{"id":72722,"date":"2026-10-29T18:59:55","date_gmt":"2026-10-29T16:59:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=72722"},"modified":"2026-10-29T19:04:44","modified_gmt":"2026-10-29T17:04:44","slug":"registro-activos-responsables-revisiones","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/es\/blog\/registro-activos-responsables-revisiones\/","title":{"rendered":"Registro de activos en Folderit: responsables, estado y revisiones"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-es-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-es-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-es-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-es-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-es-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-es-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-es-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-es-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-es-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-es-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-es-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-es-guide th,.folderit-es-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-es-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-es-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-es-guide{font-size:17px}.folderit-es-guide table{font-size:15px}.folderit-es-guide th,.folderit-es-guide td{padding:10px}.folderit-es-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-es-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-es-guide\">\n<p>Un registro de activos resulta \u00fatil cuando permite responder tres preguntas sin llamar a varias personas: \u00bfqu\u00e9 equipo tenemos?, \u00bfd\u00f3nde est\u00e1? y \u00bfqui\u00e9n se ocupa de \u00e9l? Si la ficha, la factura y el justificante de entrega est\u00e1n separados, una lista de inventario solo resuelve parte del problema.<\/p>\n<p>En Folderit puedes crear una ficha estructurada por activo mediante un formulario, a\u00f1adir documentaci\u00f3n y consultar los datos como columnas o criterios de b\u00fasqueda. La ficha puede existir antes de disponer de un archivo. Este ejemplo muestra c\u00f3mo organizar equipos de oficina; los nombres y referencias son ficticios.<\/p>\n<h2>Una ficha por activo, con un identificador estable<\/h2>\n<p>Empieza por una carpeta como \u00abActivos de la empresa\u00bb. Crea la plantilla desde <strong>Herramientas de administraci\u00f3n \u2192 Plantillas de formulario<\/strong> y ll\u00e1mala \u00abFicha de activo\u00bb. La gu\u00eda de <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/eforms-plantillas-formulario\/\">eForms de Folderit<\/a> explica la configuraci\u00f3n de los campos y del nombre del registro.<\/p>\n<p>El identificador debe seguir al equipo cuando cambia de ubicaci\u00f3n o de responsable. \u00abPort\u00e1til de Marta\u00bb deja de ser un buen nombre cuando Marta lo devuelve. \u00abEQ-1048\u00bb puede seguir identificando el mismo port\u00e1til durante toda su vida en la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<div class=\"table-wrap\" role=\"region\" aria-label=\"Tabla de configuraci\u00f3n\" tabindex=\"0\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Campo<\/th>\n<th>Ejemplo<\/th>\n<th>Para qu\u00e9 sirve<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Identificador<\/td>\n<td>EQ-1048<\/td>\n<td>Distinguir el equipo sin depender de su descripci\u00f3n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Nombre y categor\u00eda<\/td>\n<td>Port\u00e1til de administraci\u00f3n \/ Inform\u00e1tica<\/td>\n<td>Entender qu\u00e9 es y agruparlo con equipos similares<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>N\u00famero de serie<\/td>\n<td>El que figura en el dispositivo<\/td>\n<td>Contrastar la ficha con el objeto f\u00edsico<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Ubicaci\u00f3n<\/td>\n<td>Oficina norte, planta 2<\/td>\n<td>Localizarlo y preparar una comprobaci\u00f3n f\u00edsica<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Responsable<\/td>\n<td>Marta L\u00f3pez<\/td>\n<td>Saber a qui\u00e9n consultar sobre su uso<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Estado<\/td>\n<td>En uso \/ Disponible \/ En reparaci\u00f3n \/ Retirado<\/td>\n<td>Evitar confundir disponibilidad y existencia<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Fechas<\/td>\n<td>Compra, fin de garant\u00eda, pr\u00f3xima revisi\u00f3n<\/td>\n<td>Preparar consultas y seguimiento<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Archivos<\/td>\n<td>Factura, garant\u00eda, fotograf\u00eda<\/td>\n<td>Conservar la documentaci\u00f3n junto a la ficha<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Usa listas de selecci\u00f3n para categor\u00edas y estados que deban escribirse siempre igual. Un campo de texto libre para la ubicaci\u00f3n puede bastar en una oficina peque\u00f1a; una lista resulta m\u00e1s f\u00e1cil de filtrar cuando existen varias sedes. Marca como obligatorios los datos imprescindibles para identificar el activo, sin bloquear el alta porque todav\u00eda no se conoce un dato secundario.<\/p>\n<h2>Nombres legibles sin volver a escribir toda la descripci\u00f3n<\/h2>\n<p>El patr\u00f3n del nombre puede combinar campos, por ejemplo <code>{id-activo} \u2013 {nombre-activo}<\/code>, siempre que esos sean los identificadores reales definidos en tu plantilla. El resultado ser\u00eda \u00abEQ-1048 \u2013 Port\u00e1til de administraci\u00f3n\u00bb. Copia los marcadores de tus propios campos: el ejemplo no crea por s\u00ed solo una secuencia de numeraci\u00f3n.<\/p>\n<p>Para crear una ficha, entra en la carpeta de destino y abre el men\u00fa junto a \u00abSubir\u00bb. Selecciona la plantilla, completa los datos y a\u00f1ade los archivos disponibles. Despu\u00e9s comprueba la carpeta y los permisos del registro creado. La plantilla ayuda a recoger datos; la carpeta elegida determina d\u00f3nde quedar\u00e1n organizados.