{"id":90511,"date":"2026-11-02T21:55:12","date_gmt":"2026-11-02T19:55:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=90511"},"modified":"2026-11-03T12:43:03","modified_gmt":"2026-11-03T10:43:03","slug":"dms-oder-gemeinsame-laufwerke","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/dms-oder-gemeinsame-laufwerke\/","title":{"rendered":"DMS oder gemeinsame Laufwerke: Was passt zum Unternehmen?"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide .table-hint{display:none}@media(max-width:700px){.folderit-priority-guide table.comparison-table{min-width:640px}.folderit-priority-guide .table-hint{display:block;font-size:15px;color:#666;margin-bottom:-.7em}.folderit-priority-guide .table-hint::before{content:\"\u2194 \";color:#5144a2}}<\/style>\n<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>Ein freigegebenes Laufwerk kann eine wachsende Sammlung von Dateien enthalten. Die schwierigere Frage ist, ob Ihr Team auch Monate sp\u00e4ter noch das richtige Dokument finden, die genehmigte Version identifizieren, den Zugriff kontrollieren und eine Entscheidung begr\u00fcnden kann. Vergleichen Sie diese Ergebnisse, wenn Sie sich zwischen freigegebenen Laufwerken und Dokumentenverwaltungssoftware entscheiden.<\/p>\n<p>Gemeinsam genutzter Speicher ist keine einheitliche Produktkategorie. Ein Netzwerkordner, ein Cloud-Dienst zur Dateifreigabe und eine konfigurierte Kollaborationsplattform k\u00f6nnen sehr unterschiedliche Such-, Versions-, Berechtigungs- und Aufbewahrungsfunktionen bieten. Pr\u00fcfen Sie die Kontrollen, Lizenzen und den Verwaltungsaufwand, die Ihr Prozess tats\u00e4chlich ben\u00f6tigt.<\/p>\n<p>Folderit ist unser Dokumentenmanagementprodukt. Dieser Vergleich erkl\u00e4rt, wo die dokumentierten Kontrollen hilfreich sein k\u00f6nnen, und erkennt gleichzeitig die Arbeit an, die der vorhandene gemeinsame Speicher m\u00f6glicherweise bereits bew\u00e4ltigen kann. Der Funktions- und Planumfang wurde am 2. November 2026 \u00fcberpr\u00fcft. Bei den folgenden Beispielen handelt es sich um vorgeschlagene Evaluierungsszenarien, nicht um behauptete Kundenergebnisse oder Tests aus erster Hand.<\/p>\n<h2>Vergleichen Sie die Arbeit, nicht nur die Speicherkapazit\u00e4t<\/h2>\n<p>F\u00fcr mehr Dateien ist nicht unbedingt eine andere Plattform erforderlich. Weitere Entscheidungen, eingeschr\u00e4nkte Zugriffsgruppen und kontrollierte \u00dcberarbeitungen erfordern m\u00f6glicherweise einen bewussteren Prozess. Ein kleines Team, das vertrauliche Personalunterlagen verwaltet, kann strengere Kontrollen ben\u00f6tigen als ein viel gr\u00f6\u00dferes Team, das tempor\u00e4res Designmaterial teilt.<\/p>\n<p class=\"table-hint\">Die Tabelle l\u00e4sst sich seitlich scrollen, um alle drei Spalten zu vergleichen.<\/p>\n<div class=\"table-wrap\" role=\"region\" tabindex=\"0\">\n<table class=\"comparison-table\">\n<thead>\n<tr>\n<th>Frage zum Testen<\/th>\n<th>Was im bestehenden gemeinsamen Speicher zu pr\u00fcfen ist<\/th>\n<th>Was in einem DMS zu bewerten ist<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Kann ein normaler Benutzer eine gescannte Rechnung finden?