{"id":83460,"date":"2026-11-02T16:07:10","date_gmt":"2026-11-02T14:07:10","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=83460"},"modified":"2026-11-02T16:10:14","modified_gmt":"2026-11-02T14:10:14","slug":"gestion-documentaire-definition-processus","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/blog\/gestion-documentaire-definition-processus\/","title":{"rendered":"Qu\u2019est-ce que la gestion documentaire ?"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>La gestion documentaire est la combinaison de processus et de logiciels qu&#8217;une organisation utilise pour collecter, organiser, contr\u00f4ler et suivre les documents tout au long de leur cycle de vie. Elle couvre la cr\u00e9ation, la r\u00e9vision, l\u2019approbation, l\u2019utilisation, la conservation et l\u2019archivage ou l\u2019\u00e9limination \u00e9ventuels. Il ne s&#8217;agit pas seulement de savoir o\u00f9 un fichier est stock\u00e9 : quelle est la derni\u00e8re version, qui peut l&#8217;utiliser, quelle d\u00e9cision a \u00e9t\u00e9 prise et combien de temps le dossier doit rester disponible.<\/p>\n<p>Une solution de gestion \u00e9lectronique des documents, ou GED, fournit les outils n\u00e9cessaires \u00e0 ces t\u00e2ches. L&#8217;organisation d\u00e9finit toujours les responsabilit\u00e9s, les r\u00e8gles d&#8217;acc\u00e8s et les proc\u00e9dures. Ce guide explique le cycle de vie, les contr\u00f4les de base et un moyen pratique de d\u00e9cider de ce dont votre entreprise a besoin.<\/p>\n<h2>Gestion documentaire et stockage de fichiers : quelle est la diff\u00e9rence ?<\/h2>\n<p>Le stockage de fichiers offre un endroit pour enregistrer et partager des informations. La gestion documentaire ajoute un processus contr\u00f4l\u00e9 autour de ces informations. La distinction d\u00e9pend des fonctions que vous configurez, et pas seulement de la cat\u00e9gorie de produits : les plateformes de stockage et de collaboration dans le cloud peuvent \u00e9galement fournir un historique des versions, des autorisations, des enregistrements d&#8217;audit ou des outils de conservation, selon leur offre et de leur configuration.<\/p>\n<p>La comparaison utile est de savoir si le syst\u00e8me que vous avez choisi peut r\u00e9pondre de mani\u00e8re fiable \u00e0 des questions sp\u00e9cifiques\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Quelle est la derni\u00e8re version et laquelle a \u00e9t\u00e9 approuv\u00e9e\u00a0?<\/li>\n<li>Qui l\u2019a approuv\u00e9e, quand et dans le cadre de quel processus\u00a0?<\/li>\n<li>Quelles actions pertinentes ont \u00e9t\u00e9 enregistr\u00e9es, avec quelle identit\u00e9 et quel horodatage\u00a0?<\/li>\n<li>Qui peut pr\u00e9visualiser, t\u00e9l\u00e9charger, modifier ou importer le document\u00a0?<\/li>\n<li>Quelle r\u00e8gle de conservation s\u2019applique et qui d\u00e9cide quand sa suppression est autoris\u00e9e ?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Par exemple, demandez \u00e0 un coll\u00e8gue de trouver la version approuv\u00e9e d&#8217;une proc\u00e9dure et ses preuves d&#8217;approbation. Si cela n\u00e9cessite de rechercher dans plusieurs bo\u00eetes de r\u00e9ception et de demander \u00e0 son auteur, le processus doit \u00eatre am\u00e9lior\u00e9. <\/p>\n<div class=\"table-wrap\" role=\"region\" tabindex=\"0\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Domaine<\/th>\n<th>Que v\u00e9rifier dans la configuration r\u00e9elle<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Stockage et partage<\/td>\n<td>O\u00f9 sont conserv\u00e9s les fichiers, qui peut les partager et comment l\u2019acc\u00e8s externe est contr\u00f4l\u00e9.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Versions<\/td>\n<td>Comment les versions actuelles et ant\u00e9rieures sont identifi\u00e9es, r\u00e9cup\u00e9r\u00e9es et li\u00e9es \u00e0 l&#8217;approbation.