{"id":91973,"date":"2020-04-15T14:59:28","date_gmt":"2020-04-15T11:59:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=91973"},"modified":"2026-11-03T09:21:59","modified_gmt":"2026-11-03T07:21:59","slug":"herramientas-colaboracion-documental","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/es\/herramientas-colaboracion-documental\/","title":{"rendered":"Herramientas de colaboraci\u00f3n documental"},"content":{"rendered":"\n

Herramientas de colaboraci\u00f3n de documentos<\/h2>\n\n\n
\n
\"\"<\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Para colaborar en un documento, los participantes necesitan acceso a los archivos adecuados, claridad sobre qui\u00e9n trabaja en cada tarea y un proceso de aprobaci\u00f3n definido. Al comparar herramientas, compruebe c\u00f3mo re\u00fane cada plataforma estas funciones y qu\u00e9 permisos y flujos de trabajo incluye. Folderit es una soluci\u00f3n de gesti\u00f3n documental con herramientas de colaboraci\u00f3n para peque\u00f1as empresas y organizaciones que desean coordinar el trabajo con sus documentos.<\/p>\n\n\n\n

En un clima de autoaislamiento, las empresas est\u00e1n aprendiendo que numerosas operaciones que antes eran incomprensibles fuera de un entorno de oficina pueden realizarse de forma remota con la misma eficiencia. Cuando los equipos colaboran a distancia, una buena gesti\u00f3n de proyectos requiere herramientas de colaboraci\u00f3n s\u00f3lidas. Esto depende de tener la flexibilidad y libertad para la colaboraci\u00f3n de documentos dentro de sus equipos. Cuando su estructura de flujo de trabajo y documentaci\u00f3n sea altamente accesible y s\u00f3lida, tendr\u00e1 una operaci\u00f3n m\u00e1s \u00e1gil y eficiente.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Flujo de trabajo de aprobaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Las herramientas de colaboraci\u00f3n de documentos tradicionalmente se han basado en la taquigraf\u00eda dentro de la oficina para fomentar el entendimiento entre los colaboradores de documentos. Todos podemos identificarnos con el viejo y cansado formato de retroalimentaci\u00f3n \u201cmi respuesta en rojo\u201d. Esto aumenta el tiempo necesario para completar el documento y expone el proceso a posibles errores y faltas de comunicaci\u00f3n. Todo eso se puede evitar a trav\u00e9s de la interfaz intuitiva y la estructura de Folderit donde usted decide las etapas, la jerarqu\u00eda y los grupos de aprobaci\u00f3n requeridos para cada documento en cada etapa. De esta manera, cada colaborador tiene un papel claramente definido que desempe\u00f1ar y su contenido no puede pasar a la siguiente etapa a menos que pase por su nivel de escrutinio preferido.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Digamos que hay una propuesta que debe entregarse en 24 horas. El CEO pone al l\u00edder del equipo a cargo de completar la tarea. El l\u00edder del equipo delega a un redactor para que cree la propuesta y a otro redactor para que la revise. La aprobaci\u00f3n final recae en el director ejecutivo.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Con Folderit, el l\u00edder del equipo asigna a su equipo una carpeta con todo el material complementario en su interior. El escritor examina ese material, recopila toda la informaci\u00f3n necesaria y prepara un documento. El escritor entrega el trabajo al otro escritor apenas 4 horas antes de la fecha l\u00edmite. Para ahorrar tiempo, el segundo redactor no lee el documento y lo aprueba para ascender en la jerarqu\u00eda de aprobaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Se notifica al l\u00edder del equipo que el documento est\u00e1 listo para su aprobaci\u00f3n. Antes de enviar su aprobaci\u00f3n, revisa el registro de acceso y descubre que el revisor ni siquiera abri\u00f3 el documento antes de dar su aprobaci\u00f3n. El l\u00edder del equipo toma medidas correctivas, agrega sus comentarios y una notificaci\u00f3n llega a ambos escritores. R\u00e1pidamente abordan el descuido y env\u00edan una versi\u00f3n actualizada. Una tarea se completa con el sistema evitando que un error se convierta en un problema.<\/p>\n\n\n\n

Si lo desea, se puede implementar un mecanismo de seguridad adicional que agregue un per\u00edodo de retenci\u00f3n automatizado. Puede especificar el destino de un documento una vez transcurrido el tiempo que elija.<\/p>\n\n\n\n

