{"id":73903,"date":"2025-12-09T16:45:10","date_gmt":"2025-12-09T14:45:10","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=73903"},"modified":"2026-10-30T23:51:48","modified_gmt":"2026-10-30T21:51:48","slug":"gestion-dossiers-numeriques","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/gestion-dossiers-numeriques\/","title":{"rendered":"Logiciel de gestion des dossiers num\u00e9riques"},"content":{"rendered":"\n<style>\n.page-id-73903 section.page.narrow{max-width:980px;padding-top:48px;padding-bottom:72px}\n.page-id-73903 section.page>h1{font-size:40px;line-height:1.18;letter-spacing:-.6px;text-align:left;margin:0 0 22px}\n.folderit-records-page{color:#383838;font-size:18px;line-height:1.7}\n.folderit-records-page p{font-size:18px;line-height:1.7;margin:0 0 18px}\n.folderit-records-page .rec-lead{font-size:21px;line-height:1.55;max-width:850px}\n.folderit-records-page .rec-jump{display:flex;flex-wrap:wrap;gap:10px 24px;margin:22px 0 34px;padding:16px 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Folderit r\u00e9unit formulaires \u00e9lectroniques, m\u00e9tadonn\u00e9es interrogeables, validations et param\u00e8tres de conservation.<\/p>\n<p>Cr\u00e9ez un registre des incidents, organisez les dossiers du personnel ou regroupez les contrats et leurs pi\u00e8ces justificatives. Votre \u00e9quipe saisit les informations utiles, retrouve la bonne fiche et suit son historique.<\/p>\n<div class=\"rec-actions\"><a class=\"rec-button\" href=\"https:\/\/my.folderit.com\/fr\/signup\/\">Essayez Folderit gratuitement<\/a><a class=\"rec-secondary\" href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/contact\/\">R\u00e9servez une d\u00e9monstration<\/a><\/div>\n<nav class=\"rec-jump\" aria-label=\"Sur cette page\"><a href=\"#records-capture\">Saisir et organiser<\/a><a href=\"#records-search\">Rechercher et suivre<\/a><a href=\"#records-retention\">Conservation<\/a><a href=\"#records-control\">Acc\u00e8s et historique<\/a><a href=\"#records-examples\">Exemples pratiques<\/a><\/nav>\n<figure class=\"rec-hero\"><img width=\"2560\" height=\"1201\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-scaled.png\" class=\"wp-image-60379\" alt=\"\u00c9diteur de mod\u00e8les de formulaire Folderit affichant les champs d\u2019un rapport d\u2019incident\" decoding=\"async\" srcset=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-scaled.png 2560w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-300x141.png 300w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-1024x480.png 1024w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-768x360.png 768w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-1536x720.png 1536w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-2048x960.png 2048w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-928x435.png 928w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-800x375.png 800w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/DMS-Form-example-77x36.png 77w\" sizes=\"(max-width: 2560px) 100vw, 2560px\" \/><figcaption>Configurez les champs n\u00e9cessaires \u00e0 votre \u00e9quipe, y compris les valeurs obligatoires et les pi\u00e8ces jointes.<\/figcaption><\/figure>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-capture\"><h2>Recueillez les informations utiles \u00e0 vos dossiers<\/h2>\n<p id=\"h-what-digital-records-management-software-actually-does\">Une fiche utile apporte du contexte : son objet, son responsable et les dates importantes. Folderit permet de conserver ces informations avec les fichiers ou de les recueillir directement par un formulaire \u00e9lectronique.<\/p>\n<div class=\"rec-grid\">\n<div id=\"h-a-document-management-system-with-forms-not-just-folders\"><h3>Cr\u00e9ez des fiches avec les eForms<\/h3><p>Cr\u00e9ez un formulaire r\u00e9utilisable avec des dates, listes d\u00e9roulantes, champs utilisateur, valeurs obligatoires et pi\u00e8ces jointes. Son envoi cr\u00e9e une fiche structur\u00e9e dans le dossier depuis lequel l\u2019utilisateur a ouvert le formulaire. Aucun document Word distinct n\u2019est n\u00e9cessaire pour contenir ces donn\u00e9es.