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>D\u00e9cisions<\/td>\n<td>Comment la r\u00e9vision, l&#8217;approbation, la confirmation de prise de connaissance et la signature sont enregistr\u00e9s.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Acc\u00e8s et audit<\/td>\n<td>Ce que chaque r\u00f4le peut faire et quels \u00e9v\u00e9nements sont enregistr\u00e9s et disponibles pour les utilisateurs autoris\u00e9s.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Conservation<\/td>\n<td>Les \u00e9l\u00e9ments couverts par une r\u00e8gle, le d\u00e9but de la p\u00e9riode et l\u2019action pr\u00e9vue \u00e0 son terme.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Offre et int\u00e9grations<\/td>\n<td>Le contr\u00f4le requis est-il inclus, optionnel, \u00e0 configurer ou d\u00e9pendant d\u2019un autre service ?<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<h2>Le processus de gestion documentaire en six \u00e9tapes<\/h2>\n<p>La gestion documentaire est un cycle de vie continu, plut\u00f4t qu&#8217;un exercice de classement ponctuel. Un processus pratique d\u00e9finit ce qui se passe \u00e0 chacune de ces \u00e9tapes.<\/p>\n<figure><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2026\/11\/p15-fr-inline-0.jpg\" alt=\"Le cycle de vie des documents: Collecte, Organisation, Stockage, Flux de travail, Recherche, Conservation et suppression.\" width=\"1536\" height=\"910\"><figcaption>Les six \u00e9tapes relient la collecte, l\u2019organisation et l&#8217;utilisation \u00e0 la conservation et \u00e0 l&#8217;\u00e9limination.<\/figcaption><\/figure>\n<h3>1. Collecte<\/h3>\n<p>La collecte correspond \u00e0 l\u2019entr\u00e9e du document dans l\u2019environnement contr\u00f4l\u00e9. Il peut s&#8217;agir d&#8217;un fichier num\u00e9rique import\u00e9, d&#8217;un document papier num\u00e9ris\u00e9, d&#8217;une pi\u00e8ce jointe \u00e0 un e-mail ou d&#8217;un document cr\u00e9\u00e9 \u00e0 partir d&#8217;un mod\u00e8le. V\u00e9rifiez les modes d\u2019entr\u00e9e r\u00e9ellement pris en charge par le produit et les int\u00e9grations choisis. D\u00e9finissez la destination, qui soumet le document et les informations minimales n\u00e9cessaires d\u00e8s la collecte.<\/p>\n<p>L&#8217;OCR peut rendre le texte d&#8217;un document num\u00e9ris\u00e9 consultable. Cela ne supprime pas la n\u00e9cessit\u00e9 de v\u00e9rifier la lisibilit\u00e9 ou de v\u00e9rifier les informations importantes extraites. Testez des num\u00e9risations repr\u00e9sentatives, y compris des tampons, des pages de travers et des PDF plus anciens.<\/p>\n<h3>2. Organisation<\/h3>\n<p>L&#8217;organisation donne \u00e0 un document un emplacement logique et des informations permettant de le retrouver. Les structures de dossiers, les r\u00e8gles de d\u00e9nomination, la num\u00e9rotation et les m\u00e9tadonn\u00e9es y contribuent. Les m\u00e9tadonn\u00e9es peuvent inclure le type de document, le service, le projet, le client, le responsable ou la date de r\u00e9vision.<\/p>\n<p>Un contrat fournisseur, par exemple, peut rester dans un dossier tandis que son fournisseur, son responsable et sa date d&#8217;expiration offrent d&#8217;autres moyens de le retrouver. Commencez par des champs que les gens peuvent g\u00e9rer de mani\u00e8re coh\u00e9rente. D\u00e9finissez qui corrige les entr\u00e9es manquantes ou inexactes.<\/p>\n<h3>3. Stockage<\/h3>\n<p>Le stockage concerne l&#8217;endroit o\u00f9 les informations sont conserv\u00e9es et la mani\u00e8re dont elles sont prot\u00e9g\u00e9es. \u00c9valuez le chiffrement, les sauvegardes, les modalit\u00e9s de restauration, l&#8217;acc\u00e8s administrateur et les emplacements dans lesquels le service et ses sauvegardes fonctionnent. Confirmez les exigences contractuelles avec le fournisseur.<\/p>\n<p>Le cloud, l\u2019h\u00e9bergement d\u00e9di\u00e9 et le d\u00e9ploiement sur site impliquent des responsabilit\u00e9s et des p\u00e9rim\u00e8tres contractuels diff\u00e9rents. Choisissez la formule qui convient \u00e0 l&#8217;organisation\u00a0; une \u00e9tiquette d&#8217;h\u00e9bergement \u00e0 elle seule ne prouve pas la conformit\u00e9 ni la possibilit\u00e9 de restaurer les donn\u00e9es.