<\/td>\n<td>Verf\u00fcgbare Textindizierung, Suchumfang und Berechtigungen<\/td>\n<td>OCR, Metadaten und Abruf \u00fcber ein normales Konto<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Welche Version wurde genehmigt?<\/td>\n<td>Versionsverlauf und der Zusammenhang zwischen der Datei und ihrer Entscheidung<\/td>\n<td>Die Genehmigung ist an die eingereichte Version gebunden, wobei sp\u00e4tere \u00dcberarbeitungen unterschieden werden<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Kann ein Pr\u00fcfer das Dokument ohne Download ansehen?<\/td>\n<td>Verf\u00fcgbare Freigabe- und Anzeigesteuerungen in der genauen Lizenz<\/td>\n<td>Dokumentierte Berechtigungsstufe und die Grenzen etwaiger Anzeigebeschr\u00e4nkungen<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>K\u00f6nnen Sie eine Entscheidung rekonstruieren?<\/td>\n<td>Audit-Ereignisse, E-Mail-Nachweise und die Berechtigung, diese abzurufen<\/td>\n<td>Aufgezeichnete Workflow-Entscheidungen und verf\u00fcgbare Audit-Informationen<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Was passiert am Ende einer Aufbewahrungsfrist?<\/td>\n<td>Richtlinienfunktionen, Umfang und anwendbare Lizenzen<\/td>\n<td>Konfiguriertes Startdatum, betroffene Elemente und endg\u00fcltige Aktion<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>K\u00f6nnen Mitarbeiter konsistente Informationen \u00fcbermitteln?<\/td>\n<td>Verf\u00fcgbare Formulare, Listen oder verbundene Anwendungen<\/td>\n<td>Strukturierte Aufzeichnungen und Arbeitsabl\u00e4ufe im vorgeschlagenen Plan<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Nutzen Sie auf beiden Seiten die gleichen Dokumente und Rollen. Vergleichen Sie kein vollst\u00e4ndig konfiguriertes DMS mit einem nicht verwalteten Ordner oder ein einfaches DMS-Abonnement mit einer erweiterten Kollaborationslizenz und gehen Sie nicht davon aus, dass die Bezeichnungen den Unterschied erkl\u00e4ren.<\/p>\n<h2>Die Suche wird zur Prozessanforderung<\/h2>\n<p>Dateinamen und Ordner sind n\u00fctzlich, k\u00f6nnen aber nicht jede Gesch\u00e4ftsbeziehung tragen. Eine Lieferantenrechnung muss m\u00f6glicherweise nach Lieferant, Rechnungsnummer, Abteilung, Datum und Text in einem Scan gefunden werden. Das Hinzuf\u00fcgen von Kopien zu mehreren Ordnern f\u00fchrt zu einem weiteren Problem: der Entscheidung, welche Kopie aktualisiert werden soll.<\/p>\n<p>Folderit unterst\u00fctzt die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/dokumente-suchen\/\">Dokumentsuche<\/a>, einschlie\u00dflich OCR-gest\u00fctzter Volltextabfrage und <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/custom-metadata-fields\/\">benutzerdefinierter Metadatenfelder<\/a>. Metadatenvorlagen auf Ordnerebene k\u00f6nnen einen konsistenten Satz von Feldern auf Dokumente in einem Ordner anwenden. W\u00e4hlen Sie sinnvolle Felder aus und vereinbaren Sie, wer diese ausf\u00fcllt und pr\u00fcft; Metadaten sind nur dann n\u00fctzlich, wenn die Werte zuverl\u00e4ssig sind.<\/p>\n<p>Testen Sie einen unvollst\u00e4ndigen Scan sowie ein klares PDF. Suchen Sie mit dem Konto eines normalen Benutzers, nicht nur mit dem eines Administrators. Die Suchqualit\u00e4t h\u00e4ngt vom Material, der Suchanfrage und dem Zugriff des Benutzers ab. OCR ist kein Versprechen, dass jedes handgeschriebene Bild oder Bild von schlechter Qualit\u00e4t richtig gelesen wird.