{"id":91944,"date":"2026-11-03T10:21:07","date_gmt":"2026-11-03T08:21:07","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=91944"},"modified":"2026-11-03T10:21:08","modified_gmt":"2026-11-03T08:21:08","slug":"dms-migration-plan-checkliste","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/dms-migration-plan-checkliste\/","title":{"rendered":"DMS-Migration: Plan, Checkliste und Abnahmetests"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide .table-hint{display:none}.folderit-priority-guide table.acceptance-table th:first-child,.folderit-priority-guide table.acceptance-table td:first-child{width:34%}@media(max-width:700px){.folderit-priority-guide table.acceptance-table{min-width:480px}.folderit-priority-guide .table-hint{display:block;font-size:15px;color:#666;margin-bottom:-.7em}.folderit-priority-guide .table-hint::before{content:\"\u2194 \";color:#5144a2}}<\/style>\n<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>Eine DMS-Migration \u00fcbertr\u00e4gt mehr als Dateien. Auch Metadaten, Verantwortlichkeiten, Berechtigungen und der ben\u00f6tigte Verlauf m\u00fcssen erhalten bleiben, damit Menschen Dokumente finden, verstehen und kontrollieren k\u00f6nnen. Eine belastbare Migration braucht einen festgelegten Umfang, eine erprobte \u00dcbertragungsmethode und Nachweise f\u00fcr die Vollst\u00e4ndigkeit am Ziel.<\/p>\n<p>Dieser Leitfaden behandelt den Wechsel von gemeinsamen Ordnern, Dateiservern oder einem anderen DMS: Planung, Pilot, Umstellung und Abnahme. Die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/daten-zu-folderit-migrieren\/\">Folderit-Anleitung zur Datenmigration (Englisch)<\/a> beschreibt die \u00dcbertragungsoptionen. Methoden und ver\u00f6ffentlichte Grenzen wurden am 2. November 2026 gepr\u00fcft. Stimmen Sie Konfiguration und Leistungsumfang mit Folderit ab.<\/p>\n<h2>1. Inventarisieren Sie die Dokumente und die Systeme, die sie verwenden<\/h2>\n<p>Erfassen Sie f\u00fcr jede Quelle die verantwortliche Person, Dateianzahl, Gesamtgr\u00f6\u00dfe, Formate, Ordnerstruktur und den Gesch\u00e4ftszweck. Beziehen Sie Dokumente ein, die in Niederlassungen, Abteilungsarchiven und Workflow-Anwendungen aufbewahrt werden. Erfassen Sie, welche Prozesse sie erstellen oder aktualisieren und welche Integrationen von ihren vorhandenen Standorten abh\u00e4ngen.<\/p>\n<p>Entscheiden Sie, was im Umfang enthalten ist: aktuelle Dateien, historische Versionen, Metadaten, Pr\u00fcfnachweise, Links, Berechtigungen und nicht abgeschlossene Arbeitsabl\u00e4ufe. Behandeln Sie diese als separate Migrationsanforderungen. Eine Datei\u00fcbertragung reproduziert nicht automatisch den Versionsverlauf oder das Zugriffsmodell eines Altsystems.<\/p>\n<p>Ordnen Sie die Inhalte einer Entscheidung zu: migrieren, in einem kontrollierten Altarchiv behalten oder eine autorisierte Vernichtung pr\u00fcfen. Entfernen Sie Dubletten erst, nachdem die ma\u00dfgebliche Unterlage und etwaige Aufbewahrungspflichten gekl\u00e4rt sind. Eine Migration startet die Aufbewahrungsfrist nicht neu.