{"id":55917,"date":"2025-06-02T18:58:44","date_gmt":"2025-06-02T15:58:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/automatisierte-archivierung-folderits-neue-funktion-archivieren-in-ordner\/"},"modified":"2025-06-02T18:58:44","modified_gmt":"2025-06-02T15:58:44","slug":"automatisierte-archivierung-folderits-neue-funktion-archivieren-in-ordner","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/automatisierte-archivierung-folderits-neue-funktion-archivieren-in-ordner\/","title":{"rendered":"Automatisierte Archivierung – Folderits neue Funktion \u201eArchivieren in Ordner\u201c."},"content":{"rendered":"\n

Neue Wege in der Dokumentenverwaltung beschreiten<\/h2>\n\n

Wir bei Folderit h\u00f6ren immer auf Ihr Feedback, um unser Dokumentenmanagementsystem (DMS)<\/a> noch besser zu machen. Heute freuen wir uns, Ihnen eine Funktion vorstellen zu k\u00f6nnen, die eine h\u00e4ufige Herausforderung f\u00fcr viele unserer Benutzer l\u00f6st: die effiziente Aufbewahrung von Dokumenten. Lernen Sie die Funktion \u201eIn Ordner archivieren\u201c kennen – eine intelligente, organisierte Art, Ihre Dokumente zu archivieren. <\/p>\n\n

Der traditionelle Ansatz vs. Die neue L\u00f6sung<\/h2>\n\n

Der alte Weg<\/h3>\n\n

Fr\u00fcher waren unsere Aufbewahrungsoptionen<\/a> ziemlich einfach, hatten aber einige Einschr\u00e4nkungen. Sie konnten ein Zeitlimit f\u00fcr die Aufbewahrung von Dokumenten in einem Ordner festlegen, nach dessen Ablauf sie automatisch gel\u00f6scht wurden. Dies trug zwar dazu bei, den Speicherplatzbedarf zu reduzieren, war aber nicht die beste L\u00f6sung f\u00fcr Dokumente, die aus historischen oder Compliance-Gr\u00fcnden aufbewahrt werden mussten. <\/p>\n\n

\"Archivierung
Archivierung in Folderit EDMS<\/figcaption><\/figure>\n\n

Der neue Weg<\/h3>\n\n

Mit der neuen Funktion \u201eArchivieren in Ordner\u201c haben wir die Dokumentenverwaltung noch besser gemacht. Anstatt Dokumente nach einer bestimmten Zeit zu l\u00f6schen, k\u00f6nnen Sie sie jetzt in einen bestimmten Archivordner verschieben. Auf diese Weise k\u00f6nnen Sie Ihren Hauptarbeitsbereich sauber und organisiert halten und gleichzeitig wichtige Dokumente sicher aufbewahren und abrufen. <\/p>\n\n

Schritt-f\u00fcr-Schritt-Anleitung f\u00fcr die Verwendung von \u201eArchivieren in Ordner\u201c<\/h2>\n\n
    \n
  1. W\u00e4hlen Sie Ihren Ordner<\/strong>Suchen Sie den Ordner, der die Dokumente enth\u00e4lt, die Sie verwalten m\u00f6chten. Dies ist Ihr Ausgangspunkt f\u00fcr die Einrichtung des Archivierungsprozesses. <\/li>\n\n\n\n
  2. Zugriff auf die Aufbewahrungseinstellungen<\/strong>Klicken Sie auf die Schaltfl\u00e4che Aufbewahrung in der Symbolleiste. Dadurch \u00f6ffnen sich die Einstellungen, in denen Sie angeben k\u00f6nnen, wie lange Dokumente im aktuellen Ordner verbleiben sollen, bevor sie verschoben werden. <\/li>\n\n\n\n
  3. Definieren Sie den Zeitrahmen<\/strong>W\u00e4hlen Sie die Dauer (Tage, Wochen, Monate oder Jahre), nach der Ihre Dokumente archiviert werden sollen. Dank dieser Flexibilit\u00e4t k\u00f6nnen Sie den Aufbewahrungszeitraum an Ihre speziellen Bed\u00fcrfnisse anpassen. <\/li>\n\n\n\n
  4. W\u00e4hlen Sie \u201eIn Ordner archivieren<\/strong>\u201cW\u00e4hlen Sie aus der Liste der Aufbewahrungsaktionen \u201eIn Ordner archivieren\u201c. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumente nach Ablauf des angegebenen Zeitraums verschoben und nicht gel\u00f6scht werden. <\/li>\n\n\n\n
  5. W\u00e4hlen Sie Ihren Archivspeicherort<\/strong>W\u00e4hlen Sie den Zielordner, in den die Dokumente verschoben werden sollen. Dies kann ein speziell f\u00fcr diesen Zweck eingerichteter Archivordner sein. <\/li>\n\n\n\n
  6. \u00dcbernehmen und speichern<\/strong>Best\u00e4tigen und speichern Sie Ihre Einstellungen. Optional k\u00f6nnen Sie diese Einstellungen auch auf Unterordner anwenden, um die Konsistenz in Ihrem Dokumentenverwaltungssystem zu gew\u00e4hrleisten. <\/li>\n<\/ol>\n\n

