{"id":55890,"date":"2025-06-02T18:52:41","date_gmt":"2025-06-02T15:52:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/workflow-fuer-die-dokumentengenehmigung-in-dms\/"},"modified":"2025-06-02T18:52:42","modified_gmt":"2025-06-02T15:52:42","slug":"workflow-fuer-die-dokumentengenehmigung-in-dms","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/workflow-fuer-die-dokumentengenehmigung-in-dms\/","title":{"rendered":"Workflow f\u00fcr die Dokumentengenehmigung in DMS"},"content":{"rendered":"<p>Die elektronische Genehmigung von Dokumenten \u00fcber den Workflow f\u00fcr die Dokumentengenehmigung oder den Workflow f\u00fcr die Rechnungsgenehmigung wird in vielen Unternehmen ben\u00f6tigt, in denen beispielsweise eine Rechnung in der Regel nicht bezahlt werden soll, bevor sie genehmigt wurde. Manchmal reicht es aus, wenn eine Person &#8211; vielleicht ein Manager &#8211; das Dokument genehmigt, aber oft m\u00fcssen mehrere Personen ihre Zustimmung geben, um weiterzumachen. Es w\u00e4re zeitaufw\u00e4ndig und sehr ineffizient (und damit teuer!), alle Personen einzeln um ihre Zustimmung zu bitten. Wie kann man sich auf seine Arbeit konzentrieren, wenn man viel Zeit damit verbringt, die Genehmigung f\u00fcr notwendige Dokumente einzuholen?   <\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p>Dennoch sind solche Genehmigungen f\u00fcr Arbeitsabl\u00e4ufe in vielen Unternehmen immer noch papierbasiert, so dass im B\u00fcro &#8211; und nicht selten auch zwischen den B\u00fcros &#8211; ein echtes physisches Dokument die Runde macht. Sei es f\u00fcr Spesenabrechnungen, Urlaubsantr\u00e4ge von Mitarbeitern oder viele andere Gr\u00fcnde. Es muss einfach einen einfacheren und vern\u00fcnftigeren Weg geben, dies zu tun, und es gibt ihn! Wir stellen Ihnen den Genehmigungs-Workflow von Folderit Document Management vor:   <\/p>\n<p><strong>Sehen Sie, wie Sie Dokumente elektronisch genehmigen (oder elektronisch unterschreiben!) k\u00f6nnen:<\/strong><\/p>\n<p><iframe title=\"Approval and e-Sign Workflows in Document Management System Folderit\" width=\"1000\" height=\"563\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/-uY-lmzUdcQ?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<h2>Elektronische Genehmigung von Dokumenten mit Document Approval Workflow und Invoice Approval Workflow<\/h2>\n<p>Das Folderit <a href=\"https:\/\/www.Folderit.com\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Cloud Document Management<\/a> System, das zum <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/test-sieger-folderit-zum-benutzerfreundlichsten-dms-gekuert\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">benutzerfreundlichsten<\/a> der Welt gew\u00e4hlt wurde, hilft Ihnen, Ihr B\u00fcro praktisch papierlos zu machen. Sie k\u00f6nnen Dateien in verschl\u00fcsselter Form speichern\/archivieren, sie gemeinsam nutzen, Erinnerungen einstellen und Metadaten hinzuf\u00fcgen. Und nat\u00fcrlich k\u00f6nnen Sie <strong>Dokumente elektronisch genehmigen<\/strong>, indem Sie <strong>Genehmigungs-Workflows f\u00fcr<\/strong> Dokumente starten. W\u00e4hlen Sie einfach ein Dokument aus und legen Sie fest, ob die Personen es einzeln in einer bestimmten Reihenfolge genehmigen m\u00fcssen (die E-Mail-Einladung zur Genehmigung geht erst an den zweiten in der Reihe, nachdem der erste seine Entscheidung getroffen hat) oder im Parallelmodus, bei dem alle gleichzeitig die Einladung zur Genehmigung erhalten. Sie k\u00f6nnen ganz einfach nachverfolgen, wer das Dokument genehmigt hat, wer es abgelehnt hat (und seine Kommentare dazu) und wer sich noch nicht ge\u00e4u\u00dfert hat.    <\/p>\n<div id=\"attachment_445\" style=\"width: 1265px\" class=\"wp-caption alignnone\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-445\" class=\"wp-image-445 size-full\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/document-approval-workflow-in-document-management.gif\" alt=\"Workflow zur Dokumentengenehmigung in Dokumentenverwaltungssystem-Software\" width=\"1255\" height=\"874\"><p id=\"caption-attachment-445\" class=\"wp-caption-text\">Workflow zur Genehmigung von Rechnungen und Dokumenten<\/p><\/div>\n<p>Die Dokumentenverwaltungssoftware von Folderit ist Cloud-basiert, und da Sie nichts installieren m\u00fcssen, fallen auch <strong>keine IT-Kosten<\/strong> an. Keine Einf\u00fchrungsgeb\u00fchren oder \u00e4hnliches. F\u00fcr einen geringen Festpreis erhalten Sie bis zu 2 TB Speicherplatz, gemeinsame Nutzung, Erinnerungen, Metadaten, leistungsstarke Such- und Genehmigungs-Workflows, Dateiversionierung, die M\u00f6glichkeit, Dokumente in der Vorschau anzusehen, ohne sie vorher online herunterzuladen, ein granulares Benachrichtigungssystem und vieles mehr. Machen Sie Ihr Unternehmen transparenter und effizienter &#8211; digitalisieren Sie Ihre Arbeitsabl\u00e4ufe zur Genehmigung von Dokumenten!   <\/p>\n<p><em><strong>Die Verwaltung von Dokumentengenehmigungen in einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) kann sowohl Zeit als auch Geld sparen.<\/strong>  Oder vielleicht ist das wirklich dasselbe, denn im Gesch\u00e4ftsleben ist Zeit oft gleichbedeutend mit Geld. Dieses System wurde entwickelt, um Dokumente, die eine Genehmigung oder auch nur ein einfaches Feedback erfordern, schneller und genauer zu verwalten als bisher.   <\/em><\/p>\n<p>Die Verwaltung von Dokumentenfreigaben kann sich auf eine Vielzahl von Dingen beziehen. In einem kleinen B\u00fcro reicht es vielleicht aus, eine gedruckte Kopie des Dokuments herumzureichen und alle unterschreiben zu lassen. In einem etwas gr\u00f6\u00dferen B\u00fcro wird das Dokument vielleicht per E-Mail versandt und digital signiert. Beide Methoden haben ihre eigenen Probleme. Wenn Sie in einem gro\u00dfen, gesch\u00e4ftigen B\u00fcro eine gedruckte Kopie herumreichen, k\u00f6nnte das bedeuten, dass eine Person nur mit der Bearbeitung der Dokumente besch\u00e4ftigt ist. Fr\u00fcher, vor der Automatisierung, wurde das so gehandhabt. Zu oft ging das Dokument auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters verloren und der Genehmigungsprozess musste von vorne beginnen. Um dies zu vermeiden, wurde manchmal eine Person damit beauftragt, das Dokument zur Unterschrift an die erforderlichen Personen weiterzuleiten. Diese Person musste dann warten, w\u00e4hrend der Empf\u00e4nger das Dokument las, was viele Arbeitsstunden bindet und den Stundenlohn verschlingt.        <\/p>\n<p>Die E-Mail macht Schluss damit, dass jemand ein Papierdokument von B\u00fcro zu B\u00fcro tragen oder darauf vertrauen muss, dass die Mitarbeiter das Dokument ordnungsgem\u00e4\u00df weitergeben, aber sie hat auch ihre eigenen Fehler. E-Mails k\u00f6nnen manchmal verst\u00fcmmelt, missverstanden oder einfach \u00fcbersehen werden. Ein Stromausfall in einem entscheidenden Moment und die Informationspakete, aus denen eine Nachricht besteht, k\u00f6nnen komplett verloren gehen. Selbst mit der R\u00fcckmeldung, ob die Mail empfangen und gelesen wurde, kann die Nachverfolgung, wer wichtige E-Mails gelesen und beantwortet hat, zu einem Vollzeitjob werden. Ganz gleich, ob es sich bei Ihrem B\u00fcro um ein kleines oder gro\u00dfes Unternehmen, eine Schule oder vielleicht sogar eine Arztpraxis handelt, niemand hat die Zeit, um herauszufinden, wer etwas abgezeichnet hat oder nicht. Folderit bietet eine viel einfachere, effizientere und kosteng\u00fcnstigere Methode f\u00fcr den Umgang mit Dokumenten, die genehmigt werden m\u00fcssen oder sogar eine Antwort erfordern.     <\/p>\n<h2><b>Dokumentenmanagement und Genehmigungssystem<\/b><\/h2>\n<p>Hier kann ein spezielles Dokumentenmanagement- und Genehmigungssystem von Folderit wirklich gl\u00e4nzen. Das System bietet einer bestimmten Gruppe die M\u00f6glichkeit, eine Vielzahl von Dokumenten einzusehen und zu unterzeichnen. Durch die Bereitstellung eines schnellen, sicheren und pr\u00e4zisen Mittels zur \u00dcbermittlung der relevanten Informationen sowie eines einfachen, benutzerfreundlichen Nachverfolgungssystems war es noch nie so einfach, den \u00dcberblick \u00fcber ein Dokument zu behalten, das genehmigt oder bearbeitet werden muss. Die Unterzeichnung kann seriell erfolgen (eine Person nach der anderen) oder als parallele Aktion (die Nachricht geht an alle auf einmal). Die Antworten werden durch farbige radiale Schaltfl\u00e4chen neben dem Namen des jeweiligen Empf\u00e4ngers verfolgt. In manchen F\u00e4llen kann ein Dokument innerhalb weniger Minuten gelesen, beantwortet und von der Liste der zu erledigenden Aufgaben gestrichen werden, anstatt in Tagen oder Stunden.    <\/p>\n<p>Schauen wir uns an, wie das funktionieren k\u00f6nnte:<\/p>\n<div id=\"attachment_1173\" style=\"width: 460px\" class=\"wp-caption alignleft\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-1173\" class=\"wp-image-1173\" src=\"https:\/\/uus.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Invoice-Approval-System.jpg\" alt=\"System zur Rechnungsfreigabe\" width=\"450\" height=\"300\" srcset=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Invoice-Approval-System.jpg 1000w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Invoice-Approval-System-652x435.jpg 652w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Invoice-Approval-System-260x173.jpg 260w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Invoice-Approval-System-800x534.jpg 800w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Invoice-Approval-System-300x200.jpg 300w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Invoice-Approval-System-768x512.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 450px) 100vw, 450px\" \/><p id=\"caption-attachment-1173\" class=\"wp-caption-text\">System zur Rechnungsfreigabe<\/p><\/div>\n<h3><b>Anwendungsfall #1:<\/b><\/h3>\n<p>Die Rechnung f\u00fcr das Telefon ist da. Jeder muss sie pr\u00fcfen, um festzustellen, ob Ferngespr\u00e4che oder Sonderanrufe get\u00e4tigt wurden, und um zu sehen, welche Sondergeb\u00fchren angeh\u00e4ngt sind. Die Rechnung wird in den Computer gescannt und an die Dokumentenmanagement-Cloud gesendet. Anschlie\u00dfend wird sie an eine Liste von Personen weitergeleitet, angefangen mit dem untersten Mitarbeiter, der die Anrufe identifizieren und genehmigen muss. Sie arbeitet sich in der Befehlskette nach oben, bis hin zu der Person, die f\u00fcr die Bezahlung der Rechnungen verantwortlich ist. Erst wenn jeder seinen Teil der Rechnung identifiziert und abgezeichnet hat, kann sie bezahlt werden.     <\/p>\n<p>Nehmen wir an, die Rechnung geht zuerst an Suzy, die Empfangsdame. Sie erh\u00e4lt einen Hinweis auf ihrem Schreibtisch, dass sie eine Nachricht hat, die ihre Aufmerksamkeit erfordert. Sie hat ein Auslandsgespr\u00e4ch f\u00fcr den Chef gef\u00fchrt. Sie gleicht es mit ihrem Telefonprotokoll ab (das ebenfalls in der Cloud gespeichert ist), paraphiert diesen und einige andere Anrufe, unterschreibt die Rechnung und schickt sie weiter. Als n\u00e4chstes geht die Rechnung an Thomas, den Computertechniker. Er hat keine besonderen Anrufe, also unterschreibt er und schickt die Rechnung weiter. Dieser Vorgang wiederholt sich die ganze Kette hinauf bis zum Gesch\u00e4ftsinhaber, der dann die Rechnung \u00fcberfliegt, sich vergewissert, dass alle Ferngespr\u00e4che oder Sonderkosten ber\u00fccksichtigt wurden, sie unterschreibt und sie an die Person weiterleitet, die f\u00fcr die Bezahlung der Rechnungen zust\u00e4ndig ist. Dar\u00fcber hinaus muss er sich nicht fragen, wer seinen Teil des Prozesses abgeschlossen hat oder nicht, denn der Buchhalter, der den Abzeichnungsprozess ins Leben gerufen hat, kann sehen, wer unterschrieben hat oder nicht. Neben dem Namen jedes Empf\u00e4ngers befindet sich ein Punkt.        <\/p>\n<p>Wenn das Dokument an eine Person verschickt wird, wird der Punkt gelb. Wenn es ankommt und gelesen wird, kann es gr\u00fcn (wenn es genehmigt wird) oder rot (wenn es abgelehnt wird) werden. Graue Punkte sind Personen, die das Dokument noch nicht erhalten haben. Anhand dieser farbigen Punkte k\u00f6nnen Sie schnell erkennen, wer das Dokument erhalten hat und wer nicht. Sollte ein Mitarbeiter, der diese Rechnung abzeichnen muss, abwesend oder nicht an seinem Schreibtisch sein, kann er mit einem kurzen Telefonanruf daran erinnert werden, dass ein Dokument vorliegt, das seine Aufmerksamkeit erfordert. Dies ist viel effizienter als eine einfache E-Mail, die m\u00f6glicherweise eine separate Checkliste f\u00fcr alle Empf\u00e4nger erfordert.    <\/p>\n<div id=\"attachment_1171\" style=\"width: 460px\" class=\"wp-caption alignleft\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-1171\" class=\"wp-image-1171\" src=\"https:\/\/uus.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Management-Approval-Workflow-Process-1024x683.jpg\" alt=\"Workflow-Prozess f\u00fcr die Genehmigung von Dokumentenmanagement\" width=\"450\" height=\"300\" srcset=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Management-Approval-Workflow-Process-1024x683.jpg 1024w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Management-Approval-Workflow-Process-652x435.jpg 652w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Management-Approval-Workflow-Process-260x173.jpg 260w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Management-Approval-Workflow-Process-800x534.jpg 800w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Management-Approval-Workflow-Process-300x200.jpg 300w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Management-Approval-Workflow-Process-768x512.jpg 768w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Management-Approval-Workflow-Process.jpg 1646w\" sizes=\"(max-width: 450px) 100vw, 450px\" \/><p id=\"caption-attachment-1171\" class=\"wp-caption-text\">Workflow-Prozess f\u00fcr die Genehmigung von Dokumentenmanagement<\/p><\/div>\n<h3><b>Anwendungsfall #2:<\/b><\/h3>\n<p>Der Chef hat beschlossen, zur Feier des Monats, in dem es keine Verletzungen oder Unf\u00e4lle am Arbeitsplatz gab, ein Mittagessen f\u00fcr alle zu kaufen. Allerdings braucht er etwas Hilfe bei der Bestellung. Er m\u00f6chte, dass das Essen angenehm ist, auch wenn es sich bei dem Festessen um Pizza handelt &#8211; eine einfache Mahlzeit, die leicht zuzubereiten ist und ohne etwas Besonderes gegessen werden kann. Da die Zeit dr\u00e4ngt, schickt er gleichzeitig eine Kopie des Men\u00fcs an alle. Als sie es sehen, treffen sie eine Auswahl &#8211; sie w\u00e4hlen eine von vier Pizzabelag-Kombinationen.    <\/p>\n<p>Die Empf\u00e4nger k\u00f6nnen den Kommentarbereich des Genehmigungssystems f\u00fcr Dokumente nutzen, um besondere Erw\u00e4gungen zu vermerken. Zum Beispiel k\u00f6nnte die Person mit der Glutenallergie vermerken, dass diese Leckerei nicht auf ihrer Genehmigungsliste steht, oder jemand k\u00f6nnte eine einfache K\u00e4sepizza als eine der Optionen verlangen. Die Sekret\u00e4rin des Chefs beh\u00e4lt die Anzeige im Auge, ruft das B\u00fcro von ein oder zwei Mitarbeitern an, die mit ihren Antworten im Verzug sind, und schon bald haben alle abgestimmt.  <\/p>\n<p>Die Pizza wird ausgew\u00e4hlt, und wenn sie eintrifft, werden Nachrichten verschickt. Die Leckerei wird im Pausenraum ausgestellt, und die Mitarbeiter k\u00f6nnen sich daran bedienen, wenn es ihr Zeitplan erlaubt. Guten Appetit!  <\/p>\n<div id=\"attachment_1172\" style=\"width: 460px\" class=\"wp-caption alignleft\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-1172\" class=\"wp-image-1172\" src=\"https:\/\/uus.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Creative-Design-Approval-System.jpg\" alt=\"Kreatives Design Genehmigungssystem\" width=\"450\" height=\"300\" srcset=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Creative-Design-Approval-System.jpg 1000w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Creative-Design-Approval-System-652x435.jpg 652w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Creative-Design-Approval-System-260x173.jpg 260w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Creative-Design-Approval-System-800x534.jpg 800w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Creative-Design-Approval-System-300x200.jpg 300w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Creative-Design-Approval-System-768x512.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 450px) 100vw, 450px\" \/><p id=\"caption-attachment-1172\" class=\"wp-caption-text\">Kreatives Design Genehmigungssystem<\/p><\/div>\n<h3><b>Anwendungsfall #3:<\/b><\/h3>\n<p>Nachrichten sind nicht die einzige Art von Dokumenten, die signiert werden m\u00fcssen. Auch Projekte k\u00f6nnen Signaturen ben\u00f6tigen, wenn Entw\u00fcrfe oder Projekte enden. Sie ben\u00f6tigen auch M\u00f6glichkeiten f\u00fcr die Teammitglieder, Kommentare abzugeben und \u00c4nderungen zu akzeptieren oder abzulehnen. Cloud-Programme wie Folderit erm\u00f6glichen es Wissenschaftlern, K\u00fcnstlern, Autoren und sogar Designern von Gesch\u00e4ftsmodellen, \u00fcber gro\u00dfe Entfernungen hinweg zusammenzuarbeiten, ohne lange Reisen auf sich zu nehmen oder sich mit dem langsamen Tempo der physischen Postzustellung auseinanderzusetzen.   <\/p>\n<p>Ein Projektteam hat an einem neuen Werbelayout gearbeitet. Sie n\u00e4hern sich ihrem Abgabetermin. Das w\u00e4re einfach, wenn sie sich alle im selben Geb\u00e4ude oder sogar im selben Land befinden w\u00fcrden, aber das ist nicht der Fall. Sie haben sich einen Projektordner in der Folderit Cloud geteilt und haben hin und her gearbeitet. Sie haben den Entwurf auf drei oder vier Auswahlen reduziert. Mit dem Genehmigungs-Workflow des Dokumentenmanagements k\u00f6nnen sie schnell entsprechende \u00c4nderungen vornehmen, \u00fcber die Auswahl abstimmen und schlie\u00dflich einen Entwurf ausw\u00e4hlen, mit dem sie alle einverstanden sind.     <\/p>\n<p>Es gibt kein R\u00e4tselraten dar\u00fcber, ob ein Teammitglied bei der Entscheidungsfindung mitreden durfte, denn die beleuchteten Schaltfl\u00e4chen neben den Benutzernamen in der Genehmigungssoftware f\u00fcr das Dokumentenmanagement machen es einfach, die Bearbeitung zu verfolgen &#8211; selbst bei den Teammitgliedern, die vor lauter Schlafmangel m\u00fcde geworden sind!