{"id":102880,"date":"2026-11-15T10:39:29","date_gmt":"2026-11-15T08:39:29","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?p=102880"},"modified":"2026-11-15T10:47:19","modified_gmt":"2026-11-15T08:47:19","slug":"formular-kundenretoure","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/formular-kundenretoure\/","title":{"rendered":"Formular f\u00fcr Kundenretouren: von der Freigabe bis zum Abschluss"},"content":{"rendered":"<style>.folderit-priority-guide{color:#333;font-size:18px;line-height:1.72;overflow-wrap:anywhere}.folderit-priority-guide p{margin:0 0 1.2em}.main-content .folderit-priority-guide h2{font-size:clamp(24px,2.4vw,30px);line-height:1.3;margin:1.8em 0 .75em}.main-content .folderit-priority-guide h3{font-size:22px;line-height:1.35;margin:1.4em 0 .6em}.folderit-priority-guide li{margin-bottom:.6em}.folderit-priority-guide code{white-space:normal;overflow-wrap:anywhere;font-size:.9em}.folderit-priority-guide figure{margin:1.7em 0}.folderit-priority-guide img{max-width:100%;height:auto}.folderit-priority-guide figcaption{font-size:15px;line-height:1.5;color:#666;margin-top:10px}.folderit-priority-guide .table-wrap{max-width:100%;overflow-x:auto;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide table{width:100%;border-collapse:collapse;font-size:16px;line-height:1.5}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{text-align:left;vertical-align:top;padding:13px 14px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide th{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide a{color:#4941a5;text-underline-offset:3px}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide{font-size:17px}.folderit-priority-guide table{font-size:15px}.folderit-priority-guide th,.folderit-priority-guide td{padding:10px}.folderit-priority-guide h2{margin-top:1.6em}}@media (min-width:992px) and (max-width:1399px){body:has(.folderit-priority-guide) .navbar .navbar-nav a{font-size:16px!important}}.folderit-priority-guide .folderit-video{position:relative;width:100%;aspect-ratio:16\/9;margin:1.5em 0}.folderit-priority-guide .folderit-video iframe{position:absolute;inset:0;width:100%;height:100%;border:0}body:has(.folderit-priority-guide) h1{hyphens:none!important;overflow-wrap:normal!important;word-break:normal!important}@media(max-width:600px){.folderit-priority-guide .table-wrap table,.folderit-priority-guide .table-wrap tbody{display:block;width:100%;min-width:0}.folderit-priority-guide .table-wrap thead{display:none}.folderit-priority-guide .table-wrap tr{display:block;margin:0 0 16px;border:1px solid #dedbe7}.folderit-priority-guide .table-wrap td{display:grid;grid-template-columns:82px minmax(0,1fr);gap:12px;width:auto;padding:12px;border:0;border-bottom:1px solid #e8e5ef;overflow-wrap:break-word}.folderit-priority-guide .table-wrap td:last-child{border-bottom:0}.folderit-priority-guide .table-wrap td:first-child{background:#f5f3fb}.folderit-priority-guide .table-wrap td::before{content:attr(data-label);font-weight:600;color:#383838}}<\/style>\n<div class=\"folderit-priority-guide\">\n<p>Ein Kunde m\u00f6chte zwei Schreibtischlampen zur\u00fcckgeben. Ihr Team gibt die R\u00fccksendung beider Lampen frei, doch im Lager kommt nur eine an. Der Vorgang bleibt offen, auch wenn bereits \u00fcber eine Gutschrift gesprochen wurde.