{"id":72720,"date":"2026-10-29T18:59:53","date_gmt":"2026-10-29T16:59:53","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=72720"},"modified":"2026-10-29T19:04:43","modified_gmt":"2026-10-29T17:04:43","slug":"formulario-registro-incidentes-seguimiento","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/es\/blog\/formulario-registro-incidentes-seguimiento\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo registrar incidentes y completar su seguimiento en Folderit"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-es-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-es-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-es-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-es-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-es-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-es-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-es-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-es-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-es-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-es-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-es-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-es-guide th,.folderit-es-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-es-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-es-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-es-guide{font-size:17px}.folderit-es-guide table{font-size:15px}.folderit-es-guide th,.folderit-es-guide td{padding:10px}.folderit-es-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-es-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-es-guide\">\n<p>En un incidente, las primeras actuaciones no pueden depender de encontrar la \u00faltima versi\u00f3n de una plantilla de Word. Una persona atiende la situaci\u00f3n, otra informa al supervisor y alguien debe dejar constancia de lo ocurrido. Un formulario breve, disponible en la ubicaci\u00f3n de trabajo acordada, facilita registrar los hechos esenciales mientras todav\u00eda est\u00e1n claros.<\/p>\n<p>Folderit permite crear ese informe como un registro estructurado mediante eForms. No hace falta preparar un archivo para empezar: los datos se introducen en campos y, si la plantilla lo permite, se a\u00f1aden documentos o fotograf\u00edas. El registro queda en una carpeta con sus permisos y puede utilizarse como punto de partida del seguimiento.<\/p>\n<p>La configuraci\u00f3n de este art\u00edculo es orientativa. Ajusta las categor\u00edas, las responsabilidades y los requisitos de notificaci\u00f3n a tu organizaci\u00f3n. El formulario documenta el proceso; no sustituye la atenci\u00f3n inmediata ni las comunicaciones que correspondan. Los eForms y registros personalizados est\u00e1n disponibles en <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/precios\/\">Tailor<\/a>.<\/p>\n<h2>Separa el informe inicial de la investigaci\u00f3n<\/h2>\n<p>Una persona que comunica un hecho no siempre conoce su causa ni la medida correctora adecuada. Si el formulario exige ambas conclusiones desde el principio, puede retrasar el informe o provocar respuestas poco fiables.<\/p>\n<p>La primera fase debe recoger qu\u00e9 ocurri\u00f3, cu\u00e1ndo, d\u00f3nde y qui\u00e9n puede aportar informaci\u00f3n. El supervisor completa despu\u00e9s la revisi\u00f3n y las actuaciones. Esta separaci\u00f3n permite mantener un formulario inicial sencillo sin perder el contexto del trabajo posterior.<\/p>\n<p>En el modelo de <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/blog\/formularios-gestion-documental-folderit\/\">formularios de gesti\u00f3n documental<\/a>, cada env\u00edo es un registro individual. Puede aparecer en una lista, abrirse, editarse con los permisos necesarios y conectarse a un flujo. La fotograf\u00eda o el archivo son pruebas de apoyo, no el \u00fanico lugar donde se describe el incidente.<\/p>\n<h2>Construye una plantilla breve<\/h2>\n<p>En <strong>Herramientas de administraci\u00f3n \u2192 Plantillas de formulario<\/strong>, crea <strong>Informe de incidente<\/strong>. La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/eforms-plantillas-formulario\/\">gu\u00eda de eForms<\/a> explica c\u00f3mo a\u00f1adir los campos y configurar sus propiedades.