{"id":73965,"date":"2026-03-12T14:53:25","date_gmt":"2026-03-12T12:53:25","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=73965"},"modified":"2026-10-30T23:51:54","modified_gmt":"2026-10-30T21:51:54","slug":"docuware","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/docuware\/","title":{"rendered":"Qu\u2019est-ce que DocuWare ?"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare est une plateforme de <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/systeme-ged\/\"> gestion \u00e9lectronique des documents (GED)<\/a> et d\u2019automatisation des workflows destin\u00e9e \u00e0 num\u00e9riser et g\u00e9rer les informations m\u00e9tier. Ses possibilit\u00e9s d\u2019int\u00e9gration r\u00e9pondent \u00e0 diff\u00e9rents services, notamment la finance, les RH et les ventes. Elle centralise la collecte, le stockage, l\u2019indexation et la recherche des documents. Ses workflows organisent aussi des processus tels que la validation des factures ou l\u2019int\u00e9gration des salari\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Disponible dans le cloud en SaaS ou sur site, DocuWare accompagne la transition des documents papier vers un environnement num\u00e9rique. Ses contr\u00f4les peuvent soutenir l\u2019int\u00e9grit\u00e9 des informations, la conformit\u00e9 et les \u00e9changes entre \u00e9quipes, selon l\u2019offre, la configuration et les proc\u00e9dures de l\u2019organisation.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-docuware-s-key-components\"><strong>Les principaux composants de DocuWare<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La plateforme r\u00e9unit plusieurs modules qui contribuent \u00e0 la gestion documentaire :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Les armoires num\u00e9riques :<\/strong> ces r\u00e9f\u00e9rentiels centralisent les documents, leur indexation et leurs contr\u00f4les d\u2019acc\u00e8s.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Workflow Manager :<\/strong> un \u00e9diteur graphique permet de concevoir des workflows en assemblant des \u00e9tapes dans un organigramme, sans \u00e9crire de code pour les configurations prises en charge.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Intelligent Indexing :<\/strong> un service d\u2019indexation assist\u00e9 par l\u2019IA extrait des informations pour renseigner les champs d\u2019index, selon les documents et les param\u00e8tres utilis\u00e9s.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/formulaire-electronique\/\"><strong>Les formulaires \u00e9lectroniques :<\/strong><\/a> des formulaires web recueillent les informations n\u00e9cessaires aux processus num\u00e9riques sans imposer un document papier pr\u00e9alable.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>L\u2019application mobile :<\/strong> elle permet aux collaborateurs \u00e0 distance de consulter les informations et de traiter les demandes ou t\u00e2ches disponibles dans leur configuration.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-how-docuware-works\"><strong>Comment fonctionne DocuWare ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Son architecture s\u2019organise autour de la collecte, du stockage, de la gestion et de l\u2019automatisation. Comprendre ces \u00e9tapes aide \u00e0 pr\u00e9parer le d\u00e9ploiement.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/cycle-vie-documents\/\"><strong>La gestion du cycle de vie documentaire :<\/strong><\/a><strong> <\/strong>la plateforme organise la capture, le partage, la r\u00e9vision, la validation, l\u2019archivage et le traitement final. Des documents provenant d\u2019e-mails, de scans ou de formulaires sont centralis\u00e9s, index\u00e9s et rendus accessibles pour la recherche et les t\u00e2ches pr\u00e9vues.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Le traitement intelligent des documents, ou IDP : <\/strong>ce module compl\u00e9mentaire associe IA et automatisation pour extraire et classer des informations issues de documents structur\u00e9s ou non structur\u00e9s. Certains traitements peuvent concerner des \u00e9critures manuscrites ou des pages d\u00e9grad\u00e9es ; la pr\u00e9cision d\u00e9pend du format, de la qualit\u00e9, de la langue et des fonctions disponibles. Les r\u00e9sultats doivent \u00eatre contr\u00f4l\u00e9s selon le risque m\u00e9tier.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>La gestion des t\u00e2ches et notifications : <\/strong>les listes de t\u00e2ches se mettent \u00e0 jour selon les crit\u00e8res configur\u00e9s, par exemple \u00ab Examiner les nouveaux contrats \u00bb ou \u00ab Valider les documents RH \u00bb. Les notifications peuvent signaler les interventions attendues. Elles facilitent le suivi sans garantir qu\u2019aucune t\u00e2che ne sera oubli\u00e9e.