{"id":2208,"date":"2018-12-25T22:33:42","date_gmt":"2018-12-25T20:33:42","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=2208"},"modified":"2018-12-25T22:35:48","modified_gmt":"2018-12-25T20:35:48","slug":"digitaalne-arhiveerimine","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/et\/blog\/digitaalne-arhiveerimine\/","title":{"rendered":"Dokumentide digitaalne arhiveerimine"},"content":{"rendered":"\n

Organisatsioonid vajavad oma igap\u00e4evaseks toimimiseks informatsiooni ning kogu seda vajalikku teavet arhiveeritakse \u00fcldjuhul dokumentidena. Seega on andmete arhiveerimine oluline osa iga organisatsiooni tegevusest, olenemata organisatsiooni t\u00fc\u00fcbist (aktsiaselts, mittetulundus\u00fching, klubi, selts, \u00fchistu jne). <\/p>\n\n\n\n

\"Dokumentide
Dokumentide elektrooniline digitaalne arhiveerimine<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

Iga organisatsiooni jaoks on failide arhiveerimine h\u00e4davajalik ning seda l\u00e4bi kogu tema tegevusperioodi. See kuidas erinevad organisatsioonid oma tegevuseks vajalikke dokumente arhiveerivad, s\u00f5ltub organisatsioonide eesm\u00e4rkidest ja vajadustest.  \u00dches organisatsioonis on enamasti palju dokumente. Mida suurem on ettev\u00f5te, seda rohkem on ka dokumente, milleks v\u00f5ib olla nii leping, e-kiri, m\u00f5ni avaldus paberil, foto, heli- v\u00f5i videosalvestis, arve jne. Kogu seda suurt hulka informatsiooni on vaja kuidagiviisi turvaliselt s\u00e4ilitada ja hiljem lihtsasti leitavaks teha. Dokumentide digitaalne ehk elektrooniline arhiveerimine on parim viis selle teostamiseks.<\/p>\n\n\n\n

Miks on dokumentide digitaalne arhiveerimine parim lahendus?<\/h4>\n\n\n\n

Igal dokumendil on oma eluts\u00fckkel, mis v\u00e4ljendub dokumendi loomises, kasutamises, s\u00e4ilitamises ja h\u00e4vitamises. Elektrooniline arhiveerimine on t\u00e4nap\u00e4eval parim v\u00f5imalus dokumentide s\u00e4ilitamiseks. Kuna paljusid dokumente tuleb s\u00e4ilitada mitmeid aastaid, peaks s\u00e4ilitamise vorm ja hoikoht olema v\u00f5imalikult turvaline ja odav. Failide s\u00e4ilitamine n\u00e4iteks k\u00f5vakettal v\u00f5i t\u00f6\u00f6arvutis pole piisavalt ohutu, kuna riskid nende kaotamisega k\u00f5vakettarikke, tulekahju, uputuse v\u00f5i varguse l\u00e4bi.<\/p>\n\n\n\n

Iga asutus toodab ja haldab dokumente, mida tuleb kuidagimoodi arhiveerida ja s\u00e4ilitada. Aastatega on tehnoloogia failide arhiveerimiseks palju arenenud. T\u00e4nap\u00e4eval on v\u00f5etud kasutusele mitmeid paberivabu s\u00fcsteeme andmete s\u00e4ilitamiseks ning k\u00f5ikv\u00f5imalikku infot arhiveeritakse just eelk\u00f5ige digitaalselt. Vaadates enda poolt loodud dokumentide hulka, saab iga ettev\u00f5te otsustada, kas ja millal minna \u00fcle elektroonilisele arhiveerimiss\u00fcsteemile. Selleks, et failid oleks alati k\u00e4ttesaadavad ja arhiveeritud ohutus kohas, kasutavad paljud ettev\u00f5tted ja ka eraisikud failide arhiveerimiseks digitaalseid arhiveerimiskeskkondi nagu Folderit. <\/p>\n\n\n\n

