{"id":72090,"date":"2024-04-09T07:38:00","date_gmt":"2024-04-09T04:38:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=72090"},"modified":"2026-10-18T23:35:17","modified_gmt":"2026-10-18T20:35:17","slug":"migracion-documental-plan-lista-comprobacion","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/es\/blog\/migracion-documental-plan-lista-comprobacion\/","title":{"rendered":"Migraci\u00f3n documental: plan, lista de comprobaci\u00f3n y buenas pr\u00e1cticas"},"content":{"rendered":"\n

Una migraci\u00f3n de sistema de gesti\u00f3n documental traslada algo m\u00e1s que archivos. Debe conservar la informaci\u00f3n necesaria para encontrarlos, entenderlos y controlarlos: metadatos, responsables, permisos e historial requerido. Una migraci\u00f3n correcta tiene un alcance definido, un m\u00e9todo probado y evidencias de que el destino est\u00e1 completo.<\/p>\n

Utilice esta gu\u00eda al trasladarse desde carpetas compartidas, servidores de archivos u otro DMS. Incluye planificaci\u00f3n, prueba piloto, cambio de sistema y validaci\u00f3n. La gu\u00eda de migraci\u00f3n de Folderit<\/a> describe las opciones de transferencia disponibles.<\/p>\n

1. Inventar\u00ede los documentos y los sistemas que los utilizan<\/h2>\n

Enumere cada origen, su responsable, n\u00famero de archivos, tama\u00f1o total, formatos, estructura de carpetas y finalidad. Incluya documentaci\u00f3n de filiales, archivos departamentales y aplicaciones de flujos de trabajo. Registre qu\u00e9 procesos la crean o actualizan y qu\u00e9 integraciones dependen de su ubicaci\u00f3n actual.<\/p>\n

Defina el alcance: archivos actuales, versiones anteriores, metadatos, evidencias de auditor\u00eda, enlaces, permisos y flujos pendientes. Consid\u00e9relos requisitos independientes. Transferir archivos no reproduce autom\u00e1ticamente el historial de versiones ni el modelo de acceso del sistema anterior.<\/p>\n

Clasifique el contenido en tres grupos: migrar, conservar en un archivo de origen controlado o revisar para una eliminaci\u00f3n autorizada. Elimine duplicados solo tras confirmar el registro de referencia y las obligaciones de preservaci\u00f3n. Migrar un documento no reinicia su plazo de conservaci\u00f3n.<\/p>\n

2. Defina los criterios de aceptaci\u00f3n y los responsables<\/h2>\n

Asigne a TI la transferencia y las comprobaciones t\u00e9cnicas; a los responsables de negocio, la integridad del conjunto; y al responsable documental o jur\u00eddico, las decisiones de conservaci\u00f3n y preservaci\u00f3n. Designe a una persona que pueda aprobar el cambio de sistema o activar la reversi\u00f3n.<\/p>\n\n
Comprobaci\u00f3n de aceptaci\u00f3n<\/th>Ejemplo de evidencia<\/th><\/tr><\/thead>
Integridad del conjunto<\/td>Los recuentos de origen y destino coinciden y se justifica cada exclusi\u00f3n.<\/td><\/tr>\n
Integridad de archivos<\/td>Los archivos se abren correctamente; las sumas de comprobaci\u00f3n coinciden cuando la transferencia conserva los bytes originales.<\/td><\/tr>\n
Metadatos<\/td>Se corresponden correctamente los campos obligatorios, fechas, identificadores y valores de listas.<\/td><\/tr>\n
Acceso<\/td>Los usuarios autorizados pueden trabajar y los no autorizados no superan las pruebas de acceso.<\/td><\/tr>\n
Operaci\u00f3n de negocio<\/td>La b\u00fasqueda, las aprobaciones, los enlaces documentales y las integraciones necesarias superan las pruebas acordadas.<\/td><\/tr>\n
Recuperaci\u00f3n<\/td>El equipo puede restaurar o volver al estado de origen acordado si falla la aceptaci\u00f3n.<\/td><\/tr>\n<\/tbody><\/table>\n

3. Relacione los metadatos antes de importar a gran escala<\/h2>\n

Prepare una hoja con el campo de origen, el de destino, el tipo de datos, la regla de transformaci\u00f3n y el responsable. Por ejemplo, normalice los nombres de proveedores en una lista controlada, asigne la finalizaci\u00f3n de un contrato a un campo Fecha y conserve el identificador anterior en un campo independiente.<\/p>\n

No sustituya una fecha de negocio por la fecha de subida. Distinga la fecha de una factura, la resoluci\u00f3n de un contrato y la propia migraci\u00f3n. Compruebe formatos, zonas horarias, valores vac\u00edos, identificadores duplicados y documentos con varias versiones.<\/p>\n

Folderit admite campos personalizados y plantillas reutilizables de metadatos de carpeta<\/a>. Si los metadatos est\u00e1n en Excel o CSV, contacte con Folderit antes de la transferencia principal para acordar la correspondencia de campos y el m\u00e9todo que vincula cada fila con su archivo. No suponga que el nombre del archivo basta para relacionarlos correctamente.<\/p>\n

4. Elija y pruebe el m\u00e9todo de transferencia<\/h2>\n