<\/p>\n<p>Ein brauchbares <strong>Formular f\u00fcr Kundenretouren<\/strong> unterscheidet drei Mengen: angefragt, freigegeben und eingegangen. Es h\u00e4lt au\u00dferdem fest, wer entscheidet und was nach Ankunft des Pakets geschieht. Die folgende interne Einrichtung in <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/\">Folderit<\/a> richtet sich an kleinere Unternehmen, in denen Kundenservice, Lager und Buchhaltung Retouren gemeinsam bearbeiten.<\/p>\n<p>Das Beispiel ist fiktiv und beruht auf dokumentierten Funktionen; der gesamte Ablauf wurde nicht in einem laufenden Konto getestet. Er dokumentiert betriebliche Entscheidungen nach Ihren eigenen Retourenregeln und bestimmt keinen gesetzlichen R\u00fcckgabeanspruch des Kunden. Der <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/preisgestaltung\/\">Tailor-Tarif<\/a> von Folderit umfasst eForms und benutzerdefinierte Datens\u00e4tze.<\/p>\n<h2>Mit einem Datensatz je Produktposition beginnen<\/h2>\n<p>Legen Sie f\u00fcr jede Produktposition, deren Mengen Sie abgleichen m\u00fcssen, einen eigenen Datensatz an. F\u00fcnf identische Lampen k\u00f6nnen in einem Datensatz stehen. Lampen und Ersatzkabel geh\u00f6ren in getrennte Datens\u00e4tze, wenn unterschiedliche Entscheidungen erforderlich sind. Hinterlegen Sie in jedem Datensatz die urspr\u00fcngliche Auftragsreferenz.<\/p>\n<p>Erstellen Sie unter <strong>Admin tools \u2192 Form templates<\/strong> (Administrationswerkzeuge \u2192 Formularvorlagen) das Formular <strong>Kundenretoure<\/strong>. F\u00fcgen Sie mithilfe der <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/eforms-und-formularvorlagen\/\">eForms-Anleitung<\/a> die folgenden Felder hinzu. Die Tabelle ist ein Feldschema zum Nachbauen, keine importierbare Vorlage.<\/p>\n<div class=\"table-wrap\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Felder und Feldtyp<\/th>\n<th>Wer sie wann ausf\u00fcllt<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td data-label=\"Felder und Feldtyp\">Vorgangsreferenz, Kunde, Auftragsreferenz, Artikelnummer \u2014 Text (Text)<\/td>\n<td data-label=\"Wer sie wann ausf\u00fcllt\">Kundenservice beim Anlegen. Verwenden Sie die in Ihrem Unternehmen vereinbarten Referenzen.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td data-label=\"Felder und Feldtyp\">Angefragte Menge \u2014 Zahl (Number); Retourengrund \u2014 Auswahl (Select); Erl\u00e4uterung \u2014 Mehrzeiliger Text (Textarea)<\/td>\n<td data-label=\"Wer sie wann ausf\u00fcllt\">Kundenservice anhand der Kundenanfrage. M\u00f6gliche Gr\u00fcnde: Besch\u00e4digt, Falscher Artikel, Nicht mehr ben\u00f6tigt, Sonstiges.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td data-label=\"Felder und Feldtyp\">Vorgangsverantwortlicher \u2014 Benutzer (User); n\u00e4chster Nachfasstermin \u2014 Datum (Date)<\/td>\n<td data-label=\"Wer sie wann ausf\u00fcllt\">Kundenservice beim Anlegen. W\u00e4hlen Sie einen tats\u00e4chlich in Folderit vorhandenen Kollegen und einen vereinbarten Pr\u00fcftermin.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td data-label=\"Felder und Feldtyp\">Freigegebene Menge \u2014 Zahl (Number); Freigabereferenz \u2014 Text (Text)<\/td>\n<td data-label=\"Wer sie wann ausf\u00fcllt\">Vorgangsverantwortlicher nach der Retourenentscheidung. Bis zur Pr\u00fcfung leer lassen.