelle exigence est concern\u00e9e, qui accepte le dispositif propos\u00e9, quand il prend fin et quelles preuves permettront de le cl\u00f4turer. Un courriel disant \u00ab d\u2019accord pour le moment \u00bb r\u00e9pond rarement \u00e0 ces quatre questions.<\/p>\n<p>Un formulaire de demande de d\u00e9rogation \u00e0 une politique rassemble ces informations. Dans Folderit, un eForm peut contenir la demande, une t\u00e2che de remplissage des champs recueillir l\u2019\u00e9valuation du responsable de la politique, un workflow d\u2019approbation enregistrer la d\u00e9cision, et des rappels fond\u00e9s sur des dates ramener une d\u00e9rogation en cours \u00e0 l\u2019ordre du jour. L\u2019organisation reste charg\u00e9e de d\u00e9cider si la d\u00e9rogation est admissible et d\u2019appliquer les mesures de ma\u00eetrise convenues.<\/p>\n<p>La configuration ci-dessous est un exemple de travail hypoth\u00e9tique fond\u00e9 sur la documentation actuelle de Folderit ; l\u2019ensemble du workflow n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 test\u00e9 dans un compte r\u00e9el. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/prix\/\">L\u2019offre Tailor comprend eForms et le concepteur de workflows<\/a> ; v\u00e9rifiez les fonctionnalit\u00e9s de votre compte avant de mettre le processus en place.<\/p>\n<h2>D\u00e9finir une d\u00e9rogation avec une \u00e9ch\u00e9ance pr\u00e9cise<\/h2>\n<p>Utilisez un enregistrement pour une exigence de politique, un p\u00e9rim\u00e8tre d\u00e9limit\u00e9 et une p\u00e9riode propos\u00e9e. Indiquez le nom de la politique, sa version ou sa date d\u2019entr\u00e9e en vigueur, puis la section concern\u00e9e. \u00ab Autoriser une proc\u00e9dure de r\u00e9ception diff\u00e9rente pour les bons de livraison du bureau Nord jusqu\u2019au 30 novembre \u00bb est plus utile que \u00ab exemption op\u00e9rationnelle temporaire \u00bb.<\/p>\n<p>Conservez la politique de r\u00e9f\u00e9rence dans sa biblioth\u00e8que documentaire contr\u00f4l\u00e9e habituelle. Utilisez l\u2019enregistrement de d\u00e9rogation pour expliquer l\u2019\u00e9cart limit\u00e9 et ajoutez, si n\u00e9cessaire, un lien vers le document de politique en tant qu\u2019\u00e9l\u00e9ment associ\u00e9. Cet enregistrement ne modifie pas la politique pour les autres personnes. La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/gestion-politiques\/\">pr\u00e9sentation de la gestion des politiques dans Folderit<\/a> explique le travail distinct de r\u00e9daction, d\u2019approbation et de diffusion de la politique elle-m\u00eame.<\/p>\n<p>Avant de concevoir le workflow, d\u00e9terminez qui est habilit\u00e9 \u00e0 accorder ce type de d\u00e9rogation. Une approbation interne ne dispense pas du respect d\u2019une loi, d\u2019une obligation contractuelle ou d\u2019une exigence qui d\u00e9passe les pouvoirs de cette personne. Soumettez ces questions au sp\u00e9cialiste comp\u00e9tent avant de demander une d\u00e9cision.<\/p>\n<h2>Pr\u00e9voir une partie demande et une \u00e9valuation ult\u00e9rieure<\/h2>\n<p>Cr\u00e9ez un mod\u00e8le <strong>Demande de d\u00e9rogation \u00e0 une politique<\/strong> dans <strong>Outils d\u2019administration \u2192 Mod\u00e8les de formulaires<\/strong>. Le <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/formulaires-electroniques-et-modeles-de-formulaires\/\">guide eForms<\/a> d\u00e9crit les types de champs pris en charge et la cr\u00e9ation des enregistrements. Commencez par les champs suivants :<\/p>\n<figure class=\"wp-block-table\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Champ et type<\/th>\n<th>Informations \u00e0 renseigner<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>R\u00e9f\u00e9rence \u2014 Texte<\/td>\n<td>Une r\u00e9f\u00e9rence convenue, comme EX-026. Saisissez-la manuellement, sauf si une num\u00e9rotation a \u00e9t\u00e9 configur\u00e9e s\u00e9par\u00e9ment.