{"id":55572,"date":"2025-05-12T18:56:51","date_gmt":"2025-05-12T15:56:51","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/que-es-la-gestion-documental\/"},"modified":"2025-05-12T18:56:51","modified_gmt":"2025-05-12T15:56:51","slug":"que-es-la-gestion-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/es\/blog\/que-es-la-gestion-documental\/","title":{"rendered":"\u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental?"},"content":{"rendered":"\n

La gesti\u00f3n de documentos es el control y la coordinaci\u00f3n de todos los procesos que intervienen en el flujo de documentos en papel y electr\u00f3nicos, para garantizar que el personal autorizado tenga acceso seguro y eficaz a los documentos cuando lo necesite. Los procesos que intervienen en el flujo de un documento incluyen su captura, almacenamiento, indexaci\u00f3n, env\u00edo, distribuci\u00f3n y recuperaci\u00f3n. <\/p>\n\n

\u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental? En t\u00e9rminos sencillos, la gesti\u00f3n documental es la forma en que una empresa organiza, almacena, rastrea y gestiona sus documentos en papel o en formato electr\u00f3nico. <\/p>\n\n

Todas las empresas u organizaciones tienen alg\u00fan tipo de gesti\u00f3n documental que implica capturar, almacenar y recuperar documentos a diario. El problema es que, para la mayor\u00eda de las organizaciones, este proceso requiere mucho tiempo y apenas recibe la atenci\u00f3n que merece. Por eso, un sistema de gesti\u00f3n documental eficaz es esencial para ahorrar tiempo en la gesti\u00f3n de los documentos de tu empresa. Los sistemas de gesti\u00f3n documental actuales se basan en sistemas inform\u00e1ticos o software en la nube para almacenar y gestionar documentos electr\u00f3nicos. <\/p>\n\n

\u00bfQu\u00e9 son los sistemas de gesti\u00f3n documental y c\u00f3mo se utilizan?<\/b><\/h2>\n\n

Los sistemas de gesti\u00f3n de documentos se utilizan para registrar y organizar todo tipo de documentos en formato electr\u00f3nico que sean f\u00e1ciles de encontrar y recuperar cuando sea necesario. En este caso, un documento se define en la norma ISO 12651-2 como cualquier objeto registrado o informaci\u00f3n que se considera una unidad de datos. Un documento en papel, por ejemplo una factura, se escanea primero y se integra en el sistema de gesti\u00f3n documental en formato electr\u00f3nico para poder recuperarlo m\u00e1s tarde. <\/p>\n\n

A continuaci\u00f3n, el documento se indexa por categor\u00edas como departamento, n\u00famero de pedido, proveedor o cualquier otro concepto identificable relevante para tu organizaci\u00f3n. A diferencia de las carpetas de archivos tradicionales, un sistema de gesti\u00f3n documental almacena los documentos en un formato electr\u00f3nico al que pueden acceder m\u00e1s f\u00e1cilmente los empleados y clientes autorizados. <\/p>\n\n

Con un lugar de archivo electr\u00f3nico centralizado y seguro, como el software de almacenamiento y gesti\u00f3n de documentos en la nube de Folderit<\/a>, ya no tendr\u00e1s que preocuparte de buscar constantemente documentos perdidos o dif\u00edciles de encontrar. Ahora puedes buscar y recuperar cualquier documento de tu organizaci\u00f3n en cuesti\u00f3n de segundos. Encontrar documentos r\u00e1pidamente aumenta la productividad porque ya no tienes que centrarte en buscar un documento dif\u00edcil de encontrar, puedes centrarte en resolver el verdadero problema. <\/p>\n\n

Componentes clave de un sistema de gesti\u00f3n documental<\/b><\/h2>\n\n

Los componentes m\u00e1s importantes de un sistema de gesti\u00f3n documental son la captura de documentos, el almacenamiento de metadatos, el control de versiones, la seguridad y las funciones de indexaci\u00f3n y recuperaci\u00f3n.<\/p>\n\n

Echemos un vistazo r\u00e1pido a cada uno de ellos:<\/p>\n\n

1. metadatos del documento<\/b><\/h3>\n\n

Cada documento suele guardarse junto con sus metadatos, como la fecha en que se guard\u00f3 y la identidad de la persona que lo guard\u00f3. El sistema puede aceptar metadatos o pedir al usuario que los proporcione. Con Folderit, puedes a\u00f1adir una gran variedad de metadatos, como etiquetas, notas, firmantes, fechas o vencimientos y mucho m\u00e1s, para mantener tus documentos bien organizados y f\u00e1cilmente accesibles. Incluso puedes a\u00f1adir tus campos de datos favoritos. <\/p>\n\n

