{"id":98947,"date":"2026-11-09T11:12:58","date_gmt":"2026-11-09T09:12:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=98947"},"modified":"2026-11-09T11:12:59","modified_gmt":"2026-11-09T09:12:59","slug":"solicitud-excepcion-temporal-politica-interna","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/es\/blog\/solicitud-excepcion-temporal-politica-interna\/","title":{"rendered":"Solicitudes de excepci\u00f3n temporal en Folderit"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-policy-guide h2{font-size:1.5em;line-height:1.3;margin:1.7em 0 .6em}.folderit-policy-guide .wp-block-table{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.4em 0}.folderit-policy-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;table-layout:fixed}.folderit-policy-guide th,.folderit-policy-guide td{padding:12px;border:1px solid #dedede;text-align:left;vertical-align:top;overflow-wrap:anywhere}.folderit-policy-guide th{background:#fff8e8}.folderit-policy-guide li{margin-bottom:.65em}@media(max-width:600px){.folderit-policy-guide th,.folderit-policy-guide td{font-size:15px;padding:8px}.folderit-policy-guide h2{font-size:1.35em}}<\/style>\n<div class=\"folderit-policy-guide\">\n<p>Una desviaci\u00f3n temporal de una norma de la empresa necesita l\u00edmites claros: qu\u00e9 requisito se ve afectado, qui\u00e9n acepta la soluci\u00f3n propuesta, cu\u00e1ndo termina y qu\u00e9 pruebas permitir\u00e1n cerrarla. Un correo que diga \u00abde acuerdo, de momento\u00bb rara vez responde a las cuatro preguntas.<\/p>\n<p>Un formulario de solicitud de excepci\u00f3n a una pol\u00edtica re\u00fane esa informaci\u00f3n. En Folderit, un eForm puede contener la solicitud; una tarea de cumplimentaci\u00f3n de campos, recoger la evaluaci\u00f3n del responsable de la pol\u00edtica; un flujo de aprobaci\u00f3n, registrar la decisi\u00f3n; y los recordatorios basados en fechas, devolver una excepci\u00f3n vigente a revisi\u00f3n. La organizaci\u00f3n sigue siendo responsable de decidir si la excepci\u00f3n es admisible y de aplicar las medidas de control acordadas.<\/p>\n<p>La configuraci\u00f3n siguiente es un ejemplo hipot\u00e9tico basado en la documentaci\u00f3n actual de Folderit, no un flujo completo probado en una cuenta real. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/precios\/\">El plan Tailor incluye eForms y el Dise\u00f1ador de flujos de trabajo<\/a>; comprueba las funciones disponibles en tu cuenta antes de configurar el proceso.<\/p>\n<h2>Define una excepci\u00f3n con una fecha de fin concreta<\/h2>\n<p>Utiliza un registro para un requisito de una pol\u00edtica, un alcance delimitado y un periodo propuesto. Indica el nombre de la pol\u00edtica y su versi\u00f3n o fecha de entrada en vigor, y despu\u00e9s el apartado correspondiente. \u00abPermitir un procedimiento distinto de recepci\u00f3n de albaranes en la oficina Norte hasta el 30 de noviembre\u00bb resulta m\u00e1s \u00fatil que \u00abexenci\u00f3n operativa temporal\u00bb.<\/p>\n<p>Mant\u00e9n la pol\u00edtica original en su biblioteca habitual de documentos controlados. Usa el registro de excepci\u00f3n para explicar la desviaci\u00f3n limitada y a\u00f1ade, cuando proceda, un enlace de elemento relacionado al documento de la pol\u00edtica. El registro no cambia la pol\u00edtica para el resto de la organizaci\u00f3n. La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/gestion-de-politicas\/\">descripci\u00f3n de la gesti\u00f3n de pol\u00edticas de Folderit<\/a> explica el trabajo independiente de redactar, aprobar y distribuir la propia pol\u00edtica.<\/p>\n<p>Antes de dise\u00f1ar el flujo, determina qui\u00e9n tiene autoridad para conceder este tipo de excepci\u00f3n. Una aprobaci\u00f3n interna no puede dispensar del cumplimiento de una ley, una obligaci\u00f3n contractual o un requisito fuera de la competencia de esa persona. Consulta esas cuestiones con el especialista responsable antes de solicitar una decisi\u00f3n.