Unternehmen schwimmen in Dokumenten, unabh\u00e4ngig davon, in welcher Branche sie t\u00e4tig sind. Diese Dokumente k\u00f6nnen grob in zwei Status eingeteilt werden: in Gebrauch und inaktiv. Viele dieser Dokumente sind f\u00fcr Unternehmen wichtig, weshalb sie f\u00fcr einen bestimmten Zeitraum oder auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden m\u00fcssen, insbesondere wenn sie inaktiv sind. Diese Gesch\u00e4ftsdokumente oder Aufzeichnungen m\u00fcssen auf der Grundlage von Unternehmensrichtlinien und Richtlinien zur Einhaltung von Gesetzen verwaltet, weitergegeben und archiviert werden. Dieser Prozess, oder genauer gesagt die Archivierung von Dokumenten, ist ein wesentlicher Bestandteil der Informations- und Dokumentenmanagementstrategie eines jeden Unternehmens. <\/p>\n
Die Archivierung von Dokumenten ist eine strategische Notwendigkeit f\u00fcr Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe. Bei diesem Prozess werden inaktive Dokumente oder \u201eAufzeichnungen\u201c langfristig aufbewahrt, w\u00e4hrend gleichzeitig sichergestellt wird, dass diese Dokumente bei Bedarf leicht wiedergefunden werden k\u00f6nnen.<\/p>\n
Um zus\u00e4tzliche Klarheit zu schaffen, muss man verstehen, dass ein Dokument als Aufzeichnung gilt, sobald ein Dokumentenprozess abgeschlossen ist, oder einfacher ausgedr\u00fcckt, dass das spezifische Dokument und der damit verbundene Prozess als \u201eabgeschlossen\u201c betrachtet werden. Eine formellere Definition w\u00fcrde lauten, dass Dokumente zu Aufzeichnungen \u201eerkl\u00e4rt\u201c<\/a> werden, wenn sie Belege f\u00fcr Handlungen oder Entscheidungen zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort liefern. <\/p>\n Bevor wir uns mit den beiden Haupttypen der Dokumentenarchivierung befassen, ist es wichtig, darauf hinzuweisen, dass es in den meisten F\u00e4llen keine expliziten Gesetze oder Vorschriften gibt, die die Speicherung von Dokumenten auf Papier oder in digitaler Form vorschreiben. In den meisten F\u00e4llen erf\u00fcllen beide die gleichen rechtlichen und Compliance-Anforderungen. <\/p>\n Es wird jedoch empfohlen, bestimmte Dokumente sicherheitshalber auch in Papierform aufzubewahren. Dazu geh\u00f6ren Testamente, Trusts, notarielle Vertr\u00e4ge mit erhabenen Siegeln, Eigentumsrechte, Schuldscheine und \u00e4hnliche Dokumente. Wir empfehlen, sowohl physische als auch digitale Kopien dieser Dokumente aufzubewahren. <\/p>\n Dabei handelt es sich um die herk\u00f6mmliche Methode der Aufbewahrung von papierbasierten Dokumenten an sicheren physischen Orten. Diese k\u00f6nnen vor Ort sein, wie z. B. Aktenr\u00e4ume, Aktenschr\u00e4nke und Archivr\u00e4ume, oder sie k\u00f6nnen sich an externen Archivierungsorten befinden.<\/p>\n Obwohl diese Art der Archivierung in einigen Branchen immer noch weit verbreitet ist, ist sie im Vergleich zur elektronischen Archivierung und Aufbewahrung sehr arbeitsintensiv, anf\u00e4llig f\u00fcr Verlust oder Besch\u00e4digung und einfach insgesamt ineffizient.<\/p>\n Wie der vorherige Punkt, ist auch dieser ziemlich selbsterkl\u00e4rend. Bei der digitalen Archivierung werden Papierdokumente gescannt und digitalisiert, um sie langfristig auf lokalen Servern, in der Cloud, auf Festplatten usw. zu speichern. Diese Methode der Dokumentenspeicherung und -verwaltung wird aufgrund ihrer vielen Vorteile immer h\u00e4ufiger eingesetzt. Die digitale Archivierung spart Platz, erleichtert das Auffinden von Dokumenten und bietet bessere Sicherheitsoptionen. Cloud-basierte Dokumentenverwaltungssysteme wie Folderit bieten ein noch h\u00f6heres Ma\u00df an Zug\u00e4nglichkeit und erm\u00f6glichen eine erhebliche Notfallwiederherstellung. <\/p>\n Wenn Sie eine effiziente Strategie f\u00fcr die Archivierung von Dokumenten umsetzen m\u00f6chten, m\u00fcssen Sie einen klaren und systematischen Ansatz verfolgen, der sicherstellt, dass die Dokumente sicher aufbewahrt werden, zug\u00e4nglich bleiben und vor allem den rechtlichen und betrieblichen Anforderungen entsprechen.