{"id":94124,"date":"2022-01-24T11:53:30","date_gmt":"2022-01-24T09:53:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=94124"},"modified":"2026-11-04T11:24:35","modified_gmt":"2026-11-04T09:24:35","slug":"metadaten-dokumentenmanagement-felder-vorlagen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/metadaten-dokumentenmanagement-felder-vorlagen\/","title":{"rendered":"Metadaten im Dokumentenmanagement: Felder, Vorlagen und Suche"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide table{table-layout:fixed;min-width:640px}.folderit-priority-guide th:first-child{width:25%}.folderit-priority-guide th:nth-child(2){width:22%}.folderit-priority-guide .table-hint{font-size:14px;color:#666;margin-bottom:0}<\/style>\n<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>Metadaten im Dokumentenmanagement machen Angaben wie Kunde, Vertragsverantwortlicher oder Laufzeit als einheitliche Felder auffindbar. So muss das Team nicht aus einem Dateinamen wie <code>vertrag-final-v3.pdf<\/code> ableiten, zu welchem Vorgang ein Dokument geh\u00f6rt.<\/p>\n<p>Dieser Leitfaden zeigt die Einrichtung in Folderit. Eine Einf\u00fchrung bietet der Artikel <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/was-sind-metadaten-und-was-macht-sie-so-nuetzlich\/\">Was Metadaten bedeuten und wof\u00fcr sie n\u00fctzlich sind (Englisch)<\/a>.<\/p>\n<h2>Welche Fragen sollen die Felder beantworten?<\/h2>\n<p>Beginnen Sie mit einer Dokumentart und den h\u00e4ufigsten Suchaufgaben. Bei Vertr\u00e4gen sind das etwa: Welche Vereinbarungen geh\u00f6ren zu diesem Kunden? Wer betreut sie? Welche Vertr\u00e4ge enden im gew\u00e4hlten Zeitraum? Aus solchen Fragen ergibt sich, welche Angaben Sie tats\u00e4chlich ben\u00f6tigen.<\/p>\n<p>Die folgende kleine Vertragsvorlage ist ein Konfigurationsbeispiel. Diese Felder sind nicht in jedem Folderit-Konto bereits angelegt.<\/p>\n<p class=\"table-hint\">Die Tabelle l\u00e4sst sich auf schmalen Bildschirmen seitlich verschieben.<\/p>\n<div class=\"table-wrap\" role=\"region\" tabindex=\"0\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Feld<\/th>\n<th>Typ<\/th>\n<th>Bedeutung<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Kunde<\/td>\n<td>List oder String<\/td>\n<td>Einheitlicher Kundenname; nach M\u00f6glichkeit eine gepflegte Auswahlliste verwenden.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Vertragsart<\/td>\n<td>List<\/td>\n<td>Zum Beispiel Dienstleistung, Liefervertrag oder Vertraulichkeitsvereinbarung.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Verantwortlicher<\/td>\n<td>User<\/td>\n<td>Die Person, die den Vertrag betreut.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Status<\/td>\n<td>List<\/td>\n<td>Eindeutige Phasen wie Entwurf, In Pr\u00fcfung und Unterzeichnet.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Enddatum<\/td>\n<td>Date<\/td>\n<td>Das vertragliche Enddatum, nicht das Hochladedatum.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Alte Referenz<\/td>\n<td>String<\/td>\n<td>Die Kennung aus dem bisherigen System.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Halten Sie den Einstieg \u00fcberschaubar. Ein neues Feld sollte eine Suchaufgabe, eine Entscheidung oder einen erforderlichen Ablauf unterst\u00fctzen. Erfassen Sie keine personenbezogenen Angaben, die f\u00fcr diesen Zweck nicht ben\u00f6tigt werden.<\/p>\n<h2>Standardfelder und eigene Felder unterscheiden<\/h2>\n<p>Die sieben Standardfelder hei\u00dfen Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date und Due Date. Die Document ID wird automatisch vergeben. Signed by h\u00e4lt die Namen von Unterzeichnenden fest; einen Namen dort einzutragen ist keine elektronische Unterzeichnung.<\/p>\n<p>Als <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/benutzerdefinierte-metadatenfelder-und-ordnervorlagen\/\">eigene Feldtypen<\/a> stehen String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User und Entity zur Verf\u00fcgung. Bei List legen Sie die ausw\u00e4hlbaren Werte fest. Entscheiden Sie sich vor dem Import f\u00fcr den Datentyp. Pr\u00fcfen Sie insbesondere leere Datumswerte und Kennungen mit f\u00fchrenden Nullen: Eine Referenz wie 00123 geh\u00f6rt \u00fcblicherweise in ein Textfeld, wenn die Nullen erhalten bleiben sollen.<\/p>\n<h2>Eine wiederverwendbare Ordnervorlage einrichten<\/h2>\n<p>Eine Ordnervorlage erg\u00e4nzt neue Ressourcen im gew\u00e4hlten Geltungsbereich automatisch um die festgelegten Felder.