{"id":79053,"date":"2026-11-02T10:36:37","date_gmt":"2026-11-02T08:36:37","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=79053"},"modified":"2026-11-02T10:41:14","modified_gmt":"2026-11-02T08:41:14","slug":"reglas-clasificacion-documental-folderit","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/es\/blog\/reglas-clasificacion-documental-folderit\/","title":{"rendered":"Clasificaci\u00f3n autom\u00e1tica de documentos en Folderit"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-es-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-es-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-es-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-es-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-es-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-es-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-es-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-es-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-es-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-es-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-es-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-es-guide th,.folderit-es-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-es-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-es-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-es-guide{font-size:17px}.folderit-es-guide table{font-size:15px}.folderit-es-guide th,.folderit-es-guide td{padding:10px}.folderit-es-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-es-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<article class=\"folderit-es-guide\">\n<p>Una aprobaci\u00f3n puede terminar y dejar el archivo todav\u00eda en \u00abBorradores\u00bb. La clasificaci\u00f3n autom\u00e1tica resuelve esa desconexi\u00f3n: utiliza un evento y unas condiciones para mover el documento a la carpeta que corresponde a su estado.<\/p>\n<p>En Folderit puedes configurar ese recorrido con el dise\u00f1ador de flujos. Un cambio de versi\u00f3n, metadatos, etiquetas u otra actividad compatible inicia la automatizaci\u00f3n; los filtros delimitan qu\u00e9 elementos procesa y la acci\u00f3n de movimiento define el destino.<\/p>\n<h2>Un modelo de carpetas que el equipo entienda<\/h2>\n<p>Para empezar, prueba con un \u00e1rea concreta: <strong>Contratos \u2192 Borradores, En revisi\u00f3n, Aprobados y Pendientes de correcci\u00f3n<\/strong>. A\u00f1ade un archivo hist\u00f3rico si tu proceso lo necesita. Lo importante es que cada carpeta tenga un significado acordado.<\/p>\n<p>El nombre \u00abAprobados\u00bb no acredita por s\u00ed solo una aprobaci\u00f3n. Si la ubicaci\u00f3n debe reflejar una decisi\u00f3n formal, conecta el movimiento con los resultados del flujo que comprueba esa decisi\u00f3n. No basta con que alguien a\u00f1ada una etiqueta o cambie un campo a \u00abAprobado\u00bb.<\/p>\n<h2>Evento, condiciones y movimiento<\/h2>\n<p>El modelo b\u00e1sico es <strong>punto de inicio \u2192 condiciones \u2192 mover<\/strong>. En <em>Admin tools \u2192 Workflows<\/em>, elige el evento que corresponde a la actividad real y limita su \u00e1mbito. En el paso de movimiento, selecciona un destino previsto.<\/p>\n<p>La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/disenador-flujos-trabajo\/\">gu\u00eda del dise\u00f1ador de flujos<\/a> detalla los eventos y condiciones actuales. Entre los eventos documentados figuran la incorporaci\u00f3n de una versi\u00f3n, cambios de metadatos, movimientos, cambios de etiquetas y respuestas a solicitudes. Elige el evento disponible que coincida con el proceso; no inventes un disparador a partir de una descripci\u00f3n gen\u00e9rica.<\/p>\n<h2>Cinco puntos de partida \u00fatiles<\/h2>\n<h3>Una nueva versi\u00f3n<\/h3>\n<p>Si una versi\u00f3n nueva implica volver a revisar el documento, puedes preparar una automatizaci\u00f3n para iniciar ese recorrido. Ac\u00f3tala a la carpeta y tipo de elemento adecuados. Comprueba qu\u00e9 sucede cuando la versi\u00f3n se a\u00f1ade en otra ubicaci\u00f3n que no debe procesarse.