    Warum Sie \u201eArchive to Folder\u201c lieben werden<\/h2>\n\n

    Entr\u00fcmpeln Sie Ihren Arbeitsbereich: Schluss mit un\u00fcbersichtlichen Ordnern! Wenn Sie alte Dokumente archivieren, bleiben Ihre aktiven Ordner \u00fcbersichtlich und leicht zu navigieren. Das macht es viel einfacher, die Dokumente zu finden, die Sie brauchen, ohne sich durch ein Meer von veralteten Dateien w\u00fchlen zu m\u00fcssen. <\/p>\n\n

    Bleiben Sie konform: Erf\u00fcllen Sie die gesetzlichen Vorschriften<\/a>, indem Sie Dokumente archivieren, anstatt sie zu l\u00f6schen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Aufzeichnungen f\u00fcr Audits oder rechtliche Anforderungen zur Verf\u00fcgung haben. Eine vollst\u00e4ndige historische Aufzeichnung ist entscheidend f\u00fcr die Einhaltung von Branchenvorschriften und Unternehmensrichtlinien. <\/p>\n\n

    Steigern Sie die Effizienz<\/a>: Automatisieren Sie den Archivierungsprozess, um Zeit zu sparen und das Risiko menschlicher Fehler zu verringern. Anstatt Dateien manuell in einen Archivordner zu verschieben, lassen Sie Folderit dies f\u00fcr Sie erledigen. Durch diese Automatisierung gewinnen Sie Zeit, so dass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren k\u00f6nnen. <\/p>\n\n

    Real-World-Anwendungen<\/h2>\n\n

    Finanzabteilungen<\/h3>\n\n

    Halten Sie Ihre aktuellen Finanzdokumente griffbereit und archivieren Sie gleichzeitig \u00e4ltere Aufzeichnungen, um sie leichter abrufen zu k\u00f6nnen. So k\u00f6nnen Sie beispielsweise die Jahresabschl\u00fcsse der vergangenen Jahre archivieren und die Daten des laufenden Jahres leicht zug\u00e4nglich machen. <\/p>\n\n

    Juristische Teams<\/h3>\n\n

    Stellen Sie die Einhaltung von Vorschriften sicher, indem Sie Rechtsdokumente, die f\u00fcr einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden m\u00fcssen, einfach archivieren. Dazu geh\u00f6ren Vertr\u00e4ge, Vereinbarungen und andere Rechtsdokumente, die \u00fcber mehrere Jahre aufbewahrt werden m\u00fcssen. <\/p>\n\n

    Projektleitung<\/h3>\n\n

    Archivieren Sie abgeschlossene Projektdateien<\/a>, um Ihre Projektordner auf aktive Aufgaben zu konzentrieren und gleichzeitig fr\u00fchere Projektdaten zu bewahren. Auf diese Weise k\u00f6nnen Sie alte Projektdokumente leicht finden und referenzieren, ohne Ihre aktuelle Arbeit zu beeintr\u00e4chtigen. <\/p>\n\n

    Ihre Stimme, unsere Innovation<\/h2>\n\n

    Wir haben die Funktion \u201eArchive to Folder\u201c aufgrund Ihres Feedbacks und Ihrer Bed\u00fcrfnisse entwickelt. Unser Ziel ist es, Folderit DMS so benutzerfreundlich und effizient wie m\u00f6glich zu gestalten. Ihre Erkenntnisse sind f\u00fcr uns entscheidend, um das zu erreichen. Indem wir auf unsere Benutzer h\u00f6ren, verbessern wir st\u00e4ndig unsere Software und f\u00fcgen neue Funktionen hinzu, die Ihr Dokumentenmanagement wirklich verbessern. <\/p>\n\n

    Fazit<\/h2>\n\n

    Die Funktion \u201eIn Ordner archivieren\u201c ist mehr als nur ein neues Tool; sie ist ein Schritt hin zu einer intelligenteren, effizienteren Dokumentenverwaltung. Mit dieser Funktion k\u00f6nnen Sie Ihre Dokumente organisiert und zug\u00e4nglich halten und dabei sowohl betriebliche als auch Compliance-Anforderungen erf\u00fcllen. Ganz gleich, ob Sie Finanzunterlagen, juristische Dokumente oder Projektdateien verwalten, diese Funktion bietet eine flexible und automatisierte L\u00f6sung, um Ihre Daten zu organisieren und die Vorschriften einzuhalten. <\/p>\n\n

    Vielen Dank, dass Sie Teil der Folderit Community sind. Wir sind gespannt, wie Sie diese Funktion nutzen werden, um Ihre Dokumentenmanagementprozesse zu verbessern. <\/p>\n\n

    Testen Sie Folderit kostenlos!<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Neue Wege in der Dokumentenverwaltung beschreiten Wir bei Folderit h\u00f6ren immer auf Ihr Feedback, um unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) noch besser zu machen. Heute freuen wir uns, Ihnen eine Funktion vorstellen zu k\u00f6nnen, die eine h\u00e4ufige Herausforderung f\u00fcr viele unserer Benutzer l\u00f6st: die effiziente Aufbewahrung von Dokumenten. 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