{"id":73217,"date":"2020-05-25T22:36:01","date_gmt":"2020-05-25T19:36:01","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=73217"},"modified":"2026-10-30T10:24:50","modified_gmt":"2026-10-30T08:24:50","slug":"software-zur-dateiarchivierung","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/de\/software-zur-dateiarchivierung\/","title":{"rendered":"Software zur Dateiarchivierung"},"content":{"rendered":"\n<style>\n.page-id-73217 section.page.narrow{max-width:980px;padding-top:48px;padding-bottom:72px}\n.page-id-73217 section.page>h1{font-size:40px;line-height:1.18;letter-spacing:-.6px;text-align:left;margin:0 0 22px}\n.folderit-archive-page{color:#383838;font-size:18px;line-height:1.7}\n.folderit-archive-page p{font-size:18px;line-height:1.7;margin:0 0 18px}\n.folderit-archive-page .arc-lead{font-size:21px;line-height:1.55;max-width:850px}\n.folderit-archive-page .arc-jump{display:flex;flex-wrap:wrap;gap:10px 24px;margin:22px 0 34px;padding:16px 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summary{font-size:18px;line-height:1.5;font-weight:600;cursor:pointer;padding-right:10px}.folderit-archive-page .arc-faq details>div{padding:16px 0 0}.folderit-archive-page .arc-faq p{font-size:17px;margin-bottom:4px}.folderit-archive-page .arc-section>.arc-note{margin-top:28px}.folderit-archive-page summary:focus-visible{outline:3px solid #f5b51b;outline-offset:4px}<\/style>\n<div class=\"folderit-archive-page\">\n<p class=\"arc-lead\">Behalten Sie abgeschlossene Arbeiten einfach auffindbar. Die Folderit-Dateiarchivierungssoftware b\u00fcndelt Ihre Dokumente, Aufbewahrungsregeln und Zugriffssteuerungen in einer durchsuchbaren Archivstruktur.<\/p>\n<p>Speichern Sie geschlossene Projektdateien, unterschriebene Vertr\u00e4ge, Finanzdokumente und \u00e4ltere Gesch\u00e4ftsunterlagen mit dem Kontext, den Sie sp\u00e4ter ben\u00f6tigen. Ordnen Sie diese nach Abteilung, Kunde oder Projekt, und lassen Sie autorisierte Personen die richtige Datei abrufen, ohne durch alte Laufwerke und E-Mail-Verl\u00e4ufe suchen zu m\u00fcssen.<\/p>\n<div class=\"arc-actions\"><a class=\"arc-button\" href=\"https:\/\/my.folderit.com\/de\/signup\/\">Probieren Sie Folderit kostenlos aus<\/a><a class=\"arc-secondary\" href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/kontakt\/\">Buchen Sie eine Live-Demo<\/a><\/div>\n<nav class=\"arc-jump\" aria-label=\"Auf dieser Seite\"><a href=\"#archive-setup\">Archiv aufbauen<\/a><a href=\"#archive-search\">Dateien finden<\/a><a href=\"#archive-access\">Zugriff kontrollieren<\/a><a href=\"#archive-retention\">Aufbewahrung &amp; Export<\/a><a href=\"#archive-questions\">H\u00e4ufig gestellte Fragen<\/a><\/nav>\n<figure><img width=\"3098\" height=\"1914\" src=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/File-Archiving-Software-Folderit.png\" class=\"wp-image-13691\" alt=\"Beispiel einer Folderit-Archivliste mit Dokumenten-IDs, Daten und einer Spalte f\u00fcr das Aufbewahrungsende\" decoding=\"async\" srcset=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/File-Archiving-Software-Folderit.png 3098w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/File-Archiving-Software-Folderit-300x185.png 300w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/File-Archiving-Software-Folderit-1024x633.png 