{"id":101591,"date":"2024-10-18T13:12:44","date_gmt":"2024-10-18T10:12:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=101591"},"modified":"2026-11-14T10:28:02","modified_gmt":"2026-11-14T08:28:02","slug":"archivage-documentaire-definition-mise-en-place","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/blog\/archivage-documentaire-definition-mise-en-place\/","title":{"rendered":"Archivage documentaire : d\u00e9finition et mise en place"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}.folderit-priority-guide .folderit-video{position:relative;width:100%;aspect-ratio:16\/9;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide .folderit-video iframe{position:absolute;inset:0;width:100%;height:100%;border:0}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>Une facture r\u00e9gl\u00e9e, un projet termin\u00e9 ou une ancienne proc\u00e9dure ne servent plus n\u00e9cessairement chaque jour. Ils peuvent pourtant rester utiles pour expliquer une d\u00e9cision, r\u00e9pondre \u00e0 un client ou pr\u00e9parer un contr\u00f4le. L\u2019archivage documentaire organise cette conservation sans transformer chaque dossier en r\u00e9serve illimit\u00e9e de fichiers. Il faut savoir quoi garder, pourquoi, pendant combien de temps et qui pourra le retrouver.<\/p>\n<p><em>Contenu r\u00e9vis\u00e9 le 11 novembre 2026 \u00e0 partir des fonctionnalit\u00e9s actuellement document\u00e9es de Folderit. Les dur\u00e9es et obligations applicables doivent \u00eatre d\u00e9termin\u00e9es pour chaque organisation et chaque cat\u00e9gorie de documents.<\/em><\/p>\n<h2>Qu\u2019est-ce que l\u2019archivage documentaire ?<\/h2>\n<p>L\u2019archivage documentaire consiste \u00e0 conserver de mani\u00e8re organis\u00e9e des documents devenus peu actifs, pour r\u00e9pondre \u00e0 un besoin op\u00e9rationnel ou juridique, tout en permettant leur consultation ult\u00e9rieure. Un bon dispositif pr\u00e9serve aussi le contexte : origine, version, dossier concern\u00e9 et personnes responsables. Retrouver un fichier ne suffit pas toujours ; il faut comprendre ce qu\u2019il \u00e9tablit.<\/p>\n<p>Un document peut constituer une trace probante pendant que l\u2019activit\u00e9 continue. Un compte rendu approuv\u00e9 atteste par exemple une d\u00e9cision avant m\u00eame la cl\u00f4ture du projet. La <a href=\"https:\/\/archives.un.org\/en\/content\/understanding-records-management\">pr\u00e9sentation de la gestion des documents par les Nations unies, en anglais<\/a>, aide \u00e0 comprendre ce lien entre documents et activit\u00e9s. La fin d\u2019un processus peut d\u00e9clencher l\u2019archivage, mais ne d\u00e9finit pas \u00e0 elle seule la valeur de preuve du document.<\/p>\n<p>Il faut \u00e9galement distinguer l\u2019archive de la sauvegarde. La sauvegarde sert \u00e0 restaurer des donn\u00e9es apr\u00e8s un incident ; l\u2019archive organise leur conservation et leur recherche selon des r\u00e8gles. Un dossier d\u2019archives ordinaire ne devient pas automatiquement immuable et ne constitue pas, \u00e0 lui seul, un m\u00e9canisme de gel juridique des suppressions.<\/p>\n<h2>Archives physiques, num\u00e9riques ou hybrides<\/h2>\n<p><strong>L\u2019archivage physique<\/strong> utilise des armoires, un local d\u2019archives ou un prestataire ext\u00e9rieur. Il permet notamment de conserver les originaux requis. Il suppose une ma\u00eetrise des entr\u00e9es et sorties, de l\u2019acc\u00e8s aux locaux, du classement et des risques mat\u00e9riels. Les d\u00e9placements et la recherche manuelle repr\u00e9sentent aussi du temps de travail.