<\/p>\n<h3>4. Flux de travail<\/h3>\n<p>Le flux de travail correspond \u00e0 la fa\u00e7on dont les documents \u00e9voluent jusqu&#8217;\u00e0 la r\u00e9vision, l&#8217;approbation, la confirmation de prise de connaissance ou la signature. Configurez les destinataires, la s\u00e9quence, les d\u00e9lais et la gestion des exceptions plut\u00f4t que de compter sur des personnes pour reconstruire les d\u00e9cisions \u00e0 partir des messages.<\/p>\n<p>Une mise \u00e0 jour hypoth\u00e9tique d&#8217;une proc\u00e9dure peut \u00eatre adress\u00e9e aux r\u00e9viseurs nomm\u00e9s, puis \u00e0 un approbateur, puis aux employ\u00e9s qui doivent confirmer en avoir pris connaissance. Ce sont des actions distinctes. Avant d&#8217;utiliser un processus combin\u00e9, v\u00e9rifiez les m\u00e9thodes, l\u2019offre et la configuration pris en charge, y compris ce qui se passe apr\u00e8s un rejet ou une version r\u00e9vis\u00e9e.<\/p>\n<h3>5. Recherche<\/h3>\n<p>Retrouver un document devient plus simple lorsque la collecte et le classement sont bien d\u00e9finis. La recherche plein texte, l&#8217;indexation OCR, les m\u00e9tadonn\u00e9es et les enregistrements associ\u00e9s aident les utilisateurs \u00e0 trouver des informations sans conna\u00eetre le dossier d&#8217;origine. La recherche doit respecter l&#8217;acc\u00e8s de l&#8217;utilisateur.<\/p>\n<p>Folderit combine la recherche par m\u00e9tadonn\u00e9es avec la <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/searching\/\">recherche plein texte et OCR (en anglais)<\/a>. \u00c9valuez ces recherches avec vos propres documents et un compte utilisateur normal, pas seulement un compte administrateur.<\/p>\n<h3>6. Conservation et suppression<\/h3>\n<p>La conservation d\u00e9finit la dur\u00e9e pendant laquelle un enregistrement est conserv\u00e9, l\u2019\u00e9v\u00e9nement qui d\u00e9clenche cette p\u00e9riode et ce qui se passe par la suite. La r\u00e8gle correcte d\u00e9pend du document, de sa finalit\u00e9, de la juridiction et des obligations applicables. Il n\u2019existe pas de p\u00e9riode de conservation unique pour tous les dossiers financiers ou d\u2019employ\u00e9s.<\/p>\n<p>Lorsque le RGPD s&#8217;applique, le <a href=\"https:\/\/commission.europa.eu\/law\/law-topic\/data-protection\/information-business-and-organisations\/principles-gdpr_en\">principe de limitation de la conservation \u00e9nonc\u00e9 \u00e0 l&#8217;article 5 (en anglais)<\/a> est bas\u00e9 sur la finalit\u00e9\u00a0; ce n&#8217;est pas un nombre universel d&#8217;ann\u00e9es. L&#8217;organisation doit identifier les obligations, restrictions et exceptions pertinentes avant de configurer l&#8217;\u00e9limination.<\/p>\n<p>Les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/retention-automation\/\">param\u00e8tres de conservation de Folderit (en anglais)<\/a> peuvent utiliser des champs de date d\u00e9finis et des actions de fin configur\u00e9es, dans le p\u00e9rim\u00e8tre pr\u00e9vu par l\u2019offre et la configuration. Confirmez quels \u00e9l\u00e9ments et sous-dossiers sont couverts. La suppression d\u00e9finitive n\u00e9cessite une attention particuli\u00e8re : une r\u00e8gle automatique ne d\u00e9cide pas si une restriction l\u00e9gale ou un probl\u00e8me non r\u00e9solu autorise la destruction.<\/p>\n<h2>Sept composantes essentielles d\u2019une GED<\/h2>\n<figure><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2026\/11\/p15-fr-inline-1.jpg\" alt=\"Les sept composantes d\u2019une GED: Gestion des versions, Gestion des acc\u00e8s, Journal d\u2019audit, Flux de travail automatis\u00e9s, Recherche et m\u00e9tadonn\u00e9es, Conservation automatis\u00e9e, Int\u00e9grations.\" width=\"1536\" height=\"910\"><figcaption>\u00c9valuez ces sept composantes ensemble et v\u00e9rifiez leur disponibilit\u00e9 dans l\u2019offre choisie.