{"id":55909,"date":"2025-06-02T18:58:41","date_gmt":"2025-06-02T15:58:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/dateien-ordner-beobachten-weitere-anpassungen-bei-aufbewahrung-und-dateisperre-januar-updates\/"},"modified":"2025-06-02T18:58:41","modified_gmt":"2025-06-02T15:58:41","slug":"dateien-ordner-beobachten-weitere-anpassungen-bei-aufbewahrung-und-dateisperre-januar-updates","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/dateien-ordner-beobachten-weitere-anpassungen-bei-aufbewahrung-und-dateisperre-januar-updates\/","title":{"rendered":"Dateien\/Ordner beobachten &amp; Weitere Anpassungen bei Aufbewahrung und Dateisperre &#8211; Januar Updates"},"content":{"rendered":"\n<p>Der Beginn eines neuen Jahres bringt oft neue Energie und Motivation mit sich. Folderit kanalisiert diesen Schwung in eine Reihe von Updates, die das Dokumentenmanagement reibungsloser, sicherer und intuitiver als je zuvor machen sollen. Von der Automatisierung m\u00fchsamer Compliance-Aufgaben bis hin zur Vermeidung von Pannen bei der Zusammenarbeit &#8211; mit unseren Versionen vom Januar 2025 haben Sie das Steuer in der Hand und k\u00f6nnen Ihre Arbeitsabl\u00e4ufe noch besser kontrollieren. <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"custom-retention-automation\">Benutzerdefinierte Retention Automation<\/h2>\n\n<p>Die Einhaltung von Vorschriften ist ein st\u00e4ndiger Balanceakt. Strenge Vorschriften wie GDPR oder HIPAA erfordern \u00e4u\u00dferste Pr\u00e4zision, aber die manuelle Verfolgung von Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Tausende von Dateien? Das ist ein Rezept f\u00fcr menschliche Fehler (und Strafen). <\/p>\n\n<p>Mit den neu hinzugef\u00fcgten Anpassungsoptionen von Folderit f\u00fcr die Automatisierung der Aufbewahrung haben Unternehmen jetzt mehr Flexibilit\u00e4t und Kontrolle dar\u00fcber, wie die Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Dokumente gehandhabt werden.<\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"how-it-works-\">Wie es funktioniert:<\/h3>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Anpassbare Startdaten f\u00fcr die Aufbewahrung:<\/strong> Legen Sie die Aufbewahrungsfristen auf Daten fest, die f\u00fcr Ihren Arbeitsablauf von Bedeutung sind, z. B. wann eine Datei erstellt, zuletzt ge\u00e4ndert oder genehmigt wurde oder sogar mit benutzerdefinierten Metadaten (wie z. B. \u201eProjektenddatum\u201c) versehen wurde.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Automatisierte Aktionen:<\/strong> Wenn die Zeit einer Datei abgelaufen ist, k\u00f6nnen Sie sie archivieren (ohne die Ordnerstruktur zu zerst\u00f6ren), zur \u00dcberpr\u00fcfung in den Papierkorb schicken oder endg\u00fcltig l\u00f6schen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Verwaltung von Ausnahmen:<\/strong> Wenn f\u00fcr bestimmte Dateien oder Ordner eine andere Aufbewahrungsregel erforderlich ist, k\u00f6nnen Benutzer die allgemeine Richtlinie einfach au\u00dfer Kraft setzen, um sie auszunehmen oder benutzerdefinierte Regeln anzuwenden.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"why-you-ll-love-it-\">Warum Sie es lieben werden:<\/h3>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Vermeiden Sie Strafen, indem Sie sicherstellen, dass Akten nicht l\u00e4nger als gesetzlich erlaubt aufbewahrt werden.<\/li>\n\n\n\n<li>Entfernen Sie veraltete Dateien automatisch, anstatt sie Platz fressen zu lassen.<\/li>\n\n\n\n<li>Verbringen Sie weniger Zeit mit dem Babysitten von Dokumenten und mehr Zeit mit strategischer Arbeit.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>Eine Anleitung dazu finden Sie auf unserer <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/retention-automation\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Wissensdatenbank-Seite<\/a> oder in dem Video unten:<\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-video\"><video height=\"1856\" style=\"aspect-ratio: 3836 \/ 1856;\" width=\"3836\" controls=\"\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/Renetion-automation-in-Folderit-DMS.mov\"><\/video><\/figure>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"file-lock-check-out-duration\">Dauer der Dateisperre \/ Check-Out<\/h2>\n\n<p>Haben Sie schon einmal erlebt, dass zwei Personen versehentlich dieselbe Datei \u00fcberschrieben haben? Oder mussten Sie in einem Meer von Duplikaten nach der \u201erichtigen\u201c Version suchen? File Lock \/ Check-Out Duration beseitigt diese Probleme, indem es Ihnen erm\u00f6glicht, den Bearbeitungszugriff vor\u00fcbergehend einzuschr\u00e4nken &#8211; sozusagen als \u201eBitte nicht st\u00f6ren\u201c-Schild f\u00fcr wichtige Dokumente.  <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"how-it-works-\">Wie es funktioniert:<\/h3>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Flexible Locking-Optionen:<\/strong> Sperren zu Ihren Bedingungen: Stellen Sie einen Timer ein (z.B. Sperre bis Freitag um 15 Uhr) oder lassen Sie die Sperre auf unbestimmte Zeit, bis Sie sie manuell aufheben.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Die Sichtbarkeit bleibt intakt:<\/strong> Teammitglieder k\u00f6nnen gesperrte Dateien weiterhin anzeigen und herunterladen, sie k\u00f6nnen nur keine \u00c4nderungen vornehmen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Kollaborationsschutz:<\/strong> Ein fettgedrucktes Banner zeigt deutlich an, wenn eine Datei gesperrt ist, um Verwechslungen oder versehentliche \u00c4nderungen zu vermeiden.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"how-to-use-it-\">Wie Sie es verwenden:<\/h3>\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>W\u00e4hlen Sie eine Datei aus, die mit Editor-Berechtigungen freigegeben wurde.<\/li>\n\n\n\n<li>Klicken Sie in der Detailansicht auf die Schaltfl\u00e4che \u201eDatei sperren\u201c.<\/li>\n\n\n\n<li>Legen Sie ein Entsperrungsdatum\/eine Entsperrungszeit fest oder lassen Sie es unbefristet.<\/li>\n\n\n\n<li>Entsperren Sie manuell, wenn Sie weitere Bearbeitungen zulassen m\u00f6chten.<\/li>\n<\/ol>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"perfect-for\">Perfekt f\u00fcr<\/h3>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Vertr\u00e4ge abschlie\u00dfen:<\/strong> Sperren Sie eine Datei, sobald sie genehmigt ist, um \u00c4nderungen in letzter Minute zu vermeiden.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Sensible Updates:<\/strong> Schr\u00e4nken Sie den Zugriff bei der Eingabe vertraulicher Daten ein.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Team\u00fcbergaben:<\/strong> Sicherstellen, dass bei gemeinsamen Projekten jeweils nur eine Person eine Datei bearbeitet.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>Eine Anleitung dazu finden Sie auf unserer <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/document-check-in-check-out\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Wissensdatenbank-Seite<\/a> oder in dem Video unten:<\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-video\"><video height=\"1796\" style=\"aspect-ratio: 3836 \/ 1796;\" width=\"3836\" controls=\"\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2019\/11\/Lock-file-check-out-in-Folderit-DMS.mov\"><\/video><\/figure>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"watch-files-and-folders\">Dateien und Ordner \u00fcberwachen<\/h2>\n\n<p>Den \u00dcberblick \u00fcber die Dateiaktivit\u00e4ten zu behalten, sollte sich nicht wie ein Teilzeitjob anf\u00fchlen. Mit Watch Files and Folders erhalten Sie Echtzeit-Benachrichtigungen, wenn sich etwas \u00e4ndert, so dass Sie immer auf dem Laufenden sind, ohne Mikromanagement zu betreiben (denn niemand mag Mikromanagement, au\u00dfer Steve). <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"what-you-can-track-\">Was Sie verfolgen k\u00f6nnen:<\/h3>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Neue Dateien oder Ordner hinzugef\u00fcgt<\/li>\n\n\n\n<li>\u00c4nderungen an bestehenden Dokumenten<\/li>\n\n\n\n<li>Verschiebungen, L\u00f6schungen oder Wiederherstellungen<\/li>\n<\/ul>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"customize-your-alerts\">Anpassen Ihrer Benachrichtigungen<\/h3>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>\u00dcberwachen Sie eine einzelne Datei, einen Ordner und seinen unmittelbaren Inhalt oder jeden verschachtelten Unterordner.<\/li>\n\n\n\n<li>Erhalten Sie Sofort-E-Mails oder geb\u00fcndelte Zusammenfassungen, um eine \u00dcberlastung Ihres Posteingangs zu vermeiden.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"why-it-matters-\">Warum es wichtig ist:<\/h3>\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Audit-bereit:<\/strong> Verfolgen Sie f\u00fcr Compliance-Berichte einfach nach, wer was und wann getan hat.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Sicherheit zuerst:<\/strong> Erkennen Sie nicht autorisierte \u00c4nderungen, bevor sie eskalieren.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Smarter zusammenarbeiten:<\/strong> Sie m\u00fcssen keine Ordner mehr aktualisieren, um nach Updates zu suchen.