{"id":73967,"date":"2026-08-05T18:40:23","date_gmt":"2026-08-05T15:40:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=73967"},"modified":"2026-10-30T23:51:56","modified_gmt":"2026-10-30T21:51:56","slug":"systeme-edrms","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/systeme-edrms\/","title":{"rendered":"Qu\u2019est-ce qu\u2019un syst\u00e8me EDRMS ?"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>R\u00e9ponse rapide :<\/strong> Un EDRMS, ou syst\u00e8me de gestion des documents et des archives, r\u00e9unit la gestion active des documents m\u00e9tier \u2014 cr\u00e9ation, r\u00e9vision, validation et versions \u2014 et la gestion des documents \u00e0 conserver : classement, stockage, r\u00e8gles de conservation et \u00e9limination justifiable. Selon ses fonctions et sa configuration, il permet de tracer les cr\u00e9ations, validations, acc\u00e8s et traitements finaux dans un environnement contr\u00f4l\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Un <strong>EDRMS<\/strong> est un Electronic Document and Records Management System. Il encadre les documents du premier projet \u00e0 l\u2019archivage ou \u00e0 la destruction autoris\u00e9e. Ce terme est fr\u00e9quent dans les administrations, la sant\u00e9, le juridique et les secteurs r\u00e9glement\u00e9s o\u00f9 il faut d\u00e9montrer la ma\u00eetrise des documents, et pas seulement leur stockage.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La distinction entre les deux fonctions est importante. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/what-is-document-management\/\"><strong>La gestion documentaire<\/strong><\/a> couvre les fichiers actifs : r\u00e9daction, versions, validations, collaboration et diffusion. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/records-management\/\"><strong>La gestion des documents \u00e0 conserver<\/strong><\/a> couvre les documents constituant une preuve d\u2019activit\u00e9 : contrats, politiques sign\u00e9es, pi\u00e8ces financi\u00e8res et d\u00e9clarations r\u00e9glementaires. Ils doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant les dur\u00e9es appropri\u00e9es, puis faire l\u2019objet d\u2019un traitement final document\u00e9. L\u2019EDRMS r\u00e9unit ces fonctions avec des contr\u00f4les d\u2019acc\u00e8s et une journalisation coh\u00e9rents.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-what-does-an-edrms-actually-do\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Que fait concr\u00e8tement un EDRMS ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Il associe des r\u00e8gles aux fichiers. On retrouve g\u00e9n\u00e9ralement six fonctions principales :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/gestion-versions\/\"><strong>La gestion des versions<\/strong><\/a>: une version courante de r\u00e9f\u00e9rence, avec l\u2019historique des r\u00e9visions et les informations disponibles sur leurs auteurs.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/approval-workflow-dms\/\"><strong>Les circuits de validation<\/strong><\/a>: des \u00e9tapes d\u00e9finies de r\u00e9vision et d\u2019approbation, avec une d\u00e9cision enregistr\u00e9e \u00e0 chaque \u00e9tape.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>La gouvernance des acc\u00e8s<\/strong>: <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/what-is-role-based-access-control-rbac\/\">Les permissions fond\u00e9es sur les r\u00f4les<\/a> d\u00e9terminent qui peut consulter, modifier, importer ou partager les documents, selon le principe du moindre privil\u00e8ge.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Les journaux d\u2019audit<\/strong>: le syst\u00e8me consigne les \u00e9v\u00e9nements couverts \u2014 importation, modification, validation, t\u00e9l\u00e9chargement, partage ou suppression \u2014 avec l\u2019horodatage et l\u2019identit\u00e9 disponibles, pour constituer <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/piste-audit-documentaire\/\">un historique de l\u2019activit\u00e9 documentaire<\/a>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>La conservation et l\u2019\u00e9limination<\/strong>: les documents sont conserv\u00e9s selon les dur\u00e9es l\u00e9gales ou internes retenues, puis archiv\u00e9s ou supprim\u00e9s suivant un processus tra\u00e7able et des <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/best-practices-for-document-retention-in-a-document-management-system\/\">pratiques de conservation d\u00e9finies<\/a>.