{"id":73228,"date":"2020-04-15T14:59:28","date_gmt":"2020-04-15T11:59:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=73228"},"modified":"2026-10-30T10:54:21","modified_gmt":"2026-10-30T08:54:21","slug":"werkzeuge-fuer-die-zusammenarbeit-an-dokumenten","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/werkzeuge-fuer-die-zusammenarbeit-an-dokumenten\/","title":{"rendered":"Werkzeuge f\u00fcr die Zusammenarbeit an Dokumenten"},"content":{"rendered":"\n

Werkzeuge f\u00fcr die Zusammenarbeit an Dokumenten<\/h2>\n\n\n
\n
\"\"<\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Die beste und nahtloseste M\u00f6glichkeit, an einem Dokument zusammenzuarbeiten, besteht darin, eine L\u00f6sung zur Verf\u00fcgung zu haben, die allen Beteiligten sofortigen Zugriff gew\u00e4hrt, ein klares Verst\u00e4ndnis dar\u00fcber bietet, wer an welchem Dokument arbeitet, und eine Integration der Freigabe-Hierarchie erm\u00f6glicht. W\u00e4hrend einige Plattformen m\u00f6glicherweise eine oder zwei dieser Funktionen bieten, kann keine alle in einem einzigen Paket umsetzen. Folderit ist eine digitale Management-L\u00f6sung mit hochrobusten Dokumenten-Kollaborations-Tools, um kleinen Unternehmen und Firmen zu helfen.<\/p>\n\n\n\n

In einer Zeit der Selbstisolierung lernen Unternehmen, dass zahlreiche Vorg\u00e4nge, die au\u00dferhalb eines B\u00fcroumfelds zuvor unverst\u00e4ndlich erschienen, ferngesteuert ebenso effizient abgewickelt werden k\u00f6nnen. Wenn Teams in r\u00e4umlicher Distanz zusammenarbeiten, erfordert ein gutes Projektmanagement robuste Kollaborationstools. Dies setzt voraus, dass Sie die Flexibilit\u00e4t und Freiheit f\u00fcr die Dokumentenkollaboration innerhalb Ihrer Teams besitzen. Wenn Ihre Arbeitsabl\u00e4ufe und Dokumentenstruktur hochgradig zug\u00e4nglich und robust sind, verf\u00fcgen Sie \u00fcber eine agilere und effizientere Operation.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Freigabearbeitsablauf<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Dokumenten-Kollaborationstools haben sich traditionell auf B\u00fcrojargon verlassen, um ein Verst\u00e4ndnis zwischen Dokumenten-Kollaborateuren zu f\u00f6rdern. Wir k\u00f6nnen uns alle mit dem m\u00fcden, alten Format \u201emeine Antwort in Rot” f\u00fcr Feedback identifizieren. Dies f\u00fchrt zu einer erheblichen Vorlaufzeit bis zur Dokumentenabwicklung und macht den Prozess anf\u00e4llig f\u00fcr Missverst\u00e4ndnisse und Fehler. All das kann vermieden werden durch die intuitive Schnittstelle und Struktur von Folderit, bei der Sie die Stufen, Hierarchie und Freigabe-Cluster f\u00fcr jedes Dokument an jeder Stufe festlegen. Auf diese Weise hat jeder Kollaborateur eine klar definierte Rolle zu erf\u00fcllen, und sein Inhalt darf erst an die n\u00e4chste Stufe weitergegeben werden, wenn er Ihr bevorzugtes Ma\u00df an Pr\u00fcfung durchlaufen hat.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Nehmen wir an, ein Vorschlag ist in 24 Stunden f\u00e4llig. Der CEO ernennt den Team Lead zur Leitung der Aufgabenabwicklung. Der Team Lead delegiert einen Autor zur Erstellung des Vorschlags und einen weiteren Autor zum Korrekturlesen. Die finale Freigabe liegt beim CEO.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Mit Folderit weist der Teamleiter seinem Team einen Ordner mit allen erg\u00e4nzenden Materialien zu. Der Autor sichtet dieses Material, sammelt alle ben\u00f6tigten Informationen und erstellt ein Dokument. Der Autor reicht die Arbeit dem anderen Autor ein, nur 4 Stunden vor der Frist. Um Zeit zu sparen, liest der zweite Autor das Dokument nicht und erteilt die Freigabe, um die Freigabestufe in der Hierarchie zu beschleunigen.<\/p>\n\n\n\n

