{"id":72716,"date":"2026-10-29T18:59:47","date_gmt":"2026-10-29T16:59:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=72716"},"modified":"2026-10-29T18:59:47","modified_gmt":"2026-10-29T16:59:47","slug":"registro-correspondencia-respuestas-vinculadas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/es\/blog\/registro-correspondencia-respuestas-vinculadas\/","title":{"rendered":"Registro de correspondencia con respuestas vinculadas en Folderit"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-es-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-es-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-es-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-es-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-es-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-es-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-es-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-es-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-es-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-es-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-es-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-es-guide th,.folderit-es-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-es-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-es-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-es-guide{font-size:17px}.folderit-es-guide table{font-size:15px}.folderit-es-guide th,.folderit-es-guide td{padding:10px}.folderit-es-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-es-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-es-guide\">\n<p>Llega una carta que pide informaci\u00f3n para la semana siguiente. Una persona acusa recibo, otra prepara la respuesta y el env\u00edo definitivo sale por correo electr\u00f3nico. El registro de correspondencia debe permitir reconstruir esa secuencia sin buscar cada paso en una bandeja de entrada distinta.<\/p>\n<p>En Folderit puedes utilizar un formulario de Entrada y otro de Respuesta. Una acci\u00f3n de formulario vinculado traslada los datos seleccionados a un nuevo registro, hereda una referencia cuando el original tiene n\u00famero y conecta ambos elementos. El equipo sigue revisando y enviando la comunicaci\u00f3n por el canal que corresponda; despu\u00e9s documenta su salida.<\/p>\n<p>La configuraci\u00f3n siguiente es orientativa y utiliza nombres, fechas y referencias ficticios. Combina funciones documentadas, no un proceso probado de principio a fin en una cuenta real. Los <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/precios\/\">eForms y los registros personalizados est\u00e1n incluidos en Tailor<\/a>.<\/p>\n<h2>Separa la entrada de cada respuesta<\/h2>\n<p>Crea un registro para la comunicaci\u00f3n recibida y uno por cada respuesta que debas conservar. Un acuse de recibo y la contestaci\u00f3n sustantiva pueden tener archivos, fechas y pruebas de env\u00edo distintos y, al mismo tiempo, permanecer relacionados con la solicitud original.<\/p>\n<p>Esta separaci\u00f3n tiene utilidad administrativa. El <a href=\"https:\/\/civilservice.govmu.org\/Documents\/report%20and%20publications%20new%20documents\/2020%20Registry%20Manual.pdf\">manual de gesti\u00f3n del registro de la administraci\u00f3n de Mauricio<\/a> distingue los datos de entrada \u2014recepci\u00f3n, remitente y asunto\u2014 de los de salida \u2014env\u00edo, destinatario y m\u00e9todo\u2014. Es un ejemplo de organizaci\u00f3n del sector p\u00fablico, no una regla universal ni una garant\u00eda de cumplimiento de Folderit.<\/p>\n<p>Prepara dos plantillas en <strong>Herramientas de administraci\u00f3n \u2192 Plantillas de formulario<\/strong>. La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/eforms-plantillas-formulario\/\">gu\u00eda de eForms<\/a> describe c\u00f3mo a\u00f1adir sus campos y crear registros.<\/p>\n<figure class=\"wp-block-table\">\n<div class=\"table-wrap\" role=\"region\" aria-label=\"Tabla de configuraci\u00f3n\" tabindex=\"0\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Informaci\u00f3n<\/th>\n<th>Entrada<\/th>\n<th>Respuesta<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Personas<\/td>\n<td>Nombre y contacto del remitente: Texto. Responsable asignado: Usuario.<\/td>\n<td>Nombre y contacto del destinatario: Texto. Responsable de la respuesta: Usuario.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Asunto y referencia externa<\/td>\n<td>Asunto y referencia del remitente, cuando exista: Texto.<\/td>\n<td>Asunto y referencia del destinatario, si resulta \u00fatil: Texto.