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Le classement et la recherche<\/strong>: les m\u00e9tadonn\u00e9es, la num\u00e9rotation et la <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/document-management-system-with-ocr\/\">recherche plein texte avec OCR dans les scans<\/a> facilitent la r\u00e9cup\u00e9ration des documents, dans les formats et langues pris en charge.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La gestion des documents \u00e0 conserver distingue l\u2019EDRMS d\u2019un stockage de fichiers utilis\u00e9 seul. Le RGPD demande, par exemple, de limiter la conservation des donn\u00e9es personnelles au n\u00e9cessaire et de pouvoir d\u00e9montrer les mesures appliqu\u00e9es. Une GED disposant de r\u00e8gles de conservation peut aider \u00e0 les ex\u00e9cuter ; l\u2019organisation doit d\u00e9finir les dur\u00e9es et les exceptions appropri\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-why-does-an-edrms-matter-for-compliance-and-audit-readiness\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Pourquoi un EDRMS aide-t-il \u00e0 pr\u00e9parer les audits ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Les exigences d\u2019ISO 9001, d\u2019ISO 27001, du RGPD et de HIPAA recoupent plusieurs fonctions d\u2019un EDRMS, dans leurs champs respectifs. Les fonctions techniques doivent \u00eatre associ\u00e9es \u00e0 des proc\u00e9dures et responsabilit\u00e9s adapt\u00e9es. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/iso-9001-document-control-guide-smes\/\">La clause 7.5 d\u2019ISO 9001<\/a> encadre les informations document\u00e9es : examen et approbation appropri\u00e9s, protection, disponibilit\u00e9 et ma\u00eetrise des modifications et de la conservation. Dire \u00ab nous stockons tout dans SharePoint \u00bb ne suffit pas \u00e0 d\u00e9montrer ces contr\u00f4les ; il faut pr\u00e9senter la configuration, les validations, l\u2019historique et les r\u00e8gles r\u00e9ellement appliqu\u00e9s. SharePoint peut lui-m\u00eame proposer des fonctions documentaires selon sa configuration.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Sans dispositif structur\u00e9, les \u00e9quipes cherchent les validations dans les e-mails, reconstruisent les versions depuis des noms comme \u00ab Politique_v3_FINAL_v2 \u00bb et v\u00e9rifient les suppressions au cas par cas. Ces lacunes peuvent contribuer \u00e0 des non-conformit\u00e9s. Le probl\u00e8me tient alors autant \u00e0 l\u2019organisation des syst\u00e8mes qu\u2019\u00e0 la vigilance des personnes.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Un EDRMS <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/how-document-management-systems-facilitate-audit-preparation-a-comprehensive-guide\/\">facilite la pr\u00e9paration des audits avec des traces d\u00e9j\u00e0 disponibles<\/a>. Lorsque les validations, confirmations de lecture et acc\u00e8s couverts sont journalis\u00e9s, les \u00e9l\u00e9ments sont accessibles au moment de la demande. Folderit propose des circuits de validation, des accus\u00e9s de lecture, la conservation automatis\u00e9e et des journaux d\u2019audit, selon les fonctionnalit\u00e9s de la formule. Une \u00e9quipe qualit\u00e9 peut ainsi rassembler les informations existantes plut\u00f4t que reconstituer chaque \u00e9tape apr\u00e8s coup.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-edrms-vs-file-storage-what-is-the-difference\" class=\"wp-block-heading\"><strong>EDRMS et stockage de fichiers : quelle diff\u00e9rence ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/sharepoint-alternatives\/\">SharePoint<\/a>, Google Drive et Dropbox disposent de capacit\u00e9s variables selon leurs offres et configurations. La comparaison ci-dessous oppose un stockage de base sans workflow configur\u00e9 \u00e0 un dispositif documentaire \u00e9quip\u00e9 des contr\u00f4les correspondants ; elle ne d\u00e9crit pas une impossibilit\u00e9 absolue de ces plateformes.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th><strong>Question<\/strong><\/th><th><strong>Stockage de base sans processus configur\u00e9<\/strong><\/th><th><strong>EDRMS<\/strong><\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>Qui a valid\u00e9 ce document et quand ?<\/td><td>Pas de registre de validation d\u00e9di\u00e9.<\/td><td>Une validation enregistr\u00e9e dans le workflow.<\/td><\/tr><tr><td>Est-ce la version courante ?<\/td><td>D\u00e9pend des noms de fichiers et des pratiques.<\/td><td>Une version de r\u00e9f\u00e9rence identifi\u00e9e par le processus.