{"id":98696,"date":"2023-04-18T10:29:23","date_gmt":"2023-04-18T07:29:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=98696"},"modified":"2026-11-09T10:44:03","modified_gmt":"2026-11-09T08:44:03","slug":"versionskontrolle-dokumente-bewaehrte-verfahren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/versionskontrolle-dokumente-bewaehrte-verfahren\/","title":{"rendered":"Versionskontrolle f\u00fcr Dokumente: sieben bew\u00e4hrte Verfahren im DMS"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>Welcher Vertragsstand darf an den Lieferanten gehen? Wenn Entw\u00fcrfe im Postfach, auf dem Desktop und in verschiedenen Ordnern liegen, l\u00e4sst sich diese Frage oft nur mit R\u00fcckfragen beantworten. Eine verl\u00e4ssliche Versionskontrolle f\u00fcr Dokumente verbindet nachvollziehbare Dateist\u00e4nde mit klaren Verantwortlichkeiten. Das erleichtert die Zusammenarbeit und verringert das Risiko, veraltete Angaben zu verwenden.<\/p>\n<p>Ein Dokumentenmanagementsystem unterst\u00fctzt diese Ordnung. Entscheidend bleibt jedoch, dass das Team zwischen der neuesten Datei und dem tats\u00e4chlich freigegebenen Stand unterscheidet. Die folgenden sieben Vorgehensweisen verbinden organisatorische Regeln mit den dokumentierten Funktionen von Folderit.<\/p>\n<h2>1. Dateinamen nach einer gemeinsamen Regel vergeben<\/h2>\n<p>Legen Sie fest, welche Angaben einen Dateinamen sinnvoll machen: beispielsweise Dokumentart, Gesch\u00e4ftspartner, Datum und gegebenenfalls eine interne Versionskennung. Die Reihenfolge sollte f\u00fcr alle Beteiligten gleich sein. Vermeiden Sie Zus\u00e4tze wie \u201efinal_neu_wirklichfinal\u201c, die weder den Bearbeitungsstand noch eine Freigabe zuverl\u00e4ssig erkl\u00e4ren.<\/p>\n<p>Kurze, eindeutige Namen und ein einheitliches Datumsformat erleichtern das Sortieren. Auch die <a href=\"https:\/\/records-express.blogs.archives.gov\/2017\/08\/22\/best-practices-for-file-naming\/\">praktischen Empfehlungen der US-Nationalarchive zur Dateibenennung (Englisch)<\/a> betonen konsistente Strukturen. Stimmen Sie die Benennung mit Ihren Metadaten ab, damit wichtige Informationen nicht ausschlie\u00dflich im Dateinamen stehen.<\/p>\n<h2>2. Bearbeitungsrechte gezielt vergeben<\/h2>\n<p>Wer ein Dokument lesen muss, ben\u00f6tigt nicht automatisch das Recht, es zu ver\u00e4ndern. Bestimmen Sie eine verantwortliche Person und begrenzen Sie Bearbeitungsrechte auf die Mitarbeitenden, die den Inhalt tats\u00e4chlich pflegen. Pr\u00fcfen Sie diese Zuordnung bei Aufgabenwechseln und beim Ausscheiden aus dem Unternehmen erneut.<\/p>\n<p>Die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/zugriffsberechtigungen-vergleichen\/\">Berechtigungsstufen von Folderit<\/a> unterscheiden unter anderem Previewer, Viewer und Editor. Previewer k\u00f6nnen unterst\u00fctzte Dateien innerhalb des Systems ansehen, aber nicht herunterladen; Viewer d\u00fcrfen sie auch herunterladen und drucken. Editor k\u00f6nnen unter anderem Metadaten \u00e4ndern und neue Versionen hochladen. W\u00e4hlen Sie die Stufe passend zur Aufgabe und zum freigegebenen Bereich.<\/p>\n<h2>3. Die Versionshistorie konsequent nutzen<\/h2>\n<p>Laden Sie eine \u00dcberarbeitung als neue Version des vorhandenen Dokuments hoch, statt jedes Mal eine unabh\u00e4ngige Datei anzulegen. So bleiben die Dateist\u00e4nde mit gemeinsamen Metadaten zusammen. Die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/dateiversionen-und-versionshistorie\/\">Anleitung zur Versionshistorie<\/a> erkl\u00e4rt den Bereich \u201eVersions\u201c: Der aktuelle Dateiname ist dort fett hervorgehoben; fr\u00fchere St\u00e4nde bleiben zug\u00e4nglich.<\/p>\n<p>Wichtig: Eine neu hochgeladene Version wird unmittelbar zur aktuellen Version. Daraus folgt keine inhaltliche Freigabe. Erg\u00e4nzen Sie Ihre Arbeitsregel um eine kurze Beschreibung wesentlicher \u00c4nderungen, damit Kolleginnen und Kollegen einen neuen Preis oder eine ge\u00e4nderte Frist nachvollziehen k\u00f6nnen. Eine Versionsliste ersetzt keinen sorgf\u00e4ltigen Inhaltsvergleich.