{"id":72082,"date":"2023-12-21T08:44:00","date_gmt":"2023-12-21T06:44:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=72082"},"modified":"2026-10-18T23:44:31","modified_gmt":"2026-10-18T20:44:31","slug":"politica-conservacion-documental-plantilla","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/es\/blog\/politica-conservacion-documental-plantilla\/","title":{"rendered":"Pol\u00edtica de conservaci\u00f3n documental: plantilla y lista de 14 puntos"},"content":{"rendered":"\n

Una pol\u00edtica de conservaci\u00f3n documental define qu\u00e9 registros conserva su organizaci\u00f3n, por qu\u00e9, durante cu\u00e1nto tiempo siguen siendo necesarios y qui\u00e9n autoriza su eliminaci\u00f3n. La pol\u00edtica establece las reglas; el calendario de conservaci\u00f3n las aplica a cada categor\u00eda de registros.<\/p>\n

La plantilla siguiente es una estructura inicial que debe adaptar con los responsables de documentaci\u00f3n, asuntos jur\u00eddicos, privacidad y negocio. No prescribe un plazo universal. Para configurar el software una vez aprobada la pol\u00edtica, consulte c\u00f3mo aplicar la conservaci\u00f3n en un gestor documental<\/a>.<\/p>\n

Plantilla de pol\u00edtica de conservaci\u00f3n documental<\/h2>\n

Finalidad y alcance<\/h3>\n

Defina las entidades, ubicaciones, categor\u00edas de registros y sistemas incluidos. Contemple el papel, el correo electr\u00f3nico, las carpetas compartidas, las aplicaciones en la nube, las exportaciones y las copias relevantes en dispositivos. Identifique la copia de referencia cuando el mismo registro exista en varias ubicaciones.<\/p>\n

Responsables y funciones<\/h3>\n

Identifique al responsable de la pol\u00edtica, a quien la aprueba y al propietario de cada categor\u00eda de registros. Especifique qui\u00e9n mantiene el calendario, configura los ajustes t\u00e9cnicos, revisa las excepciones y autoriza la eliminaci\u00f3n. A\u00f1ada un contacto para consultas y posibles errores.<\/p>\n

Calendario de conservaci\u00f3n<\/h3>\n

Complete una entrada para cada categor\u00eda. Los ejemplos indican qu\u00e9 cuestiones debe resolver; no establecen plazos legales de conservaci\u00f3n.<\/p>\n

\n
Categor\u00eda de registros<\/th>Evento de inicio que debe definirse<\/th>Fundamento que debe verificarse<\/th>Responsable y acci\u00f3n final<\/th><\/tr><\/thead>
Registros financieros y fiscales<\/td>La declaraci\u00f3n, el informe o la operaci\u00f3n correspondiente.<\/td>Normas fiscales y contables aplicables en la jurisdicci\u00f3n.<\/td>Finanzas; revisi\u00f3n o eliminaci\u00f3n aprobada.<\/td><\/tr>\n
Contratos<\/td>Vencimiento, resoluci\u00f3n u otro evento definido.<\/td>Requisitos contractuales, de prescripci\u00f3n y del sector.<\/td>Asesor\u00eda jur\u00eddica o responsable del contrato; revisi\u00f3n antes de eliminar.<\/td><\/tr>\n
Expedientes laborales<\/td>El evento del registro concreto, como la finalizaci\u00f3n de la relaci\u00f3n laboral.<\/td>Requisitos laborales, de n\u00f3minas y de privacidad.<\/td>Recursos humanos; revisi\u00f3n y eliminaci\u00f3n con acceso restringido.<\/td><\/tr>\n
Pol\u00edticas y aprobaciones<\/td>Sustituci\u00f3n, retirada o finalizaci\u00f3n del proceso correspondiente.<\/td>Necesidades de evidencia de la organizaci\u00f3n y normas sectoriales aplicables.<\/td>Responsable de la pol\u00edtica; archivo controlado o eliminaci\u00f3n.<\/td><\/tr>\n<\/tbody><\/table><\/div>\n

En cada entrada, registre el plazo, la definici\u00f3n del evento de inicio, la jurisdicci\u00f3n, la fuente y la fecha de comprobaci\u00f3n, la justificaci\u00f3n empresarial, la ubicaci\u00f3n en el sistema, las excepciones, qui\u00e9n lo aprueba y la fecha de revisi\u00f3n<\/strong>. Distinga el plazo m\u00ednimo legal de una decisi\u00f3n justificada de conservar durante m\u00e1s tiempo.<\/p>\n

Preservaci\u00f3n y excepciones<\/h3>\n

Defina c\u00f3mo se emite, registra, aplica y levanta una instrucci\u00f3n de preservaci\u00f3n. Debe identificar los registros y sus custodios en todos los sistemas afectados. Indique c\u00f3mo se suspende la eliminaci\u00f3n habitual, qui\u00e9n puede aprobar una excepci\u00f3n y c\u00f3mo se revisan los casos pendientes.<\/p>\n

Eliminaci\u00f3n y evidencias<\/h3>\n

Describa el proceso de aprobaci\u00f3n y eliminaci\u00f3n segura para cada soporte. Defina qu\u00e9 evidencia se conservar\u00e1 despu\u00e9s y c\u00f3mo se tratar\u00e1n duplicados, exportaciones y copias de seguridad. Especifique c\u00f3mo se comunica una eliminaci\u00f3n incorrecta y c\u00f3mo se controla su restauraci\u00f3n.<\/p>\n

