{"id":73849,"date":"2020-05-05T21:59:53","date_gmt":"2020-05-05T18:59:53","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=73849"},"modified":"2026-10-30T22:56:27","modified_gmt":"2026-10-30T20:56:27","slug":"conformite-gestion-documentaire","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/conformite-gestion-documentaire\/","title":{"rendered":"Conformit\u00e9 de la gestion documentaire"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La conformit\u00e9 documentaire est essentielle pour toute organisation qui traite des informations sensibles, r\u00e9glement\u00e9es ou critiques. Dans la sant\u00e9, la finance, l\u2019administration et les autres secteurs r\u00e9glement\u00e9s, elle ne se limite pas au stockage s\u00e9curis\u00e9 : elle implique des r\u00e8gles de conservation, d\u2019acc\u00e8s, de protection des donn\u00e9es et de tra\u00e7abilit\u00e9. Une GED adapt\u00e9e aide \u00e0 appliquer ces obligations sans alourdir inutilement le travail ; le logiciel seul ne garantit pas la conformit\u00e9.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"alignright size-full is-resized\"><img decoding=\"async\" width=\"2160\" height=\"2160\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/Document-Management-Compliance.png\" alt=\"Gestion documentaire et conformit\u00e9 avec Folderit DMS\" class=\"wp-image-57678\" style=\"width:330px\" srcset=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/Document-Management-Compliance.png 2160w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/08\/Document-Management-Compliance-300x300.png 300w\" sizes=\"(max-width: 2160px) 100vw, 2160px\" \/><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-why-document-management-compliance-matters\"><strong>Pourquoi la conformit\u00e9 documentaire est importante<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Les r\u00e8gles peuvent concerner la cr\u00e9ation et la validation des documents, leur dur\u00e9e de conservation, les personnes autoris\u00e9es \u00e0 les consulter et le suivi des modifications. Les manquements peuvent entra\u00eener sanctions, litiges, atteinte \u00e0 la r\u00e9putation ou perte d\u2019agr\u00e9ments. Les grandes organisations doivent \u00e9galement g\u00e9rer des volumes et des acc\u00e8s importants. Une GED centralise les documents, applique les r\u00e8gles configur\u00e9es et rassemble des \u00e9l\u00e9ments de preuve pour les audits.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-key-features-that-support-document-management-compliance\"><strong>Fonctions qui soutiennent la conformit\u00e9 documentaire<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Une GED adapt\u00e9e associe stockage, s\u00e9curit\u00e9, automatisation et outils de gouvernance, notamment :<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Des <strong>r\u00e8gles de conservation<\/strong> automatis\u00e9es, avec des dates de d\u00e9part configurables, par exemple la cr\u00e9ation, la validation ou la signature, et des actions d\u2019archivage ou de suppression selon les fonctions disponibles.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Des droits d\u2019acc\u00e8s d\u00e9taill\u00e9s<\/strong> sur les fichiers, dossiers et comptes, pour r\u00e9server la consultation et la modification aux personnes habilit\u00e9es. Le p\u00e9rim\u00e8tre des droits d\u00e9pend de la formule et de la configuration.<\/li>\n\n\n\n<li>Des <strong>pistes d\u2019audit<\/strong> qui consignent les \u00e9v\u00e9nements pris en charge, notamment les aper\u00e7us, modifications, t\u00e9l\u00e9chargements et suppressions, avec date et informations sur l\u2019utilisateur lorsque l\u2019acc\u00e8s est identifi\u00e9.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Une gestion des m\u00e9tadonn\u00e9es<\/strong> pour classer correctement les documents, faciliter leur recherche et pr\u00e9parer les audits.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Le chiffrement<\/strong> du stockage, notamment en 256 bits, et des connexions TLS\/SSL pour prot\u00e9ger les donn\u00e9es au repos et en transit.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Un historique des versions<\/strong> pour conserver les r\u00e9visions et permettre la restauration d\u2019une version pr\u00e9c\u00e9dente.<\/li>\n\n\n\n<li>Le partage s\u00e9curis\u00e9 au moyen d\u2019acc\u00e8s utilisateurs d\u00e9finis, de liens publics avec expiration ou de portails configur\u00e9s. Un lien public reste utilisable par toute personne qui le d\u00e9tient.