1024w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/File-Archiving-Software-Folderit-768x474.png 768w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/File-Archiving-Software-Folderit-1536x949.png 1536w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/File-Archiving-Software-Folderit-2048x1265.png 2048w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/File-Archiving-Software-Folderit-704x435.png 704w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/File-Archiving-Software-Folderit-260x161.png 260w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/File-Archiving-Software-Folderit-800x494.png 800w, https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/File-Archiving-Software-Folderit-58x36.png 58w\" sizes=\"(max-width: 3098px) 100vw, 3098px\" \/><figcaption>Beispiel f\u00fcr eine Archivansicht: Halten Sie Dokumentenverweise und Aufbewahrungsdaten neben den Dateien sichtbar.<\/figcaption><\/figure>\n<section class=\"arc-section\" id=\"archive-setup\"><span id=\"h-file-archiving-software-secure-compliant-and-accessible\"><\/span><h2>Verleihen Sie abgeschlossenen Dateien einen klaren Aufbewahrungsort<\/h2>\n<p>Ein Archiv funktioniert am besten, wenn Menschen wissen, was dort hineingeh\u00f6rt und wie sie es wiederfinden k\u00f6nnen. Beginnen Sie mit einer Struktur, die zu Ihrer Arbeit passt, und f\u00fcgen Sie dann die Daten und Kennungen hinzu, die jede Datei eindeutig identifizieren.<\/p>\n<ol class=\"arc-steps\"><li><strong>Bringen Sie Dateien und Ordner ein.<\/strong><span>Laden Sie einzelne Dateien oder <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/uploading-folders\/\">bestehende Ordnerstrukturen<\/a> hoch. Folderit akzeptiert Dateien bis zu 50 GB pro Datei. Speichern lassen sich mehr Formate, als Vorschau und OCR unterst\u00fctzen. Zum \u00d6ffnen spezieller Formate kann deshalb die urspr\u00fcngliche Anwendung erforderlich sein.<\/span><\/li><li><strong>N\u00fctzliche Metadaten zum Archiv hinzuf\u00fcgen<\/strong><span>Verwenden Sie Felder wie Projektnummer, Abteilung, Vertragspartner und Abschlussdatum. Konfigurieren Sie <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/custom-metadata-fields-and-folder-templates\/\">Vorlagen f\u00fcr Metadaten von Ordnern<\/a> und zeigen Sie die Schl\u00fcsselfelder als Spalten an, wodurch die Notwendigkeit verringert wird, alles in einem Dateinamen zu kodieren.<\/span><\/li><li><strong>Entscheiden Sie, wann die Arbeit archiviert werden kann.<\/strong><span>Verschieben Sie fertige Dateien in Ihr Archiv oder konfigurieren Sie einen <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/software-zur-automatisierung-von-dokumentenworkflows\/\">Workflow<\/a> , um ein Element nach erfolgreicher Freigabe zu verschieben. Soll die Archivierung zeitabh\u00e4ngig erfolgen, verwenden Sie eine Aufbewahrungsregel mit einem Archivordner als Ziel.<\/span><\/li><\/ol>\n<div class=\"arc-note\"><p><strong>Beispiel: Abschluss eines Projekts.<\/strong> Behalten Sie die unterzeichnete \u00dcbergabe, die finalen Zeichnungen und den Abschlussbericht unter der Projektreferenz. Lassen Sie die daf\u00fcr Verantwortlichen die relevanten Dokumente freigeben, und nutzen Sie dann den konfigurierten Zielordner f\u00fcr die abgeschlossenen Elemente. Pr\u00fcfen Sie die Zugriffsrechte, sodass das Team das Archiv konsultieren kann, w\u00e4hrend nur ausgew\u00e4hlte Personen es aktualisieren d\u00fcrfen.