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Fechas<\/td>\n<td>Recepci\u00f3n, fecha de la carta y plazo de respuesta: Fecha.<\/td>\n<td>Preparaci\u00f3n y env\u00edo: Fecha.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Evidencias<\/td>\n<td>Documento de entrada: Archivo. Notas de tramitaci\u00f3n: \u00c1rea de texto.<\/td>\n<td>Documento de respuesta y prueba del env\u00edo: Archivo. Notas de env\u00edo: \u00c1rea de texto.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Seguimiento<\/td>\n<td>Estado: Abierto, Cerrado o No requiere respuesta.<\/td>\n<td>Estado de env\u00edo: Borrador, Enviado, Cancelado o Incidencia de entrega.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<\/figure>\n<p>En la entrada, exige remitente, asunto, fecha de recepci\u00f3n, responsable, estado y documento de origen. Deja el plazo de respuesta opcional si algunas entradas no requieren contestaci\u00f3n; la persona que registra debe comprobar que los asuntos Abiertos tengan un plazo \u00fatil. No inventes una fecha para completar una casilla.<\/p>\n<p>En la respuesta, exige destinatario, asunto, fecha de preparaci\u00f3n, responsable y estado de env\u00edo. La fecha de salida y sus pruebas se completan despu\u00e9s del env\u00edo, por lo que no deben impedir la creaci\u00f3n inicial del borrador. Son estados operativos mantenidos por personas, distintos de una decisi\u00f3n formal de aprobaci\u00f3n.<\/p>\n<h2>Utiliza una referencia interna reconocible<\/h2>\n<p>En el men\u00fa de acciones de la plantilla Entrada, abre <strong>Configurar numeraci\u00f3n<\/strong>. Activa el esquema, confirma la plantilla a la que se aplica y combina texto fijo, n\u00famero y el componente de a\u00f1o que necesites. Revisa el siguiente n\u00famero, la vista previa y la frecuencia de reinicio antes de guardar.<\/p>\n<p>La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/numerar-documentos-registros-formularios\/\">gu\u00eda de numeraci\u00f3n de registros de formulario<\/a> permite adaptar el esquema a tu organizaci\u00f3n. Una referencia como ENT-2026-001 es solo un ejemplo. El patr\u00f3n del nombre del registro controla por separado el nombre que aparece en la carpeta.<\/p>\n<p>Conserva la referencia del remitente en su propio campo. Tu n\u00famero identifica el asunto en el registro interno; la referencia externa ayuda a la otra parte a reconocerlo. Ninguno deber\u00eda sobrescribir al otro de forma impl\u00edcita.<\/p>\n<h2>Crea una acci\u00f3n de respuesta con los datos que s\u00ed se reutilizan<\/h2>\n<ol>\n<li>Crea primero ambas plantillas y sus campos.<\/li>\n<li>Abre el men\u00fa de acciones de Entrada y selecciona <strong>A\u00f1adir formulario vinculado<\/strong>.<\/li>\n<li>Elige Respuesta como destino y utiliza <strong>Crear respuesta<\/strong> como texto del bot\u00f3n.<\/li>\n<li>Vincula Asunto con Asunto, Nombre del remitente con Nombre del destinatario, Contacto del remitente con Contacto del destinatario y Referencia del remitente con Referencia del destinatario.<\/li>\n<li>Deja sin copiar las fechas de entrada, el estado de tramitaci\u00f3n y los adjuntos que no deban reutilizarse.<\/li>\n<li>Revisa cada pareja de campos y guarda la configuraci\u00f3n.<\/li>\n<\/ol>\n<p>La <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/formularios-vinculados-crear-registros\/\">gu\u00eda de formularios vinculados<\/a> explica esta acci\u00f3n. Al abrir la entrada y pulsar Crear respuesta, el redactor revisa los valores trasladados, completa lo que falta y env\u00eda el formulario.<\/p>\n<p>Comprueba siempre el destinatario. El remitente puede haber solicitado que la respuesta se dirija a otra direcci\u00f3n o a una persona representante. Copiar datos evita volver a escribirlos, pero no constituye por s\u00ed mismo una autorizaci\u00f3n para revelar informaci\u00f3n.<\/p>\n<p>No traslades la fecha de recepci\u00f3n al campo Fecha de env\u00edo ni copies Abierto en el estado de salida. La respuesta debe empezar como Borrador. Cambiar un estado no env\u00eda un mensaje.<\/p>\n<h2>Comprende c\u00f3mo se numeran las respuestas<\/h2>\n<p>Si el registro de origen tiene N\u00famero de documento, deja vac\u00edo ese campo en la respuesta para utilizar la numeraci\u00f3n heredada. Al enviar el formulario, Folderit a\u00f1ade un sufijo secuencial: de ENT-2026-001 se obtienen ENT-2026-001-1 y ENT-2026-001-2 cuando ambas respuestas se crean desde la misma entrada.