<\/p>\n<ol>\n<li>\u00d6ffnen Sie den Ordner und w\u00e4hlen Sie <strong>Meta<\/strong> in der Werkzeugleiste.<\/li>\n<li>F\u00fcgen Sie ein vorhandenes Feld hinzu oder erstellen Sie eines mit Name, Beschreibung und Datentyp.<\/li>\n<li>Legen Sie je Feld <strong>Required<\/strong>, <strong>Recursive<\/strong> und den Geltungsbereich unter Include fest: Dateien, Ordner, externe Links oder eine Kombination.<\/li>\n<li>Speichern Sie die Vorlage und pr\u00fcfen Sie eine neue Ressource im Ordner.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Required verlangt einen Wert beim Bearbeiten der Metadaten. Folderit kennzeichnet Ressourcen, bei denen Pflichtangaben fehlen; \u00f6ffnen Sie deren Modify-Ansicht und erg\u00e4nzen Sie sie. Die Einstellung bedeutet nicht, dass jede hochgeladene Datei sofort vollst\u00e4ndige und richtige Angaben enth\u00e4lt.<\/p>\n<p>Recursive wendet das Feld auch auf Unterordner an. Nutzen Sie das f\u00fcr einen Zweig mit einem gemeinsamen Dokumentmodell. Pr\u00fcfen Sie die Auswirkungen, bevor dieselben Felder auf fachlich unterschiedliche Abteilungen ausgedehnt werden.<\/p>\n<h2>Werte pflegen, anzeigen und gezielt suchen<\/h2>\n<p>\u00d6ffnen Sie eine Datei, einen Ordner oder einen externen Link und w\u00e4hlen Sie <strong>Modify<\/strong>, um Werte einzutragen oder zu \u00e4ndern. Daf\u00fcr ist die passende Bearbeitungsberechtigung n\u00f6tig. Zum Anlegen und Verwalten zentraler Felder ben\u00f6tigen Sie die kontoweite Berechtigung Manage Metadata.<\/p>\n<p>Zeigen Sie wichtige Werte als <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/ordneransichten-konfigurieren\/\">Spalten in der Ordneransicht<\/a> an. Fehlende Angaben und unterschiedliche Schreibweisen lassen sich so pr\u00fcfen, ohne jede Datei einzeln zu \u00f6ffnen.<\/p>\n<p>Mit der <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/dokumente-suchen\/\">erweiterten Suche<\/a> grenzen Sie Ergebnisse \u00fcber Metadatenfelder und weitere Filter ein. Live Search durchsucht Namen und Metadaten w\u00e4hrend der Eingabe. Deep Search kann zus\u00e4tzlich unterst\u00fctzte Dokumentinhalte \u00fcber Texterkennung und Indexierung durchsuchen. Inhalte von XLSX-Dateien sind nicht Teil der OCR-Inhaltssuche.<\/p>\n<p>OCR und Metadaten erf\u00fcllen unterschiedliche Aufgaben: Die Texterkennung kann einen Begriff im Scan finden; ein gepr\u00fcftes Kunden- oder Datumsfeld beschreibt dessen gesch\u00e4ftliche Bedeutung. Probieren Sie beides mit repr\u00e4sentativen Dateien aus und kontrollieren Sie auch die Grenzen der Zugriffsrechte.<\/p>\n<h2>Die Angaben in Arbeitsabl\u00e4ufen nutzen<\/h2>\n<p>Datumsfelder k\u00f6nnen Pr\u00fcfprozesse unterst\u00fctzen, strukturierte Werte Berichte und konfigurierte Workflows. Im <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/workflow-designer-verwenden\/\">Workflow Designer<\/a> l\u00e4sst sich eine Metadaten\u00e4nderung als Ereignis verwenden und ein Feld als Bedingung pr\u00fcfen. Konfigurieren und testen Sie den vollst\u00e4ndigen Ablauf: Eine \u00c4nderung des Status allein legt noch keinen Freigabeprozess fest.<\/p>\n<p>Vereinbaren Sie bei Bestandsarchiven zuerst, wie Dateien und Feldwerte zugeordnet werden, bevor Sie Metadaten aus Excel oder CSV \u00fcbertragen. Der <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/dms-migration-plan-checkliste\/\">Leitfaden zur DMS-Migration<\/a> beschreibt die notwendigen Pr\u00fcfungen.<\/p>\n<h2>Die Struktur dauerhaft pflegen<\/h2>\n<ul>\n<li>Benennen Sie eine verantwortliche Person f\u00fcr Felddefinitionen und Listenwerte.<\/li>\n<li>Beschreiben Sie mehrdeutige Felder, besonders Daten und Statusangaben.<\/li>\n<li>Kontrollieren Sie fehlende Pflichtwerte und abweichende Schreibweisen.<\/li>\n<li>Erproben Sie Vorlagen\u00e4nderungen an einer kleinen Stichprobe.<\/li>\n<li>Pr\u00fcfen Sie Abh\u00e4ngigkeiten vor dem L\u00f6schen zentraler Felder: Die L\u00f6schung wirkt \u00fcberall, wo das Feld verwendet wird, einschlie\u00dflich Vorlagen und gespeicherter Ressourcen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Starten Sie mit einem Ordner und einer repr\u00e4sentativen Dokumentauswahl. <a href=\"https:\/\/my.folderit.com\/signup\/\">Testen Sie Folderit<\/a> und lassen Sie einen Kollegen das richtige Dokument anhand der vereinbarten Angaben suchen.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Metadaten in Folderit einrichten: passende Felder w\u00e4hlen, Ordnervorlagen nutzen und Dokumente gezielt suchen. 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