<\/p>\n<figure class=\"wp-block-table\">\n<div class=\"table-wrap\" role=\"region\" aria-label=\"Tabla de configuraci\u00f3n\" tabindex=\"0\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Campo inicial<\/th>\n<th>Tipo y finalidad<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>T\u00edtulo breve<\/td>\n<td>Texto. Una descripci\u00f3n que permita reconocer el asunto en la lista.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Referencia del incidente<\/td>\n<td>Texto. Identificador acordado, introducido manualmente si no existe un esquema de numeraci\u00f3n aparte.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Fecha<\/td>\n<td>Fecha. D\u00eda del hecho, con detalles adicionales de hora en la descripci\u00f3n si hacen falta.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Ubicaci\u00f3n<\/td>\n<td>Texto o Selecci\u00f3n. Un lugar suficientemente preciso para la revisi\u00f3n.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Informado por<\/td>\n<td>Usuario, cuando la persona pertenece a la cuenta de Folderit.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Departamento o centro<\/td>\n<td>Selecci\u00f3n. Valores coherentes para poder filtrar los informes.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Descripci\u00f3n de los hechos<\/td>\n<td>\u00c1rea de texto. Qu\u00e9 se observ\u00f3 y qu\u00e9 actuaciones inmediatas se realizaron.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Documentaci\u00f3n de apoyo<\/td>\n<td>Archivo opcional. Solo adjuntos adecuados para el proceso y sus destinatarios.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<\/figure>\n<p>Usa campos separados para los datos que deban consultarse despu\u00e9s. Si toda la informaci\u00f3n queda dentro de un p\u00e1rrafo, resultar\u00e1 m\u00e1s dif\u00edcil localizar un centro, una fecha o una categor\u00eda sin leer todos los informes.<\/p>\n<p>Marca como obligatorios los datos esenciales que el informante pueda conocer. Deja las conclusiones y las medidas futuras para el seguimiento. Si alguien todav\u00eda no ha comprobado un hecho, es preferible anotarlo como pendiente de revisi\u00f3n que rellenarlo por obligaci\u00f3n.<\/p>\n<p><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" loading=\"eager\" width=\"2560\" height=\"1322\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/building-incident-report-in-Folderit-DMS-scaled.png\" alt=\"Campos de una plantilla de informe de incidentes en Folderit, con interfaz en ingl\u00e9s\"><\/p>\n<h2>Configura nombres que ayuden a reconocer los registros<\/h2>\n<p>El patr\u00f3n del nombre combina texto fijo y valores de los campos mediante sus slugs entre llaves. Si los identificadores de tu plantilla son <code>incident-id<\/code> y <code>formname<\/code>, puedes utilizar <code>{incident-id} \u2013 {formname}<\/code>.<\/p>\n<p>Un ejemplo ficticio ser\u00eda \u00abIN-2026-004 \u2013 Casi accidente en el muelle de carga\u00bb. El nombre muestra la referencia y una descripci\u00f3n breve; los detalles se mantienen dentro del registro. Utiliza los slugs reales de tus campos, que no tienen por qu\u00e9 coincidir con sus etiquetas visibles.<\/p>\n<p>Este patr\u00f3n construye el nombre. No asigna por s\u00ed solo una referencia num\u00e9rica secuencial: si se necesita, configura la numeraci\u00f3n como una funci\u00f3n separada y comprueba sus reglas.<\/p>\n<h2>Explica d\u00f3nde se presenta el informe<\/h2>\n<p>Antes del lanzamiento, decide la ubicaci\u00f3n de los registros. Puede ser un \u00e1rea central de Seguridad y Salud con subcarpetas anuales o una estructura por centros o departamentos. Elige el criterio que facilite localizar y revisar los casos sin mantener varias copias del mismo informe.<\/p>\n<p>La persona autorizada abre la carpeta correspondiente, despliega la flecha junto a <strong>Cargar<\/strong>, elige Informe de incidente y completa el formulario. Al enviarlo, Folderit crea el registro en esa carpeta. La plantilla puede estar disponible en otras ubicaciones; las instrucciones y los permisos deben dejar claro d\u00f3nde utilizarla.