<\/p>\n<h2>Crea una secci\u00f3n de solicitud y otra de evaluaci\u00f3n posterior<\/h2>\n<p>Crea una plantilla <strong>Solicitud de excepci\u00f3n a una pol\u00edtica<\/strong> en <strong>Herramientas de administraci\u00f3n \u2192 Plantillas de formulario<\/strong>. La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/eforms-plantillas-formulario\/\">gu\u00eda de eForms<\/a> describe los tipos de campo admitidos y la creaci\u00f3n de registros. Empieza con estos campos:<\/p>\n<figure class=\"wp-block-table\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Campo y tipo<\/th>\n<th>Informaci\u00f3n que debe contener<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Referencia \u2014 Texto<\/td>\n<td>Una referencia acordada, como EX-026. Introd\u00facela manualmente salvo que se haya configurado la numeraci\u00f3n por separado.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Referencia de la pol\u00edtica \u2014 Texto<\/td>\n<td>T\u00edtulo, versi\u00f3n o fecha de entrada en vigor y apartado para el que se solicita la excepci\u00f3n.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Desviaci\u00f3n solicitada y alcance \u2014 \u00c1rea de texto<\/td>\n<td>Qu\u00e9 cambiar\u00eda, a qu\u00e9 personas o ubicaciones afectar\u00eda y qu\u00e9 queda expresamente excluido.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Motivo y alternativas \u2014 \u00c1rea de texto<\/td>\n<td>La necesidad de la empresa y por qu\u00e9 una alternativa conforme con la pol\u00edtica no es viable en este momento.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Inicio y fin solicitados \u2014 dos campos Fecha<\/td>\n<td>El periodo propuesto. Quien revisa comprueba el orden de las fechas y, si procede, la hora exacta de finalizaci\u00f3n.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Responsable del registro \u2014 Usuario<\/td>\n<td>La persona interna encargada del seguimiento; no es un aprobador seleccionado autom\u00e1ticamente.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Riesgos y medidas de control \u2014 \u00c1rea de texto<\/td>\n<td>Qu\u00e9 podr\u00eda fallar y el control propuesto, la persona responsable, la frecuencia y las pruebas.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Documentaci\u00f3n de apoyo \u2014 Archivo, opcional<\/td>\n<td>Las pruebas pertinentes que necesitan quienes revisan la solicitud para evaluarla.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/figure>\n<p>Haz obligatoria la informaci\u00f3n de la solicitud necesaria para evaluarla. A\u00f1ade campos opcionales para completar despu\u00e9s: <strong>Alcance y condiciones autorizados<\/strong> (\u00c1rea de texto), <strong>Inicio acordado<\/strong>, <strong>Fin acordado<\/strong> y <strong>Fecha de revisi\u00f3n<\/strong> (Fecha), adem\u00e1s de <strong>Pruebas de cierre<\/strong> (\u00c1rea de texto). D\u00e9jalos como opcionales al crear el registro: quien solicita no puede aportar una decisi\u00f3n futura ni pruebas de un cierre que todav\u00eda no se ha producido.<\/p>\n<p>A\u00f1ade un campo de selecci\u00f3n <strong>Estado del registro<\/strong> que se mantenga manualmente, por ejemplo: Pendiente de evaluaci\u00f3n, Pendiente de decisi\u00f3n, Vigente, Rechazado y Cerrado. Ayuda al coordinador a gestionar el seguimiento. La decisi\u00f3n de aprobaci\u00f3n permanece en el registro del flujo; seleccionar Vigente es una acci\u00f3n humana independiente que se realiza tras comprobar la decisi\u00f3n y los requisitos previos.