Organisatsiooni toimimiseks peab organisatsioon olema suuteline kindlustama dokumentide s\u00e4ilimise, garanteerima nende k\u00e4ttesaadavuse ning h\u00e4vitama mittevajalikud dokumendid n\u00f5uetekohaselt. Folderit aitab organisatsioonidel k\u00f5igi nende \u00fclesannetega toime tulla. M\u00f5nesid dokumente, nagu n\u00e4iteks t\u00f6\u00f6tajate isikutoimikuid, tuleb seadusest l\u00e4htuvalt s\u00e4ilitada lausa 50 aastat, aga personalialast aruandlust vaid 5 aastat. Lisaks riiklikule seadusandlusele arhiveerimise osas, on muidugi igas organisatsioonis ka oma standardid ja protseduurireeglid. Korporatiivsed dokumendid peavad olema lihtsasti k\u00e4ttesaadavad ja kasutajatele kergesti leitavad. <\/p>\n\n\n\n

Dokumentide otsimise lihtsustamiseks Folderiti arhiveerimiskeskkonnas saab dokumente liigitada, m\u00e4rks\u00f5nadega varustada ja muudki. See mitte ainult ei lihtsusta otsingut, vaid aitab organisatsioonil k\u00e4sitleda failigruppe tervikutena. Folderiti abil saab igale dokumendile eraldi m\u00e4\u00e4ratleda metaandmed, meenutused, kellele on lubatud juurdep\u00e4\u00e4s jms.<\/p>\n\n\n\n

\u00dcleminek dokumentide digitaalsele arhiveerimisele<\/h4>\n\n\n\n

Arhiveerimise keskkonnad ja tarkvara arenevad pidevalt. Dokumentide s\u00e4ilitamisel tuleb arvestada erinevate formaatide, suure andmemahu ja failide turvalisuse tagamisega. Samas peavad dokumendid olema lihtsasti k\u00e4ttesaadavad autoriseeritud isikutele, kes neid oma t\u00f6\u00f6s kasutavad. Kas jooksvalt v\u00f5i \u00fchekordselt.<\/p>\n\n\n\n

Paber on siiani olnud v\u00e4ga oluline meedium dokumentide s\u00e4ilitamiseks, mida kasutatakse v\u00e4ga palju ka t\u00e4nap\u00e4eval. Isegi kui dokument luuakse elektrooniliselt, siis hilisemaks jagamiseks ja s\u00e4ilitamiseks tr\u00fckitakse see tihti paberile, kuna paberit on vahel kohtumistel kergem esitleda, allkirjastada jne. Paberi eeliseks on see, et dokumendi vaatamiseks pole vaja \u00fchtegi seadet ega tarkvara. Paberdokumentidel on aga mitmeid puuduseid. N\u00e4iteks see, et paberdokumendid on kergesti kuluvad ja h\u00e4vinevad. Kui dokument on saadaval ainult paberformaadis, ei ole seda p\u00e4rast h\u00e4vinemist v\u00f5imalik taastada.<\/p>\n\n\n\n

\u00dcleminek dokumentide digitaalsele arhiveerimisele v\u00f5ib olla keeruline, sest paberdokumentide arv, mis vajavad digitaliseerimist, on v\u00e4ga suur. \u00d5nneks pakub Folderit eraldi ka dokumentide digitaliseerimise teenust<\/a>. Teenuse k\u00e4igus digitaliseeritakse k\u00f5ik paberile kirjutatud, tr\u00fckitud, joonistatud v\u00f5i muul sarnasel viisil kujutatud andmed ning s\u00e4ilitatakse neid 256-bitise kr\u00fcpteeringuga \u00fcliturvalises serveripargis. Selline s\u00e4ilitusviis on k\u00f5ige ohutum ning tagab selle, et failid j\u00e4\u00e4ks k\u00f5rvalistele isikutele k\u00e4ttesaamatuks. <\/p>\n\n\n\n

