{"id":55916,"date":"2025-06-02T18:58:44","date_gmt":"2025-06-02T15:58:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/was-ist-dokumentenkontrolle-und-wie-funktioniert-sie\/"},"modified":"2025-06-02T18:58:44","modified_gmt":"2025-06-02T15:58:44","slug":"was-ist-dokumentenkontrolle-und-wie-funktioniert-sie","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/was-ist-dokumentenkontrolle-und-wie-funktioniert-sie\/","title":{"rendered":"Was ist Dokumentenkontrolle und wie funktioniert sie?"},"content":{"rendered":"

Wenn Sie an einen wichtigen Prozess in einem Unternehmen denken – unabh\u00e4ngig von der Gr\u00f6\u00dfe des Unternehmens – k\u00f6nnen Sie ziemlich sicher sein, dass er Dokumente beinhaltet, die ein integraler Bestandteil des Betriebs sind. Dabei kann es sich um Marketing, Vertrieb, Dienstleistungen, Produktion und vieles mehr handeln. Nun stellt sich die Frage, wie Sie diese Dokumente w\u00e4hrend ihres gesamten Lebenszyklus verwalten und kontrollieren sollten. <\/p>\n

Aus diesem Grund ist die sogenannte Dokumentenkontrolle<\/a> so wichtig. Sie stellt sicher, dass Dokumente auf strukturierte, sichere und konsistente Weise erstellt, genehmigt, aktualisiert und abgerufen werden. So wird gew\u00e4hrleistet, dass die richtige Version des Dokuments der richtigen Person zur richtigen Zeit zur Verf\u00fcgung steht. <\/p>\n

Was ist Dokumentenkontrolle?<\/h2>\n

Allgemein gesprochen ist die Dokumentenkontrolle die systematisch organisierte Verwaltung von Dokumenten in einer Organisation. Grunds\u00e4tzlich geht es bei der Dokumentenkontrolle darum, die Integrit\u00e4t, Konsistenz, Zuverl\u00e4ssigkeit und Genauigkeit von Dokumenten w\u00e4hrend ihres gesamten Lebenszyklus zu gew\u00e4hrleisten. Dieser Prozess ist entscheidend f\u00fcr die Vermeidung von Fehlern, den Schutz sensibler Informationen und die Gew\u00e4hrleistung, dass nur die neuesten Versionen von Dokumenten verwendet werden. <\/p>\n

In kontrollierten Umgebungen wie Dokumentenmanagementsystemen (DMS) m\u00fcssen Dokumente wie Vertr\u00e4ge, Richtlinien, technische Zeichnungen und Patientenakten bestimmten Richtlinien folgen, um Fehler zu vermeiden, die zur Nichteinhaltung von Vorschriften, zu finanziellen Verlusten oder zur Sch\u00e4digung des Rufs f\u00fchren k\u00f6nnen.<\/p>\n