<\/p><p>D\u00e9finissez une r\u00e8gle de nommage \u00e0 partir des valeurs des champs, par exemple la r\u00e9f\u00e9rence de l\u2019incident et le service. Ajoutez les champs importants aux colonnes du dossier pour lire les informations essentielles sans ouvrir chaque fiche. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/eforms\/\">D\u00e9couvrez les eForms<\/a>.<\/p><\/div>\n<div id=\"h-automated-records-capture-no-more-manual-chasing\"><h3>Int\u00e9grez vos fichiers et e-mails existants<\/h3><p>Importez vos documents, enregistrez une s\u00e9lection d\u2019e-mails et de pi\u00e8ces jointes avec le <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/which-integrations-are-available\/\">compl\u00e9ment Outlook<\/a>, ou activez une <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/import-files-over-email\/\">adresse d\u2019importation par e-mail<\/a> d\u2019un dossier pour y recevoir des fichiers.<\/p><p>Un scanner ou tout autre syst\u00e8me capable d\u2019envoyer des documents par e-mail peut \u00e9galement utiliser cette adresse. Choisissez la destination, puis configurez les m\u00e9tadonn\u00e9es, les acc\u00e8s et les automatisations selon les documents re\u00e7us.<\/p><\/div>\n<div><h3>Harmonisez les champs entre les \u00e9quipes<\/h3><p>Reliez des champs compatibles de diff\u00e9rents formulaires \u00e0 une m\u00eame m\u00e9tadonn\u00e9e existante. Par exemple, le nom du client d\u2019un formulaire de contrat et celui d\u2019un dossier de service peuvent appara\u00eetre dans une colonne commune du dossier. Chaque fiche conserve sa propre valeur.<\/p><p>D\u00e9finissez ce lien \u00e0 la cr\u00e9ation du champ : donner le m\u00eame libell\u00e9 \u00e0 deux champs ne les relie pas. Les m\u00e9tadonn\u00e9es partag\u00e9es facilitent les listes et les recherches portant sur plusieurs formulaires.<\/p><\/div>\n<div><h3>Attribuez une r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 vos fiches<\/h3><p>Configurez <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/document-numbering\/\">la num\u00e9rotation automatique<\/a> pour les documents ou les fiches de formulaire, avec une s\u00e9quence et des \u00e9l\u00e9ments de date. Un m\u00eame sch\u00e9ma de num\u00e9rotation peut couvrir plusieurs mod\u00e8les de formulaire.<\/p><p>La num\u00e9rotation est distincte de la r\u00e8gle de nommage affich\u00e9e. Elle est disponible avec les formules Medium et Tailor.<\/p><\/div>\n<\/div><\/section>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-search\"><h2>Retrouvez la bonne fiche et intervenez \u00e0 temps<\/h2>\n<div class=\"rec-grid\">\n<div id=\"h-searchable-reportable-records-not-just-stored-files\"><h3>Recherchez \u00e0 partir des informations connues<\/h3><p>Utilisez les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/searching\/\">filtres de recherche<\/a> pour s\u00e9lectionner un type de formulaire, un service, un client, une date ou une autre valeur de m\u00e9tadonn\u00e9e. Ajoutez des filtres de t\u00e2ches pour retrouver les fiches li\u00e9es \u00e0 des validations ou \u00e0 d\u2019autres t\u00e2ches de workflow.<\/p><p>La recherche approfondie explore aussi le contenu index\u00e9 des documents et scans pris en charge, notamment PDF, DOCX, PNG et JPG. La pr\u00e9cision de l\u2019OCR d\u00e9pend de la qualit\u00e9 de num\u00e9risation et de la langue ; le contenu XLSX n\u2019est pas inclus dans cette recherche par OCR.<\/p><p>Exportez les r\u00e9sultats avec leurs m\u00e9tadonn\u00e9es vers Excel ou CSV. Chaque utilisateur ne voit que les fiches auxquelles ses droits lui donnent acc\u00e8s.<\/p><\/div>\n<div><h3>Transformez les dates des fiches en rappels<\/h3><p>Configurez <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/automated-reminders-for-form-records\/\">des rappels automatiques de formulaire<\/a> avant ou apr\u00e8s une date, avec des conditions facultatives et les destinataires choisis. Les r\u00e8gles peuvent s\u2019appliquer aux fiches existantes comme aux nouvelles.