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-document-management-compliance-and-industry-regulations\"><strong>Conformit\u00e9 documentaire et r\u00e9glementations sectorielles<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Votre strat\u00e9gie doit correspondre aux lois et r\u00e9f\u00e9rentiels r\u00e9ellement applicables \u00e0 votre organisation. Voici plusieurs cadres courants :<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-gdpr-and-document-management-compliance\"><strong>RGPD et conformit\u00e9 documentaire<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Le r\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral sur la protection des donn\u00e9es (<a href=\"https:\/\/gdpr.eu\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">RGPD<\/a>) s\u2019applique aux traitements qui rel\u00e8vent de son champ mat\u00e9riel et territorial. Il implique notamment des mesures de s\u00e9curit\u00e9 adapt\u00e9es, des acc\u00e8s ma\u00eetris\u00e9s et le respect des droits des personnes. Le droit \u00e0 l\u2019effacement est soumis \u00e0 des conditions et \u00e0 des exceptions. Stockage s\u00e9curis\u00e9, permissions, journaux et chiffrement peuvent contribuer \u00e0 cette d\u00e9marche, sans rendre un traitement conforme \u00e0 eux seuls.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-iso-standards-for-document-management-compliance\"><strong>Normes ISO et gestion documentaire<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">ISO 27001 concerne le management de la s\u00e9curit\u00e9 de l\u2019information ; ISO 9001 concerne le management de la qualit\u00e9 et la ma\u00eetrise des informations document\u00e9es. Une GED peut soutenir le stockage, la diffusion contr\u00f4l\u00e9e, les validations et le suivi des changements n\u00e9cessaires au syst\u00e8me de management. La certification d\u2019un fournisseur ne certifie pas automatiquement l\u2019organisation cliente.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-hipaa-compliance-in-document-management-systems\"><strong>HIPAA et gestion documentaire<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Pour les organismes et donn\u00e9es de sant\u00e9 concern\u00e9s aux \u00c9tats-Unis, HIPAA pr\u00e9voit des obligations de confidentialit\u00e9 et de s\u00e9curit\u00e9. La ma\u00eetrise des acc\u00e8s, l\u2019audit et l\u2019int\u00e9grit\u00e9 des donn\u00e9es y contribuent. L\u2019utilisation d\u2019un service cloud n\u00e9cessite notamment une analyse des risques, des garanties appropri\u00e9es et un BAA lorsque celui-ci est requis ; une GED ne suffit pas \u00e0 garantir la conformit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-sec-rules-and-document-management-compliance\"><strong>R\u00e8gles de la SEC et conservation documentaire<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Certaines entit\u00e9s financi\u00e8res am\u00e9ricaines soumises aux r\u00e8gles de la SEC doivent conserver des documents d\u00e9finis pendant des dur\u00e9es prescrites. La r\u00e8gle 17a-4 pr\u00e9voit notamment des exigences techniques de type WORM ou une alternative pr\u00e9cise par piste d\u2019audit. Un journal d\u2019activit\u00e9 ordinaire ne d\u00e9montre pas \u00e0 lui seul le respect de ces exigences. V\u00e9rifiez s\u00e9par\u00e9ment les capacit\u00e9s et engagements du syst\u00e8me retenu.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-fda-21-cfr-part-11-and-compliance-in-document-management\"><strong>FDA 21 CFR Part 11 et documents \u00e9lectroniques<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">La partie 11 vise certains documents et signatures \u00e9lectroniques relevant des r\u00e8gles de la FDA ; elle ne s\u2019applique pas automatiquement \u00e0 tous les documents d\u2019une entreprise des sciences de la vie. L\u2019organisation doit d\u00e9terminer le p\u00e9rim\u00e8tre concern\u00e9, valider l\u2019usage du syst\u00e8me et v\u00e9rifier les contr\u00f4les, la tra\u00e7abilit\u00e9 et la m\u00e9thode de signature n\u00e9cessaires. Les fonctions g\u00e9n\u00e9rales de GED ne constituent pas une preuve de conformit\u00e9 \u00e0 la partie 11.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-sarbanes-oxley-sox-and-document-management-compliance\"><strong>Sarbanes-Oxley (SOX) et conformit\u00e9 documentaire<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Les exigences applicables de SOX concernent notamment la fiabilit\u00e9 des informations financi\u00e8res, les contr\u00f4les internes et la conservation des \u00e9l\u00e9ments utiles. Les droits d\u2019acc\u00e8s, versions, journaux et r\u00e8gles de conservation peuvent soutenir ces contr\u00f4les. Les obligations pr\u00e9cises et les m\u00e9canismes emp\u00eachant les suppressions pr\u00e9matur\u00e9es doivent \u00eatre d\u00e9finis et v\u00e9rifi\u00e9s dans le contexte de l\u2019organisation.