<\/p>\n<h2>4. Pr\u00fcfung und Freigabe auf die richtige Version beziehen<\/h2>\n<p>Definieren Sie, wer \u00c4nderungen pr\u00fcft, welche Entscheidung ben\u00f6tigt wird und wer den freigegebenen Stand weitergeben darf. <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/workflow-fuer-die-dokumentengenehmigung-in-dms\/\">Workflows f\u00fcr die Dokumentengenehmigung<\/a> k\u00f6nnen diese Zust\u00e4ndigkeiten unterst\u00fctzen. Die konkrete Einrichtung beschreibt die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/genehmigungsworkflows-einrichten\/\">aktuelle Workflow-Dokumentation<\/a>.<\/p>\n<p>Eine Genehmigung geh\u00f6rt zu einer bestimmten Version. Wird w\u00e4hrend einer laufenden Pr\u00fcfung eine neue Version hochgeladen, bleibt die Pr\u00fcfungsanzeige bei der zuvor eingereichten Version. Pr\u00fcfen Sie deshalb die betreffende Zeile und den Workflowstatus. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder neue Dateistand automatisch eine Genehmigung durchl\u00e4uft.<\/p>\n<p>Ein hypothetisches Beispiel: Der Einkauf \u00fcberarbeitet einen Lieferantenvertrag, nachdem Version 2 zur Pr\u00fcfung eingereicht wurde. Die neue Version 3 ist nun aktuell, aber die laufende Pr\u00fcfung betrifft weiterhin Version 2. Das Team muss bewusst festlegen, welcher Stand verwendet werden darf und ob eine neue Pr\u00fcfung erforderlich ist.<\/p>\n<h2>5. Ein zentrales Arbeitsdokument festlegen<\/h2>\n<p>Vereinbaren Sie einen verbindlichen Ablageort im <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/\">Dokumentenmanagementsystem von Folderit<\/a>. Teilen Sie den Zugriff auf dieses Dokument, statt parallel mehrere E-Mail-Anh\u00e4nge weiterzubearbeiten. Benennen Sie, wer lokale \u00c4nderungen zur\u00fcckf\u00fchrt und wann heruntergeladene Arbeitskopien erneut mit dem zentralen Stand abgeglichen werden m\u00fcssen.<\/p>\n<p>F\u00fcr lokale Bearbeitung kann die optionale <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/dokumente-einchecken-und-auschecken\/\">Dateisperre<\/a> helfen. \u201eLock File\u201c erscheint, wenn die Datei mit mindestens einem Editor geteilt ist. Die Sperre verhindert das Hochladen neuer Versionen, l\u00e4sst Ansicht und Download aber zu. Sie muss bewusst gesetzt und anschlie\u00dfend aufgehoben werden.<\/p>\n<h2>6. Fr\u00fchere Versionen bewusst aufbewahren<\/h2>\n<p>\u00c4ltere St\u00e4nde helfen, fr\u00fchere Entscheidungen zu verstehen oder einen Fehler zur\u00fcckzunehmen. In Folderit bleiben sie in der Versionsliste, wo die verf\u00fcgbaren Funktionen Wiederherstellung und Download erm\u00f6glichen. Das ist keine automatische Archivierung mit einer eigenen Aufbewahrungsregel. Kennzeichnen und organisieren Sie \u00fcberholte Inhalte entsprechend Ihrem Verfahren.<\/p>\n<p>Legen Sie fest, wer \u00fcber die Aufbewahrung und L\u00f6schung entscheidet. Das L\u00f6schen einer einzelnen Version entfernt sie dauerhaft. Eine allgemeing\u00fcltige Aufbewahrungsdauer l\u00e4sst sich daraus nicht ableiten; ber\u00fccksichtigen Sie die Anforderungen Ihrer Dokumentarten und Ihres Unternehmens.<\/p>\n<h2>7. Mitarbeitende am tats\u00e4chlichen Ablauf schulen<\/h2>\n<p>\u00dcben Sie den gesamten Ablauf an einem unkritischen Beispieldokument: finden, bearbeiten, hochladen, die betreffende Version pr\u00fcfen und den freigegebenen Stand erkennen. Zeigen Sie auch, wie eine Sperre aufgehoben und ein fr\u00fcherer Stand gefunden wird. Wiederholen Sie die Einweisung bei neuen Mitarbeitenden und ge\u00e4nderten Prozessen.<\/p>\n<p>Eine kurze interne Anleitung sollte Zust\u00e4ndigkeiten, Benennung und Freigaberegeln festhalten. Zur Vorbereitung k\u00f6nnen Sie <a href=\"https:\/\/my.folderit.com\/signup\/\">Folderit kostenlos ausprobieren<\/a> und den vorgesehenen Ablauf mit einem Beispieldokument durchgehen.<\/p>\n<p><small>Adaption und Pr\u00fcfung der Produktdokumentation: 6. November 2026. Englischer Originalartikel: 18. April 2023.<\/small><\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Sieben Regeln f\u00fcr die Versionskontrolle im DMS: Dateinamen, Rechte, Historie und Freigaben. 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