2. captura de documentos<\/b><\/h3>\n\n

La captura en la gesti\u00f3n de documentos se refiere al procesamiento de documentos en papel mediante escaneado para permitir su almacenamiento en formato electr\u00f3nico. Algunos sistemas utilizan software de reconocimiento \u00f3ptico de caracteres (OCR) para convertir las im\u00e1genes digitales en texto legible. La captura tambi\u00e9n incluye la introducci\u00f3n en el sistema de documentos en formato electr\u00f3nico y otros archivos informatizados. <\/p>\n\n

3. indexaci\u00f3n<\/b><\/h3>\n\n

La indexaci\u00f3n ayuda a rastrear los documentos electr\u00f3nicos almacenados en el sistema. Puede ser tan sencilla como rastrear los identificadores de los documentos en todo el sistema o tan compleja como proporcionar una clasificaci\u00f3n espec\u00edfica para cada documento basada en metadatos o \u00edndices de palabras del contenido de cada documento. La indexaci\u00f3n es un componente importante de un sistema de gesti\u00f3n de documentos. Ayuda a que el proceso de recuperaci\u00f3n sea m\u00e1s r\u00e1pido, eficaz y preciso. <\/p>\n\n

4. almacenamiento<\/b><\/h3>\n\n

El almacenamiento se refiere a c\u00f3mo se guarda el documento en un dep\u00f3sito central para su posterior recuperaci\u00f3n. El almacenamiento incluye las ubicaciones espec\u00edficas en las que se almacena cada documento en el sistema, la duraci\u00f3n del almacenamiento, la migraci\u00f3n de documentos entre distintos medios de almacenamiento y la eventual destrucci\u00f3n de un documento. <\/p>\n\n

5. recuperaci\u00f3n de documentos<\/b><\/h3>\n\n

La recuperaci\u00f3n es un elemento clave de cualquier sistema de gesti\u00f3n de documentos. Se trata de c\u00f3mo se recupera un documento del repositorio central. Es un proceso complejo que regula las autorizaciones y el acceso a cada documento. Permite a los usuarios acceder a los documentos mediante la identificaci\u00f3n de identificadores \u00fanicos del documento, como metadatos y t\u00e9rminos de b\u00fasqueda espec\u00edficos. <\/p>\n\n

6. versionado de documentos<\/b><\/h3>\n\n

El control de versiones es b\u00e1sicamente un proceso de entrada o salida de un documento del sistema para que los usuarios tengan acceso a las versiones actuales o anteriores del documento. Los documentos cambian o se actualizan con el tiempo. Aqu\u00ed es donde entra en juego el control de versiones para garantizar que los usuarios puedan seguir accediendo a copias anteriores como referencia. Folderit proporciona un control de versiones mejor y m\u00e1s sencillo para tus documentos. Puedes subir una nueva versi\u00f3n de cualquier documento almacenado en el sistema conservando la versi\u00f3n anterior y los metadatos existentes. La eficaz funci\u00f3n de registro de entrada y salida del sistema te permite incluso bloquear el acceso a un documento a otros usuarios mientras lo est\u00e1s editando. <\/p>\n\n

7. busca<\/b><\/h3>\n\n

La b\u00fasqueda permite a los usuarios encontrar documentos y carpetas espec\u00edficos bas\u00e1ndose en los atributos de la plantilla o mediante una b\u00fasqueda de texto completo. Folderit dispone de una potente b\u00fasqueda que te permite buscar cualquier documento almacenado en el sistema utilizando diversos atributos, como el t\u00edtulo del documento y otros metadatos, como etiquetas y firmantes. <\/p>\n\n

8. compartir o distribuir documentos<\/b><\/h3>\n\n

Un sistema eficaz de gesti\u00f3n de documentos como Folderit permite compartir y distribuir de forma controlada documentos, partes de documentos, carpetas o incluso toda la cuenta a cualquier persona autorizada. El sistema tiene permisos de “vista”, en los que el usuario s\u00f3lo puede ver el documento, y permisos de “edici\u00f3n”, en los que el usuario puede editar los metadatos. <\/p>\n\n