<\/p>\n<h2>2. Abnahmekriterien und Verantwortlichkeiten festlegen<\/h2>\n<p>Die IT verantwortet \u00dcbertragung und technische Pr\u00fcfungen, die fachlich Verantwortlichen die Vollst\u00e4ndigkeit. Die zust\u00e4ndige Schriftgutverwaltung beziehungsweise Rechtsabteilung entscheidet \u00fcber Aufbewahrung und Erhaltung. Benennen Sie eine Person, die die Umstellung freigeben oder die R\u00fcckkehr zum Ausgangssystem anordnen kann.<\/p>\n<p class=\"table-hint\">Scrollen Sie die Tabelle seitlich, um beide Spalten zu lesen.<\/p>\n<div class=\"table-wrap\" role=\"region\" tabindex=\"0\">\n<table class=\"acceptance-table\">\n<thead>\n<tr>\n<th>Abnahmekontrolle<\/th>\n<th>Beispielnachweis<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Vollst\u00e4ndigkeit<\/td>\n<td>Quell- und Zielz\u00e4hlungen werden abgeglichen, wobei jeder Ausschluss erkl\u00e4rt wird.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Dateiintegrit\u00e4t<\/td>\n<td>Dateien werden korrekt ge\u00f6ffnet; Pr\u00fcfsummen stimmen \u00fcberein, wenn bei der \u00dcbertragung die urspr\u00fcnglichen Bytes erhalten bleiben.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Metadaten<\/td>\n<td>Erforderliche Felder, Daten, Bezeichner und Listenwerte werden korrekt zugeordnet.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Zugang<\/td>\n<td>Autorisierte Benutzer k\u00f6nnen arbeiten; unbefugte Benutzer bestehen die Zugriffstests nicht.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Gesch\u00e4ftsbetrieb<\/td>\n<td>Suche, Genehmigungen, Dokumentverkn\u00fcpfungen und erforderliche Integrationen bestehen vereinbarte Tests.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Wiederherstellung<\/td>\n<td>Das Team kann einen vereinbarten Ausgangszustand wiederherstellen oder zu diesem zur\u00fcckkehren, wenn die Abnahme scheitert.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Wie Sie \u00c4nderungen an Dateien w\u00e4hrend einer \u00dcbertragung pr\u00fcfen, erl\u00e4utert der <a href=\"https:\/\/natlib.govt.nz\/collections\/caring-for-your-collections\/caring-for-collections-guides\/digital-collections\">Leitfaden der National Library of New Zealand zu digitalen Sammlungen (Englisch)<\/a>. Dateiintegrit\u00e4t und fachliche Abnahme sind verschiedene Pr\u00fcfungen: Identische Dateibytes belegen keine korrekten Berechtigungen oder Metadaten.<\/p>\n<h2>3. Ordnen Sie Metadaten zu, bevor Sie sie im gro\u00dfen Ma\u00dfstab importieren<\/h2>\n<p>Erstellen Sie ein Zuordnungsblatt mit Quellfeld, Zielfeld, Datentyp, Transformationsregel und verantwortlicher Person. Konvertieren Sie beispielsweise einen inkonsistenten Lieferantennamen in eine kontrollierte Liste, ordnen Sie ein Vertragsenddatum einem Datumsfeld zu und behalten Sie eine \u00e4ltere Dokumentkennung in einem eigenen Feld bei.<\/p>\n<p>Ersetzen Sie das urspr\u00fcngliche fachliche Datum nicht durch den Upload-Zeitpunkt. Unterscheiden Sie Rechnungsdatum, Vertragsende und Migrationsdatum. Pr\u00fcfen Sie Datumsformate, Zeitzonen, leere Werte, doppelte Kennungen und Dokumente mit mehreren Versionen.<\/p>\n<p>Folderit unterst\u00fctzt <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/benutzerdefinierte-metadatenfelder-verwenden\/\">benutzerdefinierte Felder und wiederverwendbare Ordner-Metadatenvorlagen<\/a>. F\u00fcr in Excel oder CSV gespeicherte Metadaten wenden Sie sich vor der Haupt\u00fcbertragung an Folderit, um die Feldzuordnung und die Methode zu vereinbaren, mit der jede Zeile ihrer Datei zugeordnet wird. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Tabellenkalkulation Dateien nur anhand des Namens korrekt zuordnet.<\/p>\n<h2>4. W\u00e4hlen und testen Sie eine \u00dcbertragungsmethode<\/h2>\n<ul>\n<li><strong>SFTP:<\/strong> geeignet f\u00fcr gro\u00dfe Mengen an Dateien und Ordnern; Vereinbaren Sie die Verbindung und den Vorgang mit Folderit.<\/li>\n<li><strong>Folderit Sync:<\/strong> Mit der Desktop-Anwendung lassen sich Ordner und Dateien von einem Computer oder Dateiserver synchronisieren.<\/li>\n<li><strong>Browser-Upload:<\/strong> n\u00fctzlich f\u00fcr kleinere Migrationen und repr\u00e4sentative Testchargen.<\/li>\n<li><strong>ZIP-Upload:<\/strong> \u00dcbertragen Sie eine Ordnerstruktur stapelweise. Der aktuelle Importleitfaden gibt ein Maximum von 500 MB und 500 Dateien pro ZIP an.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Informationen zu den verf\u00fcgbaren Methoden finden Sie unter <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/daten-importieren\/\">Daten importieren<\/a>. Best\u00e4tigen Sie den Durchsatz und die Einschr\u00e4nkungen mit einem Pilotprojekt unter Verwendung Ihres eigenen Dateimixes. Vereinbaren Sie separat, wie alle erforderlichen \u00e4lteren Pr\u00fcfnachweise, Versionshistorien und Workflow-Datens\u00e4tze aufbewahrt werden.<\/p>\n<h2>5. Erstellen Sie die Berechtigungen neu und validieren Sie sie<\/h2>\n<p>Erstellen Sie die Zielgruppen und die Ordnerstruktur, bevor breiter Zugriff gew\u00e4hrt wird. Ordnen Sie Gesch\u00e4ftsrollen zu, anstatt alte Berechtigungen ohne \u00dcberpr\u00fcfung zu kopieren. Testen Sie den Zugriff mit normalen Benutzerkonten, einschlie\u00dflich eines Kontos, das verweigert werden muss.<\/p>\n<p>Die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/zugriffsberechtigungen-vergleichen\/\">Berechtigungsstufen<\/a> von Folderit unterscheiden zwischen Vorschau, Herunterladen, Bearbeiten und Hochladen. \u00dcberpr\u00fcfen Sie die externe Freigabe und den geerbten Zugriff. Gew\u00e4hren Sie Migrationsbetreibern nur den Zugriff, den sie f\u00fcr ihre Arbeit ben\u00f6tigen, und entfernen Sie dann befristete Zugriffsrechte, wenn die Migration akzeptiert wird.<\/p>\n<h2>6. Einen vollst\u00e4ndigen Gesch\u00e4ftsprozess im Pilot erproben<\/h2>\n<p>W\u00e4hlen Sie eine kleine, repr\u00e4sentative Gruppe von Dokumenten aus: ein gescanntes PDF, eine Office-Datei, eine gro\u00dfe Datei, eine \u00e4ltere Revision und einen eingeschr\u00e4nkten Datensatz. Importieren Sie das Beispiel mit Metadaten und bitten Sie die Benutzer dann, danach zu suchen, zul\u00e4ssige Informationen zu bearbeiten und eine Genehmigung oder Lesebest\u00e4tigung abzuschlie\u00dfen.<\/p>\n<p>\u00dcberpr\u00fcfen Sie Dateiinhalte und Metadaten separat. OCR hilft bei der Suche nach unterst\u00fctzten Scans; Dies ist kein Beweis daf\u00fcr, dass alle strukturierten Felder korrekt migriert wurden. Protokollieren Sie jede Ausnahme, beheben Sie deren Ursache und wiederholen Sie die betroffenen Pr\u00fcfungen, bevor Sie den n\u00e4chsten Stapel genehmigen.