{"id":91894,"date":"2026-11-03T08:14:36","date_gmt":"2026-11-03T06:14:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=91894"},"modified":"2026-11-03T12:43:07","modified_gmt":"2026-11-03T10:43:07","slug":"ged-ou-dossiers-partages","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/blog\/ged-ou-dossiers-partages\/","title":{"rendered":"GED ou dossiers partag\u00e9s\u00a0: que choisir pour votre \u00e9quipe\u00a0?"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide .table-hint{display:none}@media(max-width:700px){.folderit-priority-guide table.comparison-table{min-width:640px}.folderit-priority-guide .table-hint{display:block;font-size:15px;color:#666;margin-bottom:-.7em}.folderit-priority-guide .table-hint::before{content:\"\u2194 \";color:#5144a2}}<\/style>\n<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>Un espace partag\u00e9 peut accueillir toujours plus de fichiers. Mais votre \u00e9quipe peut-elle retrouver le bon document, identifier la version approuv\u00e9e, limiter les acc\u00e8s et expliquer une d\u00e9cision plusieurs mois plus tard\u00a0? Ce sont ces r\u00e9sultats qu\u2019il faut comparer pour choisir entre dossiers partag\u00e9s et gestion \u00e9lectronique des documents (GED).<\/p>\n<p>Le stockage partag\u00e9 n\u2019est pas une seule cat\u00e9gorie de produits. Un dossier r\u00e9seau, un service de partage de fichiers dans le cloud et une plateforme de collaboration configur\u00e9e peuvent avoir des fonctions de recherche, de gestion des versions, d&#8217;autorisations et de conservation tr\u00e8s diff\u00e9rentes. Un DMS n&#8217;est pas automatiquement le meilleur choix\u00a0: v\u00e9rifiez les contr\u00f4les, les licences et l&#8217;administration r\u00e9els n\u00e9cessaires \u00e0 votre processus.<\/p>\n<p>Folderit est notre solution de gestion documentaire. Cette comparaison explique l\u2019utilit\u00e9 de ses fonctions document\u00e9es, tout en tenant compte de ce que votre stockage partag\u00e9 permet d\u00e9j\u00e0. Les fonctions et le p\u00e9rim\u00e8tre des offres ont \u00e9t\u00e9 v\u00e9rifi\u00e9s le 2 novembre 2026. Les exemples propos\u00e9s servent \u00e0 pr\u00e9parer une \u00e9valuation\u00a0; ils ne d\u00e9crivent ni des r\u00e9sultats clients ni des essais r\u00e9alis\u00e9s pour cet article.<\/p>\n<h2>Comparez le travail, pas seulement la capacit\u00e9 de stockage<\/h2>\n<p>Plus de fichiers ne n\u00e9cessitent pas n\u00e9cessairement une autre plateforme. Un plus grand nombre de d\u00e9cisions, des groupes \u00e0 acc\u00e8s restreint et des r\u00e9visions contr\u00f4l\u00e9es peuvent n\u00e9cessiter un processus plus d\u00e9lib\u00e9r\u00e9. Une petite \u00e9quipe g\u00e9rant des dossiers du personnel confidentiels peut n\u00e9cessiter des contr\u00f4les plus stricts qu\u2019une \u00e9quipe beaucoup plus grande partageant du mat\u00e9riel de conception temporaire.<\/p>\n<p class=\"table-hint\">Faites d\u00e9filer le tableau horizontalement pour comparer les trois colonnes.<\/p>\n<div class=\"table-wrap\" role=\"region\" tabindex=\"0\">\n<table class=\"comparison-table\">\n<thead>\n<tr>\n<th>Question \u00e0 tester<\/th>\n<th>\u00c0 v\u00e9rifier dans le stockage partag\u00e9 existant<\/th>\n<th>Que faut-il \u00e9valuer dans une GED<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Un utilisateur ordinaire peut-il trouver une facture num\u00e9ris\u00e9e\u00a0?