<\/figcaption><\/figure>\n<h3>Gestion des versions<\/h3>\n<p>Le contr\u00f4le de version conserve les r\u00e9visions ensemble afin que les utilisateurs puissent distinguer la derni\u00e8re version des versions pr\u00e9c\u00e9dentes et r\u00e9cup\u00e9rer ou r\u00e9f\u00e9rencer un \u00e9tat ant\u00e9rieur lorsque cela est autoris\u00e9. Cela r\u00e9duit le recours aux noms de fichiers tels que \u00ab Final_v3_REAL_final \u00bb.<\/p>\n<p>La version la plus r\u00e9cente n\u2019est pas n\u00e9cessairement celle qui a \u00e9t\u00e9 approuv\u00e9e. La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/versioning-file-history\/\">documentation sur l&#8217;historique des versions<\/a> de Folderit (en anglais) explique qu&#8217;une demande d&#8217;approbation active reste avec la version soumise si une version plus r\u00e9cente est import\u00e9e. La version la plus r\u00e9cente n&#8217;est pas automatiquement approuv\u00e9e.<\/p>\n<h3>Gestion des acc\u00e8s<\/h3>\n<p>Le contr\u00f4le d&#8217;acc\u00e8s d\u00e9finit qui peut voir ou agir sur un document, un dossier ou une autre ressource. Appliquez le minimum d\u2019acc\u00e8s dont une personne a besoin, puis testez le r\u00e9sultat. Les dossiers RH et les documents de projet ne devraient pas h\u00e9riter d\u2019un acc\u00e8s large simplement parce que cela \u00e9tait pratique lors de la configuration.<\/p>\n<p>Folderit propose des <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/access-permission-levels\/\">niveaux d&#8217;autorisation (en anglais)<\/a>, notamment l&#8217;aper\u00e7u, l&#8217;affichage avec t\u00e9l\u00e9chargement, la modification et l\u2019import uniquement, avec des diff\u00e9rences selon la ressource et l\u2019offre. Testez chaque r\u00f4le avec son propre compte\u00a0; ne d\u00e9duisez pas ses autorisations \u00e0 partir de la vue administrateur.<\/p>\n<h3>Journal d\u2019audit<\/h3>\n<p>Un journal d\u2019audit enregistre les \u00e9v\u00e9nements pris en charge, l&#8217;identit\u00e9 et l&#8217;heure associ\u00e9es. V\u00e9rifiez les \u00e9v\u00e9nements r\u00e9els captur\u00e9s, l&#8217;acc\u00e8s au journal et les preuves disponibles pour votre processus. \u00c9vitez de supposer que chaque action possible dans chaque service connect\u00e9 appara\u00eet dans un seul journal.<\/p>\n<p>Des questions utiles au quotidien incluent qui a import\u00e9 un fichier, quelle d\u00e9cision a \u00e9t\u00e9 prise et quand un changement s&#8217;est produit. Un journal aide \u00e0 attribuer les actions\u00a0; l&#8217;organisation a encore besoin de comptes et de proc\u00e9dures fiables.<\/p>\n<h3>Flux de travail automatis\u00e9s<\/h3>\n<p>Les contr\u00f4les de flux de travail peuvent remplacer les relances d\u2019approbation dispers\u00e9es par des t\u00e2ches assign\u00e9es et des d\u00e9cisions enregistr\u00e9es. Folderit prend en charge les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/document-approval-workflow\/\">approbations de documents (en anglais)<\/a> et les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/acknowledgement-workflow\/\">workflows de confirmation de prise de connaissance (en anglais)<\/a>, tandis qu&#8217;une conception plus avanc\u00e9e d\u00e9pend de l\u2019offre.<\/p>\n<p>Pr\u00e9cisez qui agit, dans quel ordre et ce qui se passe lorsque quelqu&#8217;un rejette, ne r\u00e9pond pas ou soumet une correction. L\u2019approbation, la confirmation de prise de connaissance et la signature \u00e9lectronique ne sont pas des preuves interchangeables.<\/p>\n<h3>Recherche et m\u00e9tadonn\u00e9es<\/h3>\n<p>La recherche plein texte et les m\u00e9tadonn\u00e9es offrent des moyens compl\u00e9mentaires de r\u00e9cup\u00e9rer des informations. La qualit\u00e9 de la recherche d\u00e9pend de la qualit\u00e9 de la source et de l&#8217;indexation\u00a0; la qualit\u00e9 des m\u00e9tadonn\u00e9es d\u00e9pend de champs significatifs et de donn\u00e9es maintenues \u00e0 jour.