{"id":73935,"date":"2025-07-02T22:33:15","date_gmt":"2025-07-02T19:33:15","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=73935"},"modified":"2026-10-30T22:53:36","modified_gmt":"2026-10-30T20:53:36","slug":"dossier-personnel","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/glossaire\/dossier-personnel\/","title":{"rendered":"Qu\u2019est-ce qu\u2019un dossier du personnel ?"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Vous cherchez encore les \u00e9valuations de l\u2019an dernier dans des armoires m\u00e9talliques ? Un syst\u00e8me moderne de gestion documentaire (<a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/\">GED<\/a>) comme Folderit regroupe les dossiers du personnel dans une biblioth\u00e8que chiffr\u00e9e et consultable. Les RH retrouvent les documents rapidement, les actions sont tra\u00e7ables et les r\u00e8gles de conservation peuvent \u00eatre configur\u00e9es sans d\u00e9pendre de tableaux dispers\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-key-takeaways-catch-these-first\">Les points essentiels \u00e0 retenir<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Le dossier du personnel couvre tout le parcours du salari\u00e9, de sa candidature \u00e0 son entretien de d\u00e9part. Une GED rassemble les versions d\u2019un document sous des m\u00e9tadonn\u00e9es communes.<\/li>\n\n\n\n<li>La gestion des versions, les droits d\u2019acc\u00e8s d\u00e9taill\u00e9s et les r\u00e8gles de conservation de Folderit soutiennent vos obligations de protection des donn\u00e9es et de droit du travail. Vous devez traduire les exigences applicables, telles que le RGPD ou la FLSA, en proc\u00e9dures adapt\u00e9es. <\/li>\n\n\n\n<li>Les \u00e9quipes RH peuvent r\u00e9cup\u00e9rer jusqu\u2019\u00e0 <strong>10 heures par semaine<\/strong> lorsque les recherches dans les dossiers papier disparaissent.<\/li>\n\n\n\n<li>La centralisation des dossiers et des acc\u00e8s bien d\u00e9finis peuvent r\u00e9duire les risques de non-conformit\u00e9 et d\u2019amendes associ\u00e9s.<\/li>\n\n\n\n<li><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-exactly-is-an-employment-record\">Qu\u2019est-ce qu\u2019un dossier du personnel ?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Il r\u00e9unit les documents qui retracent la relation du salari\u00e9 avec votre organisation : contrat, bulletin de paie, suivi des formations, certificat m\u00e9dical ou courrier disciplinaire.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-why-go-digital-in-2025\">Pourquoi num\u00e9riser les dossiers du personnel en 2025 ?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Le travail hybride exige un acc\u00e8s rapide et s\u00e9curis\u00e9. Les contr\u00f4les n\u00e9cessitent des historiques de modification fiables. La SHRM rappelle qu\u2019une mauvaise gestion des donn\u00e9es peut entra\u00eener des amendes et nuire \u00e0 la r\u00e9putation de l\u2019organisation.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-how-does-folderit-manage-the-record-life-cycle\">Comment Folderit accompagne-t-il le cycle de vie des dossiers ?<\/h2>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Collecte et indexation<\/strong> \u2013 Num\u00e9risez ou importez des documents et des e-mails. Les mod\u00e8les de m\u00e9tadonn\u00e9es facilitent la saisie de l\u2019identifiant du salari\u00e9 et du type de document.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Historique des versions<\/strong> \u2013 Les nouvelles versions sont class\u00e9es dans l\u2019historique du m\u00eame document, ce qui permet de retrouver les \u00e9tats ant\u00e9rieurs.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Droits d\u2019acc\u00e8s par r\u00f4le<\/strong> \u2013 Configurez les acc\u00e8s selon les missions : bulletins pour le service paie, \u00e9valuations pour les responsables et autres documents pour les membres habilit\u00e9s des RH.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Workflows<\/strong> \u2013 Des circuits d\u2019int\u00e9gration configur\u00e9s acheminent les documents enregistr\u00e9s vers une signature \u00e9lectronique.