<\/p><\/div>\n<\/section>\n<section class=\"arc-section\" id=\"archive-search\"><h2>Finden Sie ein altes Dokument, ohne den Dateinamen zu kennen<\/h2>\n<div class=\"arc-grid\"><div><h3>Suchen Sie nach Kontext oder Inhalt<\/h3><p>Suchen Sie Dateinamen und Metadaten oder nutzen Sie die Deep Search, um in unterst\u00fctzten Dokumenten und Scans zu suchen. Kombinieren Sie einen Kundenamen, eine Projektreferenz oder eine Abteilung mit einem Ordner- oder Datumsfilter, um die Ergebnisse zu verfeinern.<\/p><p><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/searching\/\">OCR und Inhaltssuche<\/a> unterst\u00fctzen PDF, DOCX, PNG und JPG. Scanqualit\u00e4t und gew\u00e4hlte Sprache beeinflussen die OCR-Genauigkeit. XLSX-Inhalte sind nicht Teil der OCR-Inhaltssuche.<\/p><\/div><div><h3>Behalten Sie die unterst\u00fctzenden Informationen verbunden.<\/h3><p>Nutzen Sie <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/associating-files-with-another\/\">Verkn\u00fcpfte Elemente, um<\/a> einen Vertrag mit erg\u00e4nzenden Unterlagen oder einen Projektordner mit den zugeh\u00f6rigen Datens\u00e4tzen zu verbinden. Benutzer folgen der Verkn\u00fcpfung \u00fcber die Elementdetails, statt doppelte Kopien zu pflegen.<\/p><p>Die Suchergebnisse respektieren Zugriffsrechte. Sie k\u00f6nnen die Ergebnisse mit Metadaten in Excel oder CSV exportieren, wenn Sie eine Dateiliste f\u00fcr eine Pr\u00fcfung vorbereiten.<\/p><\/div><\/div>\n<\/section>\n<section class=\"arc-section\" id=\"archive-access\"><span id=\"h-file-archiving-software-security-and-compliance\"><\/span><h2>Erm\u00f6glichen Sie, dass Personen das Archiv konsultieren, ohne es zu ver\u00e4ndern.<\/h2>\n<div class=\"arc-grid\"><div><h3>Lesen und Bearbeiten trennen<\/h3><p>Geben Sie Lesern <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/access-permission-levels\/\">Zugriff auf den Viewer<\/a> zur Vorschau und zum Download von Dateien ohne \u00c4nderung oder L\u00f6schung des gespeicherten Inhalts. Verwenden Sie den Zugriff auf den Vorschau-Reader, wenn jemand unterst\u00fctzte Dateien in Folderit \u00fcberpr\u00fcfen soll, ohne Download- oder Druckzugriff.<\/p><p>Die im Tailor-Plan verf\u00fcgbaren <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/custom-permission\/\">benutzerdefinierte Berechtigungen<\/a> erm\u00f6glichen die Konfiguration einzelner Aktionen wie Versionsaktualisierung, Teilen oder L\u00f6schen. Legen Sie einen <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/setting-automatic-expiration\/\">Ablaufzeitpunkt f\u00fcr den Zugriff fest,<\/a> f\u00fcr eine Person oder Gruppe, wenn ihr Zugriff an einem bestimmten Datum enden sollte.<\/p><\/div><div><h3>Versionen und Aktivit\u00e4ten pr\u00fcfen<\/h3><p>Muss eine autorisierte Person eine Datei ersetzen, h\u00e4lt die <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/versioning-file-history\/\">Versionshistorie<\/a> fr\u00fchere Fassungen mit der aktuellen Version und gemeinsamen Metadaten zusammen. Mit den verf\u00fcgbaren Funktionen lassen sich fr\u00fchere Versionen herunterladen oder wiederherstellen.