<\/p>\n<p>Les fonctionnalit\u00e9s de l\u2019IA varient sur le march\u00e9. Si un fournisseur propose une classification ou une extraction, demandez quelle fonctionnalit\u00e9 et quelle offre la prennent en charge, quelles informations quittent le syst\u00e8me et comment une personne valide le r\u00e9sultat. Ne pr\u00e9sumez pas que l\u2019OCR, la classification IA et l\u2019appr\u00e9ciation m\u00e9tier sont la m\u00eame capacit\u00e9.<\/p>\n<h3>Conservation automatis\u00e9e<\/h3>\n<p>L&#8217;automatisation applique la r\u00e8gle que les gens ont d\u00e9finie\u00a0: les \u00e9l\u00e9ments couverts, la date de d\u00e9but, la dur\u00e9e et l&#8217;action de fin. Testez les conditions limites avant de vous y fier, y compris les dates r\u00e9vis\u00e9es, les d\u00e9rogations et les exceptions. Une action d\u2019archivage et une suppression d\u00e9finitive ont des cons\u00e9quences tr\u00e8s diff\u00e9rentes.<\/p>\n<h3>Int\u00e9grations<\/h3>\n<p>\u00c9valuez les connexions aux outils dans lesquels le travail d\u00e9marre, tels que les applications Office, la messagerie \u00e9lectronique, les syst\u00e8mes CRM ou ERP. S\u00e9parez les fonctionnalit\u00e9s int\u00e9gr\u00e9es des connecteurs facultatifs, des d\u00e9veloppements utilisant une API et des licences tierces. Une API disponible ne cr\u00e9e pas en elle-m\u00eame une int\u00e9gration fonctionnelle.<\/p>\n<p>Les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/prix\/\">offres actuelles<\/a> de Folderit r\u00e9partissent les fonctionnalit\u00e9s par niveau\u00a0: conception de flux de travail avanc\u00e9e, eForms et acc\u00e8s API rel\u00e8vent de l\u2019offre Tailor. Incluez le p\u00e9rim\u00e8tre fonctionnel n\u00e9cessaire et tous les services connect\u00e9s lorsque vous comparez les co\u00fbts.<\/p>\n<h2>Pourquoi les organisations investissent dans la gestion documentaire<\/h2>\n<p><strong>Tra\u00e7abilit\u00e9.<\/strong> Des versions claires, des d\u00e9cisions et des r\u00e8gles d\u2019acc\u00e8s aident une \u00e9quipe \u00e0 produire des preuves pertinentes. Les obligations en mati\u00e8re de qualit\u00e9, de confidentialit\u00e9 et sp\u00e9cifiques au secteur diff\u00e8rent\u00a0; le logiciel prend en charge le processus mais ne conf\u00e8re pas de certification ni de conformit\u00e9 l\u00e9gale.<\/p>\n<p><strong>Efficacit\u00e9.<\/strong> Un contenu consultable et des m\u00e9tadonn\u00e9es coh\u00e9rentes r\u00e9duisent le besoin de demander des copies \u00e0 des coll\u00e8gues, de r\u00e9p\u00e9ter le travail ou de reconstruire les fils d&#8217;approbation. \u00c9valuez l&#8217;am\u00e9lioration de vos propres t\u00e2ches au lieu de vous fier \u00e0 une affirmation g\u00e9n\u00e9rale permettant de gagner du temps.<\/p>\n<p><strong>S\u00e9curit\u00e9.<\/strong> Un acc\u00e8s d\u00e9fini, un partage contr\u00f4l\u00e9 et des actions enregistr\u00e9es peuvent remplacer la circulation informelle de pi\u00e8ces jointes. Consultez les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/securite-confidentialite\/\">informations de s\u00e9curit\u00e9 de Folderit<\/a> et son <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/centre-de-confiance\/\">centre de confiance<\/a> en tenant compte de votre configuration et de vos obligations.<\/p>\n<p><strong>Croissance.<\/strong> \u00c0 mesure que le personnel et les services augmentent, les responsabilit\u00e9s et la recherche des documents doivent rester compr\u00e9hensibles sans d\u00e9pendre de la m\u00e9moire de quelques personnes. Une structure utilisable compte plus qu\u2019une longue liste de fonctionnalit\u00e9s.<\/p>\n<h2>Qui a besoin de ces contr\u00f4les ?<\/h2>\n<ul>\n<li><strong>\u00c9quipes qualit\u00e9\u00a0:<\/strong> proc\u00e9dures, instructions de travail, approbations, r\u00e9visions et preuves de prise de connaissance si n\u00e9cessaire.<\/li>\n<li><strong>\u00c9quipes RH\u00a0:<\/strong> dossiers du personnel restreints, diffusion des politiques et dur\u00e9es de conservation d\u00e9finies.