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"how-to-use-it-\">Wie Sie es verwenden:<\/h3>\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Navigieren Sie zu der Datei oder dem Ordner, den Sie verfolgen m\u00f6chten.<\/li>\n\n\n\n<li>Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen (\u2699\ufe0f) und w\u00e4hlen Sie aus dem Dropdown-Men\u00fc die Option \u201eBeobachten\u201c.<\/li>\n\n\n\n<li>W\u00e4hlen Sie Ihre bevorzugten Benachrichtigungsausl\u00f6ser und E-Mail-Einstellungen.<\/li>\n<\/ol>\n\n<p>Eine Anleitung dazu finden Sie auf unserer <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/watch-for-changes\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Wissensdatenbank-Seite<\/a> oder in dem Video unten:<\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-video\"><video height=\"1796\" style=\"aspect-ratio: 3836 \/ 1796;\" width=\"3836\" controls=\"\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/watch-for-changes-for-files-and-folders.mov\"><\/video><\/figure>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"bonus-update-office-files-just-got-a-colorful-makeover\">Bonus Update: Dateien haben gerade ein farbenfrohes Makeover bekommen<\/h2>\n\n<p>Weil visuelle Hinweise die Arbeitsabl\u00e4ufe beschleunigen, f\u00fchren wir jetzt farbige Dateisymbole ein! Jetzt k\u00f6nnen Sie Word-Dokumente auf einen Blick von Excel-Tabellen oder PDF-Dateien unterscheiden &#8211; dank der leuchtenden, farbcodierten Symbole. <\/p>\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" width=\"2058\" height=\"450\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/colorful-icons.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-54146\" srcset=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/colorful-icons.png 2058w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/colorful-icons-300x66.png 300w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/colorful-icons-1024x224.png 1024w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/colorful-icons-768x168.png 768w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/colorful-icons-1536x336.png 1536w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/colorful-icons-2048x448.png 2048w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/colorful-icons-1440x315.png 1440w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/colorful-icons-800x175.png 800w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/colorful-icons-120x26.png 120w\" sizes=\"(max-width: 2058px) 100vw, 2058px\" \/><\/figure>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"how-to-get-started\">So fangen Sie an<\/h2>\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Melden Sie sich bei Ihrem Folderit-Konto an.<\/li>\n\n\n\n<li>Entdecken Sie die neue Funktion Aufbewahren, Sperren und \u00dcberwachen unter den Einstellungen einer Datei oder eines Ordners.<\/li>\n\n\n\n<li>Experimentieren Sie! Versuchen Sie, eine Aufbewahrungsregel festzulegen, eine Datei mitten im Projekt zu sperren oder Ordnerwarnungen einzuschalten. <\/li>\n<\/ol>\n\n<p>Ben\u00f6tigen Sie Hilfe? Besuchen Sie die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Wissensdatenbank<\/a> von Folderit oder wenden Sie sich an unser Support-Team [support@folderit.com], um pers\u00f6nliche Unterst\u00fctzung zu erhalten. <\/p>\n\n<h1 class=\"wp-block-heading\" id=\"conclusion\">Fazit<\/h1>\n\n<p>Dokumentenmanagement sollte sich nicht wie eine l\u00e4stige Pflicht anf\u00fchlen. Mit den Folderit-Updates vom Januar 2025 erhalten Sie nicht nur neue Funktionen, sondern auch eine intelligentere, intuitivere Methode, um die Vorschriften einzuhalten, zu organisieren und die Kontrolle zu behalten. Ob Sie nun Aufbewahrungszeitpl\u00e4ne automatisieren, mit File Lock Kopfschmerzen bei der Bearbeitung vermeiden oder \u00c4nderungen nachverfolgen, diese Funktionen wurden entwickelt, um Ihre t\u00e4gliche Arbeit zu vereinfachen.  <\/p>\n\n<p>Here\u2019s to a productive (and colorful) 2025! \ud83c\udf89<\/p>\n\n<p><a href=\"https:\/\/my.folderit.com\/signup\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Try Folderit for Free!<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Der Beginn eines neuen Jahres bringt oft neue Energie und Motivation mit sich. Folderit kanalisiert diesen Schwung in eine Reihe von Updates, die das Dokumentenmanagement reibungsloser, sicherer und intuitiver als je zuvor machen sollen. 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