{"id":100288,"date":"2026-01-29T10:02:30","date_gmt":"2026-01-29T08:02:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=100288"},"modified":"2026-11-10T11:30:50","modified_gmt":"2026-11-10T09:30:50","slug":"concepteur-workflows-documentaires-approbation-classement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/blog\/concepteur-workflows-documentaires-approbation-classement\/","title":{"rendered":"Concepteur de workflows documentaires : approbation et classement"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>Des approbations dispers\u00e9es dans les courriels, des fichiers nomm\u00e9s \u00ab final-vraiment-final \u00bb et un contrat approuv\u00e9 qui reste dans le dossier des brouillons : les difficult\u00e9s se situent souvent entre les \u00e9tapes. Un concepteur visuel de workflows documentaires rend ces passages explicites. L\u2019\u00e9quipe d\u00e9finit ce qui d\u00e9clenche le processus, quels documents sont concern\u00e9s, qui intervient et o\u00f9 le document doit arriver.<\/p>\n<p>Le Workflow Designer de Folderit fonctionne directement dans la GED, l\u00e0 o\u00f9 les fichiers, leurs droits et leur historique sont d\u00e9j\u00e0 g\u00e9r\u00e9s. Ce guide pr\u00e9sente le mod\u00e8le de base, ses usages et deux configurations possibles. Les exemples sont des sc\u00e9narios de conception, pas des comptes rendus de tests en production.<\/p>\n<p><small>V\u00e9rification fonctionnelle du 10 novembre 2026, \u00e0 partir de l\u2019article anglais du 29 janvier 2026. Les indications ci-dessous tiennent compte des libell\u00e9s et param\u00e8tres actuels d\u00e9crits dans la documentation li\u00e9e.<\/small><\/p>\n<h2>Qu\u2019est-ce qu\u2019un concepteur de workflows documentaires ?<\/h2>\n<p>C\u2019est un outil permettant de repr\u00e9senter un processus documentaire r\u00e9p\u00e9titif sur un canevas, en reliant des \u00e9v\u00e9nements, des conditions et des actions. Le passage \u00e0 l\u2019\u00e9tape suivante d\u00e9pend alors de r\u00e8gles d\u00e9finies, plut\u00f4t que du souvenir d\u2019un coll\u00e8gue, d\u2019une feuille de calcul ou d\u2019une longue cha\u00eene de courriels.<\/p>\n<p>L\u2019approbation est souvent le premier besoin. Pourtant, le temps se perd aussi autour de la d\u00e9cision : retrouver la bonne version, solliciter les bonnes personnes puis classer correctement le r\u00e9sultat. Le concepteur de workflows relie ces op\u00e9rations. Il aide \u00e0 appliquer une organisation convenue ; l\u2019entreprise reste responsable du choix de ses r\u00e8gles.<\/p>\n<h2>Un mod\u00e8le simple pour dessiner le processus<\/h2>\n<p><strong>D\u00e9clencheur \u2192 Conditions \u2192 \u00c9tapes \u2192 R\u00e9sultats<\/strong> constitue une bonne trame de travail. \u00c9crivez d\u2019abord le processus sous cette forme avant de le construire dans l\u2019interface.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>D\u00e9clencheur :<\/strong> quel \u00e9v\u00e9nement vient de se produire ? Une nouvelle version, un d\u00e9placement, une modification de m\u00e9tadonn\u00e9es, un ajout de tag ou de partage, par exemple.<\/li>\n<li><strong>Conditions :<\/strong> quels \u00e9l\u00e9ments doivent r\u00e9ellement entrer dans le processus ? Pr\u00e9cisez le dossier, le type d\u2019\u00e9l\u00e9ment, son nom ou ses m\u00e9tadonn\u00e9es.<\/li>\n<li><strong>\u00c9tapes :<\/strong> que faut-il faire ? Attendre, d\u00e9placer un \u00e9l\u00e9ment ou demander une action formelle \u00e0 des personnes d\u00e9sign\u00e9es.