So funktioniert die Dokumentenkontrolle<\/h2>\n
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  1. Dokumentenerstellung<\/strong> – Der erste Schritt von allem ist, dass Sie es tun m\u00fcssen, das gilt auch hier. Der Prozess beginnt damit, dass Sie ein Dokument erstellen. In einem Unternehmen sollte dieses Dokument den SOPs folgen, die Sie eingef\u00fchrt haben, um Konsistenz und Genauigkeit zu gew\u00e4hrleisten. Einige Unternehmen verwenden vordefinierte Vorlagen f\u00fcr Dokumente, wie z.B. Kontakte, NDAs, Grundformulare, usw. Diese Standardisierung ist in dieser Phase wichtig, da sie den Ton angibt und die Grundlage f\u00fcr den gesamten Lebenszyklus der Dokumente bildet. <\/li>\n
  2. \u00dcberpr\u00fcfung und Genehmigung<\/strong> – Sobald die Dokumente erstellt sind, m\u00fcssen sie einen \u00dcberpr\u00fcfungs- und Genehmigungsprozess durchlaufen, um ihre Richtigkeit und Relevanz zu verifizieren. An diesem Prozess sind mehrere Beteiligte beteiligt, und er gew\u00e4hrleistet eine gr\u00fcndliche Pr\u00fcfung des Dokuments. Der \u00dcberpr\u00fcfungsprozess umfasst in der Regel die \u00dcberpr\u00fcfung der technischen Genauigkeit, der Konformit\u00e4t und nat\u00fcrlich der \u00dcbereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien. <\/li>\n
  3. Versionskontrolle<\/strong> – Jedes erstellte Dokument wird w\u00e4hrend seines Lebenszyklus \u00fcber die Versionskontrolle nachverfolgt, und vor allem hilft sie dabei, einen Pr\u00fcfpfad f\u00fcr \u00c4nderungen an diesem Dokument zu erstellen. Die Verwaltung von Dokumentversionen stellt sicher, dass immer die aktuellste Version des Dokuments verwendet wird, so dass keine Verwechslung zwischen veralteten und aktualisierten Versionen m\u00f6glich ist. <\/li>\n
  4. Zugriffsverwaltung<\/strong> – Nur autorisierte Benutzer erhalten Zugriff auf das Dokument, und zwar je nach Relevanz auf der erforderlichen Zugriffsebene, sei es zum Anzeigen, Bearbeiten oder Verteilen der Dokumente. Dazu muss unbedingt ein zuverl\u00e4ssiges System vorhanden sein, um den Zugriff auf die Dokumente zu gew\u00e4hren und sie bei Bedarf abzurufen. Hierf\u00fcr empfehlen wir ein zuverl\u00e4ssiges und sicheres elektronisches Dokumentenverwaltungssystem, das zudem benutzerfreundlich ist (nat\u00fcrlich setzen wir unser eigenes DMS, Foderit, ein! Wir haben das Spielbuch f\u00fcr benutzerfreundliches Dokumentenmanagement geschrieben). <\/li>\n
  5. Verteilung<\/strong> – Dies ist ziemlich einfach. Es wird sichergestellt, dass die Dokumente zur richtigen Zeit an die richtigen Personen verteilt werden, oft durch automatisierte Workflows<\/a>, und es wird daf\u00fcr gesorgt, dass sie Zugang zur richtigen Version des Dokuments und den darin enthaltenen Informationen haben.<\/li>\n
  6. Sicherheit<\/strong> – Da die meisten Unternehmen mit sensiblen Daten zu tun haben, von juristischen Daten \u00fcber Daten aus dem Gesundheitswesen bis hin zu Daten \u00fcber geistiges Eigentum, f\u00fchrt die Dokumentenkontrolle wichtige Sicherheitsprotokolle<\/a> ein, die all diese Informationen vor unbefugtem Zugriff sch\u00fctzen.<\/li>\n
  7. Aufbewahrung, Archivierung und Entsorgung<\/strong> – Unternehmensrichtlinien (in der Regel aus Gr\u00fcnden der Compliance) schreiben vor, wie lange die Dokumente aufbewahrt werden und wann sie archiviert oder entsorgt werden m\u00fcssen. Eine ordnungsgem\u00e4\u00dfe Archivierung stellt sicher, dass die Daten f\u00fcr zuk\u00fcnftige Referenzen erhalten bleiben. Au\u00dferdem wird durch die automatische Entsorgung sichergestellt, dass veraltete Dokumente nicht das System verstopfen oder unn\u00f6tige Ordner f\u00fcllen. Dies gew\u00e4hrleistet die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien, die die Archivierung und Entsorgung von Dokumenten regeln. <\/li>\n<\/ol>\n

    Warum ist Dokumentenkontrolle wichtig?<\/h2>\n

    In allen Unternehmen wird t\u00e4glich eine gro\u00dfe Menge an Dokumenten erstellt und bearbeitet. Eine ordnungsgem\u00e4\u00dfe Dokumentenkontrolle stellt sicher, dass es immer eine einzige Master-Version jedes Dokuments gibt, die eine vollst\u00e4ndige Versionshistorie aufweist. <\/p>\n

    Dar\u00fcber hinaus muss jedes Dokument, das die Qualit\u00e4t von Produkten oder Dienstleistungen beeinflussen kann, wie z.B. Richtlinien, Verfahren und Spezifikationen, kontrolliert werden. Ohne ein angemessenes Kontrollsystem besteht die Gefahr, dass Unternehmen unorganisiert sind, mit veralteten Informationen umgehen m\u00fcssen und dass Dokumente verloren gehen, was zu Ineffizienzen und Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften f\u00fchrt. <\/p>\n

    Eine konforme und ordnungsgem\u00e4\u00dfe Dokumentenkontrolle sch\u00fctzt vor diesen Risiken, indem sie f\u00fcr Genauigkeit, Sicherheit und Konsistenz in allen Unternehmensabl\u00e4ufen sorgt.<\/p>\n

    Wie Folderit die Dokumentenkontrolle vereinfacht<\/h2>\n

    Folderit bietet Unternehmen und Organisationen leistungsstarke Funktionen zur Dokumentenkontrolle, die speziell entwickelt wurden, um die Einhaltung von Vorschriften und internen Regelungen zu erleichtern.<\/p>\n

    Und so geht’s:<\/p>\n