{"id":94126,"date":"2022-01-24T11:53:30","date_gmt":"2022-01-24T09:53:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=94126"},"modified":"2026-11-04T11:25:15","modified_gmt":"2026-11-04T09:25:15","slug":"metadonnees-gestion-documentaire-champs-modeles","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/blog\/metadonnees-gestion-documentaire-champs-modeles\/","title":{"rendered":"M\u00e9tadonn\u00e9es en gestion documentaire : champs, mod\u00e8les et recherche"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide table{table-layout:fixed;min-width:640px}.folderit-priority-guide th:first-child{width:25%}.folderit-priority-guide th:nth-child(2){width:22%}.folderit-priority-guide .table-hint{font-size:14px;color:#666;margin-bottom:0}<\/style>\n<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>Dans une GED, les m\u00e9tadonn\u00e9es transforment les informations m\u00e9tier en champs coh\u00e9rents et recherchables. Le client, le responsable du contrat ou sa date de fin deviennent des crit\u00e8res explicites, au lieu de devoir les d\u00e9duire d\u2019un nom comme <code>contrat-final-v3.pdf<\/code>.<\/p>\n<p>Ce guide porte sur leur mise en place dans Folderit. Pour d\u00e9couvrir la notion, consultez d\u2019abord <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/what-is-metadata-and-what-makes-it-so-useful\/\">la d\u00e9finition des m\u00e9tadonn\u00e9es et leur utilit\u00e9 (en anglais)<\/a>.<\/p>\n<h2>Partez des documents que vos \u00e9quipes doivent retrouver<\/h2>\n<p>Choisissez une cat\u00e9gorie et listez les recherches fr\u00e9quentes. Pour les contrats : retrouver les accords d\u2019un client, identifier ceux suivis par un collaborateur ou rep\u00e9rer ceux qui se terminent sur une p\u00e9riode donn\u00e9e. Les champs doivent r\u00e9pondre \u00e0 ces besoins concrets.<\/p>\n<p>Voici un exemple de mod\u00e8le pour les contrats. Il s\u2019agit de champs \u00e0 configurer, et non de champs d\u00e9j\u00e0 pr\u00e9sents dans tous les comptes Folderit.<\/p>\n<p class=\"table-hint\">Sur petit \u00e9cran, faites d\u00e9filer le tableau horizontalement.<\/p>\n<div class=\"table-wrap\" role=\"region\" tabindex=\"0\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Champ<\/th>\n<th>Type<\/th>\n<th>Signification<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Client<\/td>\n<td>List ou String<\/td>\n<td>Nom convenu ; utilisez une liste ma\u00eetris\u00e9e lorsque c\u2019est possible.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Type de contrat<\/td>\n<td>List<\/td>\n<td>Par exemple : prestation, fournisseur ou confidentialit\u00e9.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Responsable<\/td>\n<td>User<\/td>\n<td>Collaborateur charg\u00e9 du suivi.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Statut<\/td>\n<td>List<\/td>\n<td>\u00c9tapes d\u00e9finies : Brouillon, En r\u00e9vision, Sign\u00e9.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Date de fin<\/td>\n<td>Date<\/td>\n<td>\u00c9ch\u00e9ance contractuelle, distincte de la date de d\u00e9p\u00f4t.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Ancienne r\u00e9f\u00e9rence<\/td>\n<td>String<\/td>\n<td>Identifiant conserv\u00e9 de l\u2019ancien syst\u00e8me.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Gardez un mod\u00e8le initial simple. Ajoutez un champ si son utilit\u00e9 pour une recherche, une d\u00e9cision ou un processus n\u00e9cessaire est claire. \u00c9vitez les donn\u00e9es personnelles sans rapport avec la t\u00e2che documentaire.<\/p>\n<h2>Rep\u00e9rez les champs par d\u00e9faut et les champs personnalis\u00e9s<\/h2>\n<p>Les sept champs documentaires par d\u00e9faut sont Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date et Due Date. Document ID est g\u00e9n\u00e9r\u00e9 automatiquement. Signed by enregistre des noms de signataires : saisir un nom dans ce champ ne constitue pas une signature \u00e9lectronique.<\/p>\n<p>Les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/champs-de-metadonnees-personnalises-et-modeles-de-dossiers\/\">types de champs personnalis\u00e9s (guide en anglais)<\/a> comprennent String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User et Entity. Pour List, d\u00e9finissez les choix disponibles. Choisissez le type avant d\u2019importer des valeurs et v\u00e9rifiez les cas d\u00e9licats : dates vides, r\u00e9f\u00e9rences commen\u00e7ant par z\u00e9ro ou anciennes donn\u00e9es incoh\u00e9rentes. Si les z\u00e9ros de 00123 doivent \u00eatre conserv\u00e9s, traitez cette r\u00e9f\u00e9rence comme du texte.<\/p>\n<h2>Cr\u00e9ez un mod\u00e8le r\u00e9utilisable au niveau du dossier<\/h2>\n<p>Le mod\u00e8le de dossier ajoute automatiquement les champs d\u00e9finis aux nouvelles ressources comprises dans son p\u00e9rim\u00e8tre.