<\/li>\n<li><strong>R\u00e9sultats :<\/strong> quelle suite donner au r\u00e9sultat observ\u00e9 ? Une condition vraie n\u2019\u00e9quivaut pas \u00e0 une approbation humaine.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dans une \u00e9tape <em>Condition<\/em> ordinaire, <em>Success<\/em> signifie que la condition est vraie, et <em>Failure<\/em> qu\u2019elle est fausse. Ce second cas ne signifie pas qu\u2019un approbateur a refus\u00e9. L\u2019\u00e9tape <em>Request action<\/em> poss\u00e8de, elle, ses propres sorties de r\u00e9ussite, d\u2019\u00e9chec et de d\u00e9passement du d\u00e9lai configur\u00e9.<\/p>\n<h2>Quatre difficult\u00e9s fr\u00e9quentes dans les \u00e9quipes<\/h2>\n<h3>La confusion entre versions<\/h3>\n<p>Une personne approuve une ancienne version pendant qu\u2019une autre en d\u00e9pose une nouvelle. Ou le bon fichier est approuv\u00e9, mais une autre copie est envoy\u00e9e. La d\u00e9cision doit rester li\u00e9e \u00e0 la version effectivement examin\u00e9e. Un nouveau d\u00e9p\u00f4t ne devient pas approuv\u00e9 par h\u00e9ritage.<\/p>\n<h3>Les ruptures de classement<\/h3>\n<p>Le document a re\u00e7u l\u2019accord n\u00e9cessaire, mais reste dans \u00ab Brouillons \u00bb, dans un espace personnel ou dans le mauvais projet. D\u00e9finir sa destination \u00e9vite de multiplier les questions sur son statut et facilite la poursuite du travail.<\/p>\n<h3>Les partages peu visibles<\/h3>\n<p>Un lien ou un nouvel acc\u00e8s \u00e0 un contenu confidentiel peut passer inaper\u00e7u. Une demande de contr\u00f4le apr\u00e8s le partage permet de signaler l\u2019\u00e9v\u00e9nement. Il faut ensuite examiner le destinataire et les autorisations r\u00e9elles pour d\u00e9cider de la mesure adapt\u00e9e.<\/p>\n<h3>Une tra\u00e7abilit\u00e9 insuffisante<\/h3>\n<p>Qui a examin\u00e9 quelle version, et \u00e0 quel moment ? Les informations sur les t\u00e2ches, l\u2019historique des versions et les journaux d\u2019audit aident \u00e0 r\u00e9pondre. Ils ne constituent pas, \u00e0 eux seuls, une garantie de conformit\u00e9 : les droits, les proc\u00e9dures et les exigences applicables doivent aussi \u00eatre examin\u00e9s.<\/p>\n<h2>Construire le workflow dans Folderit<\/h2>\n<p>Ouvrez <em>Admin tools \u2192 Workflows<\/em>, puis cr\u00e9ez une automatisation. Donnez-lui un nom compr\u00e9hensible et v\u00e9rifiez son \u00e9tat <em>Enabled<\/em>. Ajoutez au moins un <em>Starting point<\/em>, avec un \u00e9v\u00e9nement et des conditions suffisamment pr\u00e9cises. Un point de d\u00e9part nomm\u00e9 peut \u00e9galement \u00eatre lanc\u00e9 manuellement depuis le menu <em>Workflow<\/em> d\u2019un \u00e9l\u00e9ment.<\/p>\n<p>Les \u00e9v\u00e9nements document\u00e9s comprennent <em>File version added<\/em>, <em>Item moved<\/em>, la modification de m\u00e9tadonn\u00e9es, <em>Tag added<\/em>, <em>Share added<\/em> et <em>Request responded<\/em>. Choisissez celui qui correspond r\u00e9ellement au passage attendu. Une r\u00e9ponse \u00e0 une demande ne prouve pas que toutes les approbations n\u00e9cessaires sont termin\u00e9es.<\/p>\n<p>Les conditions portent notamment sur le type, le nom, l\u2019emplacement, les m\u00e9tadonn\u00e9es et <em>Requests completed<\/em>. Distinguez le dossier lui-m\u00eame des \u00e9l\u00e9ments qu\u2019il contient. D\u00e9terminez si le p\u00e9rim\u00e8tre comprend ce dossier uniquement, tous ses sous-dossiers ou un nombre limit\u00e9 de niveaux. Une r\u00e8gle trop large peut cr\u00e9er beaucoup de t\u00e2ches sans int\u00e9r\u00eat.