Der Team Lead wird benachrichtigt, dass das Dokument f\u00fcr seine Freigabe bereit ist. Bevor er seine Freigabe erteilt, pr\u00fcft er das Zugriffsprotokoll und stellt fest, dass der Lektor das Dokument noch nicht einmal ge\u00f6ffnet hat, bevor er seine Best\u00e4tigung erteilt hat. Der Team Lead ergreift Korrekturma\u00dfnahmen, f\u00fcgt seine Kommentare hinzu, und eine Benachrichtigung erreicht beide Autoren. Diese r\u00e4umen den Vorfall umgehend aus und senden eine aktualisierte Version. Eine Aufgabe wird abgeschlossen, wobei das System verhindert, dass ein Fehler zu einem Problem wird.<\/p>\n\n\n\n

Falls gew\u00fcnscht, kann eine zus\u00e4tzliche Failsafe eingerichtet werden, die einen automatischen Aufbewahrungszeitraum festlegt. Sie k\u00f6nnen das Schicksal eines Dokuments nach Ablauf einer von Ihnen gew\u00e4hlten Zeitspanne bestimmen.<\/p>\n\n\n\n

Benachrichtigungen und Audit-Trails<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Es gibt einen ber\u00fchmten Vorfall bez\u00fcglich Toy Story 2, wonach der Film vollst\u00e4ndig vom Server gel\u00f6scht wurde aufgrund eines fehlerhaften Befehls durch eine Person, die nicht identifiziert werden konnte, erst durch ein gl\u00fcckliches Zufallsereignis gerettet wurde, bei dem ein K\u00fcnstler eine Sicherungskopie angelegt hatte, um von zu Hause aus daran zu arbeiten.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Solche Gl\u00fccksf\u00e4lle sind so gut wie Blitze, da sie denselben Ort nicht zweimal treffen. Pixar war zu dieser Zeit noch sehr jung, und dies h\u00e4tte das mittlerweile weltweit gefeierte Animationsunternehmen vernichten k\u00f6nnen.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Unternehmen verlieren Inhalte st\u00e4ndig durch fehlerhafte Befehle und menschliche Fehler. Mit den Benachrichtigungen und Audit-Trails von Folderit k\u00f6nnen Unternehmen automatische Benachrichtigungen f\u00fcr jegliche \u00c4nderungen an ihren Dokumenten oder Ordnern festlegen und konfigurieren. Sobald sich etwas \u00e4ndert, werden Sie individuell benachrichtigt oder, falls Sie dies konfigurieren, t\u00e4glich oder w\u00f6chentlich (Sie entscheiden). Wenn etwas ohne Ihre Freigabe manipuliert wird, verf\u00fcgen Sie \u00fcber einen vollst\u00e4ndigen \u00dcberblick dar\u00fcber, was passiert ist und wie, dank Trail und Audit-Logs.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

OCR<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Die Technologie der optischen Zeichenerkennung (OCR) ist eine Sammlung von Algorithmen, die ein Bild verarbeiten, um Text zu extrahieren, der m\u00f6glicherweise nicht ausw\u00e4hlbar, bearbeitbar oder zum Kopieren verf\u00fcgbar ist, wie z. B. Screenshots. Das Hinzuf\u00fcgen dieser Funktionalit\u00e4t zur Suche in Folderit erm\u00f6glicht es, mehr Daten aus einem Archiv zu durchsuchen.<\/p>\n\n\n\n