9. seguridad de los documentos<\/b><\/h3>\n\n

La importancia de la seguridad de los documentos es fundamental en cualquier sistema de gesti\u00f3n documental. Con la aparici\u00f3n de amenazas de seguridad avanzadas, como el malware cripto-ransomware<\/a>, ahora es imprescindible que tus documentos se almacenen en un repositorio seguro y centralizado. <\/p>\n\n

Entonces, \u00bfqu\u00e9 significa seguridad en la gesti\u00f3n de documentos? Folderit es un buen ejemplo de ello. Aqu\u00ed, tus documentos y la informaci\u00f3n que contienen se cifran en la nube con AES de 256 bits y se env\u00edan a trav\u00e9s de una conexi\u00f3n segura SSL para garantizar un almacenamiento seguro. <\/p>\n\n

\u00bfQu\u00e9 es una copia de seguridad de la gesti\u00f3n documental?<\/b><\/h2>\n\n

Hacer copias de seguridad de tus documentos es una parte importante de cualquier sistema de gesti\u00f3n documental. Sin una copia de seguridad, tu organizaci\u00f3n puede sufrir enormes p\u00e9rdidas en el desafortunado caso de un ataque de piratas inform\u00e1ticos o virus, o incluso un incendio o desastre natural, que puede destruir por completo todos tus archivos existentes. Folderit almacena todos tus documentos de forma segura en una nube. Sin embargo, si lo deseas, puedes descargar archivos individuales o incluso toda la cuenta y almacenar los documentos en tu disco duro como copia de seguridad local. Tus copias de los documentos almacenados en la nube permanecer\u00e1n intactas. <\/p>\n\n

El mejor sistema de gesti\u00f3n documental en la nube para peque\u00f1as y medianas empresas <\/b><\/h2>\n\n

Como se ha demostrado anteriormente, la gesti\u00f3n de documentos es una tarea compleja, especialmente para las peque\u00f1as y medianas empresas. Folderit ofrece un software de gesti\u00f3n de documentos en la nube asequible y muy eficaz que permite a las peque\u00f1as empresas almacenar y compartir documentos importantes y gestionar el flujo de documentos entre empleados y clientes. Es un sistema de gesti\u00f3n de documentos en la nube extremadamente f\u00e1cil de usar. <\/p>\n\n

El uso de un sistema de gesti\u00f3n documental (SGD), tambi\u00e9n conocido como software de gesti\u00f3n documental, es cada vez m\u00e1s popular en las empresas por varias buenas razones.<\/p>\n\n

La gesti\u00f3n de documentos implica el uso de un sistema inform\u00e1tico y software para almacenar, organizar, seguir y procesar informaci\u00f3n y soportes creados electr\u00f3nicamente.<\/p>\n\n

La informaci\u00f3n puede haberse creado a trav\u00e9s de un ordenador o dispositivo m\u00f3vil, o puede haberse convertido de copias en papel a un formato digital utilizando un esc\u00e1ner de documentos o simplemente haciendo una foto del documento, incluso con la c\u00e1mara de tu tel\u00e9fono. Independientemente de la procedencia del documento, una cosa es cierta: su propietario quiere asegurarse de que sea seguro y f\u00e1cil de usar en el futuro. Y no s\u00f3lo para el propietario, sino tambi\u00e9n para garantizar que sea accesible a todas las personas pertinentes, con las autorizaciones correctas en cada caso. <\/p>\n\n

Tradicionalmente, los intentos de “gesti\u00f3n de documentos” comenzaban en un archivador alto y voluminoso en un rinc\u00f3n de la oficina. A medida que la empresa crec\u00eda, tambi\u00e9n lo hac\u00eda la colecci\u00f3n de archivadores, y con ella el potencial de caos y compromiso. Los documentos que deb\u00edan pasarse a compa\u00f1eros o clientes ten\u00edan que buscarse manualmente y volver a archivarse, lo que aumentaba el tiempo del personal y la factura salarial. <\/p>\n\n

Sin embargo, un software eficaz de gesti\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos (como Folderit!) hace que tus datos est\u00e9n seguros y sean f\u00e1cilmente accesibles, localizables y personalizables. Te ofrece funciones como compartir flujos de trabajo y recordatorios, y te permite a\u00f1adir metadatos a archivos que son dif\u00edciles de encontrar, contextualizar o incluso comprender sin ellos. Gracias por pasarte hoy por aqu\u00ed. Ya que est\u00e1s aqu\u00ed, deber\u00edas saber m\u00e1s sobre nuestras funciones de gesti\u00f3n especializadas. Empieza por registrarte gratis<\/a>. <\/p>\n\n

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