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td data-label=\"Felder und Feldtyp\">Eingegangene Menge \u2014 Zahl (Number); Eingangsdatum \u2014 Datum (Date); Pr\u00fcfvermerk \u2014 Mehrzeiliger Text (Textarea)<\/td>\n<td data-label=\"Wer sie wann ausf\u00fcllt\">Lager nach der physischen Warenpr\u00fcfung. Tragen Sie die insgesamt eingegangene Menge ein und beschreiben Sie jede Lieferung im Pr\u00fcfvermerk.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td data-label=\"Felder und Feldtyp\">Erledigungsart \u2014 Auswahl (Select); Gutschrift- oder Ersatzlieferungsreferenz \u2014 Text (Text); Abschlussdatum \u2014 Datum (Date)<\/td>\n<td data-label=\"Wer sie wann ausf\u00fcllt\">Vorgangsverantwortlicher und Buchhaltung nach der Durchf\u00fchrung. M\u00f6gliche Ergebnisse: Gutschrift erstellt, Ersatz versandt, Abgelehnt, Andere vereinbarte L\u00f6sung.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td data-label=\"Felder und Feldtyp\">Nachweise \u2014 Datei (File); Seriennummer oder Chargenreferenz \u2014 Text (Text)<\/td>\n<td data-label=\"Wer sie wann ausf\u00fcllt\">Erste Nachweise anh\u00e4ngen und relevante Kennungen erfassen. Weitere Belege lassen sich sp\u00e4ter mit dem Datensatz verkn\u00fcpfen.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>Machen Sie die Eingangsfelder zu Pflichtfeldern, die der Kundenservice bereits ausf\u00fcllen kann. Felder f\u00fcr Freigabe, Wareneingang und Abschluss bleiben beim Anlegen optional: Wer den Vorgang er\u00f6ffnet, kennt das Ergebnis der morgigen Pr\u00fcfung noch nicht. Eine eingetippte Vorgangsreferenz richtet keine automatische Nummerierung ein. Verwenden Sie f\u00fcr einen lesbaren Datensatznamen beispielsweise <code>Retoure {case-reference} \u2014 {product-code}<\/code> und setzen Sie die tats\u00e4chlichen Feld-Slugs ein.<\/p>\n<p>Erfassen Sie bei einzeln nachverfolgten Waren neben der Artikelnummer auch die Seriennummer. <a href=\"https:\/\/support.gs1.org\/support\/solutions\/articles\/43000734238-how-does-serialisation-differ-from-unique-identification-in-the-gs1-system-\/\">GS1 erl\u00e4utert (Englisch)<\/a>: Eine GTIN kennzeichnet das Grundprodukt; zusammen mit einer Seriennummer kennzeichnet sie ein bestimmtes Exemplar. Verwenden Sie Kennungen, die Ihr Unternehmen bereits f\u00fchrt. Diese Einrichtung scannt und validiert keine Barcodes.<\/p>\n<h2>Die Freigabe als Entscheidung dokumentieren<\/h2>\n<p>Erstellen Sie einen internen Ordner <strong>Kundenretouren<\/strong> und geben Sie Kundenservice, Pr\u00fcfer und Lagerpersonal den erforderlichen Zugriff. Pr\u00fcfen Sie die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/zugriffsberechtigungen-vergleichen\/\">Berechtigungsstufen<\/a>, bevor Sie Bearbeitungsrechte vergeben. Das Feld Vorgangsverantwortlicher h\u00e4lt die Zust\u00e4ndigkeit fest; den Zugriff richten Sie gesondert ein.<\/p>\n<p>Der Kundenservice \u00fcbernimmt die Anfrage aus der Kunden-E-Mail und reicht das Formular in diesem Ordner ein. Bevor der Verantwortliche R\u00fccksendehinweise verschickt, pr\u00fcft er Auftrag, angegebenen Grund und die anwendbaren Unternehmensregeln. Anschlie\u00dfend tr\u00e4gt er die vorgeschlagene freizugebende Menge und die Freigabereferenz ein.<\/p>\n<p>\u00d6ffnen Sie im Datensatz das Men\u00fc <strong>Workflow<\/strong> und starten Sie einen einmaligen <strong>Approval<\/strong>-Workflow (Genehmigung) mit einem namentlich festgelegten Retourenpr\u00fcfer. Machen Sie die Formularmetadaten sichtbar. Im Beispiel lautet der Entscheidungsauftrag: \u201eR\u00fccksendung von 2 St\u00fcck des Artikels LAMP-A17 aus Auftrag SO-1048 genehmigen.