Mitarbeiter im Bereich der Archivierung m\u00fcssen unn\u00f6tige Anstrengungen unternehmen, um Informationen aus in Formaten gespeicherten Dokumenten zu finden, die von Suchalgorithmen nicht abgefragt werden k\u00f6nnen, wie z. B. PDFs, Screenshots oder sogar Fotos von Dokumenten. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, Ihren Vertriebsteams Fotos von gescannten Karten als Leads zu senden, oder noch schlimmer, Sie weisen sie auf einen Ordner mit der Bezeichnung \u201eLeads” und erwarten, dass sie durch jeden Eintrag bl\u00e4ttern, um die ben\u00f6tigten zu finden.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Um diese Einschr\u00e4nkung zu \u00fcberwinden, bietet Folderit eine robuste Live-Suche-Funktion, die mit der Cloud-basierten Dokumentenmanagement-Software integriert ist. Folderit geht \u00fcber die traditionelle Suche \u00fcber Dateinamen und\/oder Metadaten hinaus, die selbst mit den einfachsten Suchen erreicht werden kann. Folderit f\u00fchrt Sie einen Schritt weiter, indem es OCR-Technologie implementiert, um den Inhalt von Dokumenten zu lesen und Ihnen die richtige Datei zu finden.<\/p>\n\n\n\n

Auf diese Weise kann Ihr Team, wenn es jemanden von einer gescannten Visitenkarte kontaktieren muss, einfach den Namen eingeben, und die OCR wird diese Person finden und Ihnen diese \u00fcbermitteln.<\/p>\n\n\n\n

Dateien verkn\u00fcpfen & Metadaten hinzuf\u00fcgen<\/strong><\/p>\n\n\n\n

In der Datenverarbeitung ist das Archivieren nur ein Teil der Aufgabe. Der andere Teil der Aufgabe ist das Abrufen von Daten. Jedes Startup versteht den Schmerz, \u00e4ltere Dokumente wie Angebote, Entw\u00fcrfe oder Rechnungen erneut aufsuchen zu m\u00fcssen, um sie mit neuen Kunden zu recyceln und erneut zu teilen, nur um am letzten Moment ein kritisches St\u00fcck zu finden, das fehlt, und es nacharbeiten zu m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

Bei neueren Dateien und Dateigruppen kann es schwierig sein, Dateien zu verwalten, die miteinander verkn\u00fcpft sind, wie z. B. Angebote, Pr\u00e4sentationen und Diagramme; w\u00e4hrend es andere Dateien gibt, die kaum bis gar keinen Kontext aufweisen, au\u00dfer Namen wie Logo-Dateien oder Videos, die selbst mit hochentwickeltem OCR nicht gefunden werden k\u00f6nnen. Zu diesem Zweck f\u00fcgen wir Metadaten zu jedem Eintrag hinzu, um zus\u00e4tzlichen Kontext zu geben. Folderit erm\u00f6glicht es Ihnen einfach, Ihre eigenen Metadatenfelder hinzuzuf\u00fcgen. Dies hilft dabei, Daten zu verwalten, w\u00e4hrend sich die Dokumente stapeln.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Mit der Verwendung von Unterzeichnern, Notizen, Datum und F\u00e4lligkeitsdaten k\u00f6nnen wir Dateigruppen erstellen und verfolgen. Die Cloud-Dokumentenmanagement-Software von Folderit kann Beziehungen zwischen Dateien in verschiedenen Ordnern herstellen, sodass Sie nicht jedes Mal jede Eintragung nachverfolgen m\u00fcssen, sondern eine abrufen und die Marker f\u00fcr die anderen automatisch folgen.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Dateiversionen<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Wenn mehrere Teams an mehreren Aufgaben arbeiten, ist es hervorragend, jedem Mitglied eine Aufgabe zuzuweisen; die Herausforderung besteht darin, alles wieder zusammenzuf\u00fcgen. Wenn jedes Mitglied die Datei aktualisiert, geben die meisten Kollaborationstools lediglich an, welcher Benutzer welche Aktualisierung vorgenommen hat. Diese Komplikation kann durch Versionierung vermieden werden. \u00a0<\/p>\n\n\n\n