<\/p>\n<figure><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2026\/11\/p61648-fr-inline-workflow.png\" alt=\"Capture historique du concepteur de workflows Folderit avec interface anglaise et \u00e9tapes reli\u00e9es sur le canevas\"><figcaption>Capture originale du concepteur de workflows, avec l\u2019interface anglaise d\u2019une version ant\u00e9rieure. Les libell\u00e9s et param\u00e8tres actuels figurent dans la documentation li\u00e9e.<\/figcaption><\/figure>\n<p>Les \u00e9tapes document\u00e9es sont <em>Condition<\/em>, <em>Delay<\/em>, <em>Move<\/em>, <em>Run automation<\/em>, <em>Send reminder<\/em>, <em>Wait for event<\/em> et <em>Request action<\/em>. L\u2019ancienne capture utilise encore le terme <em>Resolution<\/em> pour les t\u00e2ches formelles ; la d\u00e9signation actuelle est <em>Request action<\/em>.<\/p>\n<p>Ces \u00e9tapes permettent d\u2019organiser des contr\u00f4les, des attentes, des d\u00e9placements et des demandes. Elles ne cr\u00e9ent pas spontan\u00e9ment un calcul automatique, une classification documentaire ou une s\u00e9lection des responsables par service. De tels besoins exigent des r\u00e8gles et capacit\u00e9s v\u00e9rifi\u00e9es, \u00e9ventuellement une int\u00e9gration distincte.<\/p>\n<h2>Relier le cycle de vie aux d\u00e9cisions<\/h2>\n<p>Une structure <strong>Brouillon \u2192 Examen \u2192 Approuv\u00e9 \u2192 Archiv\u00e9<\/strong> peut rendre le statut visible dans les dossiers. Elle n\u2019a de sens que si les permissions, les r\u00e8gles de classement et les d\u00e9cisions accept\u00e9es correspondent \u00e0 ces \u00e9tats. D\u00e9placer un fichier vers \u00ab Archiv\u00e9 \u00bb ne d\u00e9finit pas, en soi, une conservation r\u00e9glementaire ou une suppression future.<\/p>\n<p>Dans <em>Request action<\/em>, d\u00e9signez les utilisateurs ou groupes et choisissez un traitement parall\u00e8le ou s\u00e9quentiel. D\u00e9finissez si la t\u00e2che doit \u00eatre termin\u00e9e par tous, par un nombre donn\u00e9 ou par un pourcentage des destinataires. R\u00e9glez aussi le seuil de refus. Recevoir une r\u00e9ponse ne signifie pas n\u00e9cessairement r\u00e9ussir l\u2019\u00e9tape.<\/p>\n<p>Les m\u00e9thodes comprennent <em>Approval<\/em>, <em>Acknowledgement<\/em>, <em>Folderit eSign<\/em>, <em>DocuSign<\/em>, <em>eID<\/em> et <em>Fill fields<\/em>. Une m\u00e9thode d\u2019examen peut \u00eatre personnalis\u00e9e ; ne pr\u00e9sumez pas qu\u2019une m\u00e9thode \u00ab Review \u00bb identique existe dans tous les comptes. V\u00e9rifiez la disponibilit\u00e9 et la configuration des m\u00e9thodes de signature.<\/p>\n<p><em>Due By<\/em> correspond \u00e0 une \u00e9ch\u00e9ance informative. Le param\u00e8tre explicite <em>Timeout<\/em> pilote le d\u00e9passement de dur\u00e9e ; 0 signifie qu\u2019il n\u2019y a pas de timeout. Le simple d\u00e9passement de la date affich\u00e9e ne garantit donc pas une escalade. D\u00e9signez \u00e9galement la personne charg\u00e9e de reprendre un dossier bloqu\u00e9.<\/p>\n<h2>Exemple 1 : examiner les contrats puis les classer<\/h2>\n<p>Supposons que les nouvelles versions soient examin\u00e9es dans \u00ab Contrats\/Examen \u00bb. Conservez deux phases m\u00e9tier : demander une approbation, puis classer selon le r\u00e9sultat. Un seul workflow visuel peut les relier clairement :<\/p>\n<ol>\n<li>Configurez <em>File version added<\/em> avec une condition de type fichier et un emplacement limit\u00e9 au dossier pr\u00e9vu.<\/li>\n<li>Ajoutez <em>Request action<\/em> avec <em>Approval<\/em>. Nommez les personnes des services juridique et financier ainsi que de la direction. Ici, elles sont choisies explicitement, pas d\u00e9termin\u00e9es automatiquement par les m\u00e9tadonn\u00e9es.