<\/p>\n<p>Mientras se completa el formulario, el n\u00famero puede seguir vac\u00edo. Se asigna al enviarlo. La numeraci\u00f3n heredada prevalece sobre el esquema autom\u00e1tico de la plantilla de destino y tambi\u00e9n funciona cuando el n\u00famero de origen se ha introducido manualmente.<\/p>\n<p>La entrada y la respuesta aparecen relacionadas en ambos registros mediante <strong>Elementos relacionados<\/strong>, sin necesidad de a\u00f1adir un campo Relaci\u00f3n. La respuesta se crea inicialmente en la carpeta del origen. Si despu\u00e9s la mueves, conserva su n\u00famero y la relaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Para un intercambio continuado puedes configurar el v\u00ednculo inverso Respuesta \u2192 Entrada. Un registro creado desde ENT-2026-001-1 puede recibir ENT-2026-001-1-1 y vincularse a ese origen inmediato. Decide antes si tu equipo necesita esa referencia ramificada o una nueva secuencia de entradas. La selecci\u00f3n ofrece otras plantillas, no la misma plantilla de origen.<\/p>\n<h2>Distingue el plazo de respuesta de la prueba del env\u00edo<\/h2>\n<div class=\"example\">\n<p><strong>Ejemplo ficticio:<\/strong> Servicios Puerto Norte presenta una solicitud recibida el 21 de octubre de 2026 y acuerda recibir respuesta el d\u00eda 28. El registro de entrada es ENT-2026-001. El equipo env\u00eda el acuse ENT-2026-001-1 el d\u00eda 21 y la contestaci\u00f3n ENT-2026-001-2 el d\u00eda 27. Ambos se han creado desde la entrada original.<\/p>\n<p>El responsable mantiene el asunto Abierto despu\u00e9s del acuse y lo cierra cuando comprueba que la respuesta sustantiva atiende la solicitud.<\/p>\n<\/div>\n<p>Configura un <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/recordatorios-automaticos-registros-formularios\/\">recordatorio autom\u00e1tico<\/a> sobre el plazo de respuesta, por ejemplo tres d\u00edas antes, con la condici\u00f3n Estado igual a Abierto. Selecciona un usuario o grupo adecuado. Si Responsable asignado figura entre los campos de destinatario admitidos, puedes seleccionarlo all\u00ed. Utiliza los marcadores exactos que muestra el editor del mensaje.<\/p>\n<p>Las condiciones se comprueban al iniciar el recordatorio y cuando llega su fecha. Prueba el cierre previo, un cambio de plazo y la reasignaci\u00f3n del responsable. El recordatorio no calcula el plazo correcto, no decide si un acuse es suficiente ni cierra el asunto por el hecho de crear una respuesta.<\/p>\n<p>Sigue el procedimiento de revisi\u00f3n y env\u00edo de la organizaci\u00f3n. Despu\u00e9s registra el estado, la fecha y la evidencia de salida. Una entrega fallida debe permanecer como Incidencia de entrega hasta que se resuelva. Enviado documenta la salida; no prueba que el destinatario haya recibido o aceptado su contenido.<\/p>\n<h2>Permite que otra persona reconstruya el asunto<\/h2>\n<p>En las <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/configurar-vistas-carpetas\/\">columnas de la carpeta<\/a>, muestra N\u00famero de documento, Asunto, responsable, fechas relevantes y estado. Si ambas plantillas deben compartir una columna Asunto, vincula sus campos nuevos al mismo metadato compatible al crearlos. Dar la misma etiqueta a campos independientes no unifica sus valores; la gu\u00eda de eForms explica c\u00f3mo compartir el metadato.<\/p>\n<p>Con los <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/buscar-documentos-folderit\/\">filtros de b\u00fasqueda<\/a>, selecciona primero el formulario Entrada y despu\u00e9s Estado igual a Abierto y Plazo de respuesta anterior a hoy. Comprueba que aparezca un asunto vencido conocido. El filtro general Fecha no sustituye al campo del plazo.<\/p>\n<p>Antes de archivar correspondencia sensible, revisa los <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/es\/base-de-conocimientos\/niveles-permisos-acceso\/\">permisos<\/a>. Un responsable indicado o una relaci\u00f3n entre elementos no concede acceso. La persona que cubre una ausencia debe poder abrir tanto la entrada como sus respuestas, mientras que quienes no est\u00e1n autorizados no deber\u00edan hacerlo.<\/p>\n<p>Prueba una entrada ficticia y dos respuestas. Comprueba destinatarios copiados, numeraci\u00f3n, relaciones y carpeta inicial; mueve una respuesta y confirma que sigue conectada. A\u00f1ade una entrada vencida, otra que no requiera contestaci\u00f3n y un env\u00edo fallido. El resultado debe permitir encontrar qu\u00e9 lleg\u00f3, qui\u00e9n responde, qu\u00e9 se envi\u00f3 y qu\u00e9 sigue pendiente.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Crea un registro de correspondencia en Folderit. 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