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-metadata-and-document-management-compliance\"><strong>M\u00e9tadonn\u00e9es et conformit\u00e9 documentaire<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Des m\u00e9tadonn\u00e9es exactes facilitent le classement, la recherche pendant les audits et la tra\u00e7abilit\u00e9. Une GED peut proposer des champs personnalis\u00e9s, des relations entre documents et la recherche OCR dans les scans pris en charge. V\u00e9rifiez les champs, les types de donn\u00e9es, les limites de la formule et la qualit\u00e9 des documents au lieu de supposer une prise en charge illimit\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-preventing-breaches-with-a-compliant-document-management-system\"><strong>R\u00e9duire les risques d\u2019incident de donn\u00e9es<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Les incidents internes constituent un risque de conformit\u00e9. Les permissions, acc\u00e8s fond\u00e9s sur les r\u00f4les, restrictions IP, authentification \u00e0 deux facteurs et journaux aident \u00e0 les limiter. Chiffrement, sauvegardes et proc\u00e9dures de reprise compl\u00e8tent les protections contre les incidents externes. Ces mesures n\u00e9cessitent une configuration, des tests et une supervision adapt\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-how-a-compliant-dms-streamlines-audits\"><strong>Comment une GED facilite les audits<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Lorsqu\u2019un auditeur demande des justificatifs, rapidit\u00e9 et exactitude comptent. Une <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/fr\/securite-confidentialite\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">GED adapt\u00e9e aux exigences de conformit\u00e9 <\/a>permet de retrouver les documents avec leurs m\u00e9tadonn\u00e9es, journaux et versions. Les exports et rapports disponibles facilitent la pr\u00e9paration des preuves, sans garantir un d\u00e9lai universel ni remplacer l\u2019analyse de leur pertinence.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-folderit-and-document-management-compliance\"><strong>Folderit et la conformit\u00e9 documentaire<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Folderit propose, selon la formule, conservation automatis\u00e9e, droits d\u00e9taill\u00e9s, pistes d\u2019audit et chiffrement pour soutenir les d\u00e9marches li\u00e9es au RGPD, \u00e0 ISO 27001, \u00e0 HIPAA et \u00e0 d\u2019autres exigences. En cloud ou sur site, son usage doit \u00eatre \u00e9valu\u00e9 avec vos proc\u00e9dures, contrats et param\u00e8tres. Ces outils facilitent la gestion des preuves ; ils ne constituent pas une garantie g\u00e9n\u00e9rale de conformit\u00e9 r\u00e9glementaire.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-adapting-to-evolving-compliance-requirements\"><strong>S\u2019adapter \u00e0 l\u2019\u00e9volution des exigences<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Les r\u00e8gles \u00e9voluent et peuvent devenir plus pr\u00e9cises selon les secteurs. Les param\u00e8tres configurables, les capacit\u00e9s de d\u00e9ploiement et les mises \u00e0 jour de s\u00e9curit\u00e9 de Folderit aident \u00e0 faire \u00e9voluer votre dispositif. Il appartient \u00e0 l\u2019organisation de suivre les textes applicables et de v\u00e9rifier les changements n\u00e9cessaires.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-moving-forward-with-compliance\"><strong>Faire progresser votre conformit\u00e9 documentaire<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">En int\u00e9grant les r\u00e8gles de conservation, les politiques d\u2019acc\u00e8s et les pistes d\u2019audit au travail quotidien, une GED permet de rendre les contr\u00f4les plus r\u00e9guliers et plus faciles \u00e0 suivre.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Folderit apporte une structure et des outils pour g\u00e9rer les documents selon vos exigences, tout en gardant un processus compr\u00e9hensible pour l\u2019\u00e9quipe. Qu\u2019il s\u2019agisse de pr\u00e9parer un audit, de renforcer la s\u00e9curit\u00e9 ou d\u2019harmoniser la conservation, choisissez la configuration adapt\u00e9e et v\u00e9rifiez son fonctionnement avec les personnes responsables.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe title=\"Document Management System Software Demo | Folderit DMS\/EDMS\" width=\"1000\" height=\"563\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/mLHLuybkYLw?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>D\u00e9couvrez comment la gestion documentaire Folderit soutient vos proc\u00e9dures de conformit\u00e9 gr\u00e2ce aux 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