{"id":55570,"date":"2025-05-12T18:51:59","date_gmt":"2025-05-12T15:51:59","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/was-ist-dokumentenmanagement\/"},"modified":"2025-06-02T18:58:43","modified_gmt":"2025-06-02T15:58:43","slug":"was-ist-dokumentenmanagement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/was-ist-dokumentenmanagement\/","title":{"rendered":"Was ist Dokumentenmanagement?"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Unter Dokumentenmanagement versteht man die Kontrolle und Koordination aller Prozesse, die mit dem Fluss von Papier- und elektronischen Dokumenten zu tun haben, um sicherzustellen, dass das autorisierte Personal bei Bedarf sicheren und effizienten Zugriff auf die Dokumente hat. Zu den Prozessen, die am Fluss eines Dokuments beteiligt sind, geh\u00f6ren das Erfassen, Speichern, Indizieren, Weiterleiten, Verteilen und Abrufen von Dokumenten. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Was also ist Dokumentenmanagement? Ganz einfach ausgedr\u00fcckt, ist Dokumentenmanagement die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Dokumente in Papier- oder elektronischem Format organisiert, speichert, verfolgt und verwaltet. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Jedes Unternehmen oder jede Organisation hat irgendeine Form der Dokumentenverwaltung, die das Erfassen, Speichern und Abrufen von Dokumenten im Tagesgesch\u00e4ft beinhaltet. Das Problem dabei ist, dass dieser Prozess f\u00fcr die meisten Unternehmen sehr zeitaufw\u00e4ndig ist und kaum die Aufmerksamkeit erh\u00e4lt, die er verdient. Aus diesem Grund ist ein effizientes Dokumentenmanagementsystem f\u00fcr die zeitsparende Verwaltung der Dokumente Ihres Unternehmens unerl\u00e4sslich. Die heutigen Dokumentenmanagementsysteme basieren auf Computersystemen oder Cloud-Software, um elektronische Dokumente zu speichern und zu verwalten.   <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-are-document-management-systems-and-how-are-they-used\"><b>Was sind Dokumentenmanagementsysteme und wie werden sie verwendet?<\/b><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dokumentenverwaltungssysteme dienen der Erfassung und Organisation aller Arten von Dokumenten in elektronischer Form, die bei Bedarf leicht zu finden und abzurufen sind. Ein Dokument ist in diesem Fall nach der Definition der ISO 12651-2 jedes aufgezeichnete Objekt oder jede Information, die als Dateneinheit betrachtet wird. Ein Papierdokument, z.B. eine Rechnung, wird zun\u00e4chst gescannt und in elektronischer Form in das Dokumentenverwaltungssystem integriert, damit es sp\u00e4ter abgerufen werden kann.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Das Dokument wird dann nach Kategorien wie Abteilung, Bestellnummer, Lieferant oder einem anderen identifizierbaren Konzept, das f\u00fcr Ihr Unternehmen relevant ist, indiziert. Im Gegensatz zu den traditionellen Aktenordnern speichert ein Dokumentenmanagementsystem Dokumente in einem elektronischen Format, auf das autorisierte Mitarbeiter und Kunden leichter zugreifen k\u00f6nnen. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Mit einem sicheren zentralen elektronischen Ablageort, wie der Cloud-Dokumentenspeicher- und -Verwaltungssoftware von <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Folderit<\/a>, m\u00fcssen Sie sich nicht mehr mit der st\u00e4ndigen Suche nach verlorenen oder schwer auffindbaren Dokumenten herumplagen. Sie k\u00f6nnen jetzt jedes Dokument in Ihrem Unternehmen in Sekundenschnelle suchen und wiederfinden. Das schnelle Auffinden von Dokumenten steigert die Produktivit\u00e4t, da Sie sich nicht mehr auf die Suche nach einem schwer auffindbaren Dokument konzentrieren m\u00fcssen, sondern das eigentliche Problem l\u00f6sen k\u00f6nnen.  <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-key-components-of-a-document-management-system\"><b>Schl\u00fcsselkomponenten eines Dokumentenverwaltungssystems<\/b><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Zu den wichtigsten Komponenten eines Dokumentenmanagementsystems geh\u00f6ren die Erfassung von Dokumenten, die Speicherung von Metadaten, die Versionierung, die Sicherheit, die Indizierung und die Abruffunktionen.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Werfen wir einen kurzen Blick auf jede von ihnen:<\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-1-document-metadata\">1. <b>Dokument-Metadaten<\/b><\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Jedes Dokument wird in der Regel zusammen mit seinen Metadaten gespeichert, wie z.B. dem Datum der Speicherung und der Identit\u00e4t der Person, die das Dokument gespeichert hat. Das System kann Metadaten \u00fcbernehmen oder den Benutzer auffordern, Metadaten bereitzustellen. Bei Folderit k\u00f6nnen Sie eine Vielzahl von Metadaten hinzuf\u00fcgen, wie z.B. Tags, Notizen, Unterzeichner, Daten oder F\u00e4lligkeitsdatum und vieles mehr, damit Ihre Dokumente gut organisiert und leicht zug\u00e4nglich sind. Sie k\u00f6nnen sogar Ihre bevorzugten Datenfelder hinzuf\u00fcgen.   <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-2-document-capture\">2. <b>Dokumentenerfassung<\/b><\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Capture in der Dokumentenverwaltung bezieht sich auf die Verarbeitung von Papierdokumenten durch Scannen, um die Speicherung in einem elektronischen Format zu erm\u00f6glichen. Einige Systeme verwenden Software zur optischen Zeichenerkennung (OCR), um digitale Bilder in lesbaren Text umzuwandeln. Die Erfassung umfasst auch die Aufnahme von Dokumenten in elektronischem Format und anderen computergest\u00fctzten Dateien in das System.  <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-3-indexing\">3. <b>Indizierung<\/b><\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Indexierung hilft bei der Verfolgung der im System gespeicherten elektronischen Dokumente. Sie kann so einfach sein wie die Nachverfolgung von Dokumentenkennungen im gesamten System oder so komplex wie die Bereitstellung einer spezifischen Klassifizierung f\u00fcr jedes Dokument auf der Grundlage von Metadaten oder Wortindizes aus dem Inhalt jedes Dokuments. Die Indexierung ist eine wichtige Komponente eines Dokumentenmanagementsystems. Sie tr\u00e4gt dazu bei, den Abrufprozess schneller, effizienter und genauer zu gestalten.   <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-4-storage\">4. <b>Lagerung<\/b><\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei der Speicherung geht es darum, wie das Dokument in einem zentralen Repository zum sp\u00e4teren Abruf gespeichert wird. Die Speicherung umfasst bestimmte Orte, an denen jedes Dokument im System gespeichert wird, die Dauer der Speicherung, die Migration von Dokumenten \u00fcber verschiedene Speichermedien und die letztendliche Vernichtung eines Dokuments. <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-5-document-retrieval\">5. <b>Dokumentenabruf<\/b><\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Der Abruf ist ein Schl\u00fcsselelement eines jeden Dokumentenverwaltungssystems. Es geht darum, wie ein Dokument aus dem zentralen Speicher abgerufen wird. Es handelt sich um einen komplexen Prozess, der die Berechtigungen und den Zugriff auf jedes Dokument regelt. Es erm\u00f6glicht Benutzern den Zugriff auf Dokumente, indem sie eindeutige Identifikatoren des Dokuments, wie Metadaten und spezifische Suchbegriffe, identifizieren.   <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-6-document-versioning\">6. <b>Versionierung von Dokumenten<\/b><\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei der Versionierung handelt es sich im Grunde um einen Prozess, bei dem ein Dokument in das System ein- oder ausgecheckt wird, so dass Benutzer Zugriff auf aktuelle oder fr\u00fchere Versionen des Dokuments erhalten. Dokumente \u00e4ndern sich im Laufe der Zeit oder werden aktualisiert. Hier kommt die Versionierung ins Spiel, um sicherzustellen, dass die Benutzer weiterhin auf fr\u00fchere Kopien als Referenz zugreifen k\u00f6nnen. Folderit bietet eine bessere und einfachere Versionskontrolle f\u00fcr Ihre Dokumente. Sie k\u00f6nnen eine neue Version eines beliebigen im System gespeicherten Dokuments hochladen, wobei die fr\u00fchere Version und die vorhandenen Metadaten erhalten bleiben. Die hocheffiziente Check-In- und Check-Out-Funktion des Systems erm\u00f6glicht es Ihnen sogar, den Zugriff auf ein Dokument f\u00fcr andere Benutzer zu sperren, w\u00e4hrend Sie es bearbeiten.    <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-7-searching\">7. <b>Suche nach<\/b><\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Suche erm\u00f6glicht es Benutzern, bestimmte Dokumente und Ordner anhand von Vorlagenattributen oder \u00fcber eine Volltextsuche zu finden. Folderit verf\u00fcgt \u00fcber eine leistungsstarke Suche, mit der Sie jedes im System gespeicherte Dokument \u00fcber eine Vielzahl von Attributen wie den Titel des Dokuments und andere Metadaten wie Tags und Unterzeichner suchen k\u00f6nnen. <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-8-sharing-or-distribution-of-documents\">8. <b>Gemeinsame Nutzung oder Verteilung von Dokumenten<\/b><\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein effizientes Dokumentenverwaltungssystem wie Folderit erm\u00f6glicht die geregelte Freigabe und Verteilung von Dokumenten, Teilen von Dokumenten, Ordnern oder sogar des gesamten Kontos an jede autorisierte Person. Das System verf\u00fcgt \u00fcber &#8220;Ansichts&#8221;-Berechtigungen, bei denen der Benutzer das Dokument nur sehen kann, und &#8220;Bearbeitungs&#8221;-Berechtigungen, bei denen der Benutzer die Metadaten bearbeiten darf. <\/p>\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-9-document-security\">9. <b>Dokumentensicherheit<\/b><\/h3>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Bedeutung der Dokumentensicherheit ist in jedem Dokumentenverwaltungssystem von entscheidender Bedeutung. Mit dem Auftauchen fortschrittlicher Sicherheitsbedrohungen wie der <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/blog\/crypto-ransomware\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Crypto-Ransom-Malware<\/a> ist es jetzt zwingend erforderlich, dass Ihre Dokumente in einem sicheren und zentralen Speicher abgelegt werden. <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Was bedeutet also Sicherheit im Dokumentenmanagement? Ein gutes Beispiel daf\u00fcr ist Folderit. Hier werden Ihre Dokumente und die darin enthaltenen Informationen in der Cloud mit 256-Bit-AES verschl\u00fcsselt und \u00fcber eine sichere SSL-Verbindung versendet, um eine sichere Speicherung zu gew\u00e4hrleisten. <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-what-is-document-management-backup\"><b>Was ist ein Dokumentenmanagement-Backup?<\/b><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Sicherung Ihrer Dokumente ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Dokumentenmanagementsystems. Ohne ein Backup kann Ihr Unternehmen im ungl\u00fccklichen Fall eines Hacker- oder Virenangriffs oder sogar eines Brandes oder einer Naturkatastrophe, die alle Ihre vorhandenen Dateien vollst\u00e4ndig zerst\u00f6ren k\u00f6nnen, gro\u00dfe Verluste erleiden. Folderit bewahrt alle Ihre Dokumente sicher in einer Cloud auf. Wenn Sie m\u00f6chten, k\u00f6nnen Sie jedoch einzelne Dateien oder sogar das gesamte Konto herunterladen und die Dokumente auf Ihrer Festplatte als lokales Backup speichern. Ihre Kopien der in der Cloud gespeicherten Dokumente bleiben dabei erhalten.    <\/p>\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-the-best-cloud-document-management-system-for-small-and-medium-businesses-nbsp-nbsp\"><b>Das beste Cloud-Dokumentenmanagement-System f\u00fcr kleine und mittlere Unternehmen  <\/b><\/h2>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wie oben gezeigt, ist die Verwaltung von Dokumenten eine komplexe Aufgabe, insbesondere f\u00fcr kleine und mittlere Unternehmen. Folderit bietet eine erschwingliche und hocheffiziente Cloud-Dokumentenverwaltungssoftware, mit der kleine Unternehmen wichtige Dokumente speichern, gemeinsam nutzen und den Dokumentenfluss zwischen Mitarbeitern und Kunden verwalten k\u00f6nnen. Es ist ein Cloud-Dokumentenverwaltungssystem, das extrem einfach zu bedienen ist.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), auch Dokumentenverwaltungssoftware genannt, wird in der Wirtschaft aus mehreren guten Gr\u00fcnden immer beliebter!<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Dokumentenverwaltung umfasst die Verwendung eines Computersystems und von Software zum Speichern, Organisieren, Verfolgen und Bearbeiten von elektronisch erstellten Informationen und Medien.<\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Informationen k\u00f6nnen \u00fcber einen Computer oder ein mobiles Ger\u00e4t erstellt worden sein, oder sie wurden von Papierkopien in ein digitales Format umgewandelt, indem ein Dokumentenscanner verwendet wurde oder einfach ein Foto des Dokuments gemacht wurde, sogar mit der Kamera Ihres Telefons. Unabh\u00e4ngig davon, woher das Dokument stammt, ist eines sicher: Sein Besitzer m\u00f6chte sicherstellen, dass es auch in Zukunft sicher und einfach zu verwenden ist. Und zwar nicht nur f\u00fcr den Besitzer, sondern auch daf\u00fcr, dass es allen relevanten Personen zug\u00e4nglich gemacht wird, und zwar mit den jeweils richtigen Berechtigungen.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Traditionell begannen die Versuche der &#8220;Dokumentenverwaltung&#8221; in einem hohen, sperrigen Aktenschrank in der Ecke des B\u00fcros. Als das Unternehmen wuchs, wuchs auch die Sammlung von Aktenschr\u00e4nken &#8211; und damit auch das Potenzial f\u00fcr Chaos und Kompromisse. Dokumente, die an Kollegen oder Kunden weitergegeben werden sollten, mussten manuell gesucht und dann neu abgeheftet werden, was die Arbeitszeit der Mitarbeiter in die H\u00f6he trieb und die Lohnsumme in die H\u00f6he trieb.  <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine effiziente Software zur elektronischen Dokumentenverwaltung (wie Folderit!) macht Ihre Daten jedoch sicher, leicht zug\u00e4nglich, auffindbar und anpassbar. Sie bietet Ihnen Funktionen wie Freigabe-Workflows und Erinnerungen und erm\u00f6glicht es Ihnen, Dateien mit Metadaten zu versehen, die ohne diese kaum zu finden, in einen Zusammenhang zu bringen oder \u00fcberhaupt zu verstehen sind. Danke, dass Sie heute vorbeigekommen sind. Wenn Sie schon einmal hier sind, sollten Sie mehr \u00fcber unsere speziellen Verwaltungsfunktionen erfahren. <a href=\"https:\/\/my.folderit.com\/signup\/\">Registrieren Sie sich zun\u00e4chst kostenlos<\/a>!    <\/p>\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Unter Dokumentenmanagement versteht man die Kontrolle und Koordination aller Prozesse, die mit dem Fluss von Papier- und elektronischen Dokumenten zu tun haben, um sicherzustellen, dass das autorisierte Personal bei Bedarf sicheren und effizienten Zugriff auf die Dokumente hat. 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