<\/p>\n<h2>Versionsverlauf und Genehmigung beantworten unterschiedliche Fragen<\/h2>\n<p>Viele Speicherplattformen behalten bereits Dateiversionen bei. Entscheidend ist, ob die Mitarbeiter die Entscheidung der genauen Version zuordnen k\u00f6nnen, auf die sie sich bezieht. Eine Datei namens \u201eapproved-final\u201c ist kein Beweis f\u00fcr eine kontrollierte Entscheidung, und die neueste Version ist nicht unbedingt die genehmigte.<\/p>\n<p>Der <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/dateiversionen-und-versionshistorie\/\">Versionsverlauf von Folderit (Englisch)<\/a> h\u00e4lt die zum Dokument geh\u00f6renden Revisionen zusammen. Der <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/document-approval-workflow\/\">Freigabeprozess (Englisch)<\/a> unterst\u00fctzt serielle oder parallele Entscheidungen. Die Freigabe gilt f\u00fcr die eingereichte Version; eine sp\u00e4ter hinzugef\u00fcgte Revision ist dadurch nicht automatisch freigegeben.<\/p>\n<p>Reichen Sie f\u00fcr die Bewertung Version 1 ein und f\u00fcgen Sie Version 2 hinzu, w\u00e4hrend die Entscheidung noch aussteht. Lassen Sie den Pr\u00fcfer zeigen, welche Version er pr\u00fcft, und den Dokumentverantwortlichen anschlie\u00dfend das Ergebnis erl\u00e4utern. Testen Sie auch eine Ablehnung und eine ausbleibende Antwort. Bei einer seriellen Freigabe verhindern beide den \u00dcbergang zum n\u00e4chsten Genehmiger.<\/p>\n<h2>Zugriffsrechte brauchen klare Verantwortlichkeiten<\/h2>\n<p>Ein freigegebenes Laufwerk kann \u00fcber sorgf\u00e4ltig verwaltete Berechtigungen verf\u00fcgen. Probleme entstehen, wenn \u00fcbernommene Zugriffe, Ad-hoc-Freigaben und Personal\u00e4nderungen nicht \u00fcberpr\u00fcft werden. Durch den Kauf eines anderen Systems entf\u00e4llt nicht die Notwendigkeit, den Besitz zu definieren oder den Zugriff zu entziehen, wenn eine Person ihn nicht mehr ben\u00f6tigt.<\/p>\n<p>Folderit dokumentiert unterschiedliche <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/zugriffsberechtigungen-vergleichen\/\">Berechtigungsstufen<\/a>, einschlie\u00dflich Vorschau, Anzeige mit Download und Bearbeitung, mit zus\u00e4tzlicher Berechtigungskonfiguration je nach Umfang und Plan. Passen Sie die genauen vorgeschlagenen Einstellungen an Administratoren, Redakteure, Pr\u00fcfer und externe Empf\u00e4nger an.<\/p>\n<p>Testen Sie den Zugang mit einem separaten regul\u00e4ren Konto. \u00dcberpr\u00fcfen Sie, was in der Suche, in der Vorschau und an freigegebenen Orten angezeigt wird und was der Empf\u00e4nger herunterladen kann. Eine Vorschaubeschr\u00e4nkung sollte nicht als Verhinderung jeder m\u00f6glichen Kopie sichtbarer Informationen beschrieben werden. Best\u00e4tigen Sie die Kontoanforderungen und die beabsichtigte externe Freigabemethode, anstatt einen anonymen \u00f6ffentlichen Zugriff anzunehmen.<\/p>\n<h2>Halten Sie Dokumententscheidungen nah am Dokument<\/h2>\n<p>Wenn sich die Datei an einem Ort befindet und ihre Genehmigung \u00fcber E-Mails oder Chats verstreut ist, ist die Rekonstruktion des Prozesses m\u00fchsam. Einige Kollaborationsplattformen k\u00f6nnen Entscheidungen bereits durch integrierte Tools oder zus\u00e4tzliche Anwendungen automatisieren. Beziehen Sie diese Konfiguration und Wartung in den Vergleich ein.