<\/p>\n Eine gut durchdachte Strategie schl\u00e4gt zwei Fliegen mit einer Klappe, d.h. sie rationalisiert den Abrufprozess und sichert gleichzeitig wichtige Informationen f\u00fcr die langfristige Nutzung.<\/p>\n Bevor Sie mit der Archivierung beginnen, ist es wichtig, eine umfassende interne Pr\u00fcfung aller vorhandenen Dokumente vorzunehmen. Diese Pr\u00fcfung hilft dabei, festzustellen, welche Dokumente archiviert werden sollten, welche weggeworfen werden sollten und welche aktiv bleiben sollten. <\/p>\n Einige wichtige \u00dcberlegungen f\u00fcr diesen Schritt sind:<\/p>\n Dieser Schritt ist sehr wichtig f\u00fcr die Einhaltung von Gesetzen und f\u00fcr die Automatisierung, d.h. die Erstellung eines Zeitplans f\u00fcr die Aufbewahrung von Dokumenten<\/a>. Ein gut definierter Zeitplan f\u00fcr die Aufbewahrung von Dokumenten ist f\u00fcr ein Unternehmen, das seine Dokumentation und Archivierung effektiv verwalten m\u00f6chte, unerl\u00e4sslich. <\/p>\n Und warum? Weil es sicherstellt, dass die Dokumente f\u00fcr einen angemessenen Zeitraum archiviert werden. Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Dokumententyp und Branchenvorschriften. <\/p>\n Jede gute Aufbewahrungsrichtlinie sollte Folgendes beinhalten:<\/p>\n Der n\u00e4chste Schritt besteht darin, die richtige Archivierungsmethode f\u00fcr die Bed\u00fcrfnisse Ihres Unternehmens auszuw\u00e4hlen.<\/p>\n Die Optionen hierf\u00fcr sind:<\/p>\n F\u00fcr Unternehmen, die von physischen auf digitale Archive umstellen, ist die Digitalisierung von Dokumenten ein entscheidender Schritt. Das Scannen von Papierdokumenten in digitale Formate wie PDF\/A erm\u00f6glicht eine langfristige Speicherung und einen einfacheren Zugriff. <\/p>\n Wichtige Schritte f\u00fcr die Umstellung sind:<\/p>\n Datensicherheit und Zugriffskontrolle sind bei der Archivierung von Dokumenten von gr\u00f6\u00dfter Bedeutung. Archivierte Dokumente enthalten oft sensible Informationen, und eine schlechte Zugriffsverwaltung kann auch zu Verst\u00f6\u00dfen gegen die Compliance f\u00fchren: <\/p>\n Automatisierung ist in fast allen Szenarien Ihr bester Freund, und bei der Archivierung von Dokumenten ist das nicht anders. Die Automatisierung kann die Effizienz und Genauigkeit des Archivierungsprozesses erheblich verbessern. <\/p>\n Moderne automatisierte Dokumentenverwaltungssysteme erm\u00f6glichen:<\/p>\n Jede effektive Archivierungsstrategie erfordert eine kontinuierliche Pflege und regelm\u00e4\u00dfige \u00dcberpr\u00fcfungen. Regelm\u00e4\u00dfige \u00dcberpr\u00fcfungen stellen sicher, dass das Archiv gesetzeskonform und funktionsf\u00e4hig bleibt: <\/p>\n Einige wichtige Dinge, die Sie beachten sollten:<\/p>\n Die Dokumente, die Sie archivieren, h\u00e4ngen von den Bed\u00fcrfnissen Ihres Unternehmens und den gesetzlichen oder branchenspezifischen Anforderungen ab. Jedes Dokument dient einem bestimmten Zweck, sei es zur Einhaltung von Vorschriften, f\u00fcr interne Abl\u00e4ufe oder als langfristige Referenz. <\/p>\n Diese Dokumente umfassen in der Regel:<\/p>\n Juristische Dokumente:<\/strong><\/p>\n Finanzielle Dokumente:<\/strong><\/p>\nArten der Archivierung von Dokumenten<\/h2>\n
Physische Archivierung<\/h3>\n
Digitale Archivierung<\/h3>\n
Wie Sie eine Strategie zur Dokumentenarchivierung umsetzen<\/h2>\n
Schritt 1: F\u00fchren Sie eine erste Dokumentenpr\u00fcfung durch<\/h3>\n
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\nIdentifizieren Sie, welche Arten von Dokumenten langfristig aufbewahrt werden m\u00fcssen (z.B. Finanzunterlagen, Vertr\u00e4ge, Compliance-Dokumente)<\/li>\n
\nTrennung h\u00e4ufig genutzter Dokumente von solchen, die selten genutzt werden<\/li>\n
\nHalten Sie die Vorschriften ein, indem Sie Dokumente identifizieren, die archiviert werden m\u00fcssen, um bestimmte rechtliche oder regulatorische Vorgaben zu erf\u00fcllen (z.B. GDPR<\/a>, HIPAA<\/a>, SOX).<\/li>\n<\/ul>\nSchritt 2: Erstellen Sie einen Zeitplan f\u00fcr die Aufbewahrung von Dokumenten<\/h3>\n