<\/li>\n<li>Fixez, par exemple, l\u2019accord des trois personnes et l\u2019\u00e9chec d\u00e8s le premier refus. Configurez ces r\u00e8gles et v\u00e9rifiez les deux r\u00e9sultats.<\/li>\n<li>Reliez <em>Success \u2192 Move<\/em> \u00e0 \u00ab Approuv\u00e9 \u00bb, <em>Failure \u2192 Move<\/em> \u00e0 \u00ab \u00c0 reprendre \u00bb et <em>Timeout \u2192 Move<\/em> \u00e0 \u00ab Escalade \u00bb.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Dans ce dernier dossier, un responsable examine la suite \u00e0 donner. Une automatisation s\u00e9par\u00e9e de classement est \u00e9galement possible avec des conditions correctes de fin et de r\u00e9sultat. L\u2019\u00e9v\u00e9nement <em>Request responded<\/em> seul est insuffisant : il peut signaler une unique r\u00e9ponse.<\/p>\n<p>Testez le d\u00e9p\u00f4t d\u2019une nouvelle version pendant une demande en cours. \u00c9vitez les demandes en double et d\u00e9cidez du traitement de l\u2019examen pr\u00e9c\u00e9dent. La nouvelle version doit faire l\u2019objet de la d\u00e9cision pr\u00e9vue pour elle.<\/p>\n<h2>Exemple 2 : contr\u00f4ler les partages d\u2019un espace confidentiel<\/h2>\n<p>Un autre sc\u00e9nario utilise <em>Share added<\/em>, limit\u00e9 au dossier confidentiel et au type d\u2019\u00e9l\u00e9ment souhait\u00e9s. Il cr\u00e9e une demande pour un responsable de la s\u00e9curit\u00e9 nomm\u00e9. Utilisez une m\u00e9thode d\u2019examen personnalis\u00e9e si elle existe, sinon une demande <em>Approval<\/em>.<\/p>\n<p>Le responsable v\u00e9rifie le destinataire, le lien et les droits accord\u00e9s. Le workflow r\u00e9agit apr\u00e8s la cr\u00e9ation du partage : ce n\u2019est pas un blocage pr\u00e9ventif des acc\u00e8s externes, un classement automatique des destinataires ou une r\u00e9vocation automatique. D\u00e9placer le fichier ne prouve pas que son lien est d\u00e9sactiv\u00e9. Toute correction doit porter sur les v\u00e9ritables param\u00e8tres de partage et d\u2019acc\u00e8s.<\/p>\n<p>Incluez dans les essais un partage autoris\u00e9 et un \u00e9v\u00e9nement hors p\u00e9rim\u00e8tre. Le contr\u00f4le doit signaler les situations convenues sans absorber toutes les activit\u00e9s ordinaires.<\/p>\n<h2>Trois erreurs \u00e0 \u00e9viter<\/h2>\n<ul>\n<li><strong>Un p\u00e9rim\u00e8tre trop large :<\/strong> commencez avec un dossier, un type d\u2019\u00e9l\u00e9ment et un \u00e9v\u00e9nement utile. Trop de sollicitations r\u00e9duisent l\u2019attention.<\/li>\n<li><strong>Tout concentrer dans un seul m\u00e9canisme :<\/strong> distinguez la demande et le classement apr\u00e8s r\u00e9sultat. Des branches explicites suffisent souvent ; deux automatisations exigent des conditions de fin rigoureuses.<\/li>\n<li><strong>Oublier la destination :<\/strong> choisissez les dossiers et droits avant le lancement. Une d\u00e9cision correcte ne r\u00e9sout pas un classement illisible.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>V\u00e9rifier les cas qui comptent<\/h2>\n<p>Utilisez des fichiers de d\u00e9monstration identifiables et pr\u00e9venez les participants. Testez une nouvelle version attendue, un \u00e9l\u00e9ment exclu, l\u2019approbation, le refus, l\u2019absence de r\u00e9ponse avec timeout, une nouvelle version pendant l\u2019examen et l\u2019indisponibilit\u00e9 d\u2019un examinateur. Contr\u00f4lez \u00e0 chaque fois la t\u00e2che, la version, le r\u00e9sultat et le dossier final. Convenez d\u2019un responsable humain de l\u2019escalade.<\/p>\n<h2>Trois questions pour d\u00e9marrer<\/h2>\n<h3>Le concepteur sert-il uniquement aux approbations ?