<\/td>\n<td>Indexation de texte disponible, port\u00e9e de recherche et autorisations<\/td>\n<td>OCR, m\u00e9tadonn\u00e9es et r\u00e9cup\u00e9ration \u00e0 l&#8217;aide d&#8217;un compte normal<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Quelle version a \u00e9t\u00e9 approuv\u00e9e\u00a0?<\/td>\n<td>Historique des versions et lien entre le fichier et sa d\u00e9cision<\/td>\n<td>Approbation li\u00e9e \u00e0 la version soumise, les r\u00e9visions ult\u00e9rieures \u00e9tant distingu\u00e9es<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Un \u00e9valuateur peut-il voir sans t\u00e9l\u00e9charger\u00a0?<\/td>\n<td>Contr\u00f4les de partage et d&#8217;affichage disponibles dans la licence exacte<\/td>\n<td>Niveau d&#8217;autorisation document\u00e9 et limites de toute restriction de visualisation<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Pouvez-vous reconstituer une d\u00e9cision\u00a0?<\/td>\n<td>\u00c9v\u00e9nements d\u2019audit, preuves par courrier \u00e9lectronique et qui peut les r\u00e9cup\u00e9rer<\/td>\n<td>D\u00e9cisions de flux de travail enregistr\u00e9es et informations d&#8217;audit disponibles<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Que se passe-t-il \u00e0 la fin d&#8217;une p\u00e9riode de conservation\u00a0?<\/td>\n<td>R\u00e8gles de conservation disponibles, p\u00e9rim\u00e8tre et licences n\u00e9cessaires<\/td>\n<td>Date de d\u00e9but configur\u00e9e, \u00e9l\u00e9ments concern\u00e9s et action finale<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Le personnel peut-il soumettre des informations coh\u00e9rentes\u00a0?<\/td>\n<td>Formulaires, listes ou applications connect\u00e9es disponibles<\/td>\n<td>Enregistrements et flux de travail structur\u00e9s dans le offre propos\u00e9e<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Utilisez les m\u00eames documents et r\u00f4les des deux c\u00f4t\u00e9s. Ne comparez pas un syst\u00e8me de GED enti\u00e8rement configur\u00e9 avec un dossier non g\u00e9r\u00e9, ou un abonnement GED de base avec une licence de collaboration avanc\u00e9e et supposez que les \u00e9tiquettes expliquent la diff\u00e9rence.<\/p>\n<h2>La recherche devient une exigence du processus<\/h2>\n<p>Les noms de fichiers et les dossiers sont utiles, mais ils ne repr\u00e9sentent pas toutes les relations m\u00e9tier. Une facture peut devoir \u00eatre retrouv\u00e9e par fournisseur, num\u00e9ro, service, date ou texte pr\u00e9sent dans sa num\u00e9risation. La copier dans plusieurs dossiers cr\u00e9e une autre difficult\u00e9\u00a0: savoir quelle copie mettre \u00e0 jour.<\/p>\n<p>Folderit prend en charge la <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/rechercher-des-documents\/\">recherche de documents<\/a>, y compris la r\u00e9cup\u00e9ration de texte int\u00e9gral bas\u00e9e sur l&#8217;OCR et les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/custom-metadata-fields\/\">champs de m\u00e9tadonn\u00e9es personnalis\u00e9s<\/a>. Les mod\u00e8les de m\u00e9tadonn\u00e9es au niveau du dossier peuvent appliquer un ensemble coh\u00e9rent de champs aux documents d&#8217;un dossier. Choisissez les champs utiles et convenez qui les saisit et les v\u00e9rifie\u00a0; les m\u00e9tadonn\u00e9es ne sont utiles que lorsque les valeurs sont fiables.<\/p>\n<p>Testez une num\u00e9risation imparfaite ainsi qu\u2019un PDF clair. Effectuez une recherche avec le compte d&#8217;un utilisateur normal, pas seulement celui d&#8217;un administrateur. La qualit\u00e9 de la recherche d\u00e9pend du mat\u00e9riel, de la requ\u00eate et de l&#8217;acc\u00e8s de l&#8217;utilisateur. L&#8217;OCR ne garantit pas que chaque image manuscrite ou de mauvaise qualit\u00e9 sera lue correctement.