<\/p>\n<h3>Un cambio de metadatos<\/h3>\n<p>Un campo puede indicar que el documento est\u00e1 listo para revisi\u00f3n. Utiliza un valor consistente y comprueba que la persona autorizada lo establece. La condici\u00f3n compara datos del elemento; no demuestra que el contenido del archivo cumpla una pol\u00edtica.<\/p>\n<h3>Una etiqueta<\/h3>\n<p>Las etiquetas son \u00fatiles si el equipo ya trabaja con ellas. Un evento de etiqueta a\u00f1adida puede iniciar un movimiento. Documenta qui\u00e9n puede asignarla y c\u00f3mo se evita que una etiqueta administrativa se confunda con una aprobaci\u00f3n formal.<\/p>\n<h3>El resultado de una solicitud<\/h3>\n<p>Para mover un documento despu\u00e9s de una revisi\u00f3n o aprobaci\u00f3n, utiliza la acci\u00f3n de solicitud y los resultados configurados. El dise\u00f1ador permite conectar rutas de \u00e9xito, fallo y tiempo de espera seg\u00fan el paso. Una condici\u00f3n falsa no significa necesariamente que alguien haya rechazado el documento: distingue el resultado de la comparaci\u00f3n del resultado de una aprobaci\u00f3n.<\/p>\n<h3>Un cambio de compartici\u00f3n<\/h3>\n<p>Los eventos de compartici\u00f3n pueden iniciar una revisi\u00f3n en un \u00e1mbito sensible. Esa reacci\u00f3n no impide por s\u00ed misma que el acceso ya concedido se haya utilizado. Configura primero los permisos y la pol\u00edtica de compartici\u00f3n; utiliza la automatizaci\u00f3n como parte del seguimiento, no como sustituto del control de acceso.<\/p>\n<h2>Ejemplo: revisi\u00f3n con vuelta para correcciones<\/h2>\n<p>Este es un dise\u00f1o hipot\u00e9tico que debes configurar y probar:<\/p>\n<ol>\n<li>Una versi\u00f3n nueva en \u00abBorradores\u00bb inicia la revisi\u00f3n prevista.<\/li>\n<li>Una decisi\u00f3n favorable lleva el documento a \u00abAprobados\u00bb.<\/li>\n<li>Un rechazo lo env\u00eda a \u00abPendientes de correcci\u00f3n\u00bb.<\/li>\n<li>La persona responsable a\u00f1ade una versi\u00f3n corregida y vuelve a iniciar la revisi\u00f3n.<\/li>\n<li>Una falta de respuesta sigue la ruta de tiempo de espera que hayas definido.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Puedes separar el inicio de la revisi\u00f3n del movimiento posterior cuando eso facilite el mantenimiento, o utilizar las salidas del proceso dise\u00f1ado. Comprueba el recorrido completo con los participantes reales de prueba. Ver una primera tarea correcta no demuestra que el documento acabar\u00e1 en el destino adecuado.<\/p>\n<h2>Limita la ubicaci\u00f3n y los subniveles<\/h2>\n<p>Una condici\u00f3n de ubicaci\u00f3n puede abarcar solo la carpeta elegida, todos sus subniveles o un n\u00famero limitado. Decide si deben entrar los archivos guardados directamente en \u00abContratos\u00bb y tambi\u00e9n los de \u00abContratos \u2192 Proyecto A\u00bb.<\/p>\n<p>Prueba un elemento dentro del \u00e1mbito, otro en una subcarpeta y otro fuera. Si una prueba no inicia el flujo, revisa la ubicaci\u00f3n antes de eliminar filtros. Una regla demasiado amplia puede actuar sobre archivos que nunca debieron participar.<\/p>\n<h2>Excepciones y mantenimiento<\/h2>\n<p>Define qui\u00e9n revisa los documentos cuyos datos no permiten decidir. Puedes preparar una ruta a una carpeta de excepciones cuando la l\u00f3gica lo contemple, o dejar una tarea de revisi\u00f3n manual. No des por hecho que existe una carpeta de respaldo autom\u00e1tica si no la has configurado.<\/p>\n<p>Evita bucles en los que el movimiento vuelve a cumplir la condici\u00f3n de inicio. Revisa tambi\u00e9n los permisos del destino y qu\u00e9 ocurre cuando cambian las carpetas, campos o personas responsables.<\/p>\n<p>Para empezar, elige un flujo de alto uso y pocas variantes. La gu\u00eda del <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/blog\/editor-visual-flujos-documentales\/\">editor visual de flujos documentales<\/a> ampl\u00eda c\u00f3mo combinar condiciones, acciones y resultados. La clasificaci\u00f3n ser\u00e1 \u00fatil cuando la ubicaci\u00f3n final refleje una decisi\u00f3n verificable y las excepciones tengan un responsable.<\/p>\n<\/article>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Mueve documentos entre borradores, revisi\u00f3n y aprobados con eventos, condiciones y acciones. 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