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" loading=\"eager\" width=\"2560\" height=\"1314\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/filling-in-incident-report-in-Folderit-DMS-scaled.png\" alt=\"Ejemplo de un informe de incidentes completado en Folderit, con interfaz en ingl\u00e9s\"><\/p>\n<p>Las capturas de referencia muestran la interfaz en ingl\u00e9s. Los nombres del formulario y de los campos del ejemplo pueden adaptarse a la configuraci\u00f3n de tu cuenta.<\/p>\n<h2>Completa el seguimiento sin reescribir los hechos iniciales<\/h2>\n<p>A\u00f1ade campos de seguimiento como Supervisor, Observaciones de revisi\u00f3n, Actuaci\u00f3n acordada, Responsable de la actuaci\u00f3n, Fecha prevista y Resultado comprobado. Es una propuesta de configuraci\u00f3n: no implica que el sistema determine causas, eval\u00fae el riesgo o valide autom\u00e1ticamente la eficacia de una medida.<\/p>\n<p>Una tarea de <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/flujos-trabajo-rellenar-campos\/\">Completar campos<\/a> puede pedir al supervisor que actualice solo esa secci\u00f3n. Muestra como referencia la fecha, el lugar y la descripci\u00f3n inicial; selecciona como editables los campos de su revisi\u00f3n. Los campos editables tambi\u00e9n deben estar entre los visibles.<\/p>\n<p>Si otra persona debe aprobar el resultado, sit\u00faa la aprobaci\u00f3n despu\u00e9s de la cumplimentaci\u00f3n de los datos. Selecciona los destinatarios reales y define qu\u00e9 se aprueba: por ejemplo, la suficiencia del informe y la asignaci\u00f3n de las actuaciones. Un nombre escrito en Responsable no configura por s\u00ed solo un destinatario ni le concede acceso.<\/p>\n<p>Las <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/flujo-aprobacion-documentos\/\">decisiones y solicitudes de aclaraci\u00f3n<\/a> permiten mantener el trabajo abierto cuando falta informaci\u00f3n. No confundas el env\u00edo inicial del informe con el cierre del incidente ni una aprobaci\u00f3n documental con la comprobaci\u00f3n efectiva de una medida.<\/p>\n<h2>Recupera el caso y el trabajo pendiente<\/h2>\n<p>Configura las <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/configurar-vistas-carpetas\/\">columnas de la carpeta<\/a> para mostrar referencia, fecha, centro, supervisor y los campos de seguimiento que utilice el equipo. Utiliza las <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/buscar-documentos-folderit\/\">condiciones de metadatos<\/a> para localizar casos de un periodo, departamento o situaci\u00f3n concreta.<\/p>\n<p>Si introduces una fecha de actuaci\u00f3n, puedes preparar un <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/recordatorios-automaticos-registros-formularios\/\">recordatorio de formulario<\/a> para los registros que cumplan las condiciones acordadas. Selecciona la fecha del formulario correcta y prueba los destinatarios. Recibir el aviso no demuestra que la actuaci\u00f3n se haya realizado.<\/p>\n<p>Los informes pueden contener informaci\u00f3n sensible sobre personas, instalaciones o procesos. Revisa los <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/niveles-permisos-acceso\/\">permisos<\/a> de quienes informan, investigan y cubren ausencias. La visibilidad de una tarea no sustituye la revisi\u00f3n de los accesos generales al elemento.<\/p>\n<h2>Prueba el recorrido antes de pedir que lo use todo el equipo<\/h2>\n<p>Crea un incidente ficticio con y sin adjunto. Comprueba el nombre, los campos obligatorios y la ubicaci\u00f3n. Despu\u00e9s pide a un supervisor que complete su secci\u00f3n y a un revisor que solicite una aclaraci\u00f3n. Verifica que nadie tenga que inventar datos para avanzar y que los usuarios ordinarios vean solo lo que necesitan.<\/p>\n<p>Por \u00faltimo, entrega el registro a un compa\u00f1ero que no haya participado en la prueba. Deber\u00eda poder saber qu\u00e9 se inform\u00f3, qu\u00e9 se ha revisado, qui\u00e9n debe actuar y qu\u00e9 queda pendiente. Ese recorrido aporta m\u00e1s valor que un formulario muy extenso que resulte dif\u00edcil completar cuando sucede algo.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dise\u00f1a un formulario de incidentes en Folderit con datos iniciales, adjuntos y seguimiento del supervisor. 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