<\/p>\n<p><strong>L\u2019archivage num\u00e9rique<\/strong> concerne les documents num\u00e9ris\u00e9s, mais aussi ceux cr\u00e9\u00e9s directement sous forme \u00e9lectronique : courriels, rapports, contrats ou dessins techniques. Il peut simplifier la recherche et la consultation \u00e0 distance. Il exige n\u00e9anmoins des m\u00e9tadonn\u00e9es fiables, des droits adapt\u00e9s et une organisation capable de maintenir la lisibilit\u00e9 des fichiers.<\/p>\n<p><strong>Une approche hybride<\/strong> conserve certaines pi\u00e8ces sur papier et leur repr\u00e9sentation num\u00e9rique. Le dossier \u00e9lectronique doit alors indiquer o\u00f9 se trouve l\u2019original. Avant de d\u00e9truire le papier, v\u00e9rifiez le type de document, les r\u00e8gles applicables et les exigences relatives au format original. La pr\u00e9sence d\u2019un scan n\u2019\u00e9tablit ni une \u00e9quivalence juridique g\u00e9n\u00e9rale ni une autorisation de destruction.<\/p>\n<h2>Mettre en place une strat\u00e9gie en sept \u00e9tapes<\/h2>\n<h3>1. Faire l\u2019inventaire des documents<\/h3>\n<p>Rep\u00e9rez les pi\u00e8ces pr\u00e9sentes dans les applications, messageries, espaces partag\u00e9s et dossiers papier. Pour chaque ensemble, notez le type de document, son responsable, son emplacement, sa fr\u00e9quence de consultation et les exigences applicables. Les services m\u00e9tiers expliquent l\u2019usage ; les personnes comp\u00e9tentes en informatique, droit ou protection des donn\u00e9es compl\u00e8tent les contraintes.<\/p>\n<p>D\u00e9cidez ensuite ce qui doit rester actif, \u00eatre archiv\u00e9 ou \u00eatre \u00e9limin\u00e9 selon une proc\u00e9dure approuv\u00e9e. Un fichier rarement ouvert n\u2019est pas automatiquement \u00e0 conserver. \u00c0 l\u2019inverse, un contrat consult\u00e9 r\u00e9guli\u00e8rement peut d\u00e9j\u00e0 servir de r\u00e9f\u00e9rence officielle. Commencer par un \u00e9chantillon repr\u00e9sentatif permet d\u2019identifier les doublons, les propri\u00e9taires inconnus et les dossiers incomplets avant une migration plus large.<\/p>\n<h3>2. \u00c9tablir un calendrier de conservation<\/h3>\n<p>Le calendrier pr\u00e9cise, pour chaque cat\u00e9gorie, la dur\u00e9e retenue, son point de d\u00e9part, le responsable et le traitement pr\u00e9vu \u00e0 l\u2019\u00e9ch\u00e9ance. La date de cr\u00e9ation n\u2019est pas toujours le bon d\u00e9clencheur : selon la r\u00e8gle applicable, il peut s\u2019agir de la cl\u00f4ture d\u2019un exercice ou de la fin d\u2019une relation contractuelle. Pr\u00e9cisez qui valide cette interpr\u00e9tation et qui autorise l\u2019\u00e9limination.<\/p>\n<p>Il n\u2019existe pas de r\u00e8gle universelle imposant sept ans \u00e0 toutes les pi\u00e8ces financi\u00e8res ou une conservation perp\u00e9tuelle \u00e0 tous les contrats. Documentez les exceptions li\u00e9es \u00e0 un litige, une v\u00e9rification ou une affaire en cours. Lorsque le RGPD de l\u2019Union europ\u00e9enne s\u2019applique, le <a href=\"https:\/\/commission.europa.eu\/law\/law-topic\/data-protection\/information-business-and-organisations\/principles-gdpr_en\">principe de limitation de la conservation, pr\u00e9sent\u00e9 par la Commission europ\u00e9enne en anglais<\/a>, doit aussi \u00eatre pris en compte. Un stockage bon march\u00e9 ne justifie pas de garder ind\u00e9finiment des donn\u00e9es personnelles.