{"id":72086,"date":"2022-01-24T11:53:30","date_gmt":"2022-01-24T09:53:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=72086"},"modified":"2026-10-18T23:35:09","modified_gmt":"2026-10-18T20:35:09","slug":"metadatos-gestion-documental-campos-plantillas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/es\/blog\/metadatos-gestion-documental-campos-plantillas\/","title":{"rendered":"Metadatos en la gesti\u00f3n documental: campos, plantillas y b\u00fasqueda"},"content":{"rendered":"\n

Los metadatos de un sistema de gesti\u00f3n documental convierten la informaci\u00f3n de negocio en campos coherentes que pueden buscarse. En lugar de depender de un nombre como contract-final-v3.pdf<\/em>, el equipo puede identificar directamente al cliente, al responsable del contrato, su estado y las fechas relevantes.<\/p>\n

Esta gu\u00eda explica c\u00f3mo aplicar metadatos en Folderit. Si el concepto es nuevo para usted, empiece por qu\u00e9 son los metadatos y para qu\u00e9 sirven (en ingl\u00e9s)<\/a>.<\/p>\n

Empiece por las preguntas que necesita resolver el equipo<\/h2>\n

Elija una categor\u00eda documental y enumere las consultas habituales. Para contratos, podr\u00edan ser \u00abBuscar acuerdos de este cliente\u00bb, \u00abMostrar contratos de este responsable\u00bb o \u00abEncontrar acuerdos que terminan en este per\u00edodo\u00bb. Dise\u00f1e los campos a partir de esas preguntas.<\/p>\n

Una plantilla inicial puede contener los siguientes campos personalizados. Son ejemplos de configuraci\u00f3n, no campos que existan de forma predeterminada en todas las cuentas de Folderit.<\/p>\n\n
Campo<\/th>Tipo<\/th>Significado<\/th><\/tr><\/thead>
Cliente<\/td>Lista o Cadena<\/td>El nombre de cliente acordado; utilice una lista controlada cuando resulte pr\u00e1ctico.<\/td><\/tr>\n
Tipo de contrato<\/td>Lista<\/td>Por ejemplo, servicios, proveedores o acuerdo de confidencialidad.<\/td><\/tr>\n
Responsable del contrato<\/td>Usuario<\/td>La persona responsable del registro.<\/td><\/tr>\n
Estado<\/td>Lista<\/td>Etapas claramente definidas, como Borrador, En revisi\u00f3n y Firmado.<\/td><\/tr>\n
Fecha de finalizaci\u00f3n<\/td>Fecha<\/td>La fecha de finalizaci\u00f3n contractual, no la de subida.<\/td><\/tr>\n
Referencia anterior<\/td>Cadena<\/td>El identificador conservado del sistema de origen.<\/td><\/tr>\n<\/tbody><\/table>\n

Mantenga una plantilla inicial reducida. A\u00f1ada un campo cuando alguien pueda explicar c\u00f3mo ayuda a buscar, tomar una decisi\u00f3n o ejecutar un proceso necesario. Evite recoger datos personales que no sean necesarios para gestionar los documentos.<\/p>\n

Distinga los campos predeterminados y los personalizados<\/h2>\n

Los siete campos predeterminados de documento son T\u00edtulo, Notas, Etiquetas, Firmado por, ID de documento, Fecha y Fecha de vencimiento. El ID de documento se genera autom\u00e1ticamente. Firmado por registra los nombres de los firmantes; escribir un nombre en ese campo no equivale a firmar electr\u00f3nicamente el documento.<\/p>\n

Los tipos de campos personalizados<\/a> incluyen Cadena, Texto largo, casilla de verificaci\u00f3n, Fecha, Fecha y hora, Hora, Entero, Decimal, Lista, Correo electr\u00f3nico, URL, Usuario y relaci\u00f3n con una entidad. En un campo Lista deben definirse las opciones disponibles. Elija el tipo antes de importar valores y pruebe casos como fechas vac\u00edas e identificadores con ceros iniciales.<\/p>\n

Cree una plantilla de carpeta reutilizable<\/h2>\n
  1. Abra la carpeta y seleccione Metadatos<\/strong> en la barra de herramientas.<\/li>
  2. A\u00f1ada un campo personalizado existente o cree uno con nombre, descripci\u00f3n y tipo de datos.<\/li>
  3. Decida si cada campo es Obligatorio<\/strong>, Recursivo<\/strong> y si se aplica a archivos, carpetas, enlaces externos o una combinaci\u00f3n.<\/li>
  4. Guarde la configuraci\u00f3n y pruebe un recurso nuevo dentro de la carpeta.<\/li><\/ol>\n

    Los campos obligatorios deben completarse al modificar los metadatos del recurso. Folderit marca los recursos con valores obligatorios pendientes para que el usuario abra la vista Modificar y los complete. Esto no significa que cada archivo subido ya tenga metadatos correctos.<\/p>\n

    La opci\u00f3n Recursivo aplica el campo a la carpeta seleccionada y a sus subcarpetas. Util\u00edcela cuando esa rama comparta un modelo documental y compruebe el efecto antes de extender una plantilla a departamentos con necesidades distintas.<\/p>\n

    Introduzca, muestre y busque los valores<\/h2>\n

    Abra un archivo, una carpeta o un enlace externo y pulse Modificar<\/strong> para introducir o actualizar los metadatos. El usuario necesita el permiso correspondiente para modificar el recurso. Crear y gestionar campos centrales requiere el permiso de cuenta Administrar metadatos.<\/p>\n

    Configure las columnas de las carpetas<\/a> para mostrar los campos m\u00e1s utilizados. As\u00ed podr\u00e1 detectar valores pendientes e incoherencias sin abrir cada documento.<\/p>\n

    Utilice la B\u00fasqueda avanzada<\/a> para filtrar por los campos personalizados disponibles y otros criterios. La b\u00fasqueda inmediata consulta nombres y metadatos; la b\u00fasqueda en profundidad tambi\u00e9n puede buscar dentro del contenido compatible mediante OCR e indexaci\u00f3n. El contenido de archivos XLSX no se incluye en la b\u00fasqueda de contenido mediante OCR.<\/p>\n

    Los metadatos y el OCR responden a preguntas distintas. El OCR encuentra texto en un escaneo, mientras que un campo verificado identifica al cliente o la fecha de negocio correctos. Pruebe ambos con ejemplos reales en lugar de suponer que uno sustituye al otro.<\/p>\n

    Conecte los metadatos con el trabajo diario<\/h2>\n

    Las fechas apoyan los procesos de revisi\u00f3n, y los valores estructurados pueden utilizarse en informes y flujos configurados. Por ejemplo, el Dise\u00f1ador de flujos de trabajo<\/a> puede utilizar un cambio de metadatos como evento y comprobar el valor de un campo como condici\u00f3n. Configure y pruebe la automatizaci\u00f3n: cambiar el Estado no define por s\u00ed solo un proceso completo de aprobaci\u00f3n.<\/p>\n

    Para archivos migrados, acuerde c\u00f3mo se relacionar\u00e1n los archivos y los campos antes de transferir una hoja de metadatos de Excel o CSV. La gu\u00eda de migraci\u00f3n documental<\/a> explica las comprobaciones.<\/p>\n

    Mantenga la estructura<\/h2>\n