{"id":79874,"date":"2026-11-02T11:23:37","date_gmt":"2026-11-02T09:23:37","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=79874"},"modified":"2026-11-02T11:23:38","modified_gmt":"2026-11-02T09:23:38","slug":"wartungsanfragen-anlagenakten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/wartungsanfragen-anlagenakten\/","title":{"rendered":"Wartungsanfragen mit Anlagenakten verkn\u00fcpfen"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-maintenance-guide{font-size:18px;line-height:1.7;color:#333;overflow-wrap:anywhere}.folderit-maintenance-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-maintenance-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.folderit-maintenance-guide li{margin-bottom:.7em}.folderit-maintenance-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-maintenance-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-maintenance-guide th,.folderit-maintenance-guide td{padding:12px;border:1px solid #ddd;text-align:left;vertical-align:top}.folderit-maintenance-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-maintenance-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-maintenance-guide{font-size:17px}.folderit-maintenance-guide table{font-size:15px}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-maintenance-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}<\/style>\n<div class=\"folderit-maintenance-guide\">\n<p>Die Ger\u00e4teakte sagt, welcher Projektor im Besprechungsraum steht. Eine Wartungsanfrage muss zus\u00e4tzlich erkl\u00e4ren, was diesmal ausgefallen ist, wer sich darum k\u00fcmmert und welche Arbeit tats\u00e4chlich erledigt wurde. Kommt derselbe Fehler sp\u00e4ter wieder, braucht er einen eigenen Vorgang.<\/p>\n<p>In Folderit lassen sich solche Vorg\u00e4nge als Formular-Datens\u00e4tze anlegen und mit der Anlagenakte verkn\u00fcpfen. Eine Aufgabe zur Feldbearbeitung erfasst die Bearbeitung; eine nachgelagerte Pr\u00fcfung kann den Abschluss best\u00e4tigen. Das folgende Beispiel beschreibt eine dokumentierte Konfigurationsm\u00f6glichkeit, keinen durchgef\u00fchrten Gesamttest. Pr\u00fcfen Sie den ben\u00f6tigten <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/preisgestaltung\/\">Tailor-Tarif<\/a> f\u00fcr Formulare und Workflows.<\/p>\n<h2>Ger\u00e4tebestand und St\u00f6rungsmeldungen getrennt f\u00fchren<\/h2>\n<p>Das <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/asset-register-form\/\">Anlagenregister (auf Englisch)<\/a> enth\u00e4lt Kennung, Modell, Standort und Unterlagen. Jede Wartungsanfrage h\u00e4lt dagegen ein bestimmtes Ereignis fest. Im fiktiven Beispiel geh\u00f6rt der Projektor AS-2030 zu W-041 wegen Bildaussetzern und sp\u00e4ter zu W-067 wegen eines besch\u00e4digten Anschlusses. Der Abschluss des ersten Vorgangs erledigt den zweiten nicht.<\/p>\n<p>Schreiben Sie einen neuen Fehler nicht einfach \u00fcber die letzte Notiz in der Ger\u00e4teakte. Ein eigener Vorgang erh\u00e4lt den Zusammenhang zwischen Meldung, Bearbeitung und Pr\u00fcfung.<\/p>\n<h2>Ein Formular, das beim Melden noch keine Reparaturdaten verlangt<\/h2>\n<p>Erstellen Sie unter Admin tools \u2192 Form templates eine Vorlage \u201eWartungsanfrage\u201c. Die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/eforms-und-formularvorlagen\/\">eForms-Anleitung (auf Englisch)<\/a> erl\u00e4utert die Feldtypen. F\u00fcr die Meldung eignen sich:<\/p>\n<ul>\n<li>Vorgangsnummer: Text; automatische Nummerierung ist eine gesonderte Einrichtung.