<\/p>\n<h3>3. Choisir le mode de stockage et les responsabilit\u00e9s<\/h3>\n<p>Un syst\u00e8me install\u00e9 sur site laisse \u00e0 l\u2019organisation la gestion de l\u2019infrastructure, des mises \u00e0 jour, des sauvegardes et des proc\u00e9dures de reprise. Une solution cloud r\u00e9duit certains besoins mat\u00e9riels internes, mais demande d\u2019examiner le contrat, la localisation des donn\u00e9es, les possibilit\u00e9s d\u2019export et la r\u00e9partition des responsabilit\u00e9s. Aucun emplacement ne garantit \u00e0 lui seul s\u00e9curit\u00e9 et conformit\u00e9.<\/p>\n<p>Dans un dispositif hybride, d\u00e9finissez quelle version fait r\u00e9f\u00e9rence et comment retrouver le papier correspondant. Pr\u00e9voyez les changements de site, de prestataire et de logiciel. Un export exploitable doit pr\u00e9server les \u00e9l\u00e9ments n\u00e9cessaires \u00e0 la compr\u00e9hension des documents, pas seulement produire une liste de fichiers aux noms obscurs.<\/p>\n<h3>4. Num\u00e9riser, contr\u00f4ler et indexer<\/h3>\n<p>Avant le classement, v\u00e9rifiez les pages, les annexes, l\u2019ordre de lecture, les versos et la lisibilit\u00e9. Une pi\u00e8ce absente peut passer inaper\u00e7ue si l\u2019on mesure uniquement le nombre de fichiers num\u00e9ris\u00e9s. Le format PDF\/A peut \u00eatre pr\u00e9vu dans une politique de conservation ; cela ne signifie pas que Folderit convertit ou valide automatiquement les documents dans ce format.<\/p>\n<p>Les m\u00e9tadonn\u00e9es peuvent inclure le type de document, le service responsable, la r\u00e9f\u00e9rence du dossier et la date utile au calcul de conservation. Des \u00e9tiquettes coh\u00e9rentes ajoutent d\u2019autres chemins de recherche. L\u2019<a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/folderit-prend-il-en-charge-locr\/\">OCR de Folderit<\/a> indexe le texte des documents texte pris en charge, des PDF et des images PNG ou JPG pour la recherche en texte int\u00e9gral. Il ne r\u00e9alise pas la num\u00e9risation et ne garantit ni modification du scan ni conversion de format.<\/p>\n<p>Testez un cas concret : une coll\u00e8gue autoris\u00e9e doit pouvoir retrouver une facture et son annexe avec le nom du fournisseur, la date et la r\u00e9f\u00e9rence du projet, sans demander au cr\u00e9ateur du classement.<\/p>\n<h3>5. R\u00e9gler les acc\u00e8s et la s\u00e9curit\u00e9<\/h3>\n<p>Attribuez les droits selon les missions et les ressources. Les dossiers du personnel ne n\u00e9cessitent pas le m\u00eame acc\u00e8s que les manuels diffus\u00e9s aux \u00e9quipes. Dans les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/comparer-les-autorisations-dacces\/\">niveaux d\u2019autorisation de Folderit<\/a>, Previewer permet la pr\u00e9visualisation des fichiers pris en charge ; Viewer permet lecture et t\u00e9l\u00e9chargement ; Editor dispose de droits de travail \u00e9tendus, dont la suppression. Des permissions granulaires personnalisables sont propos\u00e9es avec Tailor.<\/p>\n<p>Les administrateurs peuvent configurer l\u2019authentification \u00e0 deux facteurs, les r\u00e8gles de mot de passe et une liste d\u2019adresses IP ou de plages CIDR autoris\u00e9es, selon la <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/definir-des-politiques-de-securite\/\">documentation de s\u00e9curit\u00e9<\/a>. Le chiffrement et la s\u00e9curisation des connexions sont des mesures distinctes, d\u00e9crites dans la <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/dans-quelle-mesure-folderit-est-il-securise\/\">pr\u00e9sentation de la s\u00e9curit\u00e9<\/a>. Les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/journaux-daudit-des-documents-et-dossiers\/\">journaux d\u2019audit<\/a> enregistrent la date, l\u2019heure, l\u2019\u00e9v\u00e9nement et le nom de l\u2019utilisateur, ou l\u2019adresse IP pour une visite depuis un lien public. Leur consultation d\u00e9pend des droits ; leur pr\u00e9sence ne garantit pas leur recevabilit\u00e9 juridique dans toute situation.