{"id":55902,"date":"2025-06-02T18:58:37","date_gmt":"2025-06-02T15:58:37","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/8-arten-von-dokumentenmanagement-systemen-das-richtige-auswaehlen\/"},"modified":"2025-06-02T18:58:37","modified_gmt":"2025-06-02T15:58:37","slug":"8-arten-von-dokumentenmanagement-systemen-das-richtige-auswaehlen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/8-arten-von-dokumentenmanagement-systemen-das-richtige-auswaehlen\/","title":{"rendered":"8 Arten von Dokumentenmanagement-Systemen – das richtige ausw\u00e4hlen"},"content":{"rendered":"\n

Eines der wichtigsten Dinge, die ein Unternehmen heutzutage tun kann, um seine Gesch\u00e4ftsprozesse zu verbessern, ist die Einf\u00fchrung eines Dokumentenmanagementsystems. Es gibt immer noch eine F\u00fclle von Problemen mit physischen Papierdokumenten<\/a>, sie k\u00f6nnen besch\u00e4digt werden, verloren gehen, gestohlen werden, usw. <\/p>\n\n\n\n

Dar\u00fcber hinaus ist ein zu gro\u00dfes Vertrauen in Papieraufzeichnungen kontraproduktiv. Sie sind langsam, lassen keinen Raum f\u00fcr Automatisierung und erlauben keine Verbesserungen<\/a> im Laufe der Zeit. <\/p>\n\n

Der weltweite Markt f\u00fcr Dokumentenmanagement-Systeme wird voraussichtlich von 5,55 Milliarden Dollar im Jahr 2022 auf 16,4 Milliarden Dollar im Jahr 2029 ansteigen. – Fortune Business Insights<\/a>. <\/p>\n\n

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die unter dem Begriff \u201eDokumentenmanagementsystem<\/a>\u201c zusammengefasst werden, auch wenn die Funktionen relativ \u00e4hnlich und einfach sind. Daher ist es wichtig, das richtige System f\u00fcr Ihre Bed\u00fcrfnisse auszuw\u00e4hlen. <\/p>\n\n

8 Arten von Dokumentenverwaltungssystemen<\/h2>\n\n
    \n
  1. Content Management System<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n

    Ein Content Management System (CMS) ist ein Werkzeug, mit dem digitale Inhalte zentral gespeichert und verwaltet werden, so dass verschiedene Benutzer gemeinsam daran arbeiten k\u00f6nnen. Dar\u00fcber hinaus bietet es eine Versionsverwaltung und einen automatisierten Workflow, um Unternehmensprozesse zu beschleunigen und zu verbessern. <\/p>\n\n

      \n
    1. Enterprise Content Management Systeme<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n

      Enterprise Content Management Systeme<\/a> (ECMs) verwalten unternehmensspezifische Inhalte auf der Grundlage der Arbeitsabl\u00e4ufe, Prozesse und Gesch\u00e4ftsregeln des Unternehmens. Mit einem ECM werden unstrukturierte Daten wie Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PDFs und gescannte Fotos aufbewahrt und den entsprechenden Personen zum richtigen Zeitpunkt zur Verf\u00fcgung gestellt. <\/p>\n\n

        \n
      1. Dokument-Imaging-System<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n

        Document Imaging bezeichnet das \u201eDigitalisieren\u201c von gedruckten Dokumenten. Einfacher ausgedr\u00fcckt: Sie verwenden einen Scanner, um einwandfreie Fotos Ihrer Dokumente zu erstellen, die Sie anschlie\u00dfend online statt physisch speichern k\u00f6nnen. <\/p>\n\n

          \n
        1. Systeme zur Verwaltung von Unterlagen<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n

          Der Zweck eines Records Management Systems (RMS) besteht darin, die Erstellung, Aufbewahrung, den Empfang und die Entsorgung von Daten zu regeln, unabh\u00e4ngig von ihrem Format. Diese Systeme sind darauf ausgelegt, Aufzeichnungen zu speichern, zu pflegen und leicht wieder auffindbar zu machen. <\/p>\n\n

          RMS werden von stark regulierten Branchen wie dem Rechtswesen, dem Gesundheitswesen und der Regierung verwendet. Rechnungen, Abschlussberichte, Budgetdokumente, Unternehmensbilanzen, E-Mails usw. sind Beispiele f\u00fcr Aufzeichnungen. <\/p>\n\n

            \n
          1. Workflow Management System<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n

            Ein Workflow-Management-System wird eingesetzt, um die Gesch\u00e4ftsprozesse eines Unternehmens zu erkennen, zu automatisieren und zu verbessern, um die Produktivit\u00e4t zu steigern, Fehler zu minimieren und die Effizienz zu erh\u00f6hen. <\/p>\n\n

            Ein Workflow besteht aus einer beliebigen Anzahl vorgegebener Phasen und kann vordefinierte Teilnehmer umfassen. Diejenigen, die f\u00fcr die Verwaltung von Workflows zust\u00e4ndig sind, haben die M\u00f6glichkeit, Engp\u00e4sse zu minimieren und die Transparenz des Ablaufs zu verbessern. <\/p>\n\n

              \n
            1. Qualit\u00e4tsmanagement-System<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n

              Das Qualit\u00e4tsmanagementsystem<\/a> (QMS) eines Unternehmens ist ein zentralisiertes System, das den Qualit\u00e4tsmanagementprozess unterst\u00fctzt, der Korrekturma\u00dfnahmen, Auditmanagement, Dokumentenkontrolle und \u00c4nderungsmanagement umfassen kann. <\/p>\n\n

                \n
              1. E-Mail-Management-System<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n