<\/p><p>Administratoren k\u00f6nnen das <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/audit-log\/\">Audit-Protokoll<\/a> nach Benutzer, Datum, Bereich oder Aktion filtern und als XLSX, ODS oder CSV exportieren. So l\u00e4sst sich etwa kl\u00e4ren, wer ein Dokument heruntergeladen hat oder wann eine Datei gel\u00f6scht wurde.<\/p><\/div><\/div>\n<div class=\"arc-note\"><p><strong>Legen Sie Sicherheitsregeln f\u00fcr Ihr Team fest.<\/strong> Folderits <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/security-policy\/\">Einstellungen der Sicherheitsrichtlinie<\/a> umfassen die verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung und IP-Einschr\u00e4nkungen. Dynamische Wasserzeichen sind ein <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/watermarking\/\">separat erworbenes Add-on<\/a>. \u00dcberpr\u00fcfen Sie <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/security\/\">Sicherheits- und Datenschutzdetails<\/a> f\u00fcr die Anforderungen Ihrer Organisation.<\/p><\/div>\n<\/section>\n<section class=\"arc-section\" id=\"archive-retention\"><h2>Verwalten Sie die Aufbewahrung und halten Sie einen Exportweg bereit.<\/h2>\n<div class=\"arc-grid\"><div><h3>W\u00e4hlen Sie, wie lange Dateien aufbewahrt werden<\/h3><p>Dateien werden standardm\u00e4\u00dfig unbegrenzt aufbewahrt. Mit <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/retention-automation\/\">automatisierter Aufbewahrung<\/a> in den Pl\u00e4nen Medium und Tailor w\u00e4hlen Sie Zeitraum, Startdatumsfeld und abschlie\u00dfende Aktion.<\/p><p>Die Endaktion kann Dateien in einen Archivordner verschieben, sie in den Papierkorb senden oder sie endg\u00fcltig l\u00f6schen. Das Archivieren kann die Ordnerhierarchie bewahren. Regeln k\u00f6nnen sich auf Unterordner erstrecken, wobei Ausnahmen f\u00fcr einzelne Dateien oder Ordner m\u00f6glich sind.<\/p><p>Zeigen Sie das <strong>Ende der Aufbewahrung<\/strong> in der Ordnerliste an und pr\u00fcfen Sie bevorstehende Enddaten im Dashboard und in Berichten. Legen Sie Fristen und Aussonderungsma\u00dfnahmen entsprechend den Richtlinien Ihrer Organisation fest.<\/p><\/div><div><h3>Laden Sie Dateien herunter, wenn Sie diese ben\u00f6tigen.<\/h3><p><a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/downloading\/\">Laden Sie ausgew\u00e4hlte Dateien oder Ordner herunter,<\/a> f\u00fcr einen autorisierten Empf\u00e4nger, eine \u00dcbergabe oder eine lokale Kopie. Einzelne Dateien werden so heruntergeladen, wie sie sind; Ordner-Downloads werden als ZIP-Dateien verpackt.<\/p><p>Sie k\u00f6nnen ebenfalls <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/downloading-all-your-files\/\">die Dateien und Ordner eines Kontos herunterladen<\/a>. F\u00fcr gro\u00dfe Archive verwenden Sie kleinere Abschnitte oder Ordner anstelle eines einzigen \u00fcberdimensionierten Downloads. Audit-Logs und Metadaten der Suchergebnisse verf\u00fcgen \u00fcber eigene Exportoptionen.<\/p><p>Wenn Sie das System in Ihrer eigenen Infrastruktur hosten m\u00f6chten, erkunden Sie <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/preisgestaltung\/unternehmensplane\/on-premises-dokumentenmanagementsystem\/\">Folderit On-Premises<\/a>.<\/p><\/div><\/div>\n<\/section>\n<section class=\"arc-section arc-faq\" id=\"archive-questions\"><h2>Fragen zur Kl\u00e4rung vor dem Umzug Ihres Archivs<\/h2>\n<details><summary>Wie unterscheidet sich ein Dateiarchiv von einer Sicherung?