<\/p>\n<p>Folderit bietet manuelle Dokumenten-Workflows und <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/automated-approval-workflow\/\">Genehmigungsautomatisierung auf Ordnerebene<\/a>. Einfache Genehmigungs- und Lesebest\u00e4tigungs-Workflows sind unter Medium aufgef\u00fchrt. Tailor f\u00fcgt den erweiterten <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/workflow-designer-verwenden\/\">Workflow-Designer<\/a> hinzu. Pr\u00fcfen Sie die f\u00fcr Ihren eigenen Prozess erforderlichen Schritte, Bedingungen und Teilnehmerzug\u00e4nge.<\/p>\n<p>Eine Genehmigung, eine Lesebest\u00e4tigung und eine Unterschrift dienen unterschiedlichen Zwecken. Eine aufgezeichnete Lesebest\u00e4tigung zeigt die Aktion eines Benutzers, keinen Beweis des Verst\u00e4ndnisses. Betrachten Sie einen Audit-Trail oder eine Workflow-Funktion nicht als automatische Einhaltung aller Vorschriften.<\/p>\n<h3>Beispiel: eine \u00fcberarbeitete Betriebsanweisung freigeben<\/h3>\n<p>In einem hypothetischen Betrieb erstellt die dokumentverantwortliche Person eine neue Fassung einer Betriebsanweisung. Die Qualit\u00e4tssicherung pr\u00fcft sie, eine benannte F\u00fchrungskraft gibt sie frei. Anschlie\u00dfend organisiert die Verwaltung die Verteilung nach den internen Vorgaben. Verfahrens-ID, verantwortliche Person, Abteilung und Pr\u00fcftermin werden als vereinbarte Metadaten erfasst; die Revisionen bleiben im Versionsverlauf zusammen.<\/p>\n<p>Das Team sollte entscheiden, was passiert, wenn die Qualit\u00e4tssicherung den Entwurf ablehnt, der Manager nicht antwortet oder eine weitere \u00dcberarbeitung hinzugef\u00fcgt wird. Testen Sie die gew\u00e4hlten Workflow- und Zugriffseinstellungen, bevor Sie sie f\u00fcr Live-Verfahren verwenden. Gehen Sie nicht davon aus, dass durch das Hochladen einer Revision automatisch jede fr\u00fchere Kopie zur\u00fcckgezogen oder f\u00fcr alle Empf\u00e4nger erneut ver\u00f6ffentlicht wird.<\/p>\n<h2>Formulare strukturieren den Dokumenteneingang<\/h2>\n<p>Manchmal wird ein Ordner als Sammlung unvollst\u00e4ndiger Anfragen verwendet. Jede Person erstellt ein anderes Dokument und der Administrator muss nach fehlenden Informationen fragen. Eine strukturierte Aufnahme kann n\u00fctzlicher sein als eine andere Namenskonvention.<\/p>\n<p>Die elektronischen Formulare von Folderit erstellen strukturierte Datens\u00e4tze in Ordnern und k\u00f6nnen Anh\u00e4nge enthalten. Tailor umfasst <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/eforms\/\">elektronische Formulare<\/a> und benutzerdefinierte Datens\u00e4tze. F\u00fcr eine hypothetische Anforderung eines Lieferantendokuments stimmen Sie Felder f\u00fcr den Namen des Lieferanten, den Dokumenttyp, den verantwortlichen Mitarbeiter, das \u00dcberpr\u00fcfungsdatum und einen Anhang zu. Entscheiden Sie, wer die Einreichung pr\u00fcft und welche dokumentierten Workflow-Schritte erforderlich sind.