<\/li>\n<li>Ger\u00e4t: Relation zur tats\u00e4chlichen Vorlage des Anlagenregisters.<\/li>\n<li>Anlagenkennung: Text, etwa AS-2030, mit dem ausgew\u00e4hlten Ger\u00e4t abzugleichen.<\/li>\n<li>Meldedatum: Datum; Uhrzeit und Zeitzone bei Bedarf als zus\u00e4tzlicher Text.<\/li>\n<li>Beobachteter Standort: Text oder Auswahlliste.<\/li>\n<li>Fehlerbild und betriebliche Auswirkung: mehrzeiliger Text, ohne vom Meldenden eine technische Diagnose zu verlangen.<\/li>\n<li>Gew\u00fcnschte Priorit\u00e4t: Auswahl nach vereinbarten Kriterien.<\/li>\n<li>Meldende Person: Folderit-Benutzer oder passende Kontaktdaten bei einer stellvertretenden Erfassung.<\/li>\n<li>Anlagen: n\u00fctzliche Fotos oder Berichte \u00fcber ein Dateifeld.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nur die notwendigen Eingangsdaten sollten Pflichtfelder sein. Erg\u00e4nzen Sie Bearbeitungsstatus, zust\u00e4ndige Person, n\u00e4chsten Nachverfolgungstermin, ausgef\u00fchrte Arbeiten, Abschlussnachweise und Pr\u00fcfergebnis. Diese sp\u00e4teren Angaben bleiben bei der Erstellung optional.<\/p>\n<p>Als Status k\u00f6nnen Neu, In Pr\u00fcfung, In Bearbeitung, Wartet auf Teile, Bereit zur Pr\u00fcfung und Abgeschlossen dienen. Im beschriebenen Ablauf pflegen Menschen die Werte. Ein ausgew\u00e4hlter Abschlussstatus ersetzt keinen Arbeitsnachweis.<\/p>\n<h2>Die richtige Anlagenakte ausw\u00e4hlen<\/h2>\n<p>W\u00e4hlen Sie beim Relation-Feld \u201eGer\u00e4t\u201c unter Fetch options from die Vorlage des Anlagenregisters. \u00dcber Choose an item sucht die meldende Person den Datensatz und best\u00e4tigt ihn. Die Auswahl ist damit auf diesen Formulartyp begrenzt.<\/p>\n<p>Neue Anfragen werden im vorgesehenen Wartungsordner \u00fcber den Pfeil neben Upload angelegt. Formularvorlagen sind nicht auf diesen Ordner beschr\u00e4nkt; sie stehen in Ordnern mit ausreichenden Benutzerrechten zur Verf\u00fcgung. Benennen Sie deshalb den vorgesehenen Ablageort in der Arbeitsanweisung.<\/p>\n<p>Die Auswahl einer Relation kopiert die Anlagenkennung nicht automatisch in ein Textfeld. Ebenso wenig garantiert sie einen Abgleich sp\u00e4terer Standort- oder Status\u00e4nderungen. Die Kennung f\u00fcr Suchabfragen muss gepr\u00fcft werden. Der beobachtete Standort bleibt eine Angabe zum damaligen Ereignis.<\/p>\n<h2>Bearbeitung und Abschlusspr\u00fcfung zuweisen<\/h2>\n<p>Nach der Eingangskontrolle w\u00e4hlt die koordinierende Person die tats\u00e4chlichen Empf\u00e4nger. Im Workflow-Men\u00fc des Datensatzes kann sie eine <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/workflows-zum-ausfuellen-von-feldern\/\">Fill-fields-Aufgabe (auf Englisch)<\/a> einrichten.<\/p>\n<ol>\n<li>Ger\u00e4t, Fehlerbeschreibung, Standort und Auswirkung als lesbaren Kontext anzeigen.<\/li>\n<li>Nur die ben\u00f6tigten Bearbeitungsfelder zur \u00c4nderung freigeben; diese m\u00fcssen auch sichtbar sein.<\/li>\n<li>In der Aufgabennotiz nach ausgef\u00fchrter Handlung, offenem Hindernis und n\u00e4chstem Schritt fragen.<\/li>\n<li>Eine erforderliche Freigabe oder Abschlusspr\u00fcfung zeitlich nach der Feldbearbeitung anordnen.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Ein Name im Feld \u201eZust\u00e4ndig\u201c weist weder automatisch eine Aufgabe noch Zugriffsrechte zu. Empf\u00e4nger werden im Workflow eingerichtet. Due by ist eine informative Frist; Timeout steuert unabh\u00e4ngig davon einen Zeit\u00fcberschreitungspfad im Automatisierungsdesigner.