<\/summary><div><p>Ein Archiv bewahrt aufbewahrte Dateien organisiert und verf\u00fcgbar f\u00fcr die Nachverfolgung. Eine Sicherung ist eine Wiederherstellungskopie, die verwendet wird, wenn Daten verloren gehen oder besch\u00e4digt werden. Die Archivstruktur, Berechtigungen und Aufbewahrungsregeln erf\u00fcllen einen anderen Zweck als Wiederherstellungsma\u00dfnahmen; planen Sie beides vor. Folderit bietet Datei- und Ordner-Downloads f\u00fcr lokale Kopien an, zus\u00e4tzlich zu den auf der Sicherheitsseite beschriebenen Schutzma\u00dfnahmen des gehosteten Dienstes.<\/p><\/div><\/details>\n<details><summary>Macht das Einlegen einer Datei in ein Archiv sie schreibgesch\u00fctzt?<\/summary><div><p>Ein Ordner namens \u201eArchive&#8221; verhindert allein keine \u00c4nderungen. Konfigurieren Sie den Zugriff f\u00fcr die Personen und Gruppen, die ihn verwenden. Viewer- und Previewer-Berechtigungen verhindern, dass diese Empf\u00e4nger den gespeicherten Inhalt \u00e4ndern; autorisierte Bearbeiter verf\u00fcgen weiterhin \u00fcber die Aktionen, die ihre Berechtigungen erlauben. Pr\u00fcfen Sie den Zugriff des Zielordners im Rahmen Ihrer Archiv-Einrichtung.<\/p><\/div><\/details>\n<details><summary>Kann ich meine bestehende Ordnerstruktur beibehalten?<\/summary><div><p>Ja. Folderit unterst\u00fctzt das Hochladen von Ordnern, und die Option \u201eArchive to a Folder&#8221; in der Aufbewahrung kann die bestehende Hierarchie bewahren. F\u00fcr ZIP-Importe befolgen Sie <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/knowledge-base\/uploading-files\/\">die Hinweise zum stapelweisen Import in der Upload-Anleitung<\/a>. Testen Sie zun\u00e4chst einen repr\u00e4sentativen Ordner, \u00fcberpr\u00fcfen Sie dessen Dateien, Metadaten und Zugriffsrechte, bevor Sie ein gro\u00dfes Archiv verschieben.<\/p><\/div><\/details>\n<details><summary>Was ist, wenn ich auch Formulare und aktive Aufzeichnungen ben\u00f6tige?<\/summary><div><p>Die gleiche Plattform unterst\u00fctzt <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/digitale-akten-und-datensatzverwaltung\/\">digitale Datensatzverwaltung mit eForms<\/a>, durchsuchbare Feldwerte und Workflows. Sie k\u00f6nnen laufende Akten und abgeschlossene Dateien in einem System verwalten, wobei f\u00fcr jede Kategorie unterschiedliche Ordnerstrukturen und Zugriffsrechte festgelegt werden k\u00f6nnen.<\/p><\/div><\/details>\n<\/section>\n<section class=\"arc-cta\"><h2>Machen Sie Ihr Archiv leichter nutzbar<\/h2><p>Probieren Sie Folderit mit einer Auswahl Ihrer Dateien aus oder bringen Sie Ihre Archivstruktur und Aufbewahrungsanforderungen zu einer Demo.<\/p><div class=\"arc-actions\"><a class=\"arc-button\" href=\"https:\/\/my.folderit.com\/de\/signup\/\">Probieren Sie Folderit kostenlos aus<\/a><a class=\"arc-secondary\" href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/kontakt\/\">Buchen Sie eine Live-Demo<\/a><\/div><p class=\"arc-small\">Sehen Sie <a href=\"https:\/\/www.folderit.com\/de\/preisgestaltung\/\">Pl\u00e4ne und eingeschlossene Funktionen<\/a>.<\/p><\/section>\n<\/div>\n\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Archivieren Sie Projektdateien, Vertr\u00e4ge und 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