<\/p><p>Par exemple, envoyez un rappel 30 jours avant la fin d\u2019un contrat, uniquement si son statut est Actif. Choisissez un utilisateur, un groupe, une adresse e-mail ou un champ destinataire compatible, et incluez les valeurs de la fiche dans le message.<\/p><p>Les \u00e9ch\u00e9ances font ainsi partie de la configuration de la fiche, plut\u00f4t que d\u2019un agenda distinct qu\u2019une personne doit penser \u00e0 tenir \u00e0 jour.<\/p><\/div>\n<\/div><\/section>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-retention\"><span id=\"h-records-retention-automation-that-works\"><\/span><h2>D\u00e9finissez la suite \u00e0 donner en fin de conservation<\/h2>\n<p>Par d\u00e9faut, Folderit conserve les fichiers sans limite de dur\u00e9e. Gr\u00e2ce \u00e0 une <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/retention-automation\/\">automatisation de la conservation<\/a>, disponible dans les formules Medium et Tailor, vous choisissez la dur\u00e9e, son point de d\u00e9part et l\u2019action \u00e0 effectuer \u00e0 l\u2019\u00e9ch\u00e9ance.<\/p>\n<ol class=\"rec-steps\"><li><strong>Choisissez le point de d\u00e9part.<\/strong><span>Utilisez une date de m\u00e9tadonn\u00e9e pertinente, par exemple la cr\u00e9ation, la derni\u00e8re modification ou la validation, pour d\u00e9terminer le d\u00e9but du d\u00e9lai de conservation.<\/span><\/li><li><strong>Choisissez l\u2019action finale.<\/strong><span>D\u00e9placez les fichiers vers un dossier d\u2019archives, envoyez-les \u00e0 la corbeille ou supprimez-les d\u00e9finitivement. L\u2019archivage peut pr\u00e9server l\u2019arborescence existante.<\/span><\/li><li><strong>D\u00e9finissez le p\u00e9rim\u00e8tre et les exceptions.<\/strong><span>Appliquez les param\u00e8tres \u00e0 un dossier et, si n\u00e9cessaire, \u00e0 ses sous-dossiers. Remplacez les param\u00e8tres h\u00e9rit\u00e9s sur les fichiers ou dossiers qui n\u00e9cessitent une autre dur\u00e9e.<\/span><\/li><\/ol>\n<div class=\"rec-note\"><p>Affichez <strong>Fin de conservation<\/strong> dans la liste du dossier et utilisez <strong>Tableau de bord et rapports<\/strong> pour rep\u00e9rer les fichiers proches de l\u2019\u00e9ch\u00e9ance. Votre organisation d\u00e9cide des dur\u00e9es et actions appropri\u00e9es ; Folderit ex\u00e9cute les param\u00e8tres que vous configurez.<\/p><\/div>\n<\/section>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-control\"><h2>Contr\u00f4lez l\u2019acc\u00e8s et conservez l\u2019historique associ\u00e9<\/h2>\n<div class=\"rec-grid\">\n<div id=\"h-security-and-compliance-simplified\"><h3>D\u00e9finissez les actions autoris\u00e9es<\/h3><p>Partagez les fiches avec les personnes ou groupes concern\u00e9s. Les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/custom-permission\/\">droits personnalis\u00e9s<\/a> de Tailor permettent de distinguer l\u2019aper\u00e7u, le t\u00e9l\u00e9chargement, la mise \u00e0 jour des versions, le partage et la suppression.<\/p><p><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/watermarking\/\">Le filigrane dynamique<\/a> est un module compl\u00e9mentaire payant distinct. Pour les modalit\u00e9s de d\u00e9ploiement et de protection, consultez la <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/securite-confidentialite\/\">s\u00e9curit\u00e9 de Folderit<\/a> ainsi que notre <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/prix\/plans-entreprise\/ged-sur-site\/\">option sur site<\/a>.<\/p><\/div>\n<div id=\"h-approvals-acknowledgements-and-esignatures-built-in\"><h3>Conservez les d\u00e9cisions avec la fiche<\/h3><p>Utilisez les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/automatisation-workflows-documentaires\/\">workflows documentaires<\/a> pour la r\u00e9vision, la validation, l\u2019accus\u00e9 de lecture et la signature. D\u00e9finissez les participants en parall\u00e8le, en s\u00e9quence ou par \u00e9tapes personnalis\u00e9es et, si n\u00e9cessaire, d\u00e9placez l\u2019\u00e9l\u00e9ment dans un autre dossier apr\u00e8s la r\u00e9ussite du circuit.