<\/h3>\n<p>Non. Le classement, le cycle de vie et les r\u00e9actions cibl\u00e9es aux modifications en font aussi partie. Cherchez d\u2019abord le passage qui cause des erreurs.<\/p>\n<h3>Faut-il \u00eatre technicien ?<\/h3>\n<p>Il faut surtout s\u2019accorder sur les r\u00f4les et les r\u00e8gles. Le canevas facilite la repr\u00e9sentation, mais la configuration des r\u00e9sultats et les essais restent indispensables.<\/p>\n<h3>Quel premier processus choisir ?<\/h3>\n<p>Un cas r\u00e9current : contrat \u00e0 approuver, politique \u00e0 lire, classement apr\u00e8s d\u00e9cision ou partage \u00e0 contr\u00f4ler. D\u00e9crivez-le avec le mod\u00e8le d\u00e9clencheur, conditions, \u00e9tapes et r\u00e9sultats.<\/p>\n<p>Consultez le <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/knowledge-base\/utiliser-le-concepteur-de-flux-de-travail\/\">guide du Workflow Designer<\/a> pour les r\u00e9glages actuels et la <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/automatisation-workflows-documentaires\/\">pr\u00e9sentation des workflows documentaires<\/a> pour les m\u00e9thodes. V\u00e9rifiez aussi les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/prix\/\">fonctionnalit\u00e9s de l\u2019offre actuelle<\/a> et les signatures configur\u00e9es dans votre compte.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Un concepteur visuel relie les \u00e9v\u00e9nements, les conditions, les t\u00e2ches et le classement. D\u00e9couvrez comment structurer ces passages dans Folderit et v\u00e9rifier les r\u00e9sultats.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":99502,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[1021],"tags":[],"class_list":["post-100288","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-non-classifiee"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.7.1 (Yoast SEO v25.7) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Workflows documentaires : concepteur visuel et exemples<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Concevez des workflows documentaires dans Folderit : d\u00e9clencheurs, conditions, approbations et classement, avec exemples et v\u00e9rifications utiles.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/blog\/concepteur-workflows-documentaires-approbation-classement\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"fr_FR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Concepteur de workflows documentaires : approbation et classement\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Reliez les versions, les d\u00e9cisions et le classement dans un processus clair. Deux exemples et les points \u00e0 v\u00e9rifier avant d\u2019activer un workflow.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/blog\/concepteur-workflows-documentaires-approbation-classement\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Document Management System Folderit\" \/>\n<meta property=\"article:publisher\" content=\"https:\/\/www.facebook.com\/folderit\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2026-01-29T08:02:30+00:00\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2026-11-10T09:30:50+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2026\/11\/p61648-fr-cover.jpg\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"1536\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"926\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/jpeg\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"Kent\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta 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