Dieses Problem wird massiv versch\u00e4rft, wenn mehrere Teams an denselben Dokumenten arbeiten und mehrere Versionen derselben Datei chronologisch erstellt und gespeichert werden. Folderit l\u00f6st dieses potenzielle Problem, indem es Benutzern erm\u00f6glicht, mehrere Versionen von Dokumenten zu erstellen, w\u00e4hrend diese sich entwickeln, und gleichzeitig die vorhandenen Metadaten sowie alle fr\u00fcheren Versionen der Datei zu bewahren. Alle bewahrten fr\u00fcheren Versionen sind mit einem einzigen Klick leicht wiederherstellbar. Dar\u00fcber hinaus verf\u00fcgt Folderit \u00fcber eine Dokument-Check-in\/Check-out-Funktion, die es Ihnen erm\u00f6glicht, w\u00e4hrend der Bearbeitung eines Dokuments die vollst\u00e4ndige Kontrolle \u00fcber dieses Dokument zu \u00fcbernehmen, um Duplikate oder Redundanzen zu vermeiden.<\/p>\n\n\n\n

Erinnerungen<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Folderit ist bereits darauf vorbereitet, Benachrichtigungen aus komprimierten w\u00f6chentlichen Berichten an spezialisierte Push-Benachrichtigungen zu senden. Durch die Nutzung dieser Funktion k\u00f6nnen Sie Erinnerungen festlegen, welche Art von Benachrichtigung zu welcher Zeit empfangen werden soll. Sie k\u00f6nnen mehrere Erinnerungen f\u00fcr sich selbst oder Ihr Team einrichten, indem Sie jede an eine andere E-Mail-Adresse verbinden. Auf diese Weise k\u00f6nnen Sie, wenn Sie m\u00f6chten, dass Ihre Teams \u00fcber bestimmte Fristen und F\u00e4lligkeitsdaten informiert werden, diese in Form von Erinnerungen versenden.<\/p>\n\n\n\n

Eingang<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Das Speichern von Dokumenten unterwegs kann herausfordernd sein. Es ist nicht zu erwarten, dass Sie jedes Mal eine dedizierte App und Software starten, wenn Sie ein Dokument hochladen m\u00f6chten. Zu diesem Zweck generiert Folderit f\u00fcr jede aufgef\u00fchrte Kontorolle eine dedizierte E-Mail-Adresse. Wenn Sie unterwegs sind, k\u00f6nnen Sie einfach eine E-Mail an Ihre zugewiesene E-Mail-Adresse senden\/weiterleiten, und sie landet automatisch im Folderit-Eingang. Es ist so einfach wie das Senden einer E-Mail. Dieser Eingang kann als tempor\u00e4rer Speicherplatz f\u00fcr Ihre Dateien dienen, die Sie sp\u00e4ter organisieren k\u00f6nnen.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Rollen oder Unterkonten<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Folderit ist f\u00fcr kleine Unternehmen und Gesch\u00e4fte konzipiert. Nachdem Sie sich mit einer prim\u00e4ren Kontorolle eingerichtet haben, k\u00f6nnen Sie unter dieser Rolle unbegrenzte Hierarchien erstellen. Sie k\u00f6nnen zudem 5 zus\u00e4tzliche Rollen hinzuf\u00fcgen, falls Sie Unterteilungen, externe Teams, Clubs oder etwas Pers\u00f6nliches erstellen. Sie k\u00f6nnen beliebig viele Mitglieder zu diesen Teams hinzuf\u00fcgen. \u00a0<\/p>\n\n\n\n

Mobilefreundliches DMS<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Die Welt ist mobiler denn je. Nutzer k\u00f6nnen nicht erwartet werden, sich an einem dedizierten Arbeitsplatz zu befinden, um die F\u00e4higkeiten von Folderit voll auszusch\u00f6pfen. Folderit kommt dort hin, wo Sie sind. Solange Sie von einem internetf\u00e4higen Ger\u00e4t aus arbeiten, verf\u00fcgen Sie \u00fcber alles, was Sie ben\u00f6tigen, um Folderit optimal zu nutzen. Das Tool ist weltweit und auf jedem Ger\u00e4t, sei es ein PC, Mac, Tablet, Phablet oder Smartphone, sowie auf jeder Verbindung zug\u00e4nglich. Sie sind so produktiv, vernetzt, stressfrei und auf dem neuesten Stand, wie Sie es m\u00f6chten.<\/p>\n\n\n\n