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>R\u00e9f\u00e9rence de la politique \u2014 Texte<\/td>\n<td>Le titre, la version ou la date d\u2019entr\u00e9e en vigueur et la section n\u00e9cessitant une d\u00e9rogation.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>\u00c9cart demand\u00e9 et p\u00e9rim\u00e8tre \u2014 Zone de texte<\/td>\n<td>Ce qui changerait, les personnes ou sites concern\u00e9s et les exclusions explicites.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Motif et solutions alternatives \u2014 Zone de texte<\/td>\n<td>Le besoin op\u00e9rationnel et les raisons pour lesquelles une solution conforme n\u2019est pas r\u00e9alisable actuellement.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>D\u00e9but et fin demand\u00e9s \u2014 deux champs Date<\/td>\n<td>La p\u00e9riode propos\u00e9e. La personne qui examine la demande v\u00e9rifie l\u2019ordre des dates et toute heure limite pr\u00e9cise.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Responsable de l\u2019enregistrement \u2014 Utilisateur<\/td>\n<td>La personne interne charg\u00e9e du suivi ; il ne s\u2019agit pas d\u2019un approbateur s\u00e9lectionn\u00e9 automatiquement.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Risques et mesures de ma\u00eetrise \u2014 Zone de texte<\/td>\n<td>Ce qui pourrait mal se passer, le contr\u00f4le propos\u00e9, son responsable, sa fr\u00e9quence et les preuves attendues.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Pi\u00e8ces justificatives \u2014 Fichier, facultatif<\/td>\n<td>Les \u00e9l\u00e9ments pertinents dont les personnes charg\u00e9es de l\u2019examen ont besoin pour \u00e9valuer la demande.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/figure>\n<p>Rendez obligatoires les informations de la demande n\u00e9cessaires \u00e0 son \u00e9valuation. Ajoutez des champs facultatifs \u00e0 remplir ensuite : <strong>P\u00e9rim\u00e8tre et conditions autoris\u00e9s<\/strong> (Zone de texte), <strong>D\u00e9but convenu<\/strong>, <strong>Fin convenue<\/strong> et <strong>Date de r\u00e9examen<\/strong> (Date), ainsi que <strong>Preuves de cl\u00f4ture<\/strong> (Zone de texte). Laissez-les facultatifs \u00e0 la cr\u00e9ation : le demandeur ne peut pas fournir une d\u00e9cision future ou les preuves d\u2019une cl\u00f4ture qui n\u2019a pas encore eu lieu.<\/p>\n<p>Ajoutez un champ Liste de s\u00e9lection <strong>\u00c9tat de l\u2019enregistrement<\/strong> tenu \u00e0 jour manuellement, par exemple En attente d\u2019\u00e9valuation, En attente de d\u00e9cision, En vigueur, Refus\u00e9 et Cl\u00f4tur\u00e9. Il aide le coordinateur \u00e0 organiser le suivi. La d\u00e9cision d\u2019approbation reste consign\u00e9e dans le workflow ; s\u00e9lectionner En vigueur est une action humaine distincte, r\u00e9alis\u00e9e apr\u00e8s v\u00e9rification de la d\u00e9cision et des \u00e9ventuels pr\u00e9requis.<\/p>\n<h2>Recueillir l\u2019\u00e9valuation avant l\u2019approbation<\/h2>\n<p>Demandez au responsable de la politique d\u2019examiner le p\u00e9rim\u00e8tre, les solutions alternatives et les mesures propos\u00e9es. Pour un exemple en s\u00e9curit\u00e9 de l\u2019information, le <a href=\"https:\/\/cybersecurity.yale.edu\/support\/request-exception\">processus de d\u00e9rogation publi\u00e9 par Yale (r\u00e9f\u00e9rence en anglais)<\/a> distingue l\u2019\u00e9valuation des risques par l\u2019\u00e9quipe de s\u00e9curit\u00e9 de l\u2019acceptation du risque r\u00e9siduel par la direction. C\u2019est la d\u00e9marche d\u2019une organisation, pas une r\u00e8gle universelle d\u2019approbation ; d\u00e9finissez les responsabilit\u00e9s correspondantes pour votre propre politique.