<\/p>\n<h2>L&#8217;historique des versions et l&#8217;approbation r\u00e9pondent \u00e0 diff\u00e9rentes questions<\/h2>\n<p>De nombreuses plates-formes de stockage conservent d\u00e9j\u00e0 les versions des fichiers. Ce qui compte, c\u2019est de savoir si le personnel peut relier la d\u00e9cision \u00e0 la version exacte qu\u2019elle couvre. Un fichier appel\u00e9 \u00ab approuv\u00e9-final \u00bb ne constitue pas la preuve d\u2019une d\u00e9cision contr\u00f4l\u00e9e, et la version la plus r\u00e9cente n\u2019est pas n\u00e9cessairement celle approuv\u00e9e.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/versions-des-fichiers-et-historique-des-versions\/\">L&#8217;historique des versions<\/a> de Folderit conserve les r\u00e9visions associ\u00e9es au document. Son <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/document-approval-workflow\/\">flux de travail d&#8217;approbation<\/a> prend en charge les d\u00e9cisions en s\u00e9rie ou en parall\u00e8le. L&#8217;approbation porte sur la version soumise\u00a0; l&#8217;ajout d&#8217;une r\u00e9vision plus r\u00e9cente ne l&#8217;approuve pas automatiquement.<\/p>\n<p>En tant que t\u00e2che d&#8217;\u00e9valuation, soumettez la version 1, puis ajoutez la version 2 en attendant la d\u00e9cision. Demandez \u00e0 l&#8217;examinateur d&#8217;identifier ce qu&#8217;il examine et demandez au propri\u00e9taire de montrer le r\u00e9sultat par la suite. Testez \u00e9galement le rejet et une r\u00e9ponse manquante. Dans une approbation en s\u00e9rie, un rejet ou une absence de r\u00e9ponse emp\u00eache le processus de passer \u00e0 l&#8217;approbateur suivant.<\/p>\n<h2>Les autorisations n\u00e9cessitent des propri\u00e9taires et des limites r\u00e9alistes<\/h2>\n<p>Un espace partag\u00e9 peut avoir des autorisations soigneusement g\u00e9r\u00e9es. Des probl\u00e8mes surviennent lorsque les acc\u00e8s h\u00e9rit\u00e9s, le partage ad hoc et les changements de personnel ne sont pas examin\u00e9s. L&#8217;achat d&#8217;un autre syst\u00e8me ne supprime pas la n\u00e9cessit\u00e9 de d\u00e9signer les responsables ou de supprimer l&#8217;acc\u00e8s lorsqu&#8217;une personne n&#8217;en a plus besoin.<\/p>\n<p>Folderit documente des <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/access-permission-levels\/\">niveaux d&#8217;autorisation<\/a> distincts, notamment l&#8217;aper\u00e7u, l&#8217;affichage avec t\u00e9l\u00e9chargement et la modification, avec une configuration d&#8217;autorisations suppl\u00e9mentaires en fonction de la port\u00e9e et de l\u2019offre. Faites correspondre les param\u00e8tres exacts propos\u00e9s aux administrateurs, \u00e9diteurs, r\u00e9viseurs et destinataires externes.<\/p>\n<p>Testez l&#8217;acc\u00e8s avec un compte ordinaire distinct. V\u00e9rifiez ce qui appara\u00eet dans la recherche, les aper\u00e7us et les emplacements partag\u00e9s, ainsi que ce que le destinataire peut t\u00e9l\u00e9charger. Une restriction de pr\u00e9visualisation ne doit pas \u00eatre d\u00e9crite comme emp\u00eachant toute copie possible des informations visibles. Confirmez les exigences du compte et la m\u00e9thode de partage externe pr\u00e9vue plut\u00f4t que de supposer un acc\u00e8s public anonyme.