Notificaciones y registros de auditor\u00eda<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Hay un incidente famoso sobre Toy Story 2, que fue eliminado en su totalidad del servidor debido a alg\u00fan comando err\u00f3neo de alguien a quien no pudieron rastrear, solo para ser salvado por un golpe de suerte cuando un artista tom\u00f3 una copia de seguridad para trabajar desde casa.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Estos golpes de suerte tambi\u00e9n podr\u00edan ser rel\u00e1mpagos, ya que no caen dos veces en el mismo lugar. Pixar era muy joven en ese momento y esto podr\u00eda haber destruido a la compa\u00f1\u00eda de animaci\u00f3n ahora mundialmente aclamada.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Las empresas pierden contenido debido a comandos err\u00f3neos y errores humanos todo el tiempo. Con las notificaciones y registros de auditor\u00eda de Folderit, las empresas pueden establecer y configurar notificaciones autom\u00e1ticas para cualquier cambio en sus documentos o carpetas. En el momento en que algo cambie, se te avisar\u00e1 de forma individual o, si lo configuras, diaria o semanal (t\u00fa decides). Si se manipula algo sin su aprobaci\u00f3n, tendr\u00e1 un desglose completo de lo que sucedi\u00f3 y c\u00f3mo con los registros de seguimiento y auditor\u00eda.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

OCR<\/strong><\/p>\n\n\n\n

La tecnolog\u00eda de reconocimiento \u00f3ptico de caracteres es una colecci\u00f3n de algoritmos que procesan una imagen para texto que podr\u00eda no ser seleccionable, editable o disponible para copiar, como capturas de pantalla. Agregar esa capacidad a la b\u00fasqueda de Folderit le permite buscar m\u00e1s datos dentro de un archivo.<\/p>\n\n\n\n

Las personas en el negocio del archivo realizan esfuerzos innecesarios para localizar informaci\u00f3n de documentos almacenados en formatos que no pueden ser consultados por ning\u00fan algoritmo de b\u00fasqueda, como archivos PDF, capturas de pantalla o incluso fotograf\u00edas de documentos. Imag\u00ednese intentar enviar a sus equipos de ventas fotograf\u00edas de tarjetas escaneadas como clientes potenciales, o peor a\u00fan, se\u00f1alarles una carpeta etiquetada como “clientes potenciales” y esperar que revisen cada entrada para encontrar las que necesitan.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Para superar esa limitaci\u00f3n, Folderit presenta una s\u00f3lida funci\u00f3n de b\u00fasqueda en vivo que se integra con el software de gesti\u00f3n de documentos en la nube. Folderit va m\u00e1s all\u00e1 de la b\u00fasqueda tradicional mediante nombre de archivo y\/o metadatos, que se puede lograr incluso mediante las b\u00fasquedas m\u00e1s rudimentarias. Folderit le lleva un paso m\u00e1s adelante al implementar la tecnolog\u00eda OCR para leer el contenido de los documentos y encontrar el archivo correcto.<\/p>\n\n\n\n

De esta manera, si su equipo necesita comunicarse con alguien desde una tarjeta de presentaci\u00f3n escaneada, simplemente puede escribir su nombre y el OCR lo rastrear\u00e1 y se lo entregar\u00e1.<\/p>\n\n\n\n

Asociar archivos y agregar metadatos<\/strong><\/p>\n\n\n\n

En la industria del procesamiento de datos, el archivado es s\u00f3lo una parte del trabajo. La otra parte del trabajo es recuperar datos. Cada startup comprende el dolor de tener que revisar documentos antiguos, como propuestas, dise\u00f1os o facturas para reciclarlos y compartirlos con clientes m\u00e1s nuevos, solo para encontrar una pieza cr\u00edtica que falta en el \u00faltimo minuto y tener que reelaborarla.<\/p>\n\n\n\n