<\/p>\n<h3>6. Automatiser avec des contr\u00f4les et des exceptions<\/h3>\n<p>L\u2019<a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/automatiser-les-periodes-de-conservation\/\">automatisation de la conservation de Folderit<\/a> est disponible dans les offres Medium et Tailor. Un administrateur d\u00e9finit la p\u00e9riode active sur le dossier et peut s\u00e9lectionner, dans les param\u00e8tres avanc\u00e9s, un champ de m\u00e9tadonn\u00e9es de type date comme point de d\u00e9part. L\u2019action pr\u00e9vue peut archiver dans un dossier, envoyer \u00e0 la corbeille ou supprimer d\u00e9finitivement. L\u2019archivage peut pr\u00e9server l\u2019arborescence ; l\u2019application aux sous-dossiers est facultative.<\/p>\n<p>Des exceptions au niveau d\u2019un fichier ou dossier permettent une dur\u00e9e particuli\u00e8re ou une configuration inactive pour conserver sans \u00e9ch\u00e9ance. Cette exception n\u2019\u00e9quivaut pas \u00e0 un gel juridique garanti. Testez sur des pi\u00e8ces d\u2019exemple et examinez les affaires en cours avant toute r\u00e8gle destructive. La colonne d\u2019\u00e9ch\u00e9ance ainsi que Dashboard et Reports facilitent le suivi. L\u2019automatisation ne corrige pas une date erron\u00e9e, ne classe pas d\u2019elle-m\u00eame tous les types documentaires et ne garantit pas une recherche instantan\u00e9e.<\/p>\n<h3>7. R\u00e9examiner r\u00e9guli\u00e8rement l\u2019archive<\/h3>\n<p>V\u00e9rifiez p\u00e9riodiquement la recherche, les droits, la lisibilit\u00e9 et la coh\u00e9rence entre fichiers et m\u00e9tadonn\u00e9es. Une personne rempla\u00e7ante retrouve-t-elle la bonne version ? Les liens vers les originaux papier restent-ils exacts ? Les anciens collaborateurs ont-ils encore des acc\u00e8s inutiles ? Faites de ces questions des essais concrets.<\/p>\n<p>R\u00e9visez aussi le calendrier, les exceptions et les responsabilit\u00e9s lorsque l\u2019activit\u00e9, les r\u00e8gles ou la technologie changent. Anticipez les formats vieillissants et les migrations n\u00e9cessaires. Conservez le r\u00e9sultat des contr\u00f4les, les corrections d\u00e9cid\u00e9es et la date du prochain examen. L\u2019archive devient ainsi un processus suivi, et non une op\u00e9ration de rangement ponctuelle.<\/p>\n<h2>Douze groupes de documents \u00e0 examiner<\/h2>\n<p>Cette liste sert \u00e0 pr\u00e9parer l\u2019inventaire. Elle ne signifie pas que tout doit \u00eatre archiv\u00e9, ni que toutes les cat\u00e9gories partagent la m\u00eame dur\u00e9e ou les m\u00eames acc\u00e8s.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Documents juridiques :<\/strong> contrats et accords, justificatifs de conformit\u00e9 et correspondance juridique. Reliez les avenants \u00e0 la convention qu\u2019ils modifient.<\/li>\n<li><strong>Documents financiers :<\/strong> factures, re\u00e7us, \u00e9tats financiers, pi\u00e8ces fiscales et rapports d\u2019audit. Pr\u00e9servez le lien entre justificatif et op\u00e9ration concern\u00e9e.<\/li>\n<li><strong>Ressources humaines :<\/strong> pi\u00e8ces de paie, \u00e9valuations professionnelles, politiques et proc\u00e9dures RH. Examinez s\u00e9par\u00e9ment les acc\u00e8s et les dur\u00e9es n\u00e9cessaires.<\/li>\n<li><strong>Correspondance :<\/strong> courriels, lettres et notes internes attestant une d\u00e9cision ou un engagement. Le caract\u00e8re informel du support ne suffit pas \u00e0 d\u00e9cider.<\/li>\n<li><strong>Rapports :<\/strong> recherches, propositions et \u00e9tudes de faisabilit\u00e9. Identifiez la version retenue et son contexte pour \u00e9viter les confusions ult\u00e9rieures.