<\/p>\n<h2>Gardez les d\u00e9cisions relatives aux documents \u00e0 proximit\u00e9 du document<\/h2>\n<p>Lorsque le fichier se trouve au m\u00eame endroit et que son approbation est dispers\u00e9e dans les e-mails ou les chats, la reconstruction du processus demande du travail. Certaines plateformes de collaboration peuvent d\u00e9j\u00e0 automatiser les d\u00e9cisions gr\u00e2ce aux outils inclus ou \u00e0 des applications suppl\u00e9mentaires. Incluez cette configuration et cette maintenance dans la comparaison.<\/p>\n<p>Folderit propose des flux de travail de documents manuels et une <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/configurer-les-flux-de-travail-dapprobation\/\">automatisation de l&#8217;approbation au niveau des dossiers<\/a>. Les flux de travail simples d&#8217;approbation et de confirmation de lecture sont r\u00e9pertori\u00e9s dans l\u2019offre Medium\u00a0; Tailor ajoute le <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/utiliser-le-concepteur-de-flux-de-travail\/\">concepteur de flux de travail<\/a> avanc\u00e9. V\u00e9rifiez les \u00e9tapes, les conditions et l\u2019acc\u00e8s des participants requis par votre propre processus.<\/p>\n<p>Une approbation, une confirmation de lecture et une signature servent \u00e0 des fins diff\u00e9rentes. Une confirmation de lecture enregistr\u00e9e montre l&#8217;action d&#8217;un utilisateur, et non une preuve de compr\u00e9hension. Ne consid\u00e9rez pas une piste d\u2019audit ou une fonctionnalit\u00e9 de flux de travail comme une conformit\u00e9 automatique \u00e0 chaque r\u00e9glementation.<\/p>\n<h3>Exemple\u00a0: faire approuver une nouvelle version d\u2019une proc\u00e9dure<\/h3>\n<p>Consid\u00e9rons une \u00e9quipe d\u2019op\u00e9rations hypoth\u00e9tique. Un propri\u00e9taire de document pr\u00e9pare une proc\u00e9dure r\u00e9vis\u00e9e\u00a0; un examinateur qualit\u00e9 le v\u00e9rifie\u00a0; un responsable nomm\u00e9 l&#8217;approuve\u00a0; l&#8217;administrateur g\u00e8re ensuite la distribution conform\u00e9ment \u00e0 la politique de l&#8217;organisation. Stockez l&#8217;ID de la proc\u00e9dure, le propri\u00e9taire, le service et la date de r\u00e9vision en tant que m\u00e9tadonn\u00e9es convenues, et conservez les r\u00e9visions dans l&#8217;historique des versions du document.<\/p>\n<p>L\u2019\u00e9quipe doit d\u00e9cider quoi faire si le contr\u00f4le qualit\u00e9 refuse le projet, si le responsable ne r\u00e9pond pas ou si une nouvelle r\u00e9vision est ajout\u00e9e. Testez le circuit et les droits d\u2019acc\u00e8s avant de les utiliser en production. L\u2019ajout d\u2019une r\u00e9vision ne doit pas \u00eatre pr\u00e9sent\u00e9 comme retirant automatiquement chaque ancienne copie ou redistribuant le document \u00e0 tous ses destinataires.<\/p>\n<h2>Des formulaires pour structurer la collecte documentaire<\/h2>\n<p>Un dossier peut finir par rassembler des demandes incompl\u00e8tes. Chacun cr\u00e9e son propre document, puis l\u2019administrateur r\u00e9clame les informations manquantes. Une collecte structur\u00e9e peut alors \u00eatre plus utile qu\u2019une nouvelle convention de nommage.<\/p>\n<p>Les formulaires \u00e9lectroniques de Folderit cr\u00e9ent des fiches structur\u00e9es dans les dossiers et peuvent comporter des pi\u00e8ces jointes. L\u2019offre Tailor comprend les formulaires \u00e9lectroniques et les fiches personnalis\u00e9es. Pour un exemple de collecte de documents fournisseurs, d\u00e9finissez les champs\u00a0: nom du fournisseur, type de document, collaborateur responsable, date de r\u00e9vision et pi\u00e8ce jointe. D\u00e9signez qui contr\u00f4le la demande et quelles \u00e9tapes document\u00e9es du circuit sont n\u00e9cessaires.