<\/p>\n<p>Une <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/flux-de-travail-de-remplissage-des-champs\/\">t\u00e2che de remplissage des champs<\/a> peut permettre au responsable de compl\u00e9ter l\u2019\u00e9valuation dans l\u2019enregistrement de formulaire existant. Configurez les champs visibles du destinataire pour inclure la demande initiale et les champs d\u2019\u00e9valuation. Dans Champs modifiables, s\u00e9lectionnez uniquement les champs d\u2019\u00e9valuation et assurez-vous qu\u2019ils sont \u00e9galement visibles. Les r\u00e9glages des champs propres \u00e0 la t\u00e2che ne remplacent pas les autorisations de partage de l\u2019enregistrement.<\/p>\n<p>Transmettez ensuite l\u2019enregistrement compl\u00e9t\u00e9 \u00e0 la personne habilit\u00e9e \u00e0 d\u00e9cider. Un workflow personnalis\u00e9 s\u00e9quentiel peut placer le remplissage des champs avant l\u2019approbation ; utilisez les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/configurer-les-flux-de-travail-dapprobation\/\">param\u00e8tres d\u2019approbation document\u00e9s<\/a> pour d\u00e9finir les destinataires et les r\u00e8gles d\u2019acceptation. Choisissez les v\u00e9ritables destinataires lors de la configuration. Un nom dans le champ Utilisateur Responsable de l\u2019enregistrement ne dirige pas automatiquement une approbation vers cette personne.<\/p>\n<p>Formulez une d\u00e9cision pr\u00e9cise : \u00ab Approuver le p\u00e9rim\u00e8tre autoris\u00e9, les conditions et les dates convenues consign\u00e9s dans cette demande. \u00bb Si des informations manquent, obtenez des pr\u00e9cisions avant la d\u00e9cision finale. Configurez et testez les parcours sans issue favorable pour qu\u2019un refus ou une \u00e9valuation incompl\u00e8te ne puissent pas \u00eatre consid\u00e9r\u00e9s comme une autorisation de poursuivre. Si le p\u00e9rim\u00e8tre ou les dates convenus changent ensuite, obtenez une nouvelle d\u00e9cision au lieu de vous appuyer sur l\u2019accord ant\u00e9rieur.<\/p>\n<h2>Rendre les contr\u00f4les v\u00e9rifiables : un retard de r\u00e9ception<\/h2>\n<p><strong>Exemple hypoth\u00e9tique :<\/strong> le scanner d\u2019un bureau est en panne. La proc\u00e9dure interne exige que les bons de livraison parviennent \u00e0 la file centrale de r\u00e9ception le jour ouvr\u00e9 m\u00eame. L\u2019\u00e9quipe des op\u00e9rations demande \u00e0 utiliser un registre papier contr\u00f4l\u00e9 pendant cinq jours ouvr\u00e9s, en attendant un appareil de remplacement.<\/p>\n<p>La demande concerne un seul bureau et un seul type de document. Elle exclut les factures et les documents soumis \u00e0 une \u00e9ch\u00e9ance externe. La mesure propos\u00e9e charge le coordinateur du bureau de num\u00e9roter chaque entr\u00e9e, de conserver les originaux en s\u00e9curit\u00e9 et de rapprocher chaque apr\u00e8s-midi le registre papier de la file de r\u00e9ception. Le responsable de la politique v\u00e9rifie si le dispositif est acceptable et consigne les \u00e9ventuelles conditions plus strictes avant l\u2019approbation.<\/p>\n<p>Un enregistrement de cl\u00f4ture utile pr\u00e9ciserait la derni\u00e8re entr\u00e9e du registre, la date du rapprochement, les \u00e9ventuels documents manquants et la personne ayant v\u00e9rifi\u00e9 le r\u00e9sultat. \u00ab Scanner r\u00e9par\u00e9 \u00bb ne prouve pas \u00e0 lui seul que les documents en retard sont arriv\u00e9s dans la file. Si un document manque, maintenez le suivi ouvert et attribuez l\u2019action de r\u00e9cup\u00e9ration.<\/p>\n<h2>Configurer les rappels et d\u00e9finir les effets de l\u2019\u00e9ch\u00e9ance<\/h2>\n<p>Utilisez <strong>G\u00e9rer les rappels<\/strong> sur le mod\u00e8le de formulaire pour cr\u00e9er une r\u00e8gle fond\u00e9e sur Date de r\u00e9examen, par exemple sept jours avant cette date. Ajoutez la condition <strong>\u00c9tat de l\u2019enregistrement est \u00e9gal \u00e0 En vigueur<\/strong>. Configurez l\u2019utilisateur ou le groupe responsable, ou utilisez un champ destinataire admissible lorsque le mod\u00e8le le propose. Le <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/rappels-automatiques-pour-les-enregistrements-de-formulaire\/\">guide des rappels de formulaires<\/a> explique les d\u00e9calages par rapport \u00e0 la date, les conditions et les options de destinataire.