Dokumentide elektrooniline arhiveerimine Folderitiga<\/h4>\n\n\n\n

Failide arhiveerimine Folderiti keskkonnas tagab nende s\u00e4ilimise l\u00e4bi aja. Folderiti dokumendihalduss\u00fcsteem on parim lahendus oluliste failide s\u00e4ilitamiseks, kuna k\u00f5iki digidokumente hoitakse turvalises serveripilves ja k\u00f5ik need on kolmekordselt varundatud. Lisaks on dokumentide otsimine imelihtne. Dokumente saab vastavalt vajadusele liigitada ning hiljem on v\u00f5imalik k\u00f5igist salvestatud dokumentidest otsida teavet, sealhulgas ka m\u00e4rks\u00f5nu dokumentide sees olevast tekstist. Lisaks saad lisada failidele metainfo, mis muudad nende hilisema leidmise ja seostamise lihtsamaks.<\/p>\n\n\n\n

Raamatupidamise dokumentide arhiveerimine<\/h4>\n\n\n\n

Raamatupidamisosakond on organisatsioonis harilikult k\u00f5ige enam dokumente tootev ja s\u00e4ilitav \u00fcksus. Ilmselgelt on tegemist juriidiliste dokumentide k\u00f5rval organisatsiooni jaoks k\u00f5ige olulisemate dokumentidega. Nii on raamatupidamisdokumentide arhiveerimine muidugi \u00e4\u00e4rmiselt oluline — need peavad olema turvaliselt hoitud, kiirelt leitavad ja vajalikele inimestele mugavalt k\u00e4ttesaadavaks tehtud, samal ajal kui k\u00f5rvalised isikud neid kindlasti n\u00e4ha ei tohi. Arvete arhiveerimine ning muude raamatupidamisdokumentide digitaalne elektrooniline arhiveerimine on lihtne, mugav ja turvaline kui kasutad Folderiti.<\/p>\n\n\n\n

Lepingute arhiveerimine<\/h4>\n\n\n\n

Lepingute arhiveerimine on muidugi \u00fclioluline. Nende terviklikkuse tagamine, turvaline s\u00e4ilitamine ja kiire leitavus m\u00e4ngivad \u00e4ris rolli, mida on v\u00f5imatu \u00fcle hinnata. T\u00f6\u00f6lepingute arhiveerimine, koost\u00f6\u00f6lepingute arhiveerimine — selle eest hoolitseb Folderit.<\/p>\n\n\n\n

Andmete arhiveerimine Folderiti dokumendihalduss\u00fcsteemis hoiab \u00e4ra ebameeldivaid olukordi nagu dokumentide h\u00e4vimine v\u00f5i ligip\u00e4\u00e4su puudumine dokumentidele. Failid on k\u00e4ttesaadavad ka siis, kui t\u00f6\u00f6arvuti l\u00e4heb katki ning vajadusel saavad ka kolleegid neid vaadata ja muuta.  \u201cVaataja\u201d \u00f5igused v\u00f5imaldavad dokumendi andmeid, sh versioone vaadata ja seda alla laadida. \u201cMuutja\u201d \u00f5igustega saavad nad metaandmeid ka ise muuta ning lubatud kaustadesse faile ja kaustu lisama hakata.
Ligip\u00e4\u00e4su saanud kaast\u00f6\u00f6tajate arv oleneb sellest, millist paketti<\/a> kasutad. K\u00f5ige soodsam pakett lubab ligip\u00e4\u00e4su anda kuni 5-le kaast\u00f6\u00f6tajale, kuid kasutades n\u00e4iteks Plaatina paketti saad anda ligip\u00e4\u00e4su piiramatule arvule kolleegidele. <\/p>\n\n\n\n

Folderit arhiveerimiskeskkonna <\/strong>eelised:<\/strong><\/p>\n\n\n\n