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\nGeben Sie an, wie lange jede Art von Dokument archiviert werden soll. Steuerunterlagen m\u00fcssen beispielsweise sieben Jahre lang aufbewahrt werden, w\u00e4hrend Vertr\u00e4ge eine unbegrenzte Aufbewahrung erfordern k\u00f6nnen. <\/li>\n
\nLegen Sie Kriterien f\u00fcr die sichere L\u00f6schung von Unterlagen fest, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht mehr ben\u00f6tigt werden. So halten Sie die Datenschutzgesetze ein und minimieren gleichzeitig die Lagerkosten. <\/li>\n<\/ul>\nSchritt 3: W\u00e4hlen Sie die richtige Archivierungsmethode<\/h3>\n
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\nDas Hosting eines sicheren digitalen Archivs vor Ort f\u00fcr Unternehmen mit sensiblen Daten kann eine bessere Kontrolle und einen besseren Schutz der Daten bieten.<\/li>\n
\nCloud-basierte Archivierung bietet Skalierbarkeit und Kosteneffizienz. Sie ist ideal f\u00fcr Unternehmen, die ihre Hardware-Investitionen minimieren und den Zugriff von mehreren Standorten aus optimieren m\u00f6chten. <\/li>\n
\nEinige Organisationen k\u00f6nnen von einer Kombination aus physischer und digitaler Archivierung profitieren, insbesondere beim \u00dcbergang von papierbasierten Systemen zu einem vollst\u00e4ndig digitalen Archiv.<\/li>\n<\/ul>\nSchritt 4: Digitalisieren und Indizieren von physischen Dokumenten<\/h3>\n
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\nVerwenden Sie die erweiterte optische Zeichenerkennung (OCR), um Papierdokumente in durchsuchbare digitale Dateien umzuwandeln.<\/li>\n
\nWeisen Sie Metadaten wie Dokumententyp, Erstellungsdatum, Autor und Aufbewahrungszeitraum zu, um die Durchsuchbarkeit und Klassifizierung zu verbessern. Ein gutes Dokumentenverwaltungssystem wie Folderit erm\u00f6glicht die Erstellung umfangreicher Metadaten<\/a> und die Vergabe von Tags<\/a> <\/li>\n<\/ul>\nSchritt 5: Implementierung von Sicherheits- und Compliance-Ma\u00dfnahmen<\/h3>\n
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\nRichten Sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle ein, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf Dokumente zugreifen, sie \u00e4ndern oder abrufen k\u00f6nnen.<\/li>\n
\nVerwenden Sie starke Verschl\u00fcsselungsmethoden wie 256-Bit-SSL-Verschl\u00fcsselung<\/a>, um archivierte Dateien vor unbefugtem Zugriff zu sch\u00fctzen.<\/li>\n
\nPflegen Sie detaillierte Pr\u00fcfpfade<\/a>, um zu \u00fcberwachen, wer auf bestimmte Dokumente zugegriffen oder sie ver\u00e4ndert hat. Dies ist besonders wichtig f\u00fcr Compliance-Audits <\/li>\n<\/ul>\nSchritt 6: Automatisieren Sie den Archivierungsprozess<\/h3>\n
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\nAutomatisieren Sie die Archivierung auf der Grundlage vordefinierter Regeln, wie z.B. Dateialter oder Dokumententyp, und stellen Sie so sicher, dass Dokumente archiviert werden, sobald sie die Kriterien erf\u00fcllen.<\/li>\n
\nAutomatisierte Systeme tragen dazu bei, menschliche Fehler zu reduzieren, indem sie sicherstellen, dass die Dokumente korrekt indiziert und gespeichert werden.<\/li>\n
\nAutomation sorgt f\u00fcr den sofortigen Abruf archivierter Dokumente von jedem Ort und jedem Ger\u00e4t aus und verbessert so die betriebliche Effizienz.<\/li>\n<\/ul>\nSchritt 7: Pr\u00fcfen und aktualisieren Sie Ihr Archiv regelm\u00e4\u00dfig<\/h3>\n
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\n\u00dcberpr\u00fcfen Sie regelm\u00e4\u00dfig Ihre Archivierungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass sie den neuesten gesetzlichen Anforderungen entsprechen.<\/li>\n
\nStellen Sie sicher, dass Ihr Archivierungssystem mit der Technologie mitw\u00e4chst, insbesondere um Datenverluste durch veraltete Dateiformate oder veraltete Speicherl\u00f6sungen zu vermeiden.<\/li>\n<\/ul>\nWelche Arten von Dokumenten sollten Sie digitalisieren und archivieren?<\/h2>\n
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