<\/p>\n<p>Les conditions sont v\u00e9rifi\u00e9es au d\u00e9marrage du rappel puis \u00e0 nouveau au moment pr\u00e9vu pour son envoi. Incluez dans le message la r\u00e9f\u00e9rence de la demande, la date de fin convenue et l\u2019action attendue, en utilisant exactement les variables propos\u00e9es par l\u2019\u00e9diteur. Revoyez les destinataires lorsque la responsabilit\u00e9 change.<\/p>\n<p>Un rappel est une invitation \u00e0 agir envoy\u00e9e par courriel. Il ne met pas fin \u00e0 la d\u00e9rogation, ne modifie pas l\u2019\u00c9tat de l\u2019enregistrement, ne d\u00e9sactive pas un processus externe et ne certifie pas que les contr\u00f4les ont \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9s. Le responsable doit v\u00e9rifier la date de fin convenue, puis consigner la cl\u00f4ture ou demander une nouvelle prolongation autoris\u00e9e. Testez les dates modifi\u00e9es et les enregistrements existants dans votre compte ; ne supposez pas qu\u2019une date de rappel d\u00e9j\u00e0 pass\u00e9e d\u00e9clenchera un message de rattrapage.<\/p>\n<h2>V\u00e9rifier le registre avant de le d\u00e9ployer<\/h2>\n<p>Conservez le registre dans un dossier partag\u00e9 avec les personnes qui en ont besoin. R\u00e9servez la modification aux responsables et coordinateurs appropri\u00e9s. Lorsque des champs de formulaire sont li\u00e9s aux m\u00e9tadonn\u00e9es, affichez en colonnes du dossier les informations utiles : r\u00e9f\u00e9rence de la politique, responsable, \u00e9tat et fin convenue. Les libell\u00e9s et valeurs d\u2019\u00e9tat organisent le travail ; configurez s\u00e9par\u00e9ment les acc\u00e8s et les actions du workflow.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Demande compl\u00e8te :<\/strong> le responsable de la politique voit la demande et ne peut modifier que les champs d\u2019\u00e9valuation qui lui sont attribu\u00e9s.<\/li>\n<li><strong>Demande refus\u00e9e :<\/strong> le coordinateur indique Refus\u00e9 et aucune d\u00e9rogation op\u00e9rationnelle n\u2019est mise en place.<\/li>\n<li><strong>Approbation sous conditions :<\/strong> le responsable confirme les mesures requises avant de passer l\u2019enregistrement \u00e0 En vigueur.<\/li>\n<li><strong>Modification du p\u00e9rim\u00e8tre ou de la fin :<\/strong> les conditions r\u00e9vis\u00e9es font l\u2019objet d\u2019une nouvelle d\u00e9cision et la configuration des rappels est v\u00e9rifi\u00e9e.<\/li>\n<li><strong>Cl\u00f4ture ou prolongation :<\/strong> les preuves de cl\u00f4ture pr\u00e9cisent le travail accompli ; une prolongation garde une r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 la demande ant\u00e9rieure et dispose de sa propre d\u00e9cision.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ex\u00e9cutez ces cas avec un petit groupe avant de diffuser le mod\u00e8le plus largement. Le r\u00e9sultat utile est un enregistrement permettant \u00e0 un coll\u00e8gue d\u2019agir : la d\u00e9rogation exacte, la d\u00e9cision consign\u00e9e, les mesures encore \u00e0 r\u00e9aliser et la personne charg\u00e9e de la cl\u00f4ture.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Cr\u00e9ez dans Folderit un formulaire de demande de d\u00e9rogation \u00e0 une politique interne : p\u00e9rim\u00e8tre, \u00e9valuation, approbation, rappels et preuves de cl\u00f4ture.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":98817,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[1021],"tags":[],"class_list":["post-99291","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-non-classifiee"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.7.1 (Yoast SEO v25.7) - 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