\u201c Tragen Sie f\u00fcr jede Anfrage die konkrete Menge, den Auftrag und den Artikel in den Entscheidungstext ein, damit die dokumentierte Entscheidung auch bei sp\u00e4ter ge\u00e4nderten Formularfeldern eindeutig bleibt. Die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/genehmigungsworkflows-einrichten\/\">Genehmigungsanleitung<\/a> beschreibt Einrichtung und Entscheidungsverlauf.<\/p>\n<p>Der Verantwortliche pr\u00fcft das tats\u00e4chliche Workflow-Ergebnis, bevor er dem Kunden schreibt. Die Freigabe erlaubt die vereinbarte R\u00fccksendung; sie best\u00e4tigt keinen Wareneingang und veranlasst keine automatische Erstattung. Lehnt der Pr\u00fcfer ab, dokumentiert der Verantwortliche den Grund und teilt die Entscheidung mit. Verlangt der Pr\u00fcfer eine Kl\u00e4rung, bleibt die Genehmigungsaufgabe offen, bis die Frage gekl\u00e4rt ist. Liegt bis zum Nachfasstermin keine Antwort vor, kontaktiert der Verantwortliche den Pr\u00fcfer und tr\u00e4gt einen neuen Handlungstermin ein. Dieses Nachfassen ist hier ein manueller Kontrollpunkt.<\/p>\n<p>\u00c4ndert sich die vorgeschlagene Menge nach einer Entscheidung, bewahren Sie die bisherige Entscheidung auf und lassen Sie die ge\u00e4nderte Menge erneut pr\u00fcfen. Dokumentieren Sie den \u00c4nderungsgrund, damit das Lager erkennt, welche Freigabe gilt.<\/p>\n<h2>Eine Lampe kommt an: die offene Menge sichtbar halten<\/h2>\n<p>Nach der ersten Lieferung sieht der Beispielvorgang so aus:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Vorgang:<\/strong> RR-1048; Auftrag SO-1048; Artikel LAMP-A17.<\/li>\n<li><strong>Angefragt:<\/strong> 2. <strong>Freigegeben:<\/strong> 2. <strong>Bisher eingegangen:<\/strong> 1.<\/li>\n<li><strong>Pr\u00fcfung:<\/strong> Eine Lampe entspricht dem Auftrag und hat einen besch\u00e4digten Schirm; die zweite Lampe ist nicht im Paket.<\/li>\n<li><strong>N\u00e4chster Schritt:<\/strong> Der Vorgangsverantwortliche fragt den Kunden, ob die zweite Lampe separat zur\u00fcckgeschickt wird, und erfasst einen Nachfasstermin.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Der Warenempf\u00e4nger gleicht die Ware mit der Freigabe ab, pr\u00fcft gegebenenfalls Seriennummer oder Chargenreferenz und erfasst den tats\u00e4chlichen Eingang. \u00d6ffnen Sie zum Verkn\u00fcpfen eines Lieferscheins oder zul\u00e4ssigen Zustandsfotos die <strong>Belegdatei<\/strong>. W\u00e4hlen Sie <strong>Modify \u2192 Related Items \u2192 Browse<\/strong> (bearbeiten \u2192 verkn\u00fcpfte Elemente \u2192 durchsuchen), markieren Sie den Datensatz des Retourenformulars und klicken Sie auf <strong>Save<\/strong> (speichern). Die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/knowledge-base\/elemente-verknuepfen-und-in-beziehung-setzen\/\">Anleitung zu verkn\u00fcpften Elementen<\/a> beschreibt den Ablauf. Stellen Sie sicher, dass die pr\u00fcfenden Personen sowohl auf den Datensatz als auch auf die verkn\u00fcpften Dateien zugreifen k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Trifft eine weitere Lieferung ein, aktualisiert der Warenempf\u00e4nger die insgesamt eingegangene Menge und erg\u00e4nzt einen datierten Vermerk mit Verweis auf die zugeh\u00f6rigen Belege. Der fr\u00fchere Lieferschein bleibt erhalten. Der Verantwortliche vergleicht die Mengen selbst; Folderit berechnet in diesem Aufbau keinen offenen Rest. Falsche Ware, Mehrmengen oder unlesbare Kennungen erfordern eine dokumentierte Abweichung und einen benannten Entscheider, bevor es weitergeht.