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-docuware-s-core-features-and-capabilities\"><strong>Quelles sont les fonctions essentielles de DocuWare ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare propose des outils pour <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/cycle-vie-documents\/\">g\u00e9rer le cycle de vie documentaire<\/a>. Leur mise en \u0153uvre permet d\u2019adapter les workflows aux processus m\u00e9tier existants, avec les int\u00e9grations et r\u00e9glages n\u00e9cessaires.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Ces fonctions comprennent notamment :<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Intelligent Indexing :<\/strong> La reconnaissance OCR et les services d\u2019IA extraient des valeurs comme le fournisseur, la date ou le montant et les transforment en champs d\u2019index structur\u00e9s, selon les modules et les documents pris en charge.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Le traitement automatis\u00e9 :<\/strong> le syst\u00e8me peut s\u00e9parer des lots num\u00e9ris\u00e9s et orienter les documents vers les emplacements configur\u00e9s. Ces r\u00e8gles r\u00e9duisent certaines saisies et op\u00e9rations de classement manuel, avec les v\u00e9rifications n\u00e9cessaires.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>La gestion des t\u00e2ches :<\/strong> lorsqu\u2019un document n\u00e9cessite une intervention, par exemple une facture \u00e0 valider, un workflow attribue la t\u00e2che \u00e0 l\u2019utilisateur d\u00e9sign\u00e9.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Les d\u00e9clencheurs et r\u00e8gles :<\/strong> les workflows peuvent d\u00e9marrer sur un \u00e9v\u00e9nement, comme l\u2019enregistrement d\u2019un document ou le changement d\u2019un champ. Une facture d\u00e9passant un seuil peut ainsi \u00eatre envoy\u00e9e \u00e0 un responsable pour examen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Les int\u00e9grations ERP et CRM :<\/strong> des connexions sont propos\u00e9es avec des syst\u00e8mes tels que SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce ou QuickBooks, selon les connecteurs, licences et travaux d\u2019int\u00e9gration retenus.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>L\u2019int\u00e9gration des e-mails :<\/strong> les outils disponibles permettent d\u2019archiver e-mails et pi\u00e8ces jointes depuis des environnements comme Outlook ou Gmail, selon le connecteur et la configuration.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Les \u00e9quipements de num\u00e9risation :<\/strong> DocuWare s\u2019int\u00e8gre \u00e0 de nombreux scanners et imprimantes multifonctions. La compatibilit\u00e9 et le mode de capture doivent \u00eatre v\u00e9rifi\u00e9s pour le mat\u00e9riel concern\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>La recherche plein texte :<\/strong> retrouver des mots dans le contenu index\u00e9 des documents pris en charge.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Les champs d\u2019index :<\/strong> filtrer selon des m\u00e9tadonn\u00e9es comme la date, l\u2019identifiant client ou le type de document.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Les vues en dossiers :<\/strong> parcourir une organisation de dossiers construite \u00e0 partir des donn\u00e9es d\u2019index.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-docuware-s-security-features\"><strong>Quelles protections propose DocuWare ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La plateforme comporte des contr\u00f4les destin\u00e9s \u00e0 prot\u00e9ger les informations m\u00e9tier et \u00e0 soutenir les obligations de l\u2019organisation. Leur p\u00e9rim\u00e8tre d\u00e9pend du d\u00e9ploiement.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Le chiffrement :<\/strong> DocuWare pr\u00e9sente un chiffrement des documents au repos, notamment AES 256 bits, et une protection des communications par HTTPS\/TLS. Les modalit\u00e9s exactes doivent \u00eatre v\u00e9rifi\u00e9es pour l\u2019environnement choisi.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/droits-acces\/\"><strong>Les droits d\u2019acc\u00e8s :<\/strong><\/a> les administrateurs d\u00e9finissent les autorisations de lecture, modification, exportation et suppression selon les r\u00f4les ou groupes.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/piste-audit-documentaire\/\"><strong>Les journaux d\u2019audit :<\/strong> <\/a>les \u00e9v\u00e9nements suivis constituent un historique des acc\u00e8s et actions sur les documents, avec les informations disponibles sur les utilisateurs et les modifications. Le p\u00e9rim\u00e8tre et la conservation des journaux sont \u00e0 examiner dans le projet.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Les r\u00e8gles de conservation :<\/strong> les organisations peuvent d\u00e9finir des dur\u00e9es et traitements automatis\u00e9s, par exemple sept ans pour une cat\u00e9gorie de pi\u00e8ces fiscales lorsque cette dur\u00e9e est justifi\u00e9e dans le pays concern\u00e9. Ces contr\u00f4les peuvent contribuer aux exigences du <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/conformite-documentaire-rgpd\/\">RGPD<\/a> ou de HIPAA, ainsi qu\u2019aux contr\u00f4les \u00e9valu\u00e9s dans une d\u00e9marche SOC 2. Ils ne garantissent pas, \u00e0 eux seuls, la conformit\u00e9 ou une attestation.