<\/p>\n<h2>Recoge la evaluaci\u00f3n antes de solicitar la aprobaci\u00f3n<\/h2>\n<p>Pide al responsable de la pol\u00edtica que revise el alcance, las alternativas y las medidas de control propuestas. Como ejemplo de seguridad de la informaci\u00f3n, el <a href=\"https:\/\/cybersecurity.yale.edu\/support\/request-exception\">proceso de excepciones publicado por Yale (referencia en ingl\u00e9s)<\/a> separa la evaluaci\u00f3n de riesgos del equipo de seguridad de la aceptaci\u00f3n del riesgo residual por parte de la direcci\u00f3n. Es el enfoque de una organizaci\u00f3n, no una regla universal de aprobaci\u00f3n; define las responsabilidades correspondientes para tu propia pol\u00edtica.<\/p>\n<p>Una <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/flujos-trabajo-rellenar-campos\/\">tarea de cumplimentaci\u00f3n de campos<\/a> puede permitir al responsable de la pol\u00edtica completar la evaluaci\u00f3n en el registro de formulario existente. Configura los campos visibles para el destinatario de modo que incluyan la solicitud original y los campos de evaluaci\u00f3n. En Campos editables, selecciona \u00fanicamente los de evaluaci\u00f3n y aseg\u00farate de que tambi\u00e9n sean visibles. Los ajustes de campos de la tarea no sustituyen los permisos de uso compartido del propio registro.<\/p>\n<p>Despu\u00e9s, env\u00eda el registro completo a la persona autorizada para decidir. Un flujo personalizado secuencial puede situar la cumplimentaci\u00f3n de campos antes de la aprobaci\u00f3n; utiliza los <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/flujos-trabajo-aprobacion\/\">ajustes de aprobaci\u00f3n documentados<\/a> para definir los destinatarios y las reglas de aceptaci\u00f3n. Selecciona los destinatarios reales durante la configuraci\u00f3n. Un nombre en el campo Usuario de Responsable del registro no dirige autom\u00e1ticamente la aprobaci\u00f3n a esa persona.<\/p>\n<p>Redacta una resoluci\u00f3n precisa: \u00abAprobar el alcance autorizado, las condiciones y las fechas acordadas que constan en esta solicitud\u00bb. Si falta informaci\u00f3n, pide aclaraciones antes de tomar la decisi\u00f3n final. Configura y prueba las rutas sin resultado favorable para que un rechazo o una evaluaci\u00f3n incompleta no se interpreten como permiso para continuar. Si el alcance o las fechas acordados cambian despu\u00e9s, solicita una nueva decisi\u00f3n en lugar de basarte en la aprobaci\u00f3n anterior.<\/p>\n<h2>Haz comprobables los controles: un retraso en la recepci\u00f3n<\/h2>\n<p><strong>Ejemplo hipot\u00e9tico:<\/strong> el esc\u00e1ner de una oficina est\u00e1 averiado. El procedimiento interno exige que los albaranes lleguen a la cola central de recepci\u00f3n el mismo d\u00eda laborable. El equipo de operaciones solicita permiso para utilizar un registro en papel controlado durante cinco d\u00edas laborables mientras llega un equipo de sustituci\u00f3n.<\/p>\n<p>La solicitud identifica una oficina y un tipo de documento. Excluye las facturas y cualquier documento sujeto a un plazo externo. El control propuesto asigna al coordinador de la oficina la numeraci\u00f3n de cada anotaci\u00f3n, la custodia de los originales y el cotejo del registro en papel con la cola de recepci\u00f3n cada tarde. El responsable de la pol\u00edtica comprueba si la soluci\u00f3n es aceptable y registra las condiciones m\u00e1s estrictas que sean necesarias antes de la aprobaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Un registro de cierre \u00fatil identificar\u00eda la \u00faltima anotaci\u00f3n, la fecha del cotejo, los documentos que falten y qui\u00e9n comprob\u00f3 el resultado. \u00abEsc\u00e1ner reparado\u00bb no demuestra por s\u00ed solo que los documentos retrasados llegaron a la cola. Si falta alguno, mant\u00e9n abierto el seguimiento y asigna la acci\u00f3n de recuperaci\u00f3n.