<\/p>\n<h2>Den Abschluss mit Belegen absichern<\/h2>\n<p>Die Buchhaltung erstellt eine etwaige Gutschrift in ihrem \u00fcblichen Buchhaltungssystem. Das Lager organisiert Ersatz \u00fcber seinen normalen Versandablauf. Erg\u00e4nzen Sie die Gutschrift- oder Ersatzlieferungsreferenz und verkn\u00fcpfen Sie den zugeh\u00f6rigen Beleg mit dem Vorgang. Folderit h\u00e4lt den Datensatz vor; diese Einrichtung erstattet keine Zahlungen, \u00e4ndert keine Lagerbest\u00e4nde und bucht keine Transporte.<\/p>\n<p>Bevor der Verantwortliche das Abschlussdatum eintr\u00e4gt, pr\u00fcft er:<\/p>\n<ol>\n<li>Freigegebene und eingegangene Ware stimmen \u00fcberein, oder eine dokumentierte Abweichung erkl\u00e4rt die vereinbarte Differenz.<\/li>\n<li>Pr\u00fcfung und vereinbarte L\u00f6sung sind festgehalten, einschlie\u00dflich des Umgangs mit noch fehlender Ware.<\/li>\n<li>Gutschrift oder Ersatzlieferung sind belegt, und der Kunde wurde \u00fcber das Ergebnis informiert.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Bei RR-1048 erf\u00fcllt eine eingegangene von zwei freigegebenen Lampen den ersten Punkt noch nicht. Lassen Sie den Vorgang offen, bis die zweite Lampe eintrifft oder der Pr\u00fcfer einer dokumentierten ge\u00e4nderten Regelung zustimmt. Setzen Sie f\u00fcr offene Aufgaben einen Nachfasstermin; der Verantwortliche pr\u00fcft diese Vorg\u00e4nge im vereinbarten Teamrhythmus.<\/p>\n<p>Spielen Sie vor dem Einsatz mit Kunden vier Demof\u00e4lle durch: vollst\u00e4ndige Retoure, teilweiser Eingang, abgelehnte Anfrage und ausstehende Entscheidung. Bitten Sie eine Vertretung des Verantwortlichen, die neueste Freigabe, die Lieferbelege und den n\u00e4chsten Schritt zu finden. Muss sie daf\u00fcr das E-Mail-Postfach eines Kollegen durchsuchen, erg\u00e4nzen Sie die fehlenden Angaben im Datensatz.<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ein interner Retourenvorgang f\u00fcr Kundenservice, Lager und Buchhaltung: Mengen abgleichen, Entscheidungen festhalten und den Abschluss belegen.<\/p>\n","protected":false},"author":12,"featured_media":102681,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[834],"tags":[],"class_list":["post-102880","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-unkategorisiert"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.7.1 (Yoast SEO v25.7) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Formular f\u00fcr Kundenretouren: Einrichtung in Folderit<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Richten Sie Kundenretouren in Folderit ein: angefragte, freigegebene und eingegangene Mengen getrennt erfassen, Teilr\u00fccksendungen pr\u00fcfen und belegt abschlie\u00dfen.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/blog\/formular-kundenretoure\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Kundenretouren: Freigabe, Wareneingang und Ergebnis zusammenhalten\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Von zwei freigegebenen Artikeln kommt nur einer an. 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