<\/p>\n<ol>\n<li>Ouvrez le dossier et choisissez <strong>Meta<\/strong> dans la barre d\u2019outils.<\/li>\n<li>Ajoutez un champ existant ou cr\u00e9ez-en un avec un nom, une description et un type.<\/li>\n<li>R\u00e9glez <strong>Required<\/strong>, <strong>Recursive<\/strong> et Include pour les fichiers, dossiers, liens externes ou une combinaison.<\/li>\n<li>Enregistrez puis v\u00e9rifiez une nouvelle ressource plac\u00e9e dans le dossier.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Required impose de renseigner le champ lors de la modification des m\u00e9tadonn\u00e9es. Folderit signale les ressources dont des valeurs obligatoires manquent ; ouvrez leur vue Modify pour les compl\u00e9ter. Cela ne signifie pas que chaque fichier d\u00e9pos\u00e9 poss\u00e8de imm\u00e9diatement des m\u00e9tadonn\u00e9es exactes et compl\u00e8tes.<\/p>\n<p>Recursive \u00e9tend le champ aux sous-dossiers. Utilisez ce r\u00e9glage lorsqu\u2019une branche partage le m\u00eame mod\u00e8le documentaire. V\u00e9rifiez les effets avant de l\u2019appliquer \u00e0 des services ayant des besoins diff\u00e9rents.<\/p>\n<h2>Renseignez les valeurs et rendez-les visibles<\/h2>\n<p>Ouvrez le fichier, le dossier ou le lien externe, puis cliquez sur <strong>Modify<\/strong>. La modification exige les droits adapt\u00e9s sur la ressource. La cr\u00e9ation et l\u2019administration des champs centraux n\u00e9cessitent l\u2019autorisation de compte Manage Metadata.<\/p>\n<p>Affichez les champs utiles dans les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/configurer-les-vues-des-dossiers\/\">colonnes du dossier (guide en anglais)<\/a>. Vous rep\u00e9rerez ainsi les valeurs absentes ou les variantes d\u2019\u00e9criture sans ouvrir chaque document.<\/p>\n<p>La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/rechercher-des-documents\/\">recherche avanc\u00e9e (guide en anglais)<\/a> permet de combiner les champs de m\u00e9tadonn\u00e9es et d\u2019autres filtres. Live Search parcourt les noms et m\u00e9tadonn\u00e9es pendant la saisie. Deep Search peut aussi rechercher le contenu des formats pris en charge gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019indexation et \u00e0 l\u2019OCR. Le contenu des fichiers XLSX n\u2019entre pas dans la recherche de contenu OCR.<\/p>\n<p>L\u2019OCR et les m\u00e9tadonn\u00e9es r\u00e9pondent \u00e0 des questions diff\u00e9rentes. L\u2019OCR retrouve du texte dans un scan ; un champ v\u00e9rifi\u00e9 identifie le bon client ou la date m\u00e9tier pertinente. Essayez les deux sur des exemples repr\u00e9sentatifs et avec les droits des utilisateurs concern\u00e9s.<\/p>\n<h2>Reliez les champs au travail quotidien<\/h2>\n<p>Des dates peuvent soutenir les revues, et les valeurs structur\u00e9es servir dans les rapports et workflows configur\u00e9s. Le <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/utiliser-le-concepteur-de-flux-de-travail\/\">Workflow Designer (guide en anglais)<\/a> peut utiliser un changement de m\u00e9tadonn\u00e9e comme \u00e9v\u00e9nement et tester un champ comme condition. Configurez et v\u00e9rifiez l\u2019automatisation compl\u00e8te : changer le statut ne d\u00e9finit pas, \u00e0 lui seul, un circuit d\u2019approbation.<\/p>\n<p>Pour reprendre une archive, convenez de la correspondance entre fichiers et champs avant de transf\u00e9rer une feuille Excel ou CSV. Le <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/blog\/migration-ged-plan-controles\/\">guide de migration GED<\/a> d\u00e9taille les contr\u00f4les \u00e0 pr\u00e9voir.<\/p>\n<h2>Entretenez le mod\u00e8le au fil du temps<\/h2>\n<ul>\n<li>D\u00e9signez un responsable des d\u00e9finitions et des listes de valeurs.<\/li>\n<li>Expliquez les champs ambigus, notamment les dates et statuts.<\/li>\n<li>Contr\u00f4lez les valeurs obligatoires manquantes et les variantes de saisie.<\/li>\n<li>Testez les changements sur un petit \u00e9chantillon.<\/li>\n<li>V\u00e9rifiez les d\u00e9pendances avant de supprimer un champ central : sa suppression affecte tous ses usages, y compris les mod\u00e8les et les ressources enregistr\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Commencez par un dossier et des documents repr\u00e9sentatifs. <a href=\"https:\/\/my.folderit.com\/signup\/\">Essayez Folderit<\/a> et demandez \u00e0 un coll\u00e8gue de retrouver le bon document \u00e0 partir des champs convenus.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Choisissez vos champs, cr\u00e9ez un mod\u00e8le de dossier et retrouvez vos documents dans Folderit. 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