<\/li>\n<li><strong>Politiques de l\u2019entreprise :<\/strong> proc\u00e9dures, r\u00e8gles et manuels. Les versions ant\u00e9rieures peuvent expliquer quelles instructions s\u2019appliquaient \u00e0 une p\u00e9riode donn\u00e9e.<\/li>\n<li><strong>Dossiers clients :<\/strong> commandes, contrats et retours clients. D\u00e9terminez le besoin de preuve et le traitement appropri\u00e9 des donn\u00e9es personnelles.<\/li>\n<li><strong>Propri\u00e9t\u00e9 intellectuelle :<\/strong> brevets, marques, documents relatifs aux droits d\u2019auteur et accords de licence. Conservez les r\u00e9f\u00e9rences permettant d\u2019identifier les droits concern\u00e9s.<\/li>\n<li><strong>Documents \u00e9ducatifs :<\/strong> relev\u00e9s de notes, dossiers d\u2019\u00e9l\u00e8ves ou d\u2019\u00e9tudiants et politiques p\u00e9dagogiques. Les r\u00e8gles d\u00e9pendent des pi\u00e8ces et de l\u2019\u00e9tablissement.<\/li>\n<li><strong>Documents de projet :<\/strong> plans, rapports et comptes rendus de r\u00e9union. Le dossier doit permettre de suivre les d\u00e9cisions et leurs responsables.<\/li>\n<li><strong>Documentation technique :<\/strong> manuels, sp\u00e9cifications, documents d\u2019ing\u00e9nierie et dessins. Associez chaque version au produit, \u00e9quipement ou site pertinent.<\/li>\n<li><strong>Environnement et s\u00e9curit\u00e9 :<\/strong> proc\u00e9dures de s\u00e9curit\u00e9, rapports d\u2019incident et certifications. Gardez le contexte de l\u2019\u00e9v\u00e9nement et les p\u00e9riodes de validit\u00e9 utiles.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Construire une archive r\u00e9ellement utilisable<\/h2>\n<p>Commencez par un p\u00e9rim\u00e8tre ma\u00eetrisable, validez les r\u00e8gles avec les responsables et testez une recherche avant d\u2019\u00e9tendre le dispositif. Folderit peut soutenir l\u2019acc\u00e8s contr\u00f4l\u00e9, l\u2019indexation et les actions de conservation configur\u00e9es. La qualit\u00e9 du classement, la justification des dur\u00e9es et le traitement des exceptions restent des d\u00e9cisions de l\u2019organisation.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/my.folderit.com\/signup\/\">Essayer Folderit gratuitement<\/a><\/p>\n<p>Vid\u00e9o en anglais, issue de l\u2019article original :<\/p>\n<div class=\"folderit-video\"><iframe allowfullscreen=\"\" height=\"315\" loading=\"lazy\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/mLHLuybkYLw\" title=\"D\u00e9monstration de Folderit (en anglais)\" width=\"560\"><\/iframe><\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>L\u2019archivage documentaire demande des r\u00e8gles de conservation, des responsabilit\u00e9s et des recherches fiables. D\u00e9couvrez sept \u00e9tapes de mise en place et douze groupes de documents \u00e0 examiner.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":100539,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[1021],"tags":[],"class_list":["post-101591","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-non-classifiee"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.7.1 (Yoast SEO v25.7) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Archivage documentaire : d\u00e9finition et 7 \u00e9tapes<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Organisez votre archivage documentaire : dur\u00e9es de conservation, num\u00e9risation, acc\u00e8s et automatisation en sept \u00e9tapes concr\u00e8tes.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, 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