Formaci\u00f3n y mantenimiento<\/h3>\n

Ponga la pol\u00edtica a disposici\u00f3n del personal y de los colaboradores que manejan registros. Establezca un intervalo de revisi\u00f3n y revise tambi\u00e9n tras cambios legales, contractuales, organizativos o de sistemas que resulten relevantes. Conserve la aprobaci\u00f3n y el historial de versiones de la pol\u00edtica.<\/p>\n

Determine los plazos a partir de las normas aplicables<\/h2>\n

El RGPD, HIPAA y las normas fiscales no constituyen calendarios de conservaci\u00f3n intercambiables. Determine si cada regla se aplica a la organizaci\u00f3n y al registro concreto. Pida al responsable jur\u00eddico o documental que resuelva los conflictos antes de configurar una eliminaci\u00f3n autom\u00e1tica.<\/p>\n

La orientaci\u00f3n de la Comisi\u00f3n Europea sobre el RGPD<\/a> explica que la conservaci\u00f3n de datos personales debe responder a su finalidad y a las obligaciones legales, con l\u00edmites de revisi\u00f3n o supresi\u00f3n. \u00abConservar todo para siempre\u00bb no es una soluci\u00f3n general.<\/p>\n

Como ejemplo de esa variaci\u00f3n, la gu\u00eda del IRS sobre conservaci\u00f3n de registros<\/a> distingue varios supuestos fiscales de Estados Unidos. Un plazo de siete a\u00f1os citado en esa gu\u00eda no se aplica autom\u00e1ticamente a todos los documentos empresariales ni a todos los pa\u00edses.<\/p>\n

Lista de comprobaci\u00f3n de 14 puntos<\/h2>\n
  1. Alcance:<\/strong> se identifican las entidades, ubicaciones y formatos relevantes.<\/li>
  2. Inventario:<\/strong> el equipo sabe d\u00f3nde est\u00e1n los registros de referencia y sus copias.<\/li>
  3. Responsables:<\/strong> cada categor\u00eda tiene un propietario que responde de ella.<\/li>
  4. Jurisdicci\u00f3n:<\/strong> cada entrada del calendario identifica su contexto jur\u00eddico.<\/li>
  5. Fuentes:<\/strong> las obligaciones tienen una fuente y una fecha de revisi\u00f3n documentadas.<\/li>
  6. Eventos de inicio:<\/strong> cada plazo comienza a partir de un evento inequ\u00edvoco.<\/li>
  7. Duraci\u00f3n:<\/strong> el plazo elegido cuenta con una justificaci\u00f3n aprobada.<\/li>
  8. Privacidad:<\/strong> se cuestiona la conservaci\u00f3n innecesaria de datos personales.<\/li>
  9. Preservaci\u00f3n:<\/strong> el proceso de suspensi\u00f3n de eliminaci\u00f3n y las excepciones abarcan las copias relevantes.<\/li>
  10. Permisos:<\/strong> solo personas autorizadas pueden cambiar reglas o eliminar registros.<\/li>
  11. Eliminaci\u00f3n:<\/strong> se definen la aprobaci\u00f3n, el m\u00e9todo y la evidencia.<\/li>
  12. Copias de seguridad y dispositivos:<\/strong> se contempla cu\u00e1ndo caducan las copias y c\u00f3mo se restauran.<\/li>
  13. Formaci\u00f3n:<\/strong> los usuarios saben clasificar registros y comunicar problemas.<\/li>
  14. Revisi\u00f3n:<\/strong> un responsable, un intervalo y los eventos de cambio mantienen la pol\u00edtica actualizada.<\/li><\/ol>\n

    Ponga en pr\u00e1ctica la pol\u00edtica aprobada<\/h2>\n

    Folderit puede ayudar a organizar registros mediante carpetas y metadatos, controlar accesos, tramitar aprobaciones o confirmaciones de lectura de pol\u00edticas y aplicar las acciones de conservaci\u00f3n configuradas. Mantenga el calendario aprobado separado de los ajustes del software para poder relacionar cada regla con su fundamento.<\/p>\n

    Para conocer los pasos pr\u00e1cticos \u2014campos de fecha inicial, herencia de carpetas y excepciones por archivo\u2014 consulte la gu\u00eda de aplicaci\u00f3n de la conservaci\u00f3n documental<\/a>. Compruebe el resultado con un conjunto peque\u00f1o antes de activar acciones automatizadas de alcance amplio.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Prepare una pol\u00edtica de conservaci\u00f3n documental con responsables, plazos justificados, excepciones, eliminaci\u00f3n y una lista de revisi\u00f3n de 14 puntos.<\/p>\n","protected":false},"author":25,"featured_media":39354,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[836],"tags":[],"class_list":["post-72082","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-sin-categorizar"],"acf":[],"yoast_head":"\nPol\u00edtica de conservaci\u00f3n documental: plantilla | Folderit<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Prepare una pol\u00edtica de conservaci\u00f3n documental con responsables, plazos justificados, excepciones, eliminaci\u00f3n y una lista de revisi\u00f3n de 14 puntos.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link 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