<\/p>\n<p>Le formulaire lui-m\u00eame ne v\u00e9rifie pas le fournisseur, ne d\u00e9cide pas de la dur\u00e9e de conservation l\u00e9gale et ne garantit pas que la pi\u00e8ce jointe est correcte. Attribuez ces contr\u00f4les \u00e0 des personnes ou \u00e0 des int\u00e9grations v\u00e9rifi\u00e9es s\u00e9par\u00e9ment. Testez la configuration combin\u00e9e avant de la traiter comme une automatisation fonctionnelle.<\/p>\n<h2>La conservation demande des r\u00e8gles pr\u00e9cises<\/h2>\n<p>Conserver ind\u00e9finiment chaque fichier ne constitue pas une politique documentaire compl\u00e8te. D\u00e9finissez les pi\u00e8ces concern\u00e9es, le point de d\u00e9part de la dur\u00e9e, l\u2019action finale et le traitement des restrictions emp\u00eachant la suppression. Les obligations d\u00e9pendent de l\u2019organisation et du document, pas de la langue de cet article.<\/p>\n<p>L\u2019automatisation de la conservation de Folderit, indiqu\u00e9e pour Medium et Tailor, applique les dur\u00e9es et actions configur\u00e9es. V\u00e9rifiez les types d\u2019\u00e9l\u00e9ments concern\u00e9s, le p\u00e9rim\u00e8tre des dossiers et les dates de d\u00e9part disponibles. L\u2019organisation reste responsable des dur\u00e9es licites et de la d\u00e9cision de d\u00e9truire. Une r\u00e8gle de conservation ne cr\u00e9e pas automatiquement un gel de suppression pour motif juridique.<\/p>\n<h2>Choisissez une prochaine \u00e9tape pratique<\/h2>\n<p>Conservez le stockage partag\u00e9 existant si sa recherche r\u00e9elle, ses autorisations, sa gestion des versions et ses contr\u00f4les de processus r\u00e9pondent \u00e0 vos besoins avec une administration acceptable. Envisagez une GED lorsque des d\u00e9cisions et des enregistrements importants n\u00e9cessitent un processus plus coh\u00e9rent que celui que la configuration actuelle peut maintenir. Un pilote limit\u00e9 peut montrer le travail de configuration impliqu\u00e9 avant de d\u00e9placer une archive volumineuse.<\/p>\n<p>Comparez l&#8217;abonnement, le stockage, les licences suppl\u00e9mentaires, la migration et l&#8217;administration interne. Notre <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/blog\/prix-ged-pme-budget\/\">guide de tarification DMS<\/a> permet de structurer le budget, tandis que le <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/blog\/migration-ged-plan-controles\/\">guide de migration<\/a> couvre la pr\u00e9paration. V\u00e9rifiez les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/prix\/\">offres Folderit actuels<\/a> pour les fonctions requises au lieu de supposer que chaque plan inclut chaque flux de travail ou formulaire.<\/p>\n<p>Les crit\u00e8res de s\u00e9curit\u00e9 doivent refl\u00e9ter vos risques. Le <a href=\"https:\/\/nvlpubs.nist.gov\/nistpubs\/SpecialPublications\/NIST.SP.1300.pdf\">guide de cybers\u00e9curit\u00e9 des petites entreprises du NIST (anglais)<\/a> fournit une structure volontaire pour cette discussion. Pour \u00e9valuer Folderit, <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/contact\/\">apportez votre processus documentaire \u00e0 notre \u00e9quipe<\/a>, y compris les documents num\u00e9ris\u00e9s, les r\u00f4les, les r\u00e9visions et les exceptions que vous devez tester.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Comparez recherche, versions, validations, acc\u00e8s et conservation. 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