<\/p><p>Les d\u00e9tails du workflow pr\u00e9sentent les participants, d\u00e9cisions, commentaires et horodatages. Choisissez la <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/signature-electronique\/\">m\u00e9thode de signature<\/a> et la formule adapt\u00e9es \u00e0 votre processus.<\/p><\/div>\n<div><h3>Regroupez les versions des fichiers<\/h3><p>Importez un remplacement en tant que <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/versioning-file-history\/\">nouvelle version du fichier<\/a> pour conserver les versions pr\u00e9c\u00e9dentes avec des m\u00e9tadonn\u00e9es communes. La liste des versions identifie le fichier courant et pr\u00e9cise la version \u00e0 laquelle chaque t\u00e2che de workflow se rapporte.<\/p><p>La validation d\u2019une ancienne version ne signifie pas que la nouvelle est valid\u00e9e. Soumettez le fichier r\u00e9vis\u00e9 \u00e0 sa propre validation lorsque votre processus l\u2019exige.<\/p><\/div>\n<div><h3>Consultez et exportez l\u2019historique d\u2019activit\u00e9<\/h3><p>Les administrateurs peuvent filtrer le <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/audit-log\/\">journal d\u2019audit global<\/a> par date, utilisateur, p\u00e9rim\u00e8tre et action, par exemple pour examiner les t\u00e9l\u00e9chargements ou suppressions d\u2019une p\u00e9riode donn\u00e9e.<\/p><p>Exportez le journal d\u2019audit en XLSX, ODS ou CSV pour analyse. Votre \u00e9quipe dispose ainsi d\u2019un historique d\u2019activit\u00e9 \u00e0 examiner au regard de ses politiques et proc\u00e9dures.<\/p><\/div>\n<\/div><\/section>\n<section class=\"rec-section\" id=\"records-examples\"><span id=\"h-where-folderit-makes-the-biggest-difference\"><\/span><h2>Commencez par un registre utilis\u00e9 chaque semaine<\/h2>\n<p>Voici des exemples de configurations \u00e0 adapter \u00e0 votre organisation.<\/p>\n<div class=\"rec-examples\"><div><h3>Registre des incidents<\/h3><p>Recueillez la date, le lieu, le service, la description, le responsable et les photos de l\u2019incident. Rendez les champs essentiels obligatoires, puis filtrez par service ou date lors d\u2019une analyse.<\/p><\/div><div><h3>Registre des contrats<\/h3><p>Enregistrez le cocontractant, le responsable, le statut et la date de fin, avec le contrat en pi\u00e8ce jointe. Configurez un rappel de renouvellement et une num\u00e9rotation pour que chacun utilise la m\u00eame r\u00e9f\u00e9rence.<\/p><\/div><div><h3>Registre des \u00e9quipements<\/h3><p>Conservez dans un formulaire l\u2019identifiant de l\u2019\u00e9quipement, son emplacement, son responsable et ses dates d\u2019entretien. Un formulaire d\u2019inspection peut utiliser un champ Relation pour s\u00e9lectionner une fiche \u00e9quipement existante et relier chaque inspection \u00e0 son \u00e9quipement.<\/p><\/div><\/div>\n<p class=\"rec-closing\">Accordez-vous d\u2019abord sur les champs, les acc\u00e8s et les dates de r\u00e9vision d\u2019un type de fiche. Testez la configuration avec quelques cas repr\u00e9sentatifs avant de l\u2019\u00e9tendre \u00e0 un service.<\/p>\n<\/section>\n<section class=\"rec-cta\" id=\"h-see-folderit-in-action\"><h2>D\u00e9couvrez comment g\u00e9rer vos dossiers dans Folderit<\/h2><p>Apportez un exemple de registre, de formulaire ou de processus de conservation \u00e0 une d\u00e9monstration, ou essayez de le configurer vous-m\u00eame.<\/p><div class=\"rec-actions\"><a class=\"rec-button\" href=\"https:\/\/my.folderit.com\/fr\/signup\/\">Essayez Folderit gratuitement<\/a><a class=\"rec-secondary\" href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/contact\/\">R\u00e9servez une d\u00e9monstration<\/a><\/div><p class=\"rec-small\">Comparez les <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/prix\/\">formules et fonctionnalit\u00e9s incluses<\/a> pour votre \u00e9quipe.<\/p><\/section>\n<\/div>\n\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>G\u00e9rez documents et fiches structur\u00e9es dans Folderit : eForms, recherche, 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