                Ein E-Mail-Management-System verwaltet eine gro\u00dfe Anzahl von E-Mail-Nachrichten f\u00fcr Unternehmensabl\u00e4ufe. Durch die Verwendung von benutzerdefinierten Kriterien organisiert und verwaltet es einzelne E-Mails und Anh\u00e4nge. Dar\u00fcber hinaus bieten E-Mail-Management-Systeme L\u00f6sungen zur E-Mail-Archivierung und automatische E-Mail-Erfassungsfunktionen zur Indexierung der E-Mail-Kommunikation und der Anh\u00e4nge. Es klassifiziert auch wichtige Gesch\u00e4ftsinformationen und speichert alle Daten an einem einzigen, leicht durchsuchbaren Ort. <\/p>\n\n

                  \n
                1. HR-Dokumentenmanagement-System<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n

                  HR-Dokumentenmanagement-Software (DMS) ist ein System, das die Erfassung, Speicherung und Verwaltung wichtiger Mitarbeiterdokumente in einem Unternehmen erleichtert. Sie bieten elektronische Ablagesysteme zur Speicherung wichtiger Personaldokumente. HR-DMS mit OCR-Suche<\/a> erm\u00f6glichen das einfache Auffinden aller Dokumente, verf\u00fcgen \u00fcber verschiedene rollenbasierte Sicherheitsfunktionen und erm\u00f6glichen die Einhaltung von Vorschriften auf allen Ebenen. <\/p>\n\n

                  Auswahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems f\u00fcr Sie<\/h2>\n\n

                  Bevor Sie eine Dokumentenverwaltungssoftware f\u00fcr Ihr Unternehmen ausw\u00e4hlen<\/a>, sollten Sie die folgenden Funktionen ber\u00fccksichtigen.<\/p>\n\n

                  Suchfunktionen<\/strong><\/p>\n\n

                  Es reicht nicht aus, nur nach Dateinamen suchen zu k\u00f6nnen. Das optimale Dokumentenmanagementsystem (DMS) sollte eine Reihe von Suchoptionen enthalten, wie z.B. die Suche nach Schl\u00fcsselw\u00f6rtern, das Datum der letzten \u00c4nderung, die Art der Datei, die Suche nach Metadaten und andere Parameter. <\/p>\n\n

                  Dokumentenmanagement & Organisation<\/strong><\/p>\n\n

                  Das DMS sollte die Verwaltung und Speicherung von Dateien erleichtern, und autorisierte Benutzer sollten von \u00fcberall darauf zugreifen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n

                  Scannen & Erfassen<\/strong><\/p>\n\n

                  Das Dokumentenverwaltungssystem muss mit den meisten Scannern kompatibel sein, um Papierdateien in digitale Dateien umzuwandeln, und die Benutzer sollten die Dateiformate nach Bedarf \u00e4ndern k\u00f6nnen.<\/p>\n\n

                  Robuste Sicherheit & Audit Trail<\/strong><\/p>\n\n

                  Der Schutz von Dokumenten ist f\u00fcr jedes Dokumentenmanagementsystem entscheidend. Die Dokumente in einem DMS sollten nur f\u00fcr autorisierte Benutzer zug\u00e4nglich sein. Sie m\u00fcssen in der Lage sein, Zugriffsberechtigungen f\u00fcr Dateien und Ordner im System festzulegen. <\/p>\n\n

                  Dar\u00fcber hinaus sollten Administratoren in der Lage sein, den Aktivit\u00e4tsverlauf des Dokuments einzusehen. Zu diesen Vorg\u00e4ngen geh\u00f6ren u.a. das Erstellen, \u00c4ndern, Kopieren, Verschieben und L\u00f6schen, um jede Phase des Lebenszyklus des Dokuments zu erkennen. <\/p>\n\n

                  Software-Integrationen<\/strong><\/p>\n\n

                  Die ideale Dokumentenverwaltungssoftware sollte Integrationen wie MS Office, DocuSign, MAKE, ERPs, Lohnbuchhaltung, CRMs, Buchhaltungssoftware und so weiter unterst\u00fctzen.<\/p>\n\n

                  Online Zugang<\/strong><\/p>\n\n

                  L\u00f6sungen f\u00fcr die Dokumentenverwaltung m\u00fcssen von \u00fcberall und jederzeit zug\u00e4nglich sein, um die Produktivit\u00e4t der Mitarbeiter zu f\u00f6rdern. Mit dem mobilen Dokumentenverwaltungssystem sollte es f\u00fcr die Mitarbeiter auch einfacher sein, von unterwegs zu arbeiten. <\/p>\n\n

                  Folderit ist eine effiziente Dokumentenverwaltungssoftware, die daf\u00fcr sorgt, dass Ihre Dokumente sicher, zug\u00e4nglich, mit OCR<\/a> leicht durchsuchbar und flexibel sind. Au\u00dferdem bietet es elektronische Workflows und Erinnerungen sowie die M\u00f6glichkeit, Dateien mit benutzerdefinierten Metadaten zu versehen, die sonst nur schwer zu durchsuchen, zu kontextualisieren oder zu verstehen w\u00e4ren. <\/p>\n\n

                  Lesen Sie mehr<\/a> dar\u00fcber, was Folderit nachhaltiger macht als andere DMS-Systeme auf dem Markt.<\/p>\n\n

                  Testen Sie Folderit kostenlos!<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                  Eines der wichtigsten Dinge, die ein Unternehmen heutzutage tun kann, um seine Gesch\u00e4ftsprozesse zu verbessern, ist die Einf\u00fchrung eines Dokumentenmanagementsystems. 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