<\/p>\n<h2>Dise\u00f1a la vista para las consultas habituales<\/h2>\n<p>Las primeras columnas deber\u00edan permitir reconocer el activo y actuar sobre \u00e9l: identificador, nombre, responsable, ubicaci\u00f3n, estado y pr\u00f3xima revisi\u00f3n. Puedes ajustar las vistas siguiendo la gu\u00eda para <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/configurar-vistas-carpetas\/\">configurar columnas<\/a>.<\/p>\n<p>Define despu\u00e9s unas pocas consultas que tengan un usuario concreto. TI puede necesitar los port\u00e1tiles \u00abEn reparaci\u00f3n\u00bb; una persona de administraci\u00f3n, los equipos de una sede; compras, las garant\u00edas que terminan en un intervalo determinado. Los campos estructurados permiten buscar esos datos sin abrir cada factura. Consulta las opciones de <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/buscar-documentos-folderit\/\">b\u00fasqueda de Folderit<\/a> para preparar los filtros disponibles.<\/p>\n<p>La ficha no sustituye una comprobaci\u00f3n f\u00edsica. Si el registro indica \u00abOficina norte\u00bb y el equipo est\u00e1 en otra sede, alguien debe verificar el traslado y actualizar el dato. El valor del inventario depende tambi\u00e9n de ese h\u00e1bito de mantenimiento.<\/p>\n<h2>Qu\u00e9 hacer cuando un equipo cambia de manos<\/h2>\n<p>Acuerda qui\u00e9n actualiza la ficha y en qu\u00e9 momento. En un traslado sencillo, una persona autorizada puede modificar la ubicaci\u00f3n y el responsable, y a\u00f1adir una nota con el motivo. Si la entrega requiere una revisi\u00f3n de accesorios o da\u00f1os, conviene documentar ese evento por separado.<\/p>\n<p>Por ejemplo, \u00abEQ-1048\u00bb sigue siendo la ficha del port\u00e1til, mientras que una <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/blog\/devolucion-equipos-empleados\/\">devoluci\u00f3n de equipos<\/a> registra qu\u00e9 se esperaba recibir, qu\u00e9 lleg\u00f3 realmente y qu\u00e9 qued\u00f3 pendiente. Una referencia com\u00fan permite relacionar ambos procesos. Crear el formulario de devoluci\u00f3n no implica que el estado del inventario se actualice autom\u00e1ticamente: incluye esa actualizaci\u00f3n como una tarea de la persona responsable.<\/p>\n<p>Cuando un equipo queda fuera de servicio, usa un estado claro y conserva la evidencia que corresponda. Evita borrar su ficha solo para que desaparezca de la vista de equipos disponibles; utiliza filtros para separar el trabajo diario del historial.<\/p>\n<h2>Revisiones y garant\u00edas con una responsabilidad expl\u00edcita<\/h2>\n<p>Un campo de fecha sirve para localizar las pr\u00f3ximas revisiones o el fin de una garant\u00eda. Para notificar a una persona, configura tambi\u00e9n el recordatorio y sus destinatarios. No des por hecho que escribir un nombre en \u00abResponsable\u00bb activa un aviso.<\/p>\n<p>Los <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/recordatorios-automaticos-registros-formularios\/\">recordatorios para registros de formulario<\/a> permiten definir condiciones y fechas de seguimiento. Prueba la regla con un registro de ejemplo y comprueba qui\u00e9n recibe el mensaje. Despu\u00e9s de una revisi\u00f3n, la persona encargada debe registrar el resultado y, cuando proceda, la siguiente fecha.<\/p>\n<p>Este uso no convierte Folderit en un sistema de mantenimiento que calcula horas de funcionamiento, depreciaciones o repuestos. Si necesitas esos c\u00e1lculos, acuerda d\u00f3nde se realizan y qu\u00e9 documentos o resultados deben conservarse en el expediente del activo.<\/p>\n<h2>El responsable del activo y sus permisos son datos distintos<\/h2>\n<p>El campo \u00abResponsable\u00bb identifica una responsabilidad operativa. Los permisos de acceso se configuran aparte. Un empleado puede ser usuario de un port\u00e1til sin necesitar acceso a su factura, al coste de adquisici\u00f3n o a las fichas de todos sus compa\u00f1eros.<\/p>\n<p>Define qui\u00e9n consulta, qui\u00e9n modifica y qui\u00e9n administra los registros seg\u00fan los <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/niveles-permisos-acceso\/\">niveles de permisos<\/a>. Si unas fichas requieren una separaci\u00f3n real, organ\u00edzalas con las carpetas y reglas de acceso adecuadas. Ocultar una columna en una vista no sustituye esa configuraci\u00f3n.<\/p>\n<h2>Una primera puesta en marcha manejable<\/h2>\n<p>Empieza por una categor\u00eda con un responsable claro, como los port\u00e1tiles de empresa. Carga unos pocos activos reales y comprueba el identificador, la ubicaci\u00f3n, los adjuntos, la b\u00fasqueda y los permisos. Pide a otra persona que encuentre un equipo sin conocer previamente su carpeta.<\/p>\n<p>Antes de ampliar el registro, confirma que existe una forma acordada de dar altas, documentar traslados, registrar devoluciones y retirar equipos. Puedes incorporar despu\u00e9s el inventario anterior por categor\u00edas o sedes, contrastando cada ficha con la informaci\u00f3n disponible. No necesitas esperar a reconstruir todo el hist\u00f3rico para empezar a registrar correctamente los equipos nuevos.<\/p>\n<p>Para conocer la base de este enfoque, lee c\u00f3mo funcionan los <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/blog\/formularios-gestion-documental-folderit\/\">formularios de gesti\u00f3n documental<\/a>. Si quieres revisar la estructura de un inventario y sus permisos con el equipo de Folderit, <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/contact\/\">contacta con nosotros<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Crea un registro de activos en Folderit con identificador, responsable, ubicaci\u00f3n y fechas de revisi\u00f3n. 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