<\/p>\n<p>Das Formular selbst dient nicht der \u00dcberpr\u00fcfung des Lieferanten, legt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist fest und garantiert nicht, dass die Anlage korrekt ist. Weisen Sie diese Pr\u00fcfungen Personen oder separat verifizierten Integrationen zu. Testen Sie die kombinierte Konfiguration, bevor Sie sie als funktionierende Automatisierung behandeln.<\/p>\n<h2>Aufbewahrung ist mehr als die ewige Aufbewahrung von Dateien<\/h2>\n<p>Jede Datei unbegrenzt zu behalten ist keine vollst\u00e4ndige Regelung f\u00fcr die Schriftgutverwaltung. Legen Sie fest, welche Unterlagen erfasst sind, wann ihre Frist beginnt, was nach Fristablauf geschieht und wie L\u00f6schsperren behandelt werden. Ma\u00dfgeblich sind die Organisation und die Unterlagen, nicht die Sprache dieses Artikels.<\/p>\n<p>Die Aufbewahrungsautomatisierung von Folderit ist f\u00fcr Medium und Tailor aufgef\u00fchrt und setzt konfigurierte Fristen und Aktionen um. Pr\u00fcfen Sie die betroffenen Elementtypen, den Ordnerumfang und das Startdatum. Die Organisation legt rechtm\u00e4\u00dfige Fristen fest und pr\u00fcft, ob eine Vernichtung zul\u00e4ssig ist. Eine Aufbewahrungsfunktion ersetzt keine gesondert zu pr\u00fcfende rechtlich begr\u00fcndete L\u00f6schsperre.<\/p>\n<h2>W\u00e4hlen Sie einen praktischen n\u00e4chsten Schritt<\/h2>\n<p>Behalten Sie den vorhandenen gemeinsam genutzten Speicher bei, wenn dessen tats\u00e4chliche Suche, Berechtigungen, Versionierung und Prozesskontrollen Ihren Anforderungen bei akzeptabler Verwaltung entsprechen. Ziehen Sie ein DMS in Betracht, wenn wichtige Entscheidungen und Aufzeichnungen einen konsistenteren Prozess erfordern, als die aktuelle Einrichtung aufrechterhalten kann. Ein eingeschr\u00e4nkter Pilot kann die erforderliche Konfigurationsarbeit zeigen, bevor Sie ein gro\u00dfes Archiv verschieben.<\/p>\n<p>Vergleichen Sie Abonnement, Speicher, zus\u00e4tzliche Lizenzen, Migration und interne Verwaltung. Unser <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/dokumentenmanagement-kosten-kmu\/\">DMS-Preisleitfaden<\/a> hilft bei der Strukturierung des Budgets, w\u00e4hrend der <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/dms-migration-plan-checkliste\/\">Migrationsleitfaden<\/a> die Vorbereitung \u00fcbernimmt. \u00dcberpr\u00fcfen Sie die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/preisgestaltung\/\">aktuellen Folderit-Pl\u00e4ne<\/a> auf die erforderlichen Funktionen, anstatt davon auszugehen, dass jeder Plan jeden Workflow oder jedes Formular enth\u00e4lt.<\/p>\n<p>Sicherheitskriterien sollten Ihre Risiken widerspiegeln. Der <a href=\"https:\/\/nvlpubs.nist.gov\/nistpubs\/SpecialPublications\/NIST.SP.1300.pdf\">NIST-Leitfaden zur Cybersicherheit f\u00fcr Kleinunternehmen (Englisch)<\/a> bietet eine freiwillige Struktur f\u00fcr diese Diskussion. Um Folderit auszuwerten, <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/kontakt\/\">bringen Sie Ihren Dokumentenprozess zu unserem Team<\/a>, einschlie\u00dflich der Scans, Rollen, Revisionen und Ausnahmen, die Sie testen m\u00fcssen.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Vergleichen Sie Suche, Versionen, Freigaben, Rechte und Aufbewahrung. 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