<\/p>\n<h2>7. Planen Sie die Umstellung und das Rollback<\/h2>\n<p>Eine schrittweise Migration kann Unterbrechungen verringern, garantiert aber keinen ausfallfreien Betrieb. Legen Sie ein Umstellungsfenster fest: Wann wird das Altsystem schreibgesch\u00fctzt? Wie werden sp\u00e4tere \u00c4nderungen erfasst? Ab wann werden neue Dokumente in Folderit angelegt?<\/p>\n<p>Schlie\u00dfen Sie eine Quelle nicht, nur weil ihre Metadaten kopiert wurden. Der Zugriff auf Dateien, die in einem anderen System verbleiben, erfordert ein abgestimmtes und getestetes Zugriffskonzept. Vermeiden Sie unkontrollierte Bearbeitungen in beiden Systemen: Identifizieren Sie den ma\u00dfgeblichen Ort f\u00fcr jede Phase.<\/p>\n<ul>\n<li>Best\u00e4tigen Sie eine wiederherstellbare Quellkopie und vereinbarte Rollback-Kriterien.<\/li>\n<li>Teilen Sie jede Zugriffsunterbrechung mit und geben Sie einen Support-Kontakt an.<\/li>\n<li>\u00dcbertragen Sie die endg\u00fcltigen \u00c4nderungen und gleichen Sie sie mit der Quelle ab.<\/li>\n<li>Holen Sie die Zustimmung des fachlich Verantwortlichen ein, bevor Sie die normalen Arbeitsabl\u00e4ufe \u00e4ndern.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>8. Best\u00e4nde abgleichen, Nutzer schulen und Altsystem geordnet stilllegen<\/h2>\n<p>F\u00fchren Sie ein \u00dcbertragungsregister, das die Quell-ID, die Ziel-ID, den Stapel, das Ergebnis und den Ausnahmestatus enth\u00e4lt. Untersuchen Sie fehlende Dateien und unerwartete Zahlen. Validieren Sie die erforderlichen Metadaten, Durchsuchbarkeit und Berechtigungen und bewahren Sie dann die Abnahmenachweise im Migrationsplan auf.<\/p>\n<p>Schulen Sie Benutzer in den Aufgaben, die sie jeden Tag ausf\u00fchren, und \u00fcberpr\u00fcfen Sie das Feedback nach der Einf\u00fchrung. Halten Sie die Legacy-Quelle f\u00fcr den vereinbarten Validierungs- oder Aufbewahrungszeitraum unter kontrolliertem Zugriff verf\u00fcgbar. Nehmen Sie es erst au\u00dfer Betrieb, nachdem die jeweils Verantwortlichen die Aufbewahrungs-, Vertrags- und Entsorgungsvereinbarungen genehmigt haben.<\/p>\n<h2>Checkliste f\u00fcr die Migrationsbereitschaft<\/h2>\n<ul>\n<li>Umfang, Verantwortliche f\u00fcr die Quellsysteme und Dokumentenbestand genehmigt.<\/li>\n<li>Metadatenzuordnung und Dateiabgleichsmethode getestet.<\/li>\n<li>Erforderliche Versionen, Pr\u00fcfnachweise und Workflow-Historie werden ber\u00fccksichtigt.<\/li>\n<li>Zielberechtigungen und negative Zugriffstests bestanden.<\/li>\n<li>Pilotdateien, Recherchen und Gesch\u00e4ftsabl\u00e4ufe werden akzeptiert.<\/li>\n<li>Umstellung, letzte \u00c4nderungen, Rollback und Benutzerkommunikation vereinbart.<\/li>\n<li>Abgleichs- und Quell-Stilllegungsgenehmigungen aufgezeichnet.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Das Zielsystem steht noch nicht fest? Nutzen Sie unseren <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/dokumentenmanagement-kmu-kaufberatung-2026\/\">DMS-Kaufratgeber<\/a>. Pr\u00fcfen Sie f\u00fcr einen Transfer zu Folderit die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/daten-zu-folderit-migrieren\/\">Migrationsm\u00f6glichkeiten<\/a> und kontaktieren Sie das Team, bevor Sie das gesamte Archiv \u00fcbertragen.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Planen Sie eine DMS-Migration mit Inventar, Metadaten, Berechtigungen, Pilot und R\u00fcckfallplan. 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