Con archivos y grupos de archivos m\u00e1s nuevos, puede resultar complicado realizar un seguimiento de los archivos asociados entre s\u00ed, como propuestas, presentaciones y gr\u00e1ficos; mientras que hay otros archivos que simplemente tienen poco o ning\u00fan contexto, aparte de nombres como archivos de logotipos o v\u00eddeos que no se pueden encontrar ni siquiera con un OCR altamente potente. Para ello, agregamos metadatos a cada entrada para darle contexto adicional. Folderit puede permitirle agregar f\u00e1cilmente sus propios campos de metadatos. Esto ayuda a realizar un seguimiento de los datos a medida que se acumulan los documentos.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Con el uso de firmantes, notas, fechas y fechas de vencimiento, podemos crear y rastrear grupos de archivos. El software de gesti\u00f3n de documentos en la nube de Folderit puede crear relaciones entre archivos en diferentes carpetas para que no tenga que rastrear cada entrada cada vez, simplemente recupere uno y los marcadores de los dem\u00e1s seguir\u00e1n autom\u00e1ticamente.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Versiones de archivos<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Cuando tienes varios equipos trabajando en varios elementos, asignar una tarea a cada miembro es genial, el desaf\u00edo es volver a armarla. Si cada miembro actualiza el archivo, la mayor\u00eda de las herramientas de colaboraci\u00f3n solo le dir\u00e1n qu\u00e9 usuario realiz\u00f3 cada actualizaci\u00f3n. Esta complicaci\u00f3n se puede evitar mediante el control de versiones. \u00a0<\/p>\n\n\n\n

Este problema se agrava si varios equipos trabajan en el mismo documento y se producen y guardan cronol\u00f3gicamente varias versiones del mismo archivo. Folderit resuelve este problema potencial al permitir a los usuarios crear m\u00faltiples versiones de documentos a medida que evolucionan y tambi\u00e9n preservar los metadatos existentes y todas las versiones anteriores del archivo. Todas las versiones anteriores conservadas se pueden recuperar f\u00e1cilmente con un solo clic. Adem\u00e1s, Folderit tiene una funci\u00f3n de registro y salida de documentos que le permite tomar el control total de un documento mientras trabaja en \u00e9l para evitar duplicaciones o redundancias.<\/p>\n\n\n\n

Recordatorios<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Folderit ya est\u00e1 preparado para enviar notificaciones desde informes semanales comprimidos hasta notificaciones push especializadas. Al utilizar esa funci\u00f3n, puede configurar recordatorios sobre qu\u00e9 tipo de notificaci\u00f3n recibir y a qu\u00e9 hora. Puede configurar varios recordatorios para usted o su equipo conectando cada uno a una direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico diferente. De esta manera, si desea que sus equipos est\u00e9n al tanto de ciertos plazos y fechas de vencimiento, puede enviarlos en forma de recordatorios.<\/p>\n\n\n\n

Bandeja de entrada<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Almacenar documentos mientras viaja puede resultar un desaf\u00edo. No se puede esperar que inicie una aplicaci\u00f3n y un software dedicados cada vez que necesite cargar un documento. Para ello, Folderit genera una direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico dedicada para cada funci\u00f3n de cuenta enumerada. Cuando est\u00e9 en movimiento, puede simplemente enviar\/reenviar un correo electr\u00f3nico a su direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico asignada y autom\u00e1ticamente terminar\u00e1 en la bandeja de entrada de Folderit. Es tan sencillo como enviar un correo electr\u00f3nico. Esta bandeja de entrada puede servir como un espacio temporal para tus archivos que luego podr\u00e1s organizar.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Roles o subcuentas<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Folderit est\u00e1 dise\u00f1ado para peque\u00f1as empresas y negocios. Una vez que se haya configurado con una funci\u00f3n de cuenta principal, puede crear una jerarqu\u00eda ilimitada bajo esa funci\u00f3n. Tambi\u00e9n puedes agregar 5 roles adicionales, en caso de que crees subdivisiones, equipos externos, clubes o algo personal. Puede agregar tantos miembros a estos equipos como desee. \u00a0<\/p>\n\n\n\n

DMS compatible con dispositivos m\u00f3viles<\/strong><\/p>\n\n\n\n

El mundo es m\u00e1s m\u00f3vil que nunca. No se puede esperar que los usuarios permanezcan conectados a una estaci\u00f3n de trabajo dedicada para poder utilizar plenamente las capacidades de Folderit. Folderit llega a donde t\u00fa est\u00e9s. Siempre que est\u00e9 operando desde un dispositivo preparado para Internet, tendr\u00e1 todo lo que necesita para hacer un uso completo de Folderit. Se puede acceder a la herramienta desde cualquier parte del mundo en cualquier dispositivo, con cualquier conexi\u00f3n, ya sea una PC, Mac, Tablet, Phablet o Smartphone. Eres tan productivo, conectado, libre de complicaciones y actualizado como quieras.<\/p>\n\n\n\n

Copia de seguridad local tambi\u00e9n<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Aunque Folderit se enorgullece de liberarlo de la inseguridad de depender \u00fanicamente de copias de seguridad locales y archivos fuera de l\u00ednea, no puede pasar por alto la importancia de tener sus documentos a mano cuando los necesite. Por lo tanto, adem\u00e1s de que sus datos est\u00e9n sanos y salvos en l\u00ednea, tambi\u00e9n tiene copias de seguridad locales fuera de l\u00ednea a las que puede acceder con la misma eficiencia que lo har\u00eda en l\u00ednea. Si\/cuando vuelvas a estar en l\u00ednea, el contenido actualizado Sincronizar<\/a> con el servidor de la herramienta de colaboraci\u00f3n de documentos y todas las notificaciones relevantes se enviar\u00e1n a los propietarios y partes interesadas en consecuencia.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Seguro y protegido<\/strong><\/p>\n\n\n\n

La seguridad de sus datos es la mayor preocupaci\u00f3n para Folderit. Folderit entiende que sus datos no solo deben estar seguros y protegidos, sino que tambi\u00e9n deben ser accesibles. No tiene sentido encerrarlo bajo capas de seguridad complejas y de dif\u00edcil acceso. Para lograr este equilibrio entre funci\u00f3n y accesibilidad, Folderit garantiza que todos sus datos tengan una copia de seguridad triple con encriptaciones a nivel bancario a trav\u00e9s del sistema de gesti\u00f3n de documentos en la nube Folderit.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Toda la transferencia de datos hacia y desde el sistema de gesti\u00f3n de documentos en la nube Folderit se realiza a trav\u00e9s de una capa SSL segura. Para fortalecer a\u00fan m\u00e1s la seguridad, Folderit le permite personalizar la pol\u00edtica de contrase\u00f1as para los miembros de su equipo, de esa manera puede decidir con qu\u00e9 frecuencia cambian las contrase\u00f1as y qu\u00e9 tan segura debe ser cada una. Esta pol\u00edtica de contrase\u00f1as en evoluci\u00f3n para toda la empresa est\u00e1 disponible como una opci\u00f3n si desea aprovecharla, como ocurre con todo en Folderit, todas estas son funciones, nada es obligatorio.<\/p>\n\n\n\n

Conclusi\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Las herramientas de colaboraci\u00f3n de documentos deber\u00edan brindarle la libertad de interactuar con sus equipos y datos como mejor le parezca sin comprometer la comunicaci\u00f3n, la jerarqu\u00eda, la accesibilidad o la seguridad. Este delicado equilibrio se logra con el software del sistema de gesti\u00f3n de documentos en la nube de Folderit para peque\u00f1as empresas Medium porque los clientes deben obtener todo lo que necesitan.<\/p>\n\n\n\n

As\u00ed como Folderit lo protege del riesgo de seguridad de las copias de seguridad locales, que est\u00e1n a una tragedia de la aniquilaci\u00f3n total; Folderit evita que su espacio de trabajo se vuelva improductivo debido a una mala gesti\u00f3n de archivos. Deber\u00edas tener acceso instant\u00e1neo a todo lo que necesitas sin preocuparte por los detalles. No es suficiente que todos sus archivos est\u00e9n en un almacenamiento en la nube, accesibles solo por nombre de archivo, deben ser tratados como entidades vivientes con identidades y accesibles contextualmente tambi\u00e9n.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Todos sus datos deben ser seguros, de f\u00e1cil acceso, intuitivos de asignar y aun as\u00ed permitirle ejercer tanto control y vigilancia como considere necesario para sus datos. No hay absolutamente ninguna necesidad de hacer concesiones y ah\u00ed es donde brilla Folderit.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

H\u00e1gase un favor y c\u00e1mbiese a Folderit hoy. \u00a1Comience su prueba gratuita aqu\u00ed!<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Colabore en documentos con permisos, procesos de aprobaci\u00f3n y acceso organizado. Descubra las herramientas de colaboraci\u00f3n documental de Folderit.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"class_list":["post-91973","page","type-page","status-publish","hentry"],"acf":[],"yoast_head":"\nHerramientas de colaboraci\u00f3n documental | Folderit<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Colabore en documentos con permisos, procesos de aprobaci\u00f3n y acceso organizado. 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