<\/td><\/tr><tr><td>Chaque salari\u00e9 a-t-il confirm\u00e9 la nouvelle politique ?<\/td><td>Pas de suivi des confirmations par d\u00e9faut.<\/td><td>Suivi des <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/what-is-acknowledgement-workflow\/\">accus\u00e9s de lecture<\/a> individuels.<\/td><\/tr><tr><td>Quels documents arrivent \u00e0 \u00e9ch\u00e9ance ce trimestre ?<\/td><td>N\u00e9cessite un registre ou un suivi distinct.<\/td><td>R\u00e8gles de conservation configur\u00e9es et appliqu\u00e9es.<\/td><\/tr><tr><td>Qui a t\u00e9l\u00e9charg\u00e9 ce contrat le mois dernier ?<\/td><td>Traces variables selon l\u2019outil et la configuration.<\/td><td>Journal des \u00e9v\u00e9nements d\u2019acc\u00e8s pris en charge.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">L\u2019\u00e9cart entre stockage et gouvernance peut appara\u00eetre apr\u00e8s un audit difficile, un litige o\u00f9 la version sign\u00e9e reste introuvable ou une demande d\u2019acc\u00e8s aux donn\u00e9es qui prend plusieurs semaines. Il vaut mieux tester ces parcours avant de d\u00e9pendre de leurs r\u00e9sultats.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"h-do-smes-need-a-full-enterprise-edrms\" class=\"wp-block-heading\"><strong>Les PME ont-elles besoin d\u2019un EDRMS d\u2019entreprise ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Historiquement, certains projets EDRMS, notamment autour d\u2019OpenText ou de Documentum, demandaient de 6 \u00e0 12 mois de mise en \u0153uvre, des ressources informatiques d\u00e9di\u00e9es et un accompagnement de consultants. Cette ampleur pouvait convenir aux grandes organisations, mais \u00eatre difficilement accessible \u00e0 une structure de 20 \u00e0 250 salari\u00e9s. Les d\u00e9lais r\u00e9els varient selon le projet.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Les offres cloud permettent aujourd\u2019hui de mettre en place les fonctions essentielles \u2014 cycle de vie, validations, conservation et journaux d\u2019audit \u2014 avec une configuration parfois r\u00e9alis\u00e9e en quelques jours. La migration, la formation et les exigences particuli\u00e8res peuvent allonger le projet. Une administration accessible aux m\u00e9tiers r\u00e9duit certaines d\u00e9pendances \u00e0 l\u2019informatique. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/document-management-system-pricing-guide-what-smes-should-expect-to-pay\/\">Une tarification par formule plut\u00f4t que par utilisateur<\/a> peut rendre le budget plus pr\u00e9visible, dans les limites de capacit\u00e9 et de nombre d\u2019utilisateurs de la formule choisie.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Pour une <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/document-management-system-for-smes-buyers-guide-2026\/\">PME qui choisit un EDRMS<\/a>, trois questions comptent autant que le nombre de fonctionnalit\u00e9s :<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Les personnes sans profil technique peuvent-elles l\u2019administrer, ou chaque changement de permission demande-t-il l\u2019informatique ?<\/li>\n\n\n\n<li>Les validations, la conservation et les journaux d\u2019audit sont-ils inclus dans la formule, ou n\u00e9cessitent-ils des options ou int\u00e9grations suppl\u00e9mentaires ?<\/li>\n\n\n\n<li>Le fournisseur propose-t-il des <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/on-premises-vs-cloud-document-management-whats-best-for-your-business\/\">options de localisation des donn\u00e9es<\/a> adapt\u00e9es \u00e0 vos exigences, par exemple un h\u00e9bergement dans l\u2019UE lorsque votre politique ou votre contrat le demande ? La localisation ne suffit pas \u00e0 elle seule \u00e0 assurer la conformit\u00e9 au RGPD.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Choisir un EDRMS est une d\u00e9cision de gouvernance autant qu\u2019un projet informatique. Anticiper les contr\u00f4les peut \u00e9viter une remise en ordre co\u00fbteuse apr\u00e8s une non-conformit\u00e9, sans garantir un gain financier chiffr\u00e9. Si votre <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/what-is-document-control-and-how-it-works\/\">ma\u00eetrise documentaire<\/a> repose surtout sur les noms de fichiers et les validations par e-mail, testez les \u00e9l\u00e9ments de preuve que vous pouvez r\u00e9ellement produire et d\u00e9finissez les am\u00e9liorations n\u00e9cessaires.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Qu\u2019est-ce qu\u2019un EDRMS ? 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