Lokale Sicherung ebenfalls<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Obwohl Folderit Sie von den Unsicherheiten einer ausschlie\u00dflich lokalen Ablage und von Offline-Dateien entlastet, m\u00fcssen Ihre Dokumente auch ohne Internet verf\u00fcgbar bleiben. Neben dem Online-Schutz k\u00f6nnen Sie deshalb lokale Offline-Backups nutzen und ebenso effizient darauf zugreifen. Sobald Sie wieder online sind, wird der aktualisierte Inhalt mit dem Server synchronisiert<\/a> und alle relevanten Benachrichtigungen werden entsprechend an Verantwortliche und Beteiligte zugestellt.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Sicherheit und Schutz<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Die Sicherheit und der Schutz Ihrer Daten sind f\u00fcr Folderit von h\u00f6chster Bedeutung. Folderit versteht, dass Ihre Daten nicht nur sicher und gesch\u00fctzt sein m\u00fcssen, sondern auch zug\u00e4nglich. Es macht keinen Sinn, sie in komplexen, schwer zug\u00e4nglichen Sicherheitsebenen einzusperren. Um dieses Gleichgewicht zwischen Funktionalit\u00e4t und Zug\u00e4nglichkeit zu gew\u00e4hrleisten, stellt Folderit sicher, dass alle Ihre Daten dreifach gesichert werden, wobei bankenseitige Verschl\u00fcsselungen im Rahmen des Folderit cloud document management Systems (Dokumentenmanagementsystems) implementiert sind.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Alle Daten\u00fcbertragungen zum und vom Folderit Cloud-Dokumentenmanagementsystem erfolgen \u00fcber eine sichere SSL-Schicht. Um die Sicherheit weiter zu st\u00e4rken, erm\u00f6glicht Folderit es Ihnen, die Passwortrichtlinie f\u00fcr Ihre Teammitglieder anzupassen, sodass Sie festlegen k\u00f6nnen, wie h\u00e4ufig Passw\u00f6rter ge\u00e4ndert werden m\u00fcssen und wie stark jedes einzelne sein muss. Diese unternehmensweite, sich entwickelnde Passwortrichtlinie steht als Option zur Verf\u00fcgung, falls Sie sich daf\u00fcr entscheiden, diese zu nutzen; wie bei allem in Folderit sind dies alle Funktionen, nichts ist verpflichtend.<\/p>\n\n\n\n

Fazit<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Dokumenten-Kollaborationstools sollten Ihnen die Freiheit geben, mit Ihren Teams und Daten so zu interagieren, wie es Ihnen passt, ohne Kompromisse bei Kommunikation, Hierarchie, Zug\u00e4nglichkeit oder Sicherheit einzugehen. Dieses feine Gleichgewicht wird mit der Cloud-Dokumentenmanagement-System-Software von Folderit f\u00fcr kleine und mittlere Unternehmen erreicht, da Kunden alles erhalten sollten, was sie ben\u00f6tigen.<\/p>\n\n\n\n

Genau wie Folderit Sie vor den Sicherheits- und Sicherheitsrisiken lokaler Backups sch\u00fctzt, die nur einen Katastrophenfall von der vollst\u00e4ndigen Vernichtung entfernt sind, sch\u00fctzt Folderit Ihren Arbeitsbereich davor, aufgrund einer schlechten Dateiverwaltung unproduktiv zu werden. Sie sollten sofortigen Zugriff auf alles haben, was Sie ben\u00f6tigen, ohne sich um die Kleinigkeiten k\u00fcmmern zu m\u00fcssen. Es reicht nicht aus, dass sich alle Ihre Dateien in einer Cloud-Speicherung befinden und nur \u00fcber den Dateinamen zug\u00e4nglich sind; sie m\u00fcssen als lebendige, atemende Entit\u00e4ten mit Identit\u00e4ten behandelt werden und auch kontextuell zug\u00e4nglich sein.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Ihre Daten sollten sicher, leicht zug\u00e4nglich und intuitiv zuzuordnen sein. Zugleich brauchen Sie die Kontrolle und \u00dcbersicht, die Sie f\u00fcr angemessen halten. Daf\u00fcr sind keine Kompromisse n\u00f6tig \u2013 hier liegen die St\u00e4rken von Folderit.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Tun Sie sich einen Gefallen und wechseln Sie heute zu Folderit. Starten Sie hier Ihre kostenlose Testversion!<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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