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-docuware-s-deployment-models\"><strong>Quels sont les modes de d\u00e9ploiement ?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare propose plusieurs modes d\u2019h\u00e9bergement pour r\u00e9pondre aux strat\u00e9gies informatiques.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>DocuWare Cloud : <\/strong>l\u2019offre SaaS est h\u00e9berg\u00e9e sur Microsoft Azure. Elle prend en charge l\u2019infrastructure serveur et les mises \u00e0 jour du service, sans serveur DocuWare \u00e0 exploiter chez le client. L\u2019organisation reste responsable de sa configuration, de ses acc\u00e8s et de ses usages.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Le d\u00e9ploiement sur site : <\/strong>DocuWare peut \u00eatre install\u00e9 sur les serveurs de l\u2019organisation. L\u2019\u00e9quipe informatique prend alors en charge les sauvegardes et l\u2019exploitation correspondantes. Les fonctions de base sont proches, mais les modules, licences, mises \u00e0 jour et services cloud peuvent diff\u00e9rer : v\u00e9rifiez le p\u00e9rim\u00e8tre de chaque offre.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-common-docuware-use-cases\"><strong>Les cas d\u2019usage fr\u00e9quents<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare s\u2019adresse \u00e0 plusieurs secteurs et sert souvent \u00e0 moderniser des processus d\u00e9partementaux. Les gains d\u00e9pendent du processus initial, de la qualit\u00e9 des donn\u00e9es et de la mise en \u0153uvre.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>La comptabilit\u00e9 fournisseurs :<\/strong> capture des factures, rapprochement avec les commandes et r\u00e9ceptions, et circuits de validation pour limiter les saisies manuelles et faciliter le traitement des paiements.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Les ressources humaines :<\/strong> organisation des dossiers du personnel, \u00e9tapes d\u2019int\u00e9gration et protection des informations sensibles selon les droits configur\u00e9s.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Les ventes et la <\/strong><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/logiciel-gestion-contrats\/\"><strong> gestion des contrats :<\/strong><\/a> centralisation des contrats, rappels de renouvellement et suivi des modifications et validations. Le traitement des alertes reste de la responsabilit\u00e9 des \u00e9quipes.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>La conformit\u00e9 et la conservation :<\/strong> les r\u00e8gles de conservation et, lorsque n\u00e9cessaire, un <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/gel-conservation\/\"> gel de conservation <\/a>organisent la pr\u00e9servation ou le traitement final selon les m\u00e9tadonn\u00e9es et les fonctions configur\u00e9es. Un gel suspend une \u00e9limination dans un p\u00e9rim\u00e8tre d\u00e9fini ; il doit \u00eatre distingu\u00e9 d\u2019une simple dur\u00e9e de conservation et d\u2019une notification avant suppression.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00c0 qui s\u2019adresse DocuWare ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">DocuWare est un <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/systeme-ged\/\">logiciel de gestion documentaire<\/a> qui peut \u00e9quiper des PME comme de grandes organisations. L\u2019offre, les ressources et le p\u00e9rim\u00e8tre du projet sont adapt\u00e9s aux besoins du secteur.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>La sant\u00e9 : <\/strong>gestion des dossiers et acc\u00e8s aux informations n\u00e9cessaires, avec des contr\u00f4les \u00e0 configurer selon les obligations de confidentialit\u00e9 et, pour les organismes concern\u00e9s, de HIPAA. Le logiciel seul ne garantit pas la conformit\u00e9.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>La finance : <\/strong>organisation du traitement des factures et de la pr\u00e9paration des audits, avec des contr\u00f4les pour prot\u00e9ger les donn\u00e9es financi\u00e8res sensibles et soutenir les exigences applicables.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>L\u2019\u00e9ducation : <\/strong>gestion des dossiers \u00e9tudiants et des d\u00e9marches administratives, avec des \u00e9changes encadr\u00e9s entre services, \u00e9tudiants et familles selon les droits et la r\u00e9glementation.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>L\u2019industrie : <\/strong>gestion des commandes, dossiers de stock et pi\u00e8ces de conformit\u00e9 pour coordonner les op\u00e9rations et r\u00e9pondre aux besoins des clients et aux exigences applicables.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Qu\u2019est-ce que DocuWare ? 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