<\/p>\n<h3><b>Anwendungsfall #4:<\/b><\/h3>\n<div id=\"attachment_1170\" style=\"width: 460px\" class=\"wp-caption alignleft\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-1170\" class=\"wp-image-1170\" src=\"https:\/\/uus.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Digital-Approval-Process.jpg\" alt=\"Digitales Genehmigungsverfahren dokumentieren\" width=\"450\" height=\"300\" srcset=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Digital-Approval-Process.jpg 1000w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Digital-Approval-Process-652x435.jpg 652w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Digital-Approval-Process-260x173.jpg 260w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Digital-Approval-Process-800x534.jpg 800w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Digital-Approval-Process-300x200.jpg 300w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/08\/Document-Digital-Approval-Process-768x512.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 450px) 100vw, 450px\" \/><p id=\"caption-attachment-1170\" class=\"wp-caption-text\">Digitales Genehmigungsverfahren dokumentieren<\/p><\/div>\n<p>Nicht jede Verwendung des Folderit DMS-Genehmigungsverfahrens muss eine ernsthafte Anwendung haben. Eine Gruppe von Langzeit-Fantasy-Rollenspielern k\u00e4mpft w\u00f6chentlich gegen imagin\u00e4re Feinde in einer von ihnen selbst erdachten Landschaft. Die Gruppe begann, als viele ihrer Mitglieder noch Studienanf\u00e4nger an einem \u00f6rtlichen College waren. Aber jetzt, nach vier Jahren des Spielens, m\u00fcssen sie sich mit der unvermeidlichen Aufl\u00f6sung der Gruppe auseinandersetzen, da die Mitglieder Arbeit suchen und aus der Gegend wegziehen.   <\/p>\n<p>Ein spezieller Ordner und ein Genehmigungsverfahren f\u00fcr Antworten k\u00f6nnen ihr geliebtes Spiel retten. Der Spielleiter kann das Szenario mit dem speziellen E-Mail-System von Folderit verschicken, zusammen mit der brennenden Frage: \u201eBetreten Sie den Kerker oder warten Sie drau\u00dfen?\u201c Die Antworten und Kommentare k\u00f6nnen zur\u00fcckgeschickt werden, und der Spielleiter kann die n\u00e4chste Begegnung entsprechend einrichten. Langfristige Freundschaften k\u00f6nnen so gerettet werden, und vielleicht werden sie durch die gemeinsamen Erfahrungen sogar zu Gesch\u00e4ftspartnern.   <\/p>\n<p>Die Pflege sozialer Clubkontakte ist vielleicht nicht die urspr\u00fcngliche Absicht von Folderit, aber es ist eine m\u00f6gliche Verwendung.<\/p>\n<h2><b>Genehmigungsverfahren f\u00fcr das Dokumentenverwaltungssystem<\/b><\/h2>\n<p>Wie genau funktioniert nun dieses Genehmigungsverfahren f\u00fcr das Dokumentenmanagementsystem?<\/p>\n<p>Es beginnt damit, dass jemand eine Nachricht mit einem Dokument versendet, das genehmigt werden muss. Wie bereits erw\u00e4hnt, kann das Dokument seriell, d. h. der Reihe nach, oder parallel versendet werden, wobei jeder die Nachricht gleichzeitig erh\u00e4lt. <\/p>\n<p>Der Absender f\u00fcgt dem Dokument eine Liste von Empf\u00e4ngern hinzu. Ein gelber Punkt neben dem Namen des Empf\u00e4ngers bedeutet, dass das Dokument versendet wurde, ein grauer Punkt bedeutet, dass es nicht versendet wurde. Dies ist besonders wichtig, wenn das Dokument in Serie gesendet wird. Der Punkt \u00e4ndert seine Farbe erst, wenn der Empf\u00e4nger, der das Dokument erhalten hat, darauf antwortet und es weiterschickt. Jeder Empf\u00e4nger erh\u00e4lt \u00fcber das systemeigene E-Mail-System von Folderit eine E-Mail, in der er dar\u00fcber informiert wird, dass er ein Dokument erhalten hat, das bearbeitet werden muss. Er kann dann das gesendete Dokument lesen und es entweder annehmen &#8211; gr\u00fcne Schaltfl\u00e4che, gut zum Mitnehmen, oder ablehnen &#8211; rote Schaltfl\u00e4che. Wenn sie es ablehnen, ist Platz f\u00fcr einen Kommentar, der erkl\u00e4rt, warum sie das Dokument nicht genehmigt haben.      <\/p>\n<p>Sobald das Dokument die Runde gemacht hat, geht es zur Bearbeitung an den Ersteller zur\u00fcck. Nach der Bearbeitung kann das Ergebnis an alle Beteiligten versandt werden, um sie auf dem Laufenden zu halten, oder es k\u00f6nnen \u00c4nderungen vorgenommen und das Dokument f\u00fcr eine neue Reihe von Genehmigungen oder Ablehnungen zur\u00fcckgeschickt werden. <\/p>\n<h2><b>Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems mit Freigabe<\/b><\/h2>\n<p>Man muss nicht lange nachdenken, um die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems mit Freigabe zu erkennen. Erstens werden Mitarbeiter entlastet, deren Zeit besser f\u00fcr andere Aufgaben genutzt werden kann, als Dokumente zur Genehmigung zu bringen. Zweitens ist es immens schneller als die herk\u00f6mmliche Zustellung eines Dokuments, selbst wenn es sich um eine serielle Zustellung handelt. Dokumente k\u00f6nnen in k\u00fcrzerer Zeit freigegeben, genehmigt und zur\u00fcckgeschickt werden, als der Weg zum Postamt dauert, und der Genehmigungsprozess kann in Echtzeit verfolgt werden!   <\/p>\n<p>Bei komplexen Aufgaben bietet der Kommentarbereich f\u00fcr Ablehnungen eine Aufzeichnung des Dialogs rund um das Dokument. Das macht es einfacher, Informationen zu korrigieren oder zu \u00e4ndern, die eine Anpassung erfordern. Da der Genehmigungsprozess im Dokumentenmanagement ein Eckpfeiler der Unternehmensf\u00fchrung ist, tr\u00e4gt die M\u00f6glichkeit, ihn schnell zu erledigen, dazu bei, dass Ihr Unternehmen im Wettbewerb die Nase vorn hat &#8211; genau dort, wo Sie sein wollen.  <\/p>\n<h2><b>Dokumentenmanagement mit Freigabe f\u00fcr Ihr Unternehmen<\/b><\/h2>\n<p>Sie fragen sich vielleicht, wie man ein Dokumentenmanagement mit Genehmigung f\u00fcr Ihr Unternehmen bekommt. Die Antwort ist, dass es nichts Einfacheres gibt. Alles, was Sie tun m\u00fcssen, ist, sich f\u00fcr den Folderit Gold- oder Platin-Plan anzumelden, oder vielleicht beginnen Sie einfach mit der 14-t\u00e4gigen Testversion, f\u00fcr die keine Kreditkarte erforderlich ist. Sie erhalten nicht nur bis zu zwei Terabyte Speicherplatz, Metadaten, Erinnerungen, Dokumentenverkn\u00fcpfung, Dateiversionierung und vieles mehr, sondern auch eine Dokumentenverwaltung mit Genehmigung f\u00fcr Ihr Unternehmen.   <\/p>\n<p>Dar\u00fcber hinaus ist die Folderit Cloud verschl\u00fcsselt und verf\u00fcgt \u00fcber dreifache Backups auf der Serverseite. Wenn Ihnen das nicht ausreicht oder wenn Ihr Unternehmen eine Richtlinie hat, die dies vorschreibt, k\u00f6nnen Sie auch jederzeit eine Kopie Ihrer Daten herunterladen, um sie au\u00dferhalb des Internets zu speichern. Wir verstehen die G\u00fcrtel- und Hosentr\u00e4ger-Theorie der IT-Sicherheit sehr gut.  <\/p>\n<p>Wenn Sie Fragen dazu haben, wie etwas funktioniert oder warum etwas nicht funktioniert, geben Ihnen unsere Techniker gerne Antworten auf die vielen M\u00f6glichkeiten, wie Folderit DMS f\u00fcr Sie arbeiten kann.<\/p>\n\n\n<a href=\"https:\/\/my.folderit.com\/signup\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Try Folderit DMS for Free!<\/a>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die elektronische Genehmigung von Dokumenten \u00fcber den Workflow f\u00fcr die Dokumentengenehmigung oder den Workflow f\u00fcr die Rechnungsgenehmigung wird in vielen Unternehmen ben\u00f6tigt, in denen beispielsweise eine Rechnung in der Regel nicht bezahlt werden soll, bevor sie genehmigt wurde. 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