{"id":89035,"date":"2026-11-02T19:43:27","date_gmt":"2026-11-02T17:43:27","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=89035"},"modified":"2026-11-03T12:42:03","modified_gmt":"2026-11-03T10:42:03","slug":"dokumentenmanagement-kosten-kmu","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/dokumentenmanagement-kosten-kmu\/","title":{"rendered":"Was kostet ein Dokumentenmanagement-System f\u00fcr KMU?"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide .budget-table th:last-child,.folderit-priority-guide .budget-table td:last-child{white-space:nowrap;overflow-wrap:normal;min-width:88px}<\/style>\n<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>F\u00fcr ein DMS-Budget reicht die monatliche Abogeb\u00fchr nicht aus. Vergleichen Sie die ben\u00f6tigten Zug\u00e4nge, die Dokumentenprozesse im gew\u00e4hlten Tarif, den Speicher, den Einrichtungsaufwand und zus\u00e4tzliche Lizenzen. Entscheidend sind die Kosten des tats\u00e4chlichen Arbeitsablaufs \u00fcber einen festgelegten Zeitraum.<\/p>\n<p>Dieser Leitfaden erkl\u00e4rt nutzerbezogene Preise, Teampakete und individuelle Angebote und hilft KMU bei der Budgetplanung. Folderit ist unser Produkt; seine Paketstruktur erl\u00e4utern wir daher direkt. Den Funktionsumfang haben wir am 2. November 2026 gepr\u00fcft. Preise h\u00e4ngen von W\u00e4hrung, Abrechnungszeitraum und Konfiguration ab. Nutzen Sie die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/preisgestaltung\/\">aktuelle Folderit-Preisseite<\/a>, statt fr\u00fchere Blogangaben als Angebot zu betrachten.<\/p>\n<h2>Drei Preismodelle im \u00dcberblick<\/h2>\n<h3>Abonnements pro Benutzer<\/h3>\n<p>Multiplizieren Sie den Preis mit der Anzahl der zahlenden Benutzer, nicht einfach mit der Anzahl der Personen im Unternehmen. Fragen Sie, ob Pr\u00fcfer, externe Empf\u00e4nger, Zeitarbeitskr\u00e4fte und Administratoren kostenpflichtige Lizenzen ben\u00f6tigen. \u00dcberpr\u00fcfen Sie den Mindesteinkauf: Ein niedriger St\u00fcckpreis mit einem hohen Mindestbetrag kann das Budget eines kleineren Teams \u00fcbersteigen.<\/p>\n<p>Die Preisgestaltung pro Benutzer kann angemessen sein, wenn der Zugriffsbedarf stabil ist und die erforderlichen Funktionen enthalten sind. Das Risiko besteht darin, das Budget f\u00fcr zehn regul\u00e4re Benutzer festzulegen und festzustellen, dass weitere zwanzig gelegentliche Benutzer ebenfalls Lizenzen ben\u00f6tigen. Fragen Sie, was passiert, wenn eine Person das Unternehmen verl\u00e4sst und ihre Lizenz neu zugewiesen wird.<\/p>\n<h3>Pakete mit enthaltenen Benutzern und Speicher<\/h3>\n<p>Ein Paket stellt dem Team ein definiertes Kontingent an Benutzern und Speicherplatz f\u00fcr einen angegebenen Abonnementbetrag zur Verf\u00fcgung. Teilen Sie die Gesamtsumme durch die Personen, die es tats\u00e4chlich nutzen werden, um die effektiven Kosten zu ermitteln, aber kaufen Sie f\u00fcr den Prozess und die Kapazit\u00e4t und nicht nur f\u00fcr dieses Verh\u00e4ltnis.<\/p>\n<p>\u00dcberpr\u00fcfen Sie den n\u00e4chsten Kapazit\u00e4tsschritt, die Preise f\u00fcr zus\u00e4tzliche Benutzer, die Speichererweiterung und ob sich durch ein Upgrade die verf\u00fcgbaren Funktionen \u00e4ndern. Ein Paket mit zehn enthaltenen Benutzern bedeutet nicht, dass die Anzahl der Benutzer unbegrenzt ist, und der enthaltene Speicher bedeutet nicht, dass jede Dateirevision unbegrenzt aufbewahrt werden kann.<\/p>\n<h3>Individuelle Angebote<\/h3>\n<p>Ein Angebot kann eine gr\u00f6\u00dfere Bereitstellung, spezifische Sicherheitsanforderungen, zus\u00e4tzliche Module oder eine Installation mit separatem Umfang umfassen. Fordern Sie eine Aufschl\u00fcsselung an, die Abonnement, Implementierung, Migration, Schulung und laufenden Support trennt. Best\u00e4tigen Sie die Verl\u00e4ngerungsbedingungen, die Mindestverpflichtung und welche Teile des Angebots optional sind.<\/p>\n<p>Ein angebotenes Produkt ist nicht automatisch teuer und ein ver\u00f6ffentlichter Einstiegspreis ist nicht automatisch der Gesamtpreis. Vergleichen Sie Angebote f\u00fcr dieselben Benutzer, Dokumente und erforderlichen Aktionen.<\/p>\n<h2>Eine einfache Budgetberechnung<\/h2>\n<p>Verwenden Sie diese Berechnung als Planungsstruktur: Die Kosten f\u00fcr das erste Jahr entsprechen zw\u00f6lf Monaten Abonnement, zuz\u00fcglich einmaliger Implementierung und Migration, zuz\u00fcglich zus\u00e4tzlicher Lizenzen oder Dienste und zuz\u00fcglich anfallender Steuern. F\u00fcgen Sie die interne Personalzeit separat hinzu, damit sie sichtbar bleibt. Wenn im Angebot ein anderer Abrechnungszeitraum verwendet wird, passen Sie die Berechnung vor dem Vergleich an.<\/p>\n<div class=\"table-wrap\" role=\"region\" tabindex=\"0\">\n<table class=\"budget-table\">\n<thead>\n<tr>\n<th>Beispielposten<\/th>\n<th>Berechnung<\/th>\n<th>Betrag<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Abonnement f\u00fcr zehn zahlende Benutzer<\/td>\n<td>10 \u00d7 20 \u20ac \u00d7 12 Monate<\/td>\n<td>2.400 \u20ac<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Einmalige Einrichtung und Migration<\/td>\n<td>Hypothetische Servicesch\u00e4tzung<\/td>\n<td>600 \u20ac<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Gesamtsumme des ersten Jahres vor Steuern<\/td>\n<td>Abonnement plus Einrichtung<\/td>\n<td>3.000 \u20ac<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Abonnement f\u00fcr das zweite Jahr, unver\u00e4nderter Umfang<\/td>\n<td>10 \u00d7 20 \u20ac \u00d7 12 Monate<\/td>\n<td>2.400 \u20ac<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Diese Eurobetr\u00e4ge sind frei gew\u00e4hlte Rechenbeispiele, keine Folderit-Preise, Marktdurchschnitte oder lokalen Angebote. Ben\u00f6tigen zus\u00e4tzlich f\u00fcnf gelegentliche Pr\u00fcfer eine kostenpflichtige Lizenz, steigt das Beispielabonnement auf 3.600 \u20ac j\u00e4hrlich vor Einrichtung und Steuern. Ersetzen Sie jeden Wert durch die tats\u00e4chlichen Bedingungen des Anbieters und rechnen Sie durchgehend in derselben W\u00e4hrung.<\/p>\n<p>Ersetzen Sie f\u00fcr einen Paketpreis die Multiplikation pro Benutzer durch den angegebenen monatlichen Paketbetrag. Ein 100-Euro-Monatspaket w\u00e4re in dieser hypothetischen \u00dcbung 1.200 Euro pro Jahr ohne Extras. Ob es g\u00fcnstiger ist, h\u00e4ngt von den enthaltenen Benutzern, dem Speicher, den Funktionen und den Implementierungsanforderungen ab.<\/p>\n<h2>Passen Sie den Preis an die Arbeit an, die Sie erledigen m\u00fcssen<\/h2>\n<p>Ein brauchbares Angebot nennt die ben\u00f6tigten Aktionen statt nur allgemeiner Funktionsnamen. \u201eWorkflow inklusive\u201c kann eine einfache Freigabe oder einen konfigurierbaren mehrstufigen Prozess bedeuten. Lassen Sie sich den konkreten Fall zeigen, bevor Sie daf\u00fcr ein Budget festlegen.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Suche:<\/strong> M\u00fcssen Mitarbeiter gescannten Text, Metadaten oder beides finden? Best\u00e4tigen Sie Dokumentformate, OCR-Umfang und etwaige Verarbeitungskontingente.<\/li>\n<li><strong>Entscheidungen:<\/strong> Ben\u00f6tigen Sie eine Genehmigung, eine protokollierte Lesebest\u00e4tigung, eine Unterschrift oder mehrere unterschiedliche Schritte? Diese Aktionen sind nicht austauschbar.<\/li>\n<li><strong>Zugriff:<\/strong> Identifizieren Sie Administratoren, Redakteure, Leser, Nur-Upload-Teilnehmer und externe Empf\u00e4nger. Best\u00e4tigen Sie, welche Rollen und Berechtigungen im vorgeschlagenen Plan vorhanden sind.<\/li>\n<li><strong>Dokumentation:<\/strong> Definieren Sie den Versionsverlauf, Pr\u00fcfinformationen, Startdaten f\u00fcr die Aufbewahrung und abschlie\u00dfende Ma\u00dfnahmen. Betrachten Sie ein Feature-Label nicht als Garantie f\u00fcr die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.<\/li>\n<li><strong>Integration:<\/strong> Benennen Sie die zu verbindenden Systeme und Daten. Der API-Zugriff allein sorgt nicht f\u00fcr eine abgeschlossene Integration und eliminiert auch keine Implementierungsarbeit.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nutzen Sie f\u00fcr die umfassendere Bewertung unseren <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/dokumentenmanagement-kmu-kaufberatung-2026\/\">DMS-Kaufleitfaden f\u00fcr KMU<\/a> und den <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/dokumentenmanagement-systeme-vergleich\/\">Vergleich von acht Dokumentenmanagement-Systemen<\/a>. Ver\u00f6ffentlichte Vergleichspreise sind datierte Anhaltspunkte. Ma\u00dfgeblich f\u00fcr den Kauf ist das aktuelle Angebot des Anbieters mit festgelegtem Leistungsumfang.<\/p>\n<h2>Wie sich die Pakete von Folderit auf das Budget eines Kleinunternehmens auswirken<\/h2>\n<p>Zu den aufgef\u00fchrten Paketen von Folderit geh\u00f6ren eine OCR-gest\u00fctzte Volltextsuche, ein Versionsverlauf und ein Audit-Trail. Das Paket Mini umfasst f\u00fcnf Benutzer und 150 GB Speicherplatz. Medium umfasst zehn Benutzer und 500 GB und f\u00fcgt einfache Genehmigungs- und Lesebest\u00e4tigungs-Workflows, automatisierte Aufbewahrung, Nummerierung und benutzerdefinierte Metadaten hinzu. Tailor f\u00fcgt den erweiterten Workflow-Designer, elektronische Formulare, benutzerdefinierte Datens\u00e4tze, detailliertere Berechtigungen, Single Sign-On und API-Zugriff hinzu.<\/p>\n<div class=\"table-wrap\" role=\"region\" tabindex=\"0\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Anforderung<\/th>\n<th>Was Sie bei Folderit pr\u00fcfen sollten<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Ein kleines durchsuchbares Dokumenten-Repository<\/td>\n<td>Mini: \u00dcberpr\u00fcfen Sie die Kontingente f\u00fcr f\u00fcnf Benutzer und 150 GB anhand des tats\u00e4chlichen Bedarfs.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Ein zehnk\u00f6pfiges Team mit einfachen Dokumentenentscheidungen<\/td>\n<td>Medium: \u00dcberpr\u00fcfen Sie die enthaltenen Workflow-Schritte, Aufbewahrungsregeln und 500 GB Kapazit\u00e4t.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Strukturierte Aufnahmeformulare oder komplexere Arbeitsabl\u00e4ufe<\/td>\n<td>Tailor: Kl\u00e4ren Sie Formulare, bedingte Abl\u00e4ufe, Berechtigungen und die Konfiguration von Nutzern und Speicher.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Integration oder eine Bereitstellung mit separatem Bereich<\/td>\n<td>Best\u00e4tigen Sie den Plan, die Verantwortung f\u00fcr die Umsetzung, die erforderlichen Dienstleistungen und die Gesch\u00e4ftsbedingungen.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Diese Paketstruktur kann das Teambudget leichter verst\u00e4ndlich machen: Vergleichen Sie das Gesamtabonnement und die enthaltene Kapazit\u00e4t, anstatt davon auszugehen, dass jeder Dokumentteilnehmer die gleiche zus\u00e4tzliche Nutzergeb\u00fchr kostet. Best\u00e4tigen Sie das tats\u00e4chliche Angebot und die Plangrenzen, bevor Sie die Einsparungen berechnen. Ein Paket ist nur dann von Nutzen, wenn es den Prozess enth\u00e4lt, den Ihr Team ben\u00f6tigt.<\/p>\n<p>Halten Sie wichtige Unterscheidungen klar. Eine aufgezeichnete Lesebest\u00e4tigung zeigt die Aktion des Benutzers, nicht das Verst\u00e4ndnis. Eine Genehmigung gilt f\u00fcr die eingereichte Version, nicht automatisch f\u00fcr sp\u00e4tere \u00dcberarbeitungen. Aufbewahrungsregeln f\u00fchren die von der Organisation gew\u00e4hlten Zeitr\u00e4ume und Aktionen aus; Sie legen nicht selbst den rechtlich zul\u00e4ssigen Vernichtungszeitpunkt fest. F\u00fcr erweiterte Formulare und den visuellen Workflow-Designer ist Tailor erforderlich.<\/p>\n<p>Best\u00e4tigen Sie f\u00fcr Signaturen die ausgew\u00e4hlte Signaturmethode, die Planverf\u00fcgbarkeit, die Nutzungskontingente und etwaige Geb\u00fchren externer Anbieter im Angebot. Best\u00e4tigen Sie f\u00fcr Cloud-Optionen und separat festgelegte lokale Optionen die Anforderungen jeder Bereitstellung, anstatt von identischen Abonnement- oder Implementierungsbedingungen auszugehen.<\/p>\n<h2>Kosten, die im Einstiegspreis fehlen k\u00f6nnen<\/h2>\n<p>Die Migration beginnt mit der Auswahl der zu \u00fcbertragenden Inhalte. Erfassen Sie Dateien, Versionen, Metadaten, Berechtigungen und weiterhin ben\u00f6tigte Links. Ein Massen-Upload und eine sorgf\u00e4ltig zugeordnete Migration sind unterschiedliche Projekte. Planen Sie Zeit f\u00fcr Dublettenbereinigung, Zugriffskontrollen und Stichproben nach dem Transfer ein. Unser <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/dms-migration-plan-checkliste\/\">Leitfaden zur DMS-Migration<\/a> erl\u00e4utert die Planung.<\/p>\n<p>Budget auch f\u00fcr Konfiguration und Einf\u00fchrung: Ordnerstruktur, Benutzergruppen, Metadaten, Workflow-Entscheidungen, Administratorschulung und ein kurzes Pilotprojekt mit echten Ausnahmen. Legen Sie fest, wer f\u00fcr diese Aufgaben verantwortlich ist. Wenn die Arbeit intern ist, nimmt sie auch dann noch Zeit in Anspruch, wenn die Rechnung des Lieferanten keinen Posten f\u00fcr die Einf\u00fchrung enth\u00e4lt.<\/p>\n<p>Fragen Sie nach dem laufenden Speicherwachstum, den unterst\u00fctzten Formaten, dem Supportumfang, zus\u00e4tzlichen Umgebungen und dem Datenexport. Best\u00e4tigen Sie das Exportformat f\u00fcr Dateien, Metadaten und den relevanten Verlauf, wer den Export durchf\u00fchrt und ob die Dienste separat berechnet werden. Ein niedriger Einstiegspreis sollte Sie nicht davon abhalten, einen praktikablen Ausstieg zu planen.<\/p>\n<h2>Fordern Sie ein Angebot an, das Sie genehmigen k\u00f6nnen<\/h2>\n<p>Senden Sie jedem Lieferanten das gleiche Briefing: aktive Benutzer und gelegentliche Teilnehmer, aktuelles Dokumentenvolumen und -wachstum, erforderliche Suchvorg\u00e4nge, Entscheidungsschritte, Zugriffsrollen, Aufbewahrungsregeln, Integrationen, Bereitstellungspr\u00e4ferenz und geplantes Startdatum. Fordern Sie einen Gesamtbetrag f\u00fcr das erste Jahr und einen Gesamtbetrag f\u00fcr das Verl\u00e4ngerungsjahr in derselben W\u00e4hrung und Steuerbasis an.<\/p>\n<p>Testen Sie anschlie\u00dfend einen kleinen, repr\u00e4sentativen Ablauf. Laden Sie einen Scan hoch, \u00e4ndern Sie ein Dokument, fordern Sie die ben\u00f6tigte Entscheidung an, pr\u00fcfen Sie die Ansicht eines Nutzers mit eingeschr\u00e4nkten Rechten und sehen Sie sich die Historie an. Das sind vorgeschlagene Bewertungsaufgaben, keine f\u00fcr diesen Artikel behaupteten Tests. Sicherheitsanforderungen sollten den Risiken Ihrer Organisation entsprechen. Der <a href=\"https:\/\/nvlpubs.nist.gov\/nistpubs\/SpecialPublications\/NIST.SP.1300.pdf\">NIST-Leitfaden f\u00fcr die Cybersicherheit kleiner Unternehmen (Englisch)<\/a> bietet daf\u00fcr einen freiwilligen Rahmen.<\/p>\n<p>W\u00e4hlen Sie ein Budget, das Sie in Bezug auf Personen, Kapazit\u00e4t und abgeschlossene Arbeiten erl\u00e4utern k\u00f6nnen. Um Folderit zu bewerten, <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/kontakt\/\">besprechen Sie Ihren Dokumentenprozess mit unserem Team<\/a> und fragen Sie, welches Paket und welche Konfiguration ihn abdecken. Das gibt Ihnen eine n\u00fctzlichere Antwort als eine isolierte monatliche Zahl.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>DMS-Kosten richtig vergleichen: Nutzer, Tarife, Speicher, Einf\u00fchrung und Zusatzlizenzen. 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