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>D\u00e9lais de conservation<\/strong> \u2013 Des r\u00e8gles configur\u00e9es encadrent la conservation et la suppression. V\u00e9rifiez leur point de d\u00e9part, les exceptions et la journalisation du traitement.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-how-long-must-we-keep-records\">Combien de temps faut-il conserver ces documents ?<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Royaume-Uni<\/strong>: le UK GDPR n\u2019impose pas une conservation g\u00e9n\u00e9rale de six ans pour toutes les donn\u00e9es RH. D\u00e9finissez un d\u00e9lai justifi\u00e9 pour chaque cat\u00e9gorie en fonction des obligations applicables et des d\u00e9lais de recours.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Pratiques de conservation au Royaume-Uni<\/strong>: une dur\u00e9e de sept ans est parfois envisag\u00e9e pour certaines pi\u00e8ces, notamment en lien avec des questions fiscales. Ce n\u2019est pas une r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale pour tous les dossiers ; v\u00e9rifiez le type de document et la base juridique.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>\u00c9tats-Unis<\/strong>: la FLSA impose g\u00e9n\u00e9ralement au moins trois ans pour les registres de paie et deux ans pour certaines donn\u00e9es servant au calcul des r\u00e9mun\u00e9rations. D\u2019autres textes peuvent imposer des dur\u00e9es plus longues.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dans Folderit, vous pouvez configurer des r\u00e8gles adapt\u00e9es \u00e0 chaque cat\u00e9gorie documentaire.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-everyday-gains-will-staff-notice\">Quels avantages les \u00e9quipes constatent-elles au quotidien ?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Recherche rapide, historique des actions, acc\u00e8s en libre-service pour les personnes habilit\u00e9es et circuits d\u2019int\u00e9gration configur\u00e9s simplifient le travail. Les \u00e9tudes de cas cit\u00e9es font \u00e9tat d\u2019une baisse de 30 % des documents manquants gr\u00e2ce \u00e0 des dossiers RH centralis\u00e9s. (<a href=\"https:\/\/www.hyland.com\/en\/resources\/articles\/digital-employee-records-management?utm_source=chatgpt.com\">hyland.com<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.accesscorp.com\/case-studies\/centralized-hr-document-management-case-study\/?utm_source=chatgpt.com\">accesscorp.com<\/a>)<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-must-have-dms-features-for-hr\">Les fonctions de GED importantes pour les RH<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Le chiffrement des donn\u00e9es stock\u00e9es et des transferts, l\u2019authentification multifacteur, l\u2019historique des versions, les mod\u00e8les de m\u00e9tadonn\u00e9es, l\u2019automatisation de la conservation, les signatures et les rapports soutiennent les activit\u00e9s RH dans Folderit. Adaptez les fonctions et la configuration \u00e0 l\u2019offre choisie.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-handling-sensitive-files\">Comment traiter les documents sensibles ?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Classez les pi\u00e8ces m\u00e9dicales ou disciplinaires dans des sous-dossiers aux acc\u00e8s distincts. Limitez leur consultation aux personnes qui en ont besoin et v\u00e9rifiez les \u00e9v\u00e9nements enregistr\u00e9s. Cela ne suppose pas des cl\u00e9s de chiffrement diff\u00e9rentes pour chaque sous-dossier. Les cat\u00e9gories particuli\u00e8res de donn\u00e9es personnelles exigent aussi des mesures juridiques et organisationnelles appropri\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-legal-admissibility-of-digital-copies\">Recevabilit\u00e9 juridique des copies num\u00e9riques<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Une origine tra\u00e7able, des preuves d\u2019int\u00e9grit\u00e9 et des journaux fiables peuvent renforcer la valeur probante des copies. Leur recevabilit\u00e9 d\u00e9pend du document, du proc\u00e9d\u00e9 de num\u00e9risation et du droit applicable.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-proving-roi\">Comment d\u00e9montrer le retour sur investissement ?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Temps : jusqu\u2019\u00e0 <strong>10 heures par semaine<\/strong> r\u00e9cup\u00e9r\u00e9es par \u00e9quipe RH.