<\/p>\n<h2>Configura recordatorios y define qu\u00e9 ocurre al vencer el plazo<\/h2>\n<p>Utiliza <strong>Gestionar recordatorios<\/strong> en la plantilla del formulario para crear una regla basada en Fecha de revisi\u00f3n, por ejemplo siete d\u00edas antes. A\u00f1ade la condici\u00f3n <strong>Estado del registro es igual a Vigente<\/strong>. Configura el usuario o grupo responsable, o utiliza un campo de destinatario compatible cuando la plantilla lo ofrezca. La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/recordatorios-automaticos-registros-formularios\/\">gu\u00eda de recordatorios de formularios<\/a> explica los intervalos respecto a la fecha, las condiciones y las opciones de destinatario.<\/p>\n<p>Las condiciones se comprueban al iniciarse el recordatorio y de nuevo cuando llega el momento de enviarlo. Incluye la referencia de la solicitud, la fecha de fin acordada y la acci\u00f3n esperada mediante los marcadores exactos que ofrece el editor. Revisa la configuraci\u00f3n de destinatarios cuando cambie la persona responsable.<\/p>\n<p>Un recordatorio es un aviso por correo electr\u00f3nico. No pone fin a la excepci\u00f3n, no cambia el Estado del registro, no desactiva un proceso externo ni certifica que se hayan aplicado los controles. El responsable debe comprobar la fecha de fin acordada y registrar el cierre o solicitar una nueva pr\u00f3rroga autorizada. Prueba las fechas modificadas y los registros existentes en tu cuenta; no des por hecho que una fecha de recordatorio ya pasada generar\u00e1 un mensaje atrasado.<\/p>\n<h2>Comprueba el registro de excepciones antes de implantarlo<\/h2>\n<p>Conserva el registro de excepciones en una carpeta compartida con las personas que lo necesitan. Limita la edici\u00f3n a los responsables y coordinadores adecuados. Cuando los campos del formulario est\u00e9n vinculados a metadatos, muestra como columnas de carpeta los que resulten \u00fatiles: referencia de la pol\u00edtica, responsable, estado y fin acordado. Las etiquetas de campos y los valores de estado organizan el trabajo; configura por separado el acceso y las acciones del flujo.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Solicitud completa:<\/strong> el responsable de la pol\u00edtica puede ver la solicitud y editar \u00fanicamente los campos de evaluaci\u00f3n asignados.<\/li>\n<li><strong>Solicitud rechazada:<\/strong> el coordinador registra Rechazado y no se introduce ninguna excepci\u00f3n operativa.<\/li>\n<li><strong>Aprobaci\u00f3n con condiciones:<\/strong> el responsable confirma los controles necesarios antes de marcar el registro como Vigente.<\/li>\n<li><strong>Cambio de alcance o fecha de fin:<\/strong> las condiciones revisadas reciben una nueva decisi\u00f3n y se comprueba la configuraci\u00f3n de recordatorios.<\/li>\n<li><strong>Cierre o pr\u00f3rroga:<\/strong> las pruebas de cierre identifican el trabajo realizado; una pr\u00f3rroga conserva una referencia a la solicitud anterior y tiene su propia decisi\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Prueba estos casos con un grupo reducido antes de poner la plantilla a disposici\u00f3n de m\u00e1s personas. El resultado \u00fatil es un registro sobre el que otro compa\u00f1ero pueda actuar: la excepci\u00f3n exacta, la decisi\u00f3n registrada, los controles todav\u00eda pendientes y la persona encargada de cerrarla.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Crea en Folderit un formulario de solicitud de excepci\u00f3n a una pol\u00edtica interna con alcance, evaluaci\u00f3n, aprobaci\u00f3n, recordatorios y pruebas de cierre.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":98791,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[836],"tags":[],"class_list":["post-98947","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-sin-categorizar"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.7.1 (Yoast SEO v25.7) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ 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