<\/li>\n<li><strong>\u00c9quipes juridiques et contractuelles :<\/strong> versions fiables, acc\u00e8s externes contr\u00f4l\u00e9s, d\u00e9cisions et signatures.<\/li>\n<li><strong>Finances et administration\u00a0:<\/strong> factures, bons de commande et preuves \u00e0 l\u2019appui de l\u2019examen et de l\u2019approbation.<\/li>\n<li><strong>Informatique et s\u00e9curit\u00e9\u00a0:<\/strong> gestion des comptes, s\u00e9paration des acc\u00e8s, port\u00e9e de l&#8217;int\u00e9gration, exigences de r\u00e9cup\u00e9ration et d&#8217;h\u00e9bergement.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Toutes les entreprises n\u2019ont pas besoin du m\u00eame flux de travail ou du m\u00eame d\u00e9ploiement. Une petite organisation peut avoir d\u2019importants besoins en mati\u00e8re de preuves, m\u00eame avec peu d\u2019utilisateurs ; une organisation plus grande peut avoir besoin d\u2019un d\u00e9ploiement progressif dans tous les d\u00e9partements.<\/p>\n<h2>Comment choisir un syst\u00e8me<\/h2>\n<p>Commencez par les documents qui causent de la confusion ou des retards. Identifiez le responsable, les utilisateurs, les d\u00e9cisions, les informations sensibles et les dates. Transformez-les ensuite en un petit ensemble de t\u00e2ches que chaque fournisseur pr\u00e9s\u00e9lectionn\u00e9 doit d\u00e9montrer.<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Confirmez la port\u00e9e.<\/strong> Faites correspondre les contr\u00f4les n\u00e9cessaires \u00e0 l\u2019offre choisie, \u00e0 la configuration et aux services optionnels.<\/li>\n<li><strong>V\u00e9rifiez la convivialit\u00e9.<\/strong> Laissez les personnes qui l\u2019administreront et l\u2019utiliseront effectuer leurs propres t\u00e2ches.<\/li>\n<li><strong>\u00c9valuez la s\u00e9curit\u00e9 et l\u2019h\u00e9bergement.<\/strong> V\u00e9rifiez les preuves et les responsabilit\u00e9s li\u00e9es au d\u00e9ploiement propos\u00e9, y compris les sauvegardes et la restauration.<\/li>\n<li><strong>Planifiez la mise en place.<\/strong> Incluez la migration, le nettoyage des m\u00e9tadonn\u00e9es, les autorisations, la formation et la responsabilit\u00e9 apr\u00e8s la mise en service.<\/li>\n<li><strong>Comparez le co\u00fbt total.<\/strong> Tenez compte des utilisateurs inclus, du stockage, de la port\u00e9e du flux de travail, des services connect\u00e9s et de l&#8217;administration, que la facturation soit par utilisateur ou par forfait.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Utilisez de vrais documents et un v\u00e9ritable chemin d\u2019approbation. Demandez au fournisseur de montrer une recherche difficile, une version modifi\u00e9e, un acc\u00e8s restreint, un rejet et une r\u00e9cup\u00e9ration des preuves de d\u00e9cision. <\/p>\n<p>La gestion documentaire est efficace lorsque les utilisateurs peuvent trouver, utiliser et expliquer leurs informations de mani\u00e8re coh\u00e9rente. Commencez dans un service d\u00e9limit\u00e9, ajustez les r\u00e8gles pendant le pilote, puis \u00e9largissez le p\u00e9rim\u00e8tre avec un responsable d\u00e9sign\u00e9. Vous pouvez <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/contact\/\">discuter de votre processus documentaire avec Folderit<\/a> pour planifier une d\u00e9monstration pertinente.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Comprendre la gestion documentaire : cycle de vie, versions, droits, validations, conservation et crit\u00e8res pour choisir une GED adapt\u00e9e.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":82212,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[1021],"tags":[],"class_list":["post-83460","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-non-classifiee"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.7.1 (Yoast SEO v25.7) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Gestion documentaire : d\u00e9finition et processus | 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