<br>Risques : r\u00e9duction du risque de violation des donn\u00e9es et d\u2019amendes au titre du RGPD.<br>Espace et conditions de travail : moins d\u2019armoires et des acc\u00e8s en libre-service adapt\u00e9s all\u00e8gent les t\u00e2ches. Selon HR Daily Advisor, 42 % des services consacrent jusqu\u2019\u00e0 un quart de leur semaine \u00e0 la gestion des dossiers. La num\u00e9risation peut r\u00e9duire cette charge. (<a href=\"https:\/\/hrdailyadvisor.com\/2015\/11\/16\/check-out-the-2015-employee-file-management-survey-results\/?utm_source=chatgpt.com\">hrdailyadvisor.com<\/a>)<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-myths-busted\">Id\u00e9es re\u00e7ues : faisons le point<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><em>\u00ab Num\u00e9riser rend les originaux invalides. \u00bb<\/em>\u2013 Un processus de num\u00e9risation tra\u00e7able peut produire des copies exploitables comme justificatifs. La n\u00e9cessit\u00e9 de conserver les originaux papier d\u00e9pend du type de document et du droit applicable.<br><em>\u00ab Le cloud est risqu\u00e9. \u00bb<\/em>\u2013 V\u00e9rifiez le chiffrement, les acc\u00e8s et les justificatifs de s\u00e9curit\u00e9 du fournisseur. Une certification ISO 27001 ne remplace pas cette \u00e9valuation.<br><em>\u00ab La conservation est trop complexe. \u00bb<\/em>\u2013 Folderit permet de configurer des r\u00e8gles valid\u00e9es par les responsables m\u00e9tier et juridiques ; le d\u00e9lai adapt\u00e9 doit \u00eatre d\u00e9fini pour chaque cat\u00e9gorie.<br><em>\u00ab Les versions saturent le stockage. \u00bb<\/em>\u2013 Int\u00e9grez la taille des fichiers et le nombre de versions \u00e0 votre planification. V\u00e9rifiez dans les conditions actuelles du produit comment les versions sont d\u00e9compt\u00e9es du stockage disponible.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-quick-start-checklist\">Liste de contr\u00f4le pour d\u00e9marrer<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">\u2022 Constituez une \u00e9quipe RH et informatique<br>\u2022 Recensez les types de documents et leurs d\u00e9lais de conservation applicables<br>\u2022 Choisissez Folderit dans le cloud ou sur site et \u00e9tudiez s\u00e9par\u00e9ment les connexions hybrides<br>\u2022 Num\u00e9risez d\u2019abord les dossiers actifs<br>\u2022 Configurez les m\u00e9tadonn\u00e9es et les droits d\u2019acc\u00e8s<br>\u2022 Mettez en place les workflows d\u2019int\u00e9gration<br>\u2022 Formez les responsables \u00e0 l\u2019acc\u00e8s en libre-service autoris\u00e9<br>\u2022 Revoyez les r\u00e8gles de conservation chaque trimestre<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-final-thoughts\">Pour conclure<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Les dossiers du personnel accompagnent toute la relation de travail. Une gestion d\u00e9sordonn\u00e9e augmente la charge administrative et les risques juridiques. Folderit aide \u00e0 centraliser les recherches, \u00e0 suivre les versions et \u00e0 configurer les acc\u00e8s et la conservation. Le chiffrement et des proc\u00e9dures claires soutiennent la protection des donn\u00e9es. Vos \u00e9quipes RH disposent ainsi de davantage de temps pour recruter, former et accompagner les salari\u00e9s.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Comprenez le dossier du personnel : types de documents, acc\u00e8s, classement et conservation tout au long du parcours professionnel du salari\u00e9.<\/p>\n","protected":false},"author":28,"featured_media":0,"parent":73897,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"page-glossary.php","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"class_list":["post-73935","page","type-page","status-publish","hentry"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.7.1 (Yoast SEO v25.7) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Dossier du personnel : d\u00e9finition | Folderit<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Comprenez le dossier du personnel : types de documents, acc\u00e8s, classement et conservation tout au long du parcours 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