<\/p>\n<p>Ein brauchbarer Zwischenstand lautet beispielsweise: \u201eErsatzadapter bestellt, Lieferung ausstehend, Nachfrage am 12. November.\u201c Das Absenden der Aufgabe aktualisiert den Datensatz. Die Reparatur, eine Teilebestellung oder eine Status\u00e4nderung an der Anlagenakte m\u00fcssen die zust\u00e4ndigen Personen tats\u00e4chlich vornehmen.<\/p>\n<h2>Offene Arbeit nicht als erledigt darstellen<\/h2>\n<p>Pr\u00fcfen Sie vor dem Abschluss, was gemacht wurde, wer es dokumentiert hat und welche Belege vorliegen. Ein fehlender Lieferantenbericht oder ausstehendes Teil geh\u00f6rt als offene Handlung in den Vorgang. Bei einer falsch gew\u00e4hlten Anlage sind Relation und Kennung vor weiteren Eintr\u00e4gen zu korrigieren.<\/p>\n<p>Bei zwei Meldungen zum selben Ereignis entscheidet die Koordination \u00fcber den aktiven Vorgang und erkl\u00e4rt die Zuordnung. Eine automatische Dublettenerkennung ist nicht Bestandteil dieses Beispiels.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/assets.publishing.service.gov.uk\/media\/57a08c5940f0b64974001164\/ziken4.pdf#page=222\">Beispielformular f\u00fcr Wartungsauftr\u00e4ge (PDF) (auf Englisch)<\/a><\/p>\n<h2>R\u00fcckst\u00e4nde sichtbar machen und den Ablauf pr\u00fcfen<\/h2>\n<p>Zeigen Sie Kennung, Anlage, Status, Zust\u00e4ndigkeit und n\u00e4chsten Termin als <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/ordneransichten-konfigurieren\/\">Ordnerspalten (auf Englisch)<\/a>. W\u00e4hlen Sie in der <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/dokumente-suchen\/\">Suche (auf Englisch)<\/a> den konkreten Wartungsformulartyp und passende Metadatenbedingungen. Eine exakte Suche im Textfeld Anlagenkennung zeigt die Vorg\u00e4nge zu AS-2030.<\/p>\n<p>Formular-Relationen sind von allgemeinen Related-items-Verkn\u00fcpfungen zu unterscheiden. Der allgemeine Filter \u201eHat Relationen\u201c greift nicht allein deshalb, weil das Formular ein ausgef\u00fclltes Ger\u00e4tefeld besitzt. Nutzen Sie die Kennungsabfrage oder richten Sie die gew\u00fcnschten allgemeinen Verkn\u00fcpfungen ausdr\u00fccklich ein.<\/p>\n<p>F\u00fcr Folgetermine k\u00f6nnen Sie <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/automatische-erinnerungen-fuer-formulardatensaetze\/\">Erinnerungen (auf Englisch)<\/a> mit Datum, Statusbedingungen und festgelegten Empf\u00e4ngern einrichten. Pr\u00fcfen Sie einen wartenden und einen abgeschlossenen Vorgang. Eine Erinnerung plant keinen Techniker ein und \u00e4ndert keinen Status.<\/p>\n<p>Kontrollieren Sie die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/zugriffsberechtigungen-vergleichen\/\">Berechtigungen (auf Englisch)<\/a> f\u00fcr Anfrage und Anlagenakte. Sichtbare Aufgabenfelder ersetzen keine Repository-Rechte. Testen Sie neue Meldungen, falsche Ger\u00e4tezuordnungen, ausstehende Teile, die Abschlusspr\u00fcfung und \u00fcberf\u00e4llige Termine. Dringende Situationen geh\u00f6ren in den vorgesehenen betrieblichen Meldekanal; ein Formular garantiert keine sofortige Reaktion.<\/p>\n<p>Das <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/kontakt\/\">Folderit-Team<\/a> kann Sie bei der Pr\u00fcfung des Formular- und Workflow-Aufbaus unterst\u00fctzen.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Verkn\u00fcpfen Sie Wartungsanfragen in Folderit mit der Ger\u00e4teakte. 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