{"id":99236,"date":"2026-11-09T11:13:01","date_gmt":"2026-11-09T09:13:01","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=99236"},"modified":"2026-11-09T11:13:02","modified_gmt":"2026-11-09T09:13:02","slug":"befristete-richtlinienausnahme-beantragen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/befristete-richtlinienausnahme-beantragen\/","title":{"rendered":"Befristete Richtlinienausnahmen in Folderit beantragen"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-policy-guide h2{font-size:1.5em;line-height:1.3;margin:1.7em 0 .6em}.folderit-policy-guide .wp-block-table{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.4em 0}.folderit-policy-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;table-layout:fixed}.folderit-policy-guide th,.folderit-policy-guide td{padding:12px;border:1px solid #dedede;text-align:left;vertical-align:top;overflow-wrap:anywhere}.folderit-policy-guide th{background:#fff8e8}.folderit-policy-guide li{margin-bottom:.65em}@media(max-width:600px){.folderit-policy-guide th,.folderit-policy-guide td{font-size:15px;padding:8px}.folderit-policy-guide h2{font-size:1.35em}}<\/style>\n<div class=\"folderit-policy-guide\">\n<p>Eine vor\u00fcbergehende Abweichung von einer Unternehmensrichtlinie braucht klare Grenzen: Welche Anforderung ist betroffen, wer stimmt der vorgeschlagenen Regelung zu, wann endet sie und welche Nachweise sind zum Abschluss n\u00f6tig? Eine E-Mail mit \u201evorerst in Ordnung\u201c beantwortet diese vier Fragen selten vollst\u00e4ndig.<\/p>\n<p>Ein Formular f\u00fcr Richtlinienausnahmen h\u00e4lt diese Angaben zusammen. In Folderit kann ein eForm den Antrag aufnehmen, eine Aufgabe zum Ausf\u00fcllen von Feldern die Bewertung der richtlinienverantwortlichen Person einholen, ein Genehmigungsworkflow die Entscheidung dokumentieren und eine datumsbasierte Erinnerung die laufende Ausnahme zur \u00dcberpr\u00fcfung vorlegen. Ob die Ausnahme zul\u00e4ssig ist und wie die vereinbarten Schutzma\u00dfnahmen umgesetzt werden, entscheidet weiterhin die Organisation.<\/p>\n<p>Die folgende Konfiguration ist ein hypothetisches Arbeitsbeispiel auf Grundlage der aktuellen Folderit-Dokumentation. Der kombinierte Ablauf wurde nicht in einem produktiven Konto getestet. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/preisgestaltung\/\">Tailor enth\u00e4lt eForms und den Workflow Designer<\/a>. Pr\u00fcfen Sie vor der Einrichtung, welche Funktionen Ihr Konto bietet.<\/p>\n<h2>Eine Ausnahme mit klarem Endpunkt festlegen<\/h2>\n<p>Verwenden Sie einen Datensatz f\u00fcr eine Richtlinienanforderung, einen abgegrenzten Geltungsbereich und einen vorgeschlagenen Zeitraum. Nennen Sie die Richtlinie mit Version oder G\u00fcltigkeitsdatum sowie den betreffenden Abschnitt. \u201eAnderes Erfassungsverfahren f\u00fcr Lieferscheine des B\u00fcros Nord bis zum 30. November zulassen\u201c ist hilfreicher als \u201evor\u00fcbergehende betriebliche Ausnahme\u201c.<\/p>\n<p>Die zugrunde liegende Richtlinie bleibt in ihrer \u00fcblichen gelenkten Dokumentenablage. Beschreiben Sie im Ausnahmedatensatz die begrenzte Abweichung und verkn\u00fcpfen Sie das Richtliniendokument bei Bedarf als zugeh\u00f6riges Element. Der Datensatz \u00e4ndert die Richtlinie nicht f\u00fcr alle anderen. Folderits <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/software-fuer-das-richtlinienmanagement\/\">\u00dcberblick zum Richtlinienmanagement<\/a> erl\u00e4utert die gesonderten Schritte zur Erstellung, Genehmigung und Verteilung der Richtlinie selbst.<\/p>\n<p>Kl\u00e4ren Sie vor dem Aufbau des Workflows, wer eine solche Ausnahme genehmigen darf. Eine interne Genehmigung hebt weder Gesetze noch vertragliche Pflichten oder Anforderungen au\u00dferhalb der Befugnisse dieser Person auf. Lassen Sie solche Fragen vor einer Entscheidung von der zust\u00e4ndigen Fachperson pr\u00fcfen.<\/p>\n<h2>Antrag und sp\u00e4tere Bewertung getrennt erfassen<\/h2>\n<p>Erstellen Sie unter <strong>Admin tools \u2192 Form templates<\/strong> eine Vorlage <strong>Antrag auf Richtlinienausnahme<\/strong>. Die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/eforms-und-formularvorlagen\/\">eForms-Anleitung<\/a> beschreibt die verf\u00fcgbaren Feldtypen und das Anlegen von Datens\u00e4tzen. Beginnen Sie mit diesen Feldern:<\/p>\n<figure class=\"wp-block-table\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Feld und Typ<\/th>\n<th>Inhalt<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Kennung \u2014 Text<\/td>\n<td>Eine vereinbarte Kennung wie EX-026. Manuell eintragen, sofern keine separate Nummerierung eingerichtet ist.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Richtlinienbezug \u2014 Text<\/td>\n<td>Titel, Version oder G\u00fcltigkeitsdatum und der Abschnitt, f\u00fcr den eine Ausnahme erforderlich ist.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Beantragte Abweichung und Umfang \u2014 Textarea<\/td>\n<td>Was sich \u00e4ndern soll, welche Personen oder Standorte betroffen sind und was ausdr\u00fccklich ausgeschlossen ist.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Begr\u00fcndung und Alternativen \u2014 Textarea<\/td>\n<td>Der betriebliche Bedarf und warum eine richtlinienkonforme Alternative derzeit nicht praktikabel ist.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Beantragter Beginn und Ende \u2014 zwei Date-Felder<\/td>\n<td>Der vorgeschlagene Zeitraum. Die pr\u00fcfende Person kontrolliert die zeitliche Reihenfolge und gegebenenfalls die genaue Uhrzeit des Endes.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Verantwortliche Person \u2014 User<\/td>\n<td>Die interne Person f\u00fcr die Nachverfolgung, nicht eine automatisch ausgew\u00e4hlte genehmigende Person.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Risiken und Schutzma\u00dfnahmen \u2014 Textarea<\/td>\n<td>M\u00f6gliche Probleme sowie vorgeschlagene Kontrolle, verantwortliche Person, H\u00e4ufigkeit und Nachweis.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Unterlagen \u2014 File, optional<\/td>\n<td>Relevante Nachweise, die f\u00fcr die Pr\u00fcfung dieses Antrags erforderlich sind.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/figure>\n<p>Machen Sie die f\u00fcr die Bewertung notwendigen Antragsangaben verpflichtend. Erg\u00e4nzen Sie optionale Felder f\u00fcr die sp\u00e4tere Bearbeitung: <strong>Genehmigter Umfang und Bedingungen<\/strong> (Textarea), <strong>Vereinbarter Beginn<\/strong>, <strong>Vereinbartes Ende<\/strong> und <strong>Pr\u00fcftermin<\/strong> (Date) sowie <strong>Abschlussnachweis<\/strong> (Textarea). Beim Anlegen bleiben diese optional: Antragstellende k\u00f6nnen weder eine k\u00fcnftige Entscheidung noch einen bereits erbrachten Abschlussnachweis liefern.<\/p>\n<p>Erg\u00e4nzen Sie ein manuell gepflegtes Select-Feld <strong>Datensatzstatus<\/strong>, etwa mit Bewertung ausstehend, Entscheidung ausstehend, In Kraft, Abgelehnt und Abgeschlossen. So kann die Koordination die Nachverfolgung organisieren. Die Genehmigungsentscheidung bleibt im Workflow protokolliert. In Kraft wird separat von einer Person ausgew\u00e4hlt, nachdem die Entscheidung und alle Voraussetzungen gepr\u00fcft wurden.<\/p>\n<h2>Vor der Genehmigung eine Bewertung einholen<\/h2>\n<p>Bitten Sie die richtlinienverantwortliche Person, Umfang, Alternativen und vorgeschlagene Schutzma\u00dfnahmen zu pr\u00fcfen. Als Beispiel aus der Informationssicherheit trennt <a href=\"https:\/\/cybersecurity.yale.edu\/support\/request-exception\">Yales ver\u00f6ffentlichter Ausnahmeprozess (englischsprachige Referenz)<\/a> die Risikobewertung des Sicherheitsteams von der \u00dcbernahme des verbleibenden Risikos durch die F\u00fchrung. Das ist das Vorgehen einer einzelnen Organisation, keine allgemeing\u00fcltige Genehmigungsregel. Legen Sie die Zust\u00e4ndigkeiten passend zu Ihrer eigenen Richtlinie fest.<\/p>\n<p>Mit einer <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/workflows-zum-ausfuellen-von-feldern\/\">Aufgabe zum Ausf\u00fcllen von Feldern<\/a> kann die verantwortliche Person ihre Bewertung im bestehenden Formulardatensatz erg\u00e4nzen. Stellen Sie die sichtbaren Felder so ein, dass der urspr\u00fcngliche Antrag und die Bewertungsfelder enthalten sind. W\u00e4hlen Sie unter Editable fields nur die Bewertungsfelder aus und sorgen Sie daf\u00fcr, dass diese auch sichtbar sind. Die Feldeinstellungen der Aufgabe ersetzen nicht die zugrunde liegenden Freigabeberechtigungen des Datensatzes.<\/p>\n<p>Senden Sie den vervollst\u00e4ndigten Datensatz anschlie\u00dfend an die entscheidungsbefugte Person. In einem seriellen benutzerdefinierten Workflow kann das Ausf\u00fcllen vor der Genehmigung liegen. Legen Sie Empf\u00e4nger und Annahmeregeln anhand der dokumentierten <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/genehmigungsworkflows-einrichten\/\">Genehmigungseinstellungen<\/a> fest. W\u00e4hlen Sie die tats\u00e4chlichen Empf\u00e4nger bei der Einrichtung aus. Ein Name im User-Feld f\u00fcr die verantwortliche Person leitet die Genehmigung nicht automatisch an diese Person weiter.<\/p>\n<p>Formulieren Sie die Entscheidung pr\u00e4zise: \u201eGenehmigung des in diesem Antrag festgehaltenen Umfangs, der Bedingungen und der vereinbarten Termine.\u201c Beschaffen Sie fehlende Informationen vor der endg\u00fcltigen Entscheidung. Konfigurieren und testen Sie auch erfolglose Abl\u00e4ufe, damit eine Ablehnung oder unvollst\u00e4ndige Bewertung nicht als Erlaubnis zum Fortfahren gilt. \u00c4ndern sich sp\u00e4ter Umfang oder Termine, ist eine neue Entscheidung erforderlich.<\/p>\n<h2>Schutzma\u00dfnahmen \u00fcberpr\u00fcfbar machen: versp\u00e4tete Erfassung<\/h2>\n<p><strong>Hypothetisches Beispiel:<\/strong> Der Scanner eines B\u00fcros f\u00e4llt aus. Die interne Verfahrensanweisung verlangt, dass Lieferscheine noch am selben Arbeitstag in der zentralen Eingangsliste erfasst werden. Der operative Bereich beantragt, w\u00e4hrend der Wartezeit auf ein Ersatzger\u00e4t f\u00fcnf Arbeitstage lang ein kontrolliert gef\u00fchrtes Papierjournal zu verwenden.<\/p>\n<p>Der Antrag betrifft ein B\u00fcro und eine Dokumentenart. Rechnungen und alle Dokumente mit externen Fristen sind ausgeschlossen. Als Schutzma\u00dfnahme soll die B\u00fcrokoordination jeden Eintrag nummerieren, die Originale sicher verwahren und das Papierjournal jeden Nachmittag mit der Eingangsliste abgleichen. Die richtlinienverantwortliche Person pr\u00fcft die Vertretbarkeit und h\u00e4lt vor der Genehmigung gegebenenfalls strengere Bedingungen fest.<\/p>\n<p>Ein brauchbarer Abschlussnachweis nennt den letzten Journaleintrag, das Datum des Abgleichs, eventuell fehlende Dokumente und die Person, die das Ergebnis gepr\u00fcft hat. \u201eScanner repariert\u201c belegt allein nicht, dass die versp\u00e4teten Dokumente erfasst wurden. Fehlt ein Dokument, bleibt die Nachverfolgung offen und eine Person erh\u00e4lt die Aufgabe, es wiederzubeschaffen.<\/p>\n<h2>Pr\u00fcferinnerungen einrichten und das Ende festlegen<\/h2>\n<p>Erstellen Sie in der Formularvorlage unter <strong>Manage reminders<\/strong> eine Regel anhand des Pr\u00fcftermins, beispielsweise sieben Tage vorher. Erg\u00e4nzen Sie die Bedingung <strong>Datensatzstatus ist gleich In Kraft<\/strong>. Legen Sie den zust\u00e4ndigen Benutzer oder die Gruppe fest oder verwenden Sie ein geeignetes Empf\u00e4ngerfeld, sofern die Vorlage dies anbietet. Die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/automatische-erinnerungen-fuer-formulardatensaetze\/\">Anleitung zu Formularerinnerungen<\/a> erkl\u00e4rt Zeitabst\u00e4nde, Bedingungen und Empf\u00e4ngeroptionen.<\/p>\n<p>Die Bedingungen werden beim Start der Erinnerung und erneut bei F\u00e4lligkeit gepr\u00fcft. F\u00fcgen Sie Kennung, vereinbartes Enddatum und erwartete Handlung mit den exakt im Editor angebotenen Platzhaltern in die Nachricht ein. Pr\u00fcfen Sie die Empf\u00e4ngereinstellung bei einem Wechsel der Zust\u00e4ndigkeit.<\/p>\n<p>Eine Erinnerung ist ein Hinweis per E-Mail. Sie beendet weder die Ausnahme noch \u00e4ndert sie den Datensatzstatus, deaktiviert externe Abl\u00e4ufe oder bescheinigt die Durchf\u00fchrung von Schutzma\u00dfnahmen. Die verantwortliche Person muss das Enddatum pr\u00fcfen und entweder den Abschluss dokumentieren oder eine neue, autorisierte Verl\u00e4ngerung beantragen. Testen Sie ge\u00e4nderte Termine und bestehende Datens\u00e4tze in Ihrem Konto. Setzen Sie nicht voraus, dass ein bereits vergangener Erinnerungstermin eine nachtr\u00e4gliche Nachricht ausl\u00f6st.<\/p>\n<h2>Das Ausnahmeregister vor der Einf\u00fchrung pr\u00fcfen<\/h2>\n<p>F\u00fchren Sie das Register in einem Ordner, der f\u00fcr die ben\u00f6tigten Personen freigegeben ist. Beschr\u00e4nken Sie die Bearbeitung auf die zust\u00e4ndigen Verantwortlichen und die Koordination. Sind Formularfelder mit Metadaten verkn\u00fcpft, zeigen Sie hilfreiche Angaben wie Richtlinienbezug, verantwortliche Person, Status und vereinbartes Ende als Ordnerspalten an. Feldbezeichnungen und Statuswerte strukturieren die Arbeit; Zugriff und Workflow-Aktionen werden separat konfiguriert.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Vollst\u00e4ndiger Antrag:<\/strong> Die richtlinienverantwortliche Person sieht den Antrag und kann nur die zugewiesenen Bewertungsfelder bearbeiten.<\/li>\n<li><strong>Abgelehnter Antrag:<\/strong> Die Koordination tr\u00e4gt Abgelehnt ein; im Betrieb wird keine Ausnahme eingef\u00fchrt.<\/li>\n<li><strong>Genehmigung mit Bedingungen:<\/strong> Die verantwortliche Person best\u00e4tigt die erforderlichen Schutzma\u00dfnahmen, bevor sie In Kraft ausw\u00e4hlt.<\/li>\n<li><strong>Ge\u00e4nderter Umfang oder Endtermin:<\/strong> Die neuen Bedingungen erhalten eine neue Entscheidung; die Erinnerungskonfiguration wird gepr\u00fcft.<\/li>\n<li><strong>Abschluss oder Verl\u00e4ngerung:<\/strong> Der Abschlussnachweis benennt die erledigten Arbeiten. Eine Verl\u00e4ngerung verweist auf den vorherigen Antrag und hat eine eigene Entscheidung.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Spielen Sie diese F\u00e4lle mit einer kleinen Gruppe durch, bevor Sie die Vorlage breiter bereitstellen. Das Ergebnis soll ein Datensatz sein, mit dem andere weiterarbeiten k\u00f6nnen: die genaue Ausnahme, die dokumentierte Entscheidung, noch ausstehende Schutzma\u00dfnahmen und die f\u00fcr den Abschluss verantwortliche Person.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Richtlinienausnahmen in Folderit erfassen: mit klarem Umfang, Bewertung, Genehmigung, Pr\u00fcferinnerungen und Nachweisen f\u00fcr den Abschluss.